Suche DMS
Bernd Kohler
Ich bin auf der suche nach einem System zur Verwaltung von Dokumenten
und wollte euch um Hilfe bitten bzw. eure Meinung/Beurteilung erfragen.
Ein Personenkreis (> 5 Leute) möchte gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
Es fallen voraussichtlich MS-Office sowie PDF Dokuente an -
Text/Source-Dateien sind eher nicht zu erwarten.
Eine schnelle Lösung wäre bspw. einen Webserver mit DAV zu verwenden -
hier habe ich jedoch das Problem des konkurrierenden Zugriffs, sowie der
Revisionierung. Solange jeder nur seine Datei bearbeitet und die übrigen
diese nur betrachten, würde das funktionieren. Aber dazu wäre von
vornherein eine zu starre Struktur/Hierarchie notwendig und zu dem würde
die Zusammenarbeit doch beeintrechtigt werden.
Daher würde ich eher zu einem Document Management System tendieren.
Meine Präferenzen wären
- lieber *nix als Windows System
- ZUgriff via http(s) oder smb
- DB muss nich sein, die Dateien als solche zur Verfügung zu haben kann
auch nicht schaden ;)
- ich brauche nicht den Wert eines neuen Mittelklasse Autos in
Papierform
Einige Systeme habe ich mir bereits "angeschaut" - wobei tolle
Bildchen/Filme zu machen ist jetzt nicht das Problem ;)
Archivista:
http://www.archivista.ch/de/
ISAKS:
http://www.isaks.com/
Evernote:
https://www.evernote.com/
KnwoledgeTree:
http://www.knowledgetree.com/
SharePoint:
https://secure.wikimedia.org/wikipedia/de/wiki/SharePoint
agorum:
http://www.agorum.com/startseite/auf-dms-ecm-suche/das-leistet-das-dokumentenmanagement-agorum-core.html
http://www.youtube.com/v/2lNZlr1Ju9E
Eine Zusammenfassung über etwaige DMS-kandidaten kann auch über eine der
folgenden URLS eingesehen werden
http://www.free-document-management-software.com/
http://www.fast-lta.de/de/solutions/dms
http://www.heise.de/software/download/open_source_document_management/42758
Wer sich noch für allg. Infos über DMS/papierloses Büro interessiert,
dem seien diese Verweise nahegelegt:
http://www.biologieunterricht.info/artikel/papierloses_buero/
http://www.klicktipps.de/papiere_organisieren.php
http://www.susay.de/index.php/papierloser-student-papierlos/
http://ueberallbuero.de/
http://sciplore.org/blog/2010/03/02/how-to-write-a-phd-thesis/
Habt ihr schon eines dieser Syteme im Einsatz oder könnt gar ein anderes
empfehlen?
Vielen Dank vorab und Grüße
Bernd "Marvin" Kohler
Bernd Kohler
Hi,
mein NewsReader hat die "From"-Adresse in dem ursprünglichen Post so
ausgegeben wie ich diese eingestellt hatte. Nur leider ist diese Adresse
nicht valid - shame on me :(
Ich habe das nun korriegiert.
Sorry für die Umstände
Bernd "Marvin" Kohler
Alex
angetan, habe ich jedoch selbst noch nicht getestet.
Martin Weusten
Übrigens bietet das Rechenzentrum einen SVN-Server an:
svn.rwth-aachen.de
Dieser hat auch ein Webinterface, so das du die Dateien also auch ohne
SVN-Client zumindest runter laden kannst.
Der Service ist noch nicht offiziell. Ich nutze ihn aber bereits seit
ca. einem Jahr für meine Diplomarbeit/Hiwi-Job.
Grüße,
Martin
Bernd Kohler
Alex <alex.big....@googlemail.com>:
> War von der Online-Demo von OpenKM http://www.openkm.com/ recht
> angetan, habe ich jedoch selbst noch nicht getestet.
schaue ich mir gerne noch mal an. Derzeit vetiefe ich mich etwas in
alfresco.
Video dazu gibt es hier:
http://www.youtube.com/watch?v=ZZUjzgoCp6k
'nen gast-Account auf einem amazon-cloud server kann man auch beantragen
- von wegen mal live erleben.
