Limpiar Bandeja De Entrada Hotmail
Sandrine Willert
Son muchos los usuarios de cuentas de correo electrnico como Gmail u Outlook que estn buscando cmo liberar espacio de sus bandejas de entrada, porque no quieren pagar una suscripcin. Hay algunos trucos para eliminar correos masivamente que pueden seguir. Concelos aqu.
Tanto Google como Microsoft ofrecen un espacio de almacenamiento limitado que, una vez superado, conlleva el pago de una mensualidad por ocupar la nube de ambos servicios. En el caso de Google, son 15 GB gratuitos que se comparten entre Google Drive, Gmail y Google Fotos.
Una primera opcin es escribir en la barra de bsqueda del correo: older_than:5y. Esto har que el buscador del correo muestre solo los correos electrnicos con antigedad mayor a 5 aos. Puedes seleccionarlo todo y borrar.
Ahora bien, puede ser peligroso borrar sin ton ni son todos los correos que tienen ms de 5 aos de antigedad. Ah podra ir una clave, contrasea, una fotografa o simplemente una conversacin o documento que podra ser de utilidad.
Pero si el usuario sabe especficamente qu correos no le son de utilidad, puede realizar una accin en bloque. Por ejemplo, puede elegir borrar todos los correos electrnicos de un boletn de bsqueda de empleo en los que lo ms probable es que todas las vacantes ya no estn vigentes.
Este servicio de Microsoft ordena los correos automticamente por fecha, pero si uno da clic en el filtro, puede cambiar la configuracin y elegir, por ejemplo, ordenar los correos por tamao. Esto mostrar en primer lugar aquellos correos electrnicos que ocupan ms espacio.
Outlook tambin da la opcin de crear carpetas que, al configurarlas, pueden almacenar nicamente aquellos correos cuyo tamao supere, por ejemplo, lo 100 KB. As, de vez en cuando, se podr dar clic en vaciar carpeta y, listo, la bandeja volver a estar limpia.
Si llevas un tiempo sin entrar, es normal que quieras borrar todos los correos de la bandeja de entrada de Hotmail. El spam se va acumulando poco a poco y a veces es mejor hacer borrn y cuenta nueva.
Administrar la bandeja de entrada de tu correo electrnico se puede transformar en un juego interminable. Cuando has logrado revisar todos los correos electrnicos de tu inbox y piensas que puedes celebrar... en ese momento aparece otro correo electrnico. Y luego otro ms.
Lo peor de todo es que la enorme cantidad de correos que recibimos es superior al tiempo que tenemos para encargarnos de ellos. Esto se convierte en un problema an mayor cuando nos dejamos vencer por la culpa que se genera cuando no respondemos a los mensajes enseguida, cuando contestamos de manera muy seca o cuando ni siquiera lo hacemos.
La realidad es que hay cosas ms importantes en nuestra lista de prioridades que los correos electrnicos, pero como profesionales es algo que debemos (y queremos) controlar efectivamente. Quieres invertir menos tiempo en tu bandeja de entrada y ms tiempo en hacer cosas que realmente importan? Te compartimos estos consejos que cambiaron la manera en manejamos el inbox.
Antes de adentrarse en el tema, si eres usuario de Gmail debes tener claro que el espacio de almacenamiento se engloba dentro de Google One: aunque tengas un plan gratuito, se comparte entre Google Drive y Google Fotos.
Borra constantemente para que no se acumulen. Para borrar mails, en tu bandeja de entrada dale clic al cuadrito que acompaa a cada mensaje. Una vez que tenga una palomita aparecer un men en la parte superior que te da opciones de lo que quieres hacer con ese mail o esos mails (porque puedes hacer clic a varios a la vez). Le haces clic al icono de cesto de basura y listo, tu mail ser borrado.
Si ests usando Outlook con un servidor de Microsoft Exchange es posible que tengas opciones diferentes para borrar mensajes. Una de ellas es la eliminacin mltiple de correos directamente desde la bandeja.
No obstante, lo anterior no significa que el mensaje ya no exista automticamente. En vez de eso, el mensaje borrado se mover a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados), en donde puede ser recuperado. Si requieres eliminarlos definitivamente debers borrarlos de esa bandeja.
Otra opcin puede ser utilizar Limpiar Carpeta, con ella podrs eliminar mensajes redundantes, especialmente en conversaciones de correo. A menos que especifiques lo contrario, cuando uses esta herramienta los mensajes redundantes sern enviados automticamente a la carpeta Deleted Items.
Los correos redundantes en Outlook son mensajes que estn completamente contenidos dentro de otro mensaje. Por ejemplo, si alguien te enva un correo y t contestas en l incluyendo el mensaje original en tu respuesta, entonces el mensaje original sera considerado redundante. En conversaciones largas de correo es posible que haya muchos mensajes redundantes, y estos pueden ocupar bastante espacio.
Quieres saber cul es la forma ms simple de mantener tu bandeja de entrada a cero? Recibir menos correos electrnicos. El primer paso para lograr tener una bandeja de entrada ms ordenada es cancelar la suscripcin de todas las listas de correos electrnicos que no te proporcionan valor con regularidad.
