计算机世界-网志和维基:企业协作好帮手

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我是维客

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May 22, 2005, 12:20:59 AM5/22/05
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作者: 清水
计算机世界-网志和维基:企业协作好帮手
网志和维基的作用恰好相反。网志基于个人言论,有点像个人广播系统。而维基旨在把许多人的言论集合起来,因为它让人们有机会编辑对方的言语。看网志好比是在听女歌唱家唱歌,而看维基好比是在听交响乐团。企业能够结合两者发挥协作作用吗?

【搜狐IT评论】竞争越来越激烈。
许多公司开始求助于新的工具建立更灵活有效的知识库系统,以加强员工、顾客和公众之间的关系。于是,在互联网上两种广为流行的工具逐渐渗透到了企业中。在哪儿可以找到构成商业智能的所有零星信息?一些比较重要的信息可能放在凌乱的收件箱里的上千封电子邮件当中,或者放在没有人想再访问的存档的即时消息当中。这些有用的信息存放在旧文档或者旧数据库里面,在内联网上慢慢老化。

为了发挥价值,就要使用及更新信息。重要信息稍纵即逝,而标准群件的结构过于僵硬,无法为工作组或者项目提供实时收集数据的功能。使用方便的电子邮件和即时消息(IM)仍是许多员工首选的共享知识的工具。但某则消息发送并读取之后,就往往丢到网络某个不知名的角落,再也无人理睬。

为了便于交换信息,并建立可定制、易用的数据存档,很多公司开始求助于一批新的协作工具:网志(blog)和维基(wiki)。思科、迪斯尼、惠普、通用汽车、IBM、英特尔、微软、诺基亚、Novell和雅虎等公司目前都已经开始尝试使用这些工具来提高工作效率。

不过,这两种崭新的工具填补传统群件缺陷的方式却有所不同。IBM沃森研究中心协作式用户体验队伍的研究员Martin
Wattenberg认为:"网志和维基的作用恰好相反。网志基于个人言论,有点像个人广播系统。而维基旨在把许多人的言论集合起来,因为它让人们有机会编辑对方的言语。看网志好比是在听女歌唱家唱歌,而看维基好比是在听交响乐团。"

网志的是与非

Robert
Scoble开办网志是在四年前,当时他供职于日本科技界巨擘巨头NEC公司。Scoble忠于真实的网志很快成了NEC的顾客们在网上聚集的场所,人们可以在这里得到技术支持、提供产品反馈。只要觉得有必要,Scoble就从不怯于抨击NEC。

如今Scoble是微软的技术宣扬者,他继续在写网志,往往撰文评述微软解决方案的好坏。虽然直言不讳的员工会让有些企业惴惴不安,但Scoble这些年来获得的信誉对微软很有帮助。如果Scoble出面替他的公司说话,连讥笑微软的技术人员也会竖起耳朵。不过,Scoble在其网志上慎重指出:他所写的东西"未得到微软的审查,不是官方的;甚至经常是不正确的。"

无独有偶,Sun的CEO Jonathan
Schwartz在去年6月开办的网志也成了值得信赖的内幕消息来源。Schwartz有时抨击Sun的决策和经营方法几乎就像是抨击惠普、IBM及其他公司那样猛烈。

Frank Gilbane是内容管理技术咨询公司Bluebill
Advisors的CEO,他说:"有了企业网志,眼下一种普遍的看法就是应当避免出现在新闻稿里面的那种宣传论调。网志和维基的优点在于,它们提供了与读者直接互动的便利。人们不想与新闻稿进行互动。读者要是觉得内容不实,根本不会再看网志。"

说到与以前可能被公关人员隔绝、保护起来的员工直接联系,网志是把双刃剑。前不久在加拿大举行的博客大会"北方之声"(Northern
Voice)上,两位基调发言人:Sun的Tim
Bray和微软的Scoble谈论了网志怎样让他们直接与用户联系,从而更清晰地了解顾客需求。不过,让技术部门的John或者软件开发部门的Jane直接面对公众,有可能会产生适得其反的结果。John和Jane能把握好言论坦诚和稍嫌过火的分寸吗?