Danke für den Hinweis. Wenn ich zu openkm was weiss, es beurteilen kann,
melde ich mich noch mal.
Gruß
Bernd "Marivn" Kohlker
Bernd Kohler
Martin Weusten <Martin....@rwth-aachen.de>:
> Was spricht gegen die Klassiker wie SVN oder GIT?
> ...
Es sind Dateien wie MS-Word, MS-PowerPoint und PDF zu erwarten. Da hat
m.E. svn/git nicht seine stärken ;)
> Übrigens bietet das Rechenzentrum einen SVN-Server an:
> svn.rwth-aachen.de
> Dieser hat auch ein Webinterface, so das du die Dateien also auch ohne
> SVN-Client zumindest runter laden kannst.
>
> Der Service ist noch nicht offiziell. Ich nutze ihn aber bereits seit
> ca. einem Jahr für meine Diplomarbeit/Hiwi-Job.
> ...
Da es sich hier um die Korrespondenz/die Arbeiten von institutsleitern
geht, wollen die natürlich eine möglichst hohe
Vertrauensstufe/Integrität/Sicherheit.
Daher fällt ein Dienst zu dem auch Studenten/Mitarbeiter Zugriff haben
eher aus
Trotzdem Danke für die Hilfe und den hinweis
Grüße zurück
Bernd "Marvin" Kohler
Martin Weusten
> Es sind Dateien wie MS-Word, MS-PowerPoint und PDF zu erwarten. Da hat
> m.E. svn/git nicht seine stärken ;)
MS-Word-Dateien tatsächlich interpretieren, falls es so was überhaupt
gibt. Die meisten, wie auch SVN/GIT werden die Dateien einfach nur als
Binäre-Blackbox betrachten. Es wäre aber natürlich möglich das es
Software gibt die sich direkt in Word&Co integriert. Das solche Software
dann aber auch noch unter *nix laufen soll...bezweifele ich das es das
gibt. Vorteil SVN/GIT: Es gibt verschiedene Oberflächen zur Auswahl, du
bist nicht für immer und ewig an eine bestimmte Software gebunden.
> Daher fällt ein Dienst zu dem auch Studenten/Mitarbeiter Zugriff haben
> eher aus
Jedes Projekt ist ein eigenes Repository für das bis zur Ebene einzelner
Ordner der Zugriff festgelegt werden kann. In der Default-Einstellung
hat niemand Zugriff außerdem dem Projekt-Besitzer selbst. Mit dem
RZ-Usernamen kann man dann weiteren Leuten Rechte einräumen.
Betreut wird der Server von mit Mitarbeitern des Rechenzentrums, soweit
ich weiß nicht von Hiwis/Studenten. Des weiteren ist das RZ
wahrscheinlich besser gesichert als so mancher Serverraum an
Lehrstühlen. Für die genauen Details der Sicherheitsmaßnahmen sollte man
wahrscheinlich besser beim RZ Anfragen, kann ich als normaler Student
nicht viel zu sagen.
Grüße,
Martin
Johannes Gilger
> Martin Weusten <Martin....@rwth-aachen.de>:
>> Was spricht gegen die Klassiker wie SVN oder GIT?
>> ...
>
> Es sind Dateien wie MS-Word, MS-PowerPoint und PDF zu erwarten. Da hat
> m.E. svn/git nicht seine stärken ;)
Naja, dafür sind die Programme nicht konzipiert worden aber trotzdem
funktionieren die Systeme gut damit.
Als erstes solltet ihr euch Fragen ob man wirklich Build-Produkte in
einem VCS haben möchte. Für meine Dokumente sind jeweils nur die
.tex-Files mit einem Makefile drin, reicht ja. Was MS-Word angeht erspar
ich mir mal meinen Kommentar, aber OpenOffice-Dateien sind im Endeffekt
effizient komprimierbare XML-Files.
Was den Diff angeht so kann man (zumindest mit git sehr einfach) auch
zwischen solchen Formaten diffen. Das wichtige ist dass bei git die
Datei halt in ihrem vollen Inhalt gespeichert wird, zumindest von der
Datenstruktur, und der diff erst dann stattfindet wenn man ihn sehen
will.