De hecho, podras cancelar todas las suscripciones. Tmate unos das para pensar en ello y luego vuelve a suscribirte nicamente a los boletines informativos que realmente echas de menos recibir. En este paso podras considerar convertir cualquier boletn diario que seguas en uno semanal.
Cancelar las suscripciones de decenas (o cientos?) de boletines informativos manualmente suena muy tedioso. Existen herramientas que pueden ayudarte a lograrlo en apenas unos clics. Unroll.me es nuestra favorita. Es una herramienta gratuita que te permite cancelar las suscripciones de todos los boletines que ya no lees. Puedes darte de baja de todos los boletines al mismo tiempo o puedes elegir y decidir qu suscripciones cancelar.
Una vez que hayas cancelado la suscripcin de los boletines informativos externos, es momento de evaluar los correos electrnicos internos que recibes con frecuencia. Entendemos que pueda causarte un poco de terror el no estar enterado de todo pero, es realmente necesario recibir notificaciones de correos electrnicos cada vez que el equipo de ventas cierra una transaccin o cuando un miembro del equipo de marketing notifica algn error?
Si la respuesta es un no rotundo, elimina para tu propio beneficio tu direccin de correo electrnico de cualquier lista en la que ests incluido. Si eso te hace sentir demasiado incmodo, asegrate de crear una carpeta en tu correo electrnico y enviar esos correos ah de forma automtica. Para configurar las carpetas, puedes crear filtros en Gmail o reglas en Outlook.
Una gran parte de mantener la bandeja de entrada (y tu cordura) bajo control es cambiar un poco tu mentalidad sobre los correos electrnicos. Solo t puedes decidir qu cosas merecen tu tiempo y atencin limitados. Debes comprender que simplemente no hay manera de poder responder cada correo que llega a tu bandeja de entrada y, mucho menos, de leerlos todos.
Nos encanta cmo lo explica Merlin Mann: Deja de pensar en los correos electrnicos como reliquias familiares preciosas y comienza a tratarlos como litros de leche. Leche perecedera, con fecha de caducidad que va perdiendo frescura cada da hasta que empieza a oler extrao y se debe tirar.
Por lo tanto, si observas un correo electrnico y ests convencido de que nunca lo responders, archvalo. O, incluso mejor, brralo. Tal como dice Mann: Confa en tus instintos, escchalos y deja de intentar ser perfecto.
Cuando tienes que responder un correo electrnico, descubrirs que, en la mayora de los casos, no es necesario elaborar la respuesta perfecta. Normalmente solo bastarn unas pocas oraciones o, en algunos casos, unas pocas palabras. Si ignoraste un correo electrnico durante algunos das y contena una tarea por realizar, responder con una pregunta concisa como an lo necesitas? podra ayudarte a ahorrar mucho tiempo.
No te sientas culpable por enviar correos electrnicos cortos. Si te preocupa que alguien pueda tomar a mal tus correos concisos, avisa a los compaeros con los que intercambias mensajes con mayor frecuencia sobre esta situacin. Diles que, como quieres invertir menos tiempo en tu bandeja de entrada y ms tiempo en el trabajo, planeas reducir la cantidad de palabras de tus correos electrnicos.
A medida que logres borrar todos esos correos electrnicos que no necesitas leer ni responder, obtendrs ms tiempo para redactar los correos que s merecen respuestas ms elaboradas.
En Outlook, la mejor opcin es establecer las respuestas almacenadas como Firmas. De esa manera, cuando respondas un correo electrnico, podrs elegir la firma adecuada y, en su lugar, aparecer la respuesta almacenada. A continuacin te mostraremos cmo hacerlo.
Esta regla podra parecer simplista, pero te ayudar a ahorrar mucho tiempo. Un solo clic hace referencia a utilizar un nico clic para abrir un correo electrnico. Una vez que est abierto, decide en ese preciso momento qu quieres hacer: responder, reenviar, mover a una carpeta, archivar o eliminar.
La idea aqu es no abrir un correo electrnico, leerlo y decidir que volvers a verlo ms adelante para continuar con otra actividad. Esa es una mala costumbre que garantizar que tu bandeja de entrada siempre est repleta y t, estresado.
En Gmail, configura varias bandejas de entrada y asigna un nombre a cada una, como: Requiere accin/respuesta y En espera de respuesta. Tu bandeja de entrada general aparecer a la izquierda y tus bandejas de entrada etiquetadas (que Gmail llama paneles) aparecern a la derecha, como puedes observar a continuacin:
Usars lo que Gmail denomina como estrellas (parecidas a las etiquetas de Gmail, pero mejores) para clasificar cada uno de los correos electrnicos que lleguen a tu bandeja de entrada.
Cada vez que recibas un correo electrnico nuevo en tu bandeja de entrada, debers:
Si usas Outlook, puedes crear ms carpetas. Cuando recibas un correo electrnico, todo lo que debers hacer es arrastrarlo hasta la carpeta adecuada. Puedes organizar los mensajes que recibes en tu bandeja de entrada o aquellos que envas, los cuales puedes archivar mientras realizas el envo.
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