Bluebill的Gilbane说:"我认为,公司很快会开始委派沟通技能出众的人员,负责面向特定受众的公共网志,到时一个人负责通过网志与顾客沟通、另一人负责与媒体沟通,还有一个人为投资者提供信息。如果公司还没有在员工网志方面制订明确的政策,很快会这么做。"

Sun的Bray在个人网志上向Sun的员工们阐明了企业网志政策。他的部分忠告如下:"谈论你的工作、与社区进行联系,这完全可以。但不可以发布公司的成功秘方......谈论公司收入、未来产品的交付日期、路线图或者是股价,这种做法容易让你或者你的公司缠身官司......利用个人网志贬低或者为难公司、顾客或者同事,不但很危险,也很愚蠢。"

企业网志没必要公开。虽然IBM有几个对外公开的网志,用于同顾客进行联系,但公司还有BlogCentral,IBM的这个内部试点项目让员工们可以维护个人网志。据IBM的研究员Dan
Gruen声称,截至今年3月,BlogCentral已有近8000个注册用户,差不多有3000个经常更新的网志,发布贴子共有2万张。

Guren说:"因为BlogCentral可以搜索,加上很容易看到整个BlogCentral上面的最新贴子,所以它能帮你找到公司里面志趣相投的同事。我们发现,人们使用网志以日记形式每天记载自己在使用新技术或者开发一种新技术方面的经验,供别人不断学习,这样别人就可以关注势态发展、出现的问题以及问题是如何解决的。"

开办企业维基

网志好比是演示会,这是一种一人对多从的联系:一个人向一群人发言,这群人可以就内容发表评论,但无法更改。相比之下,维基是一种多人对多人的协作工具。只要有权利,谁都可以添加、更改及删除维基里面包含的信息。不妨把它想成是一块居大的白色书写板,人人手里都有记号笔,可以随意涂写。

IBM的Gruen也认为,维基是一种适用于提供信息和收集反馈的工具。他说:"维基不像网志,其目的在于不断编辑一系列文档,因而非常适合开发知识库。"他还说,维基"为小组或者队伍共同创建内容提供了易于使用的方法。特别是在向多人汇总意见很重要的情形下。"

维基为了满足用户的需求而在不断发展。不像网志,用户只能推送内容,维基却可以从众多的用户拉取最佳信息。

协作还是添乱?

维基以及在较小范围内的网志所具有的独创性是个优点,不过对内容缺乏控制却让一些公司担心:这些工具会不会对企业构成危害。许多公司在竭力处理这个问题:员工在开办网志时,应当为他们提供多大的自主性。

在Sun公司,员工在开办企业网志之前,必须同意遵守公司制订的严格政策。但对内容不进一步审查,任何贴子都可以未经审查就即发布。

不过,公关人员担心:过于直率的网志可能会害了品牌。伴随这种担心而来的是一些不常见的限制措施。譬如,要是媒体向微软的博客们提出问题、要求就网志上的日志发表评论,他们通常拒绝正面回答,而是把提问转给微软的公关公司Waggener
Edstrom。

明智的企业博客认识到这一事实:通过网络传送的任何书面内容同名片一样,没有多少隐私可言。最近,来自英特尔公司总裁Paul
Otellini的网志上的贴子被人公布。Otellini的评论(原本只供公司内部员工浏览)非常直率地阐明了英特尔面临的种种挑战,甚至还有对竞争对手AMD的溢美之辞。

但Otellini对于其网志上的内容出现泄秘并不吃惊。正如他在第一个贴子里写的那样:"虽然这本该是一个内部网志,但我认识到它可能会公之于众。因而,请谅解我所发表的评论和答复会有所保留,这是为了保护英特尔起见。"

维基用来共享安全数据等重要的信息时,强调用户相应的职责、定期审查发布内容非常重要。Bluebill的Gilbane认为,企业维基很快会变得更像是网志,基于权限的特性可以对发布内容实施更全面的控制。

Gilbane说:"维基对企业的作用越大,就越需要对谁能够编辑及添加内容拥有某种控制权。你要划好彼此协作和完全自由之间的界限,否则会搞成一团糟。尽管如此,但没有人怀疑维基和网志对企业的重要性,所以大家都热衷于这些技术具有的优点。"

Movable Type:功能强大的企业网志

这款成熟的软件包为企业协作添加了众多特性。

产品:Movable Type 3.15

网址:sixapart.com

价格:50个用户,1299.95美元

Six Apart公司的Movable
Type可运行在Linux、大多数版本的Unix(包括Mac OS
X)和Windows
Server上。安装起来要比Twiki困难,这一方面是由于Movable
Type所编的文档质量一般,网上帮助服务也良莠不齐。但另一方面,Movable
Type的标记语言不难学会,也不难生成与XHTML/CSS相符的输出结果,包括对Unicode和国际字符集的支持。

