Tablici

[Adah Orhenkowski]

Podatke u tablici programa Excel možete brzo zbrojiti tako da omogućite redak zbroja, a zatim upotrijebite jednu od nekoliko funkcija dostupnih na padajućem popisu za svaki stupac tablice. Zadani odabiri retka zbroja koriste funkciju SUBTOTAL, koja vam omogućuje da uvrstite ili zanemarite skrivene retke tablice, no možete koristiti i druge funkcije.

Vidjet ćete da je Excel stvorio sljedeću formulu: =SUBTOTAL(109,[Srednji]). Ovo je funkcija SUBTOTAL za SUM, a to je i formula strukturirane reference, koja je isključivo za tablice programa Excel. Saznajte više o korištenju strukturiranih referenci s tablicama programa Excel.

Možete umetnuti jedan ili više rezača da biste brzo i učinkovito filtrirali podatke. Rezači sadrže gumbe koje možete kliknuti da biste filtrirali podatke, a oni ostaju vidljivi s podacima da biste uvijek znali koja se polja prikazuju ili skrivaju u filtriranoj zaokretnoj tablici.

Da biste filtrirali prema određenim natpisima redaka (u kompaktnom rasporedu) ili natpisima stupaca (u strukturi ili tabličnom rasporedu), poništite potvrdni okvir Odaberi sve, a zatim potvrdite okvire pokraj stavki koje želite prikazati. Možete filtrirati i unosom teksta u okvir za pretraživanje.

Pomoću filtra izvješća u zaokretnoj tablici možete brzo prikazati različit skup vrijednosti. Stavke koje odaberete pomoću filtra prikazuju se u zaokretnoj tablici, a stavke koje ne odaberete bit će skrivene. Ako želite prikazati stranice filtra (skup vrijednosti koji odgovara stavkama odabranog filtra izvješća) na posebnim radnim listovima, moguće je odabrati tu mogućnost.

Da biste promijenili redoslijed polja, u području Filtri, povucite polja u željeni položaj ili dvokliknite polje pa odaberite Premjesti prema gore ili Premjesti prema dolje. Redoslijed filtara izvješća odražavat će se u zaokretnoj tablici.

U okviru Filtriraj polja po stupcu unesite ili odaberite broj polja za koja želite da se prikazuju prije korištenja drugog stupca ili retka (na temelju postavke Rasporedi polja koju ste naveli u prethodnom koraku).

Ako želite na polje primijeniti više filtara ili ne želite da se prikazuju gumbi Filtar u zaokretnoj tablici, slijedi način na koji možete te i druge mogućnosti filtriranja uključiti ili isključiti:

Rezači sadrže gumbe koje možete kliknuti da biste filtrirali tablice ili zaokretne tablice. Osim brzog filtriranja, rezači također označavaju trenutno stanje filtriranja, što olakšava razumijevanje onoga što se trenutno prikazuje.

Ako imate aplikaciju Excel za stolna računala, pomoću gumba Otvori u programu Excel možete otvoriti radnu knjigu i u njoj stvoriti nove rezače za podatke zaokretne tablice. Kliknite Otvori u programu Excel pa filtrirajte podatke u zaokretnoj tablici.

Da biste prikazali automatski filtar, odaberite strelicu padajućeg izbornika Filtar , koja ovisi o izgledu izvješća.

Jedan stupac


Zadani izgled prikazuje polje Vrijednost u području Reci

Da biste filtrirali prema određenim natpisima redaka , odaberite Filtar, poništite potvrdni okvir Odaberi sve, a zatim potvrdite okvire pokraj stavki koje želite prikazati. Možete filtrirati i unosom teksta u okvir za pretraživanje.

Kad u odjeljku Stupac ili Redak ima više polja, možete ponoviti nazive grupa za sva polja u tom odjeljku (izuzev zadnjeg polja navedenog u tom odjeljku). Kada se u odjeljku Vrijednosti nalazi više polja, također možete ponoviti nazive grupa za svaki stupac ili redak gdje se vrijednosti prikazuju.

Polja vrijednosti koriste funkcije, kao što su zbroj ili prosjek, za sumiranje podataka u zaokretnoj tablici. Možete odabrati s popisa funkcija pa promijeniti način prikaza rezultata. Primjerice, možete izračunati zbroj rezultata prodaje pojedinačnog prodavača, zatim prikazati rezultat kao postotak ukupne prodaje čitavog prodajnog tima.

Promjena načina izračuna vrijednosti: Dodirnite opciju ispod Prikaži kao. Primjerice, možete prikazati rezultat funkcije kao postotak Sveukupnog iznosa ili kao dio Trenutačnog ukupnog iznosa za polje redaka ili stupaca.

Ako imate više od jednog polja vrijednosti, možete odabrati i želite li prikazati ta polja kao retke ili stupce. Dodirnite pored Vrijednosti, zatim dodirnite Prikaži vrijednosti kao retke ili Prikaži vrijednosti kao stupce.

