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1 10 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL RECIBO DEL CENTRO DE DISTRIBUCIN : OBJETIVO: El recibo de mercanca de los proveedores para las tiendas Garca RESPONSABILIDADES: Gerente de Almacn.- Administracin de la mercanca en Centro de Distribucin. A travs del control y registro de entradas y salidas, y la supervisin de almacenamiento, empaquetado y envo a sucursales, optimizando tiempos de la operacin..- Tienen cmo responsabilidad recibir las citas para la entrega de mercanca de los proveedores y documentacin de carga, hacer etiquetas, dar ficha de espera conforme a las cita. Supervisor de Recibo.- Coordinar y agilizar el recibo de la mercanca que se entrega en el CEDIS, optimizando tiempos en recepcin. Encargado de Ruta.- El recibo, acomodo y embarque de toda la mercanca por ruta ya definida. Responsable por ruta. Cargadores.- Colocar correctamente la mercanca en los transportes asegurndose de realizarlo de una manera adecuada para evitar daos a la misma. Seguridad.- Revisar que los camiones salgan con el sello y que la mercanca que esta en la factura coincida con la que se est enviando, as como salvaguardar las instalaciones del CEDIS. 40
2 10.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: El proceso involucra al siguiente personal: Un Gerente de almacn. Un supervisor de recibo. Cuatro gentes de seguridad. Seis Cargadores. Seis Personas para recibo de mercanca. Tres personas para traslado de mercanca dentro del almacn. Encargado de Ruta ORGANIGRAMA ( agosto 2003-marzo2005) GERENTE DEL ALMACEN SUPERVISOR RECBO ( 1 ) MESA DE CONTROL ( 3 ) SEGURIDAD ( 1 ) SUPERVISOR ( 3 ) ELEMENTOS Encargado por Ruta ( 6 ) RECIBO, TRASLADO Y CARGA DE MERCANCA (15) 41
3 10.4 PROCEDIMIENTO ( agosto 2003 marzo 2005 ): No. Responsable Actividad Descripcin 1 Documentacin Proveedor Despus del aviso de la llegada del proveedor deber entregar toda la documentacin para revisin. 2 Captura en el sistema Ya que se revis la documentacin se captura en el sistema, Antes de pasar al proveedor a una 3 Recibo y etiquetas Impresin de Etiquetas y puerta para recibir la mercanca se Hojas de Recibo debe imprimir del sistema la hoja de Ya que se tiene todo mesa de control 4 Entrega de Documentacin le entrega la hoja de recibo una copia de la factura y las etiquetas al Supervisor de recibo. 5 Supervisor de Recibo Asignacin de Puerta El Supervisor revisa que la documentacin, etiqueta y hoja de recibo estn bien y despus le asigna una puerta al transportista para iniciar la descarga de la mercanca. 6 Supervisor de Recibo Descarga de Mercanca El supervisor debe indicar como debe descargar el proveedor, as cmo tambin debe ir cotejando la relacin de Factura/cajas contra la hoja de Recibo. 7 Supervisor de Recibo Etiquetas El supervisor y encargado de la Ruta deben poner las etiquetas en presencia del proveedor. 8 Encargado de Ruta Cubicaje cajas El encargado debe medir las cajas de los proveedores nuevos y pasar los datos de las medidas a mesa de control y al supervisor de recibo Supervisor de Recibo/ Supervisor de Recibo/ % a Descontar Se excede % a descontar. Con las medidas de las cajas y el monto por caja se debe definir el % a descontar a proveedores que no impacten, revisar procedimiento de indicadores, " Impacto de Proveedores ". Si el porcentaje a descontar se excede de lo que esta permitido entonces se debe dar aviso al Gerente del CEDIS y esperar una respuesta. 42
4 11 Supervisor de Recibo/ No excede el % a descontar 12 Supervisor de Recibo Traslado de Mercanca 13 Encargado de Ruta Flujo de Circulacin 14 Encargado de Ruta Ubicacin en Layout 15 Encargado de Ruta Ubicacin de Mercanca 16 Encargado de Ruta Acomodo de Mercanca 17 Encargado de Ruta Acomodo de Mercanca 18 Encargado de Ruta Acomodo de Mercanca 19 Encargado de Ruta Acomodo de Mercanca 20 Encargado de Ruta Acomodo de Mercanca 21 Encargado de Ruta Acomodo de Mercanca 22 Encargado de Ruta No. De Cajas en el Pizarrn Si no excede el % a descontar entonces el supervisor de Recibo le firma las facturas al Proveedor y le indica que se puede retirar. El supervisor da la orden al Encargado de Ruta que ya puede trasladar la Mercanca a su lugar. El encargado de la ruta debe