商用版可以轻松处理多个网志,这对有着诸多队伍的企业来说是个重要优点。从版本3.1开始,管理员可以为每个模板选择静态发布还是动态发布。为了加快显示速度,可以把索引页做成静态;而不大访问的存档内容可以动态生成。

网志的一个基本前提就是易用性,而Movable
Type在这方面不负众望。使用所提供的富文本编辑器,就很容易输入信息,并编排格式。另外,创作者可以使用弹出式表格,发布普通文本。另一个表格可以让访客通过电子邮件把条目发给同事。发布新条目时所要通知的用户列表也容易维护。另外,出色的用户界面可以让你创建子类别,很容易把贴子归为一个或者若干类别。

该应用软件的定期发布功能在内联网上非常有用,这样你就可以指定发布新贴子的确切时间。
你还可以用XML、RSS和Atom合并格式,发布多个版本的个人网站。

因为Movable
Type非常流行,所以有诸多免费或者低价的插件,以实现功能自动化,不过它们提供不了维基提供的表格和数据库处理功能。总的说来,Moveable
Type可以让你体验一把绝妙的网志功能。

JotSpot:不用编写代码的维基

这项托管服务提供了近乎完美的维基开发平台。

产品:JotSpot

网址:jotspot.com

价格:尚未确定

即便β测试版本的JotSpot托管服务仍是一种近乎完美的维基开发平台。这款优秀的解决方案适用于各种各样的协作,从更新文档、到管理项目,直到功能齐全的内联网或者外联网。JotSpot不仅用起来比普通的维基简单得多,它还包括了比大多数方案更多的功能。

首先,不必学习专门的标记语言,内置的富文本编辑器就能处理基本的格式编排和代码编写。另外,链接到另一个页面只需要录入该页面的标题即可,不过比较高级的用户可以切换到XHTML或者WikiMarkup模式。

集成是另一个优点。譬如说,每个页面都有用于内容创作的电子邮件信箱;发来的电子邮件可以自动添加、索引和存档。还可以为Word和Excel文件编制索引,以便搜索。另外,与任何精巧的内容管理系统一样,JotSpot也提供了版本控制和非常到位的授权机制,这样你就可以退回到以前版本、指定允许哪些用户读取及更新某些页面。

维基通常遭受诟病的一个方面就是它们基本上是些非结构化的数据和页面。而JotSpot的不同之处在于,它可以让你从自由文本维基转入到只有短短两行代码的定制应用软件----更不用说众多即开即用的预制应用软件了。

使用简单的脚本功能创建表单用不了几分钟,同样可以迅速创建具有下拉式菜单的动态表格,以便显示及更新数据。另外,有了JotSpot,不再局限于只能使用自己的信息。不费吹灰之力就可以在你的页面上显示MapQuest的地图、雅虎新闻搜索结果,甚至Salesforce.com数据的视图。

JotSpot的应用程序库(application
gallery)把这个过程提升了一个级别。需要求助台或者CRM解决方案吗?只要浏览应用程序库,点击"安装"按钮,就会载入你的维基里面----你可以原封不动地使用,也可以进行修改。除了有几项编辑特性还没法使用外,如果你想创建与维基有关的应用软件,JotSpot似乎是一项无可匹敌的服务。

TWiki:颇受企业欢迎的开源方案

这个基于Perl的维基提供了易于定制和扩展的功能。

产品:TWiki

网址:twiki.org

成本:免费

开源项目TWiki是采用Perl语言编写的结构化维基。活跃的开发社区已创作了多个Web应用软件,它们基于TWiki的插件API,因而获得了对文档管理、知识库或者维基留言板来说非常灵活的解决方案。

与类似的软件包一样,用户可以浏览利用编辑链接更新的页面。TWki使用维基文本标记代码,而不是所见即所得(WYSIWYG)编辑方法,不过编辑表单上有提示,可以帮助新手熟悉格式编排。

TWiki的功能包括:通向其他Web页面的自动链接、全文本搜索、如果内容有变就通过电子邮件加以通知,以及以附件形式上传(以及下载)任何文件的功能。因为TWiki专注于为网站赋予结构,所以页面自动归为TWiki
Web,这样就很容易创建协作小组。拥有编程技能的人可以使用变量创建动态页面,譬如内容表格,或者嵌入式搜索结果的页面。细化的授权机制让管理员可以限制不同部门的读写访问权限。