Mit so einfachen Statements in seiner ~/.gitconfig kann man auch aus
obskuren Formaten verwetbare Informationen rausholen, z.B. ODF zu
Plaintext, EXIF-Informationen aus Bildern, oder PDF nach Plaintext.
Genaueres gibts z.B. hier: http://progit.org/book/ch7-2.html
> Da es sich hier um die Korrespondenz/die Arbeiten von institutsleitern
> geht, wollen die natürlich eine möglichst hohe
> Vertrauensstufe/Integrität/Sicherheit.
Yep, alles (einfach) machbar. Die Sicherheit wird durch SSH gegeben, die
Integrität durch SHA1, und was genau mit Vertrauensstufe gemeint ist
weiss ich nicht ;)
mfG Jojo
--
Johannes Gilger <hei...@hackvalue.de>
http://heipei.net
GPG-Key: 0xD47A7FFC
GPG-Fingerprint: 5441 D425 6D4A BD33 B580 618C 3CDC C4D0 D47A 7FFC
Markus Dobel
> Als erstes solltet ihr euch Fragen ob man wirklich Build-Produkte in
> einem VCS haben möchte. Für meine Dokumente sind jeweils nur die
> .tex-Files mit einem Makefile drin, reicht ja. Was MS-Word angeht erspar
> ich mir mal meinen Kommentar, aber OpenOffice-Dateien sind im Endeffekt
> effizient komprimierbare XML-Files.
Naja. Eher mehr oder minder effizient komprimierte (gezippte)
XML-Folderstrukturen. Oder gibts in Openoffice auch die Möglichkeit, die
Dokumente "roh", also "ungezippt als Verzeichnis" zu speichern, sodass
ein VCS damit was sinnvolles anfangen kann?
Gruß, Markus
Bernd Kohler
Johannes Gilger <hei...@hackvalue.de>:
> On 2011-01-27, Bernd Kohler <koh...@umic.rwth-aachen.de> wrote:
> > Martin Weusten <Martin....@rwth-aachen.de>:
> >> Was spricht gegen die Klassiker wie SVN oder GIT?
> >> ...
> >
> > Es sind Dateien wie MS-Word, MS-PowerPoint und PDF zu erwarten. Da hat
> > m.E. svn/git nicht seine stärken ;)
>
> Naja, dafür sind die Programme nicht konzipiert worden aber trotzdem
> funktionieren die Systeme gut damit.
> ...
habe mit Git und MS-Word keine Erfahrung - bisher keine Notwendigkeit
gehabt. Aber wenn du das sagst, werde ich das mal ausprobieren ;)
> Als erstes solltet ihr euch Fragen ob man wirklich Build-Produkte in
> einem VCS haben möchte.
> ...
Die erste an mich herangebrachte variante war HTTP(S) und WebDAV -
durchaus Problematisch bei mehreren personen mit gleicher Berechtigung.
Aus der anschließenden kurzen Diskussion entstand dann aufgrund des
kriterienkataloges die Frage nach einem DMS und Revisionierung wäre
schon Äne tolle Sache.
> Für meine Dokumente sind jeweils nur die
> .tex-Files mit einem Makefile drin, reicht ja. Was MS-Word angeht erspar
> ich mir mal meinen Kommentar, aber OpenOffice-Dateien sind im Endeffekt
> effizient komprimierbare XML-Files.
> ...
1. Save your Word docs in XML.
2. Commit your XML Word files.
3. Diff using an external XML diff tool. For example:
$ git difftool -t xmldiff c3d293 498571
> Was den Diff angeht so kann man (zumindest mit git sehr einfach) auch
> zwischen solchen Formaten diffen. Das wichtige ist dass bei git die
> Datei halt in ihrem vollen Inhalt gespeichert wird, zumindest von der
> Datenstruktur, und der diff erst dann stattfindet wenn man ihn sehen
> will.
>
> Mit so einfachen Statements in seiner ~/.gitconfig kann man auch aus
> obskuren Formaten verwetbare Informationen rausholen, z.B. ODF zu
> Plaintext, EXIF-Informationen aus Bildern, oder PDF nach Plaintext.