respetar el flujo de circulacin del almacn indicado con flechas para evitar algn accidente. El encargado debe revisar en el plano de Layout cual es la ubicacin de la Tienda donde va a trasladar la mercanca. El encargado debe revisar las etiquetas de cada una de las cajas y el letrero de cada uno de los espacios asignados para cada tienda para ir depositando las cajas en su lugar. Ya que se ubicaron las cajas en su lugar, el encargado deber acomodar las cajas. El encargado debe acomodar las cajas de manera que se vea las etiquetas. Debe dejar espacio alrededor de la tarima para una persona para mejor visibilidad. Deber procurar que la mercanca que llegue en todo un da quede en una sola tarima. Debe mantener y revisar que las cajas estn siempre en buen estado. Es responsabilidad del encargado que todas las cajas estn en su lugar para no retrasar el embarque de la Ruta. Al termino del da el encargado deber anotar las cajas que recibi por tienda en el pizarrn situado en el rea de embarques. 43
5 10.5 DIAGRAMA DE FLUJO ( agosto 2003 marzo 2005 ): DIAGRAMA DE FLUJO RECBO DE MERCANCA EN CEDIS Recbo Traslado Ubicacin Acomodo Inicio Una vez que tiene las etiquetas y la hoja de recbo. RECBO, TRASLADO, ACOMODO Y UBICACIN DE MERCANCA. El proveedor entrega sus Facturas Originales, 3 copias y una Copia de la o.c. Captra Facturas en el sistema Imprimen las etiquetas por factura y hojas de recibo por ruta. Se las entregan al supervisor de Recibo. Revisar Procedimiento de Indicador de Impacto de Proveedores. Con las medidas de las cajas y el monto por caja se debe definir el % a descontar a proveedores que no IMPACTEN El % a descontar excede. si No En caso de que el porcentaje sea mayor al permitido entonces deben dar aviso al Gerente del Cedis. Le llama al proveedor y le asigna una puerta. El supervisor le debe indicar como empezar a descargar. Una vez que se decargo y se reviso que estn todas las cajas El encargado de la ruta debe poner las etiquetas El encargado de la ruta debe medir las cajas de los proveedores nuevos. El encargado de la ruta debe pasarle las medidas a mesa de control para que las capture en el sistema y en una hoja de excel. El supervisor le sella las facturas al proveedor y le indica que se puede retirar. El supervisor de recibo le indica al encargado de la ruta que ya puede trasladar la mercanca a su lugar. POLITICA 22 Documento: Base de datos en excell con las medidas de la cajas por proveedor. El encargado revisa en el layout del almacn la ubicacin de la tienda para su acomodo. El encargado debe seguir el flujo de las flechas para trasladar la mercanca a su lugar El encargado de la ruta debe trasladar la mercanca a la ubicacin de la tienda Una vez ubicada la mercacna en su lugar el encargado debe acomodar las cajas. Debe revisar la etiqueta y los letreros de las tiendas para saber donde debe depositar la caja de la tienda. El encargado debe depositar la caja del proveedor en cada una de las tiendas. POLITICA 23 El encargado de la ruta debe acomodar las cajas de manera que se vea la etiqueta. Debe dejar un espacio alrededor de la tarima para una persona para poder revisar las cajas. Debe procurar que la mercanca quede tarima por da. Debe mantener las cajas en buen estado. Es responsabilidad del encargado que todas las cajas esten en su lugar para no retrasar el envo. Al final del da debe anotar en el pizarron de embarque la cantidad de cajas recibdas por tienda diario. Revisar Procedimiento de Indicador de Impacto de Final Proveedores. 44
6 10.6 POLTICAS: No. De Responsable Actividad Descripcin Poltica. 22 Encargado de La Ruta Cubicaje Cajas El encargado de la ruta deber medir las cajas y pasar las medidas al supervisor de recibo y a la mesa de control de los proveedores nuevos para determinar si se recibe no. 23 Encargado de La Ruta Mercanca en Ubicacin El encargado se debe hacer cargo de que la mercanca este en buen estado, que se vean las etiquetas, que haya espacio entre tarima y tarima para una persona, que tenga conocimiento de cuantas cajas tiene en cada tienda de su ruta, que estn en su lugar por tienda y de anotar el nmero de cajas recibidas diario en el pizarrn ubicado en el rea de embarques. 45
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