TWiki直观的模板系统让你可以改变页面外观,利用插件就可以增加网站的实用性,不过后一项操作需要一定的开发技能。譬如说,"标题"(Headlines)实用程序可以让你显示RSS新闻供应站(news
feeds);"数据库"插件可以让你从MySQL数据库读取内容,以便更新信息。其他的附加功能包括:日历、图形以及监控债务进度的动作跟踪器。

虽然没得到官方支持,但TWiki在企业界的口碑相当好,所以你只要稍稍调查一下,应该能得到帮助。虽然TWiki不是交钥匙解决方案(turnkey
solution),但它比一些商用群件软件更容易使用。软件发布遵守GNU通用公共许可证。

Socialtext:当维基遇上网志

这项托管服务为内联网、外联网或者门户网站提供了易用性。

产品:Socialtext

网址:socialtext.com

成本:50个用户,每个用户每月20美元。数量大,可优惠。

Socialtext的托管服务基于开源Kwiki软件包和诸多扩展件,它结合了维基的简洁性和网志有助于避免电子邮件数量过多的协作功能。

首先,Socialtext提供了维基具有的优点,提供简单、协作的页面编辑功能,别人就可以往贴子里面添加评语和文档。但特别让人喜欢的是可以把实时聊天内容添加到工作区的这项独特功能以及集成的网志特性。典型的网志作为普通的发布平台效果很好,但并不适用于协作。Socialtext的替代方案把网志与主维基紧密地集成在一起,这样每个贴子实际上都是维基页面。

发布功能很简单,使用电子邮件消息,通过Web或者贴子,就可以创建页面。现有贴子按照时间的先后顺序加以显示,所以读者总是可以看到新内容。不过不同于典型的网志,Socialtext保存了每个条目,这样相关的搜索结果就会"上浮"到网志顶部。另外,用户可以通过电子邮件或者RSS,只订购自己想要更新的内容。

Socialtext采用的方法带来了意想不到的一个结果:适用于贵组织的维基百科。只要稍花上一番功夫,就可以重新组织页面,创建内有链接和分类内容的知识库。

虽然JotSpot提供了比Socialtext更多的开发工具和功能,但前者的封闭式架构在你扩建维基时需要特殊技能。Socialtext却不是这样,所以总的看来,这种协作解决方案功能要更强大一点。

小资料阅读:

网志

"网志"来源于"Blog或Weblog",是"Web
Log(网络日志)"的缩写,特指一种特别的网络出版和发表文章的方式。写作"网志"的人被称为"博客"(Blogger)。

一个Blog就是一个网页,它通常由简短、随意、经常更新的张贴文章构成;这些文章都按照年份和日期排列,内容相当于博客本人(Blogger)的随笔和日记,但内含许多其他网站的超级链接和评论。Blog大约在2000年开始流行,而后迅速变得丰富多彩,开始成为一种新的文化现象。

维基

维基(Wiki)是一种超文本系统。这种超文本系统支持面向社群的协作式写作,同时也包括一组支持这种写作的辅助工具。参与创作的人被称为维客。

在维基页面上,每个人都可浏览、创建、更改文本,系统可以对不同版本内容进行有效的控制管理,所有的修改记录都保存下来,不但可以事后查验,也能追踪、回复至本来面目。每个人都可以方便地对共同的主题进行写作、修改、扩展或者探讨。

维基的概念始于1995年,当时在PUCC(Purdue University
Computing Center)工作的沃德·坎宁安(Ward
Cunningham)建立了一个叫波特兰模式知识库(Portland Pattern
Repository)的工具,其目的是方便社群的交流,他也因此提出了wiki这一概念。从1996年至2000年间,波特兰模式知识库得到不断的发展,维客的概念也得到丰富和传播,网上又出现了许多类似的网站和软件系统,其中最有名的就是维基百科(Wikipedia)。维基百科是一个内容开放的国际性百科全书协作计划,允许任何第三方不受限制地复制、修改及再发布材料的任何部分或全部,以创作一个包含人类所有知识领域的百科全书。自从2001年创建以来,维基百科的英文版本不断扩充内容,现在已经包含48万个条目,而且已经有了许多其他语言版本(包括中文版在内)。

据说WikiWiki一词来源于夏威夷语的"wee kee wee
kee",原意为"快点快点"。

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