> Genaueres gibts z.B. hier: http://progit.org/book/ch7-2.html
> ...
Deanke für den hint, lese ich mir gleich wenn ich etwas mehr Zeit/Tuhe
habe nochmal durch.
> > Da es sich hier um die Korrespondenz/die Arbeiten von institutsleitern
> > geht, wollen die natürlich eine möglichst hohe
> > Vertrauensstufe/Integrität/Sicherheit.
> Yep, alles (einfach) machbar. Die Sicherheit wird durch SSH gegeben, die
> Integrität durch SHA1,
> ...
SHA1, oder was immer da kommen mag ;)
http://csrc.nist.gov/groups/ST/hash/sha-3/index.html
> und was genau mit Vertrauensstufe gemeint ist
> weiss ich nicht ;)
> ...
Die anfallenden Daten dürfen nur für einen bestimmten Personenkreis zur
Verfügung stehen. Das man als Admin quasi immer gewollt oder nicht zu
diesem Personenkreis gehört liegt in der Natur der Sache, aber das ganze
muss, quasi eine geschlossenen Gesellschaft sein. Um das zu erreichen,
braucht man ein möglichst höhes Vertrauen in das System, die
Administration und die berechtigten Personen.
Danke für deine Hilfe und den Fingerzeig auf Git.
Grüße zurück
Bernd "Marvin" kohler
--
UMIC - RWTH Aachen
http://www.umic.rwth-aachen.de
Mies-van-der-Rohe Str. 15
52074 Aachen
Tel.: +49 241 80 20791
Fax: +49 241 80 22731
E-Mail: koh...@umic.rwth-aachen.de
Torsten Bronger
Bernd Kohler schreibt:
> [...]
>
> 1. Save your Word docs in XML.
> 2. Commit your XML Word files.
> 3. Diff using an external XML diff tool. For example:
> $ git difftool -t xmldiff c3d293 498571
Da xmldiff nur auf XML-Schicht arbeitet und keinerlei Ahnung von den
Semantiken da drüber hat, halte ich den Nutzen dieses Ansatzes für
eingeschränkt. Klar, XML ist schonmal besser als ein binäres Diff,
aber das war's schon. Hinzu kommt, daß die XML-Dateien von OOo
sauber Inhalt von Layout trennen, was xmldiff entgegen kommen, bei
Word Docs weiß ich es schlichtweg nicht -- aber wie ich MS kenne,
wird da alles so ineinander verwoben sein, daß schon ein
korrigierter Tippfehler ein Riesen-Diff produziert.
Ein Tool, das Diffs auf "höchster Ebene" machen kann (ich nehme an,
SharePoint gehört dazu) ist da eine ganz andere Welt. Wenn Diffs
wichtig sind, kommt man in meinen Augen an sowas nicht vorbei.
Mit git/svn sehe ich zusätzlich noch die Problematik von Konflikten.
Konkurierender Zugriff war ja eine deiner Anforderungen. Deine
"Kunden" werden bei Konflikten wohl aufgeschmissen sein. Entweder
man lockt konsequent oder es muß ein Werkzeug her, das beim
verschmelzen von Revisionen extrem zutraulich ist.
Die FLOSS-Welt hat Groupware ein wenig verpennt -- wenn das Geld
dafür da ist, würde ich auf SharePoint setzen. Was ist eigentlich
mit Google Docs?
Tschö,
Torsten.
--
Torsten Bronger Jabber-ID: torsten...@jabber.rwth-aachen.de
oder http://bronger-jmp.appspot.com
Bernd Kohler
Torsten Bronger <bro...@physik.rwth-aachen.de>:
> Hallöchen!
>
> Bernd Kohler schreibt:
>
> > [...]
> >
> > 1. Save your Word docs in XML.
> > 2. Commit your XML Word files.
> > 3. Diff using an external XML diff tool. For example:
> > $ git difftool -t xmldiff c3d293 498571
> ...
> Ein Tool, das Diffs auf "höchster Ebene" machen kann (ich nehme an,
> SharePoint gehört dazu) ist da eine ganz andere Welt. Wenn Diffs
> wichtig sind, kommt man in meinen Augen an sowas nicht vorbei.