Prikaz ili skrivanje stupaca ili redaka Ukupno: Dodirnite pored polja Stupac ili Redak koji želite uređivati, zatim uključite ili isključite opciju Prikaži ukupno stupaca ili Prikaži ukupno redaka.

Kako unijeti redne brojeve u kolonu tabele u Wordu, a da se ne unosi jedan po jedan? Unosio sam redne brojeve pri unosu podataka u tabelu, ali mi se uvijek dogodi da neki broj preskočim, a radi se o tabeli od oko 5.000 unosa.

Ovo se može riješiti na više načina i zapravo u više programa - mnogima će vjerojatno prva reakcija biti iskoristiti Excel za to, jer je to nešto što se u Excelu često radi, no to se zapravo može obaviti i u Wordu.

Možete i u dokument u Wordu umetnuti tablicu koja ostaje Excelova tablica (Insert > Table > Excel Spreadsheet), dakle da je se uređuje Excelovim alatima unutar Worda ako kliknete na nju desnom tipkom miša > Worksheet Object > Edit, a možete je uređivati u u Excelu ako kliknete na nju desnom tipkom miša > Worksheet Object > Open.

Excel kao da je stvoren za takve stvarčice - bilo da listu popunjavate u njemu ili da u njemu stvorite niz rednih brojeva u prvom stupcu pa ih copy&pasteate u Word. U Excelu se to radi tako da se u prvu ćeliju upiše broj 1 (ili s kojim već brojem želite započeti niz), a u ćeliji odmah ispod upiše se formula u kojoj se tom broju iz ćelije iznad pribraja broj 1. Znači, ako ste u ćeliju A1 upisali vrijednost 1, u ćeliju A2 upisat ćete formulu

Dva su načina na koji možete dobiti konkretne redne brojeve, koji se neće mijenjati u slučaju da obrišete ili umetnete redak. Jedan je da iskoristite dinamično pobrojavanje, koje smo prikazali u prethodnom koraku, zatim kopirate te brojeve i onda iz posebno zalijepite, kao vrijednosti (Paste Special > Values).

Drugi način je da iskoriste funkcionalnost Fill, koja se nalazi u traci, u kategoriji Editing. U jednu ćeliju upišete broj od kojeg će se vršiti pobrojavanje, npr. 1. Zatim označite ćelije u tom stupcu u kojima želite brojeve (uključujući ćeliju s brojem 1), kliknete na Fill, odaberete Series i klinete OK.

Kao što smo rekli, Excel tu nije nužan - dotični problem vrlo lako se rješava pobrojavanjem u Wordu. Označite cijeli stupac u tablici ili barem ćelije u kojima želite redne brojeve. Potom jednostavno u glavnoj vrpci (Home) kliknete na gumbić za pobrojavanje - to je onaj odmah do gumbića s bulletima, dakle gumbić s brojevima 1, 2 i 3 jednim ispod drugog, a u nastavku imaju crtice. Nakon toga označene ćelije će biti ispunjene rednim brojevima.

Ovisno o regionalnim postavkama moguće je da će tu biti obični brojevi ili možda s predomislite pa umjesto rednih brojeva poželite desnu zagradu iza broja - jednostavno kliknete na trokutić desno od tog gumba i iz padajućeg okvira odaberete željeni oblik brojeva.

Primijetite da su tako dodani brojevi dinamični, odnosno ako obrišete neki redak, ti redni brojevi više neće odgovarati podacima s kojima su bili povezani. Ako je ovo možda nejasno - recimo da je trenutno pod rednim brojem 9. naveden Marko, a obrisali ste Filipa, koji je bio pod rednim brojem 8. Nakon brisanja, sad će Marko biti naveden kao 8. U slučaju da vam trebaju statični brojevi, znači da Marko unatoč brisanju bude i dalje naveden pod brojem 9., odnosno da iza 7. ide 9. pošto je redak 8. obrisan, i to se da riješiti i to tako da cijeli stupac kopirate i onda iza tablice zalijepite kopirano bez oblikovanja.

Dakle, nakon što ste kopirali cijeli stupac, kliknete iza tablice desnom tipkom miša i iz padajućeg izbornika pod Paste Options kliknete na posljednju opciju - Keep Text Only. Ako ste slučajno normalno zalijepili kombinacijom tipki Ctrl+V, uz pasteanu tablicu stajat će vam gumbić (Ctrl) - kad kliknete na njega, dočekat će vas izbornik s prethodno opisanom opcijom Paste Options.

Nakon što ste zalijepili bez oblikovanja, dobili ste svaki redni broj u svom redu, bez da su u stilu pobrojavanja - sad su obični tekst. Sad vam još samo preostaje copy&pasteati ih u tablicu - možda najbolje u novi stupac, da ne morate uklanjati oblikovanje iz dosadašnjeg stupca za pobrojavanje. Prije nego ih zalijepite (pasteate), označite cijeli stupac u tablici - u suprotnom će vam se svi brojevi zalijepiti u prvu ćeliju stupca, umjesto rasporediti svaki u svoju ćeliju.

c80f0f1006