Fwd: 【西利AIESEC】【Finance】关于报销细则说明~！

[殷振浩@Kevin]

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发件人： 施颖 <shiying...@gmail.com>
日期： 2012年10月24日 下午2:01
主题： 【西利AIESEC】【Finance】关于报销细则说明~！
收件人： aiesec-xjtlu <aiesec...@googlegroups.com>

Dear AIESECer，

 

这封邮件是为了详细说明一下Finance的财务报销制度，信息量有点大，但是请大家务必耐心仔细阅读哦！

 

 

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一、Function报销（每月月末25-28是function报销的时间，到时候我会发布开放帖提醒大家~）

 

【请直接跳到你自己的部门】

 

ICX-GCDP

1. Match refund: 35RMB/match（EP match后的网络费补贴）

•  TNM的trainee状态变为matched的当月可以提出申请；
•  ICX Finance Observer需要在申请表中注明EP ID，TN ID；

      2. CC(Cold Call) 电话费

• 补贴member在raise TN期间当月打CC的电话费；
• 需要下载电子话费单（excel表格形式），标记上属于CC的通话记录，用红色标注总额。

      3. CV(Company Visit) 交通费

• 补贴member在raise TN期间当月做CV的路费（仅限单程地铁和公交车）；
• 需要在申请表中标注所visit的公司名称

       4. Trainee reception  接待EP费

• 包括member为了接待trainee而花费的接机费、垫付welcome party等费用；
• 依照相应Project所定预算以及实际情况进行补贴；
• ICX Finance Observer需要在申请表中标注所涉及的trainee的EP ID以及项目名称

 

ICX-GIP

1. Match refund: 35RMB/match（EP match后的网络费补贴）

• TNM的trainee状态变为matched的当月可以提出申请；
• ICX Finance Observer需要在申请表中注明EP ID，TN ID；

      2. CC(Cold Call) 电话费

• 补贴member在raise TN期间当月打CC的电话费；
• 需要下载电子话费单（excel表格形式），标记上属于CC的通话记录，用红色标注总额。

       3. CV(Company Visit) 交通费

• 补贴member在raise TN期间当月做CV的路费（仅限单程地铁和公交车）；
• 需要在申请表中标注所visit的公司名称

 

OGX-GCDP

 

1. Match refund: 30RMB/match              

• （补贴EPM在match过程中的电话费、网络费）
• EPM的EP状态变为matched的当月可以提出申请；
• OGX Finance Observer需要在申请表中注明EP ID，TN ID；
• 当月生效，过期不补,除此之外不再对EPM不EP的日常沟通进行额外报销。

 

OGX-GIP

 

1. Match refund: 100RMB/match

• 考虑到GIP的match难度不时间跨度，金额高于GCDP;
• （补贴EPM在match过程中的电话费、网络费）
• EPM的EP状态变为matched的当月可以提出申请；
• OGX Finance Observer需要在申请表中注明EP ID，TN ID；
• 当月生效，过期不补,除此之外不再对EPM不EP的日常沟通进行额外报销。

 

TM/Marcomm

 

1. 通信费用：依据当月真实情况提交申请，和CC报销要求一致，需提交电子版话费单并标注相关通话

 

 其他（各个部门都看一下）

1. 银行转账手续费：若工作中涉及到转账，则转账费可报销，申请时要求提供当月银行交易记录截图
2. Bonding: 每个member每个term均有20RMB bonding refund，每人每学期仅一次（就是说每个人每学期只有20块的补贴是用来聚餐的）

 

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二、OC 活动组织委员会（有OC的时候就有OC报销啦~）

 

通常在OC Team中有一个人是OC Finance，他/她负责以下工作：

 

1. 必须在活动的10天前将budget及活动策划交给我，对budget进行审核后再由OC team购买材料；
2. 所有花销必须有发票（盖有全国统一发票章&对应商店或超市的章）及手写收据（盖有对应商店或超市的章），发票额≥收据金额≥实际花销，由OC Finance收集；
3. 必须在活动结束3天内把活动报告、发票收据及实际花销交给我，实际花销必须小于budget，且对应每项购买的物品金额也要差不多；
4. 注意：只允许报销文化用品、文具等等，一切食品、餐费不允许报销。

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 三、人员Announce及安排（负责协助Function报销工作）

 

 

ICX GIP/GCDP Finance Observer（IFO）：施钟慧

 

请所有ICXer，在每月月末Function报销开放后，将你match的EP ID、TN ID号告诉FO，CC电话单电子版、CV的公交车车票或单程动车车票、接机发票等全部交给FO。

 

请记住：只有EP match当月可以申请match refund，逾期不允许再报；

              CC电子电话单必须在excel表格中进行红色标注并给出总额，同时注明CC对方的公司名称及人员职位（例如：苏州英孚CEO）；

              CV车票请钉在一起并在上面写上对方的公司名称及人员职位；

              单程动车可报，公交车可报，仅接机时的出租车费可报。

 

每月报销可在下月返还现金，由IFO统一发钱给大家。

              

 

OGX GIP/GCDP Finance Obserber（OFO）：高铭

 

请所有OGXer，在每月月末Function报销开放后，将你match的EP ID、TN ID号告诉FO。

 

请记住：只有EP match当月可以申请match refund，逾期不允许再报。

 

每月报销可在下月返还现金，由OFO统一发钱给大家。

 

 

TM/Marcomm/其他

 

电子话费单，银行转账凭证等材料直接交给我就好。

 

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财务的工作真的会比较辛苦和复杂，所以特别感谢施钟慧和高铭可以乐于奉献并承担这份责任……^_^……

由于名额有限，还有其他想要参与财务部工作的，请积极参加OC并担任OC Finance~

很谢谢大家那么积极的支持财务的工作~！特别开心~！特别感动~！！

 

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呼……

终于把这些制度写完了……

希望大家有耐心看到这里……

还有容忍一下我那么啰嗦……

 

附件里有OC Finance需要的预算和结算表格，请大家自行下载，以后谁都有可能当OC Finance并用到~

还是提醒各位对待财务方面要严谨和仔细，毕竟是你自己的钞票啊！肯定不能白白流失是不是~~~

 

所以还是要积极报销~不要因为就几块几毛钱的话费就不报了；更不要因为懒得找店主要收据就不报了~= =。。。

以上，如果对细则有什么疑问，欢迎随时联系我；如果在AIESEC里有任何关于多花钱的委屈……也请随时联系我~~~~

 

希望大家在AIESEC工作开心~

Finance与你们同在~

~^_^~

 

 

 

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-- 施颖

   Shiny

Finance Responsible of Xi'an Jiaotong-Liverpool University (XJTLU)

AIESEC Nanjing Local Committee, Mainland of China

Mobile: +86 188 623 00906

E-mail: shiying...@gmail.com

SKYPE: shiying0706

 

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*殷振浩 Yin Zhenhao

* Kevin

Vice President of InComing eXchange, Xi'an Jiaotong-Liverpool University

AIESEC Nanjing Local Committee, Mainland of China

AIESEC西交利物浦大学分会 入境交流部公司方向 项目总监

National Exchange Partner Manager, AIESEC Mainland of China

AIESEC国际青年人才项目  苏州地区大客户经理

Mobile:+86 15952947070

E-mail: zhenhao...@gmail.com

SKYPE:zhenhao.yin

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