>
> Mit git/svn sehe ich zusätzlich noch die Problematik von Konflikten.
> Konkurierender Zugriff war ja eine deiner Anforderungen. Deine
> "Kunden" werden bei Konflikten wohl aufgeschmissen sein. Entweder
> man lockt konsequent oder es muß ein Werkzeug her, das beim
> verschmelzen von Revisionen extrem zutraulich ist.
Wo ich mir einige Sachen näher angescjaut habe, "fürchte" ich, dass ich
an SharePoint wohl nicht vorbei komme. Ob es das hält was es verspricht
muss ich noch schauen. hatte das mal vor Jahren aufgesetzt und
getestetn, aber damals war ja Office 2003 pre release noch top aktuell
;)
Mal schauen, wass sich so getan hat. Damals war es einer der wenigen
Tools, die man für solche Sachen ernsthaft in Erwägung ziehen konnte -
sind nur nicht meine pers. Präferenzen.
> ...
> Die FLOSS-Welt hat Groupware ein wenig verpennt -- wenn das Geld
> dafür da ist, würde ich auf SharePoint setzen. Was ist eigentlich
> mit Google Docs?
> ...
ich kann mir denken, dass auch diversen Gründne die PRofs etwas dagegen
haben :D
tschö wa
Bernd "Marvin" Kohler
Bernd Kohler
An dieser Stelle vielen Dank an alle, die mir vis a vis, per E-mail
oder follow up Hilfe und Anregungen gegeben haben.
Die Entscheidung ist heute gefallen - dank eurer Hilfe sehr zügig.
Ich hoffe, dieser Thread hat auch anderen einige nützliche Infos
geliefert.
bis demnächst
Bernd "Marvin" Kohler
p.s.: ich diskutiere hier aber gerne noch weiter mit ;)
Johannes Gilger
> Da xmldiff nur auf XML-Schicht arbeitet und keinerlei Ahnung von den
> Semantiken da drüber hat, halte ich den Nutzen dieses Ansatzes für
> eingeschränkt. Klar, XML ist schonmal besser als ein binäres Diff,
> aber das war's schon. Hinzu kommt, daß die XML-Dateien von OOo
> sauber Inhalt von Layout trennen, was xmldiff entgegen kommen, bei
> Word Docs weiß ich es schlichtweg nicht -- aber wie ich MS kenne,
> wird da alles so ineinander verwoben sein, daß schon ein
> korrigierter Tippfehler ein Riesen-Diff produziert.
Ja, da hat Torsten natürlich recht, und daran habe ich auch bei meinem
Post nicht gedacht. Wenn wirklich konkurrierender Schreibzugriff auf das
gleiche Word-Dokument gewünscht ist wird man mit keinem der
vorgestellten VCS glücklich werden. Ich erinnere mich da z.B. auch noch
an das händische "mergen" von XIB-Files in Cocoa-Projekten, urghs.
Bernd Kohler
Hallo allerseits,
ich hatte mir ja u.a. Alfresco angeschaut - für alle die es
betrifft/interessiert:
Alfresco wird vom 01. bis 05. März auf der Cebit in Hannover vertreten
sein - Halle 2, Block D44, Stand 13.
Persönliche Terminanfrage via
http://www2.alfresco.com/e/1234/E-CeBIT-details-MC3A4rz2-CeBIT/PBX0A/341974234
Viele Grüße
Bernd "Marvin" Kohler
p.s.: Nein, ich bekomme kein Geld dafür, dass ich die Info weiterleite
Bernd "Marvin" Kohler
mein ursprünglicher Post ist ja schon etwas älter und die Sache hat sich
in soweit für mich/uns erledigt, als dass wir nun SharePoint verwenden.
Für diejenigen, die aber noch auf der Suche sind, habe ich hier einen
ext. Erfahrungsberich _ aus privat. Umfeld.
http://instant-thinking.de/2011/03/12/papierkram-zettelwirtschaft-zu-pdf-management/
Möge die Info jemandem helfen
Bernd "Marvin" kohler