Como Organizar Carpetas En Drive
Cdztattoo Barreto
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Google Drive es una solucin muy prctica para almacenar tus documentos online cuando haces teletrabajo, porque te permite tener todos esos documentos sincronizados entre diferentes dispositivos y tambin porque te facilita compartirlos con tus compaeros de trabajo. Pero es importante tenerlos muy bien organizados y mantener un cierto orden, porque si no lo haces tu Google Drive puede acabar convertido en todo un caos. A continuacin, te voy a dar algunos consejos para mantener tu Google Drive muy bien organizado. Y el primero de ellos es el ms bsico: renombrar tus archivos adecuadamente. Aqu tenemos un ejemplo muy claro, con esto de audio-1 y audio-2, la verdad no queda nada claro de qu va cada uno de estos ficheros MP3. As que lo ms recomendable es renombrarlos con un nombre que tenga cierto significado y que luego te permita encontrarlos ms fcilmente. Para renombrar un fichero en Google Drive, es tan sencillo como hacer clic con el botn secundario del ratn encima de l y en el men desplegable que aparece escoger la opcin Cambiar nombre. Aqu, por ejemplo, si yo s que estn grabadas unas cuantas acciones del equipo de marketing, pues le pongo justo ese nombre y le doy a Aceptar. Y con esto, este nombre es mucho ms descriptivo; me permitir localizar este fichero ms fcilmente cuando lo necesite. El siguiente consejo es utilizar carpetas. Con las carpetas podrs tener tus ficheros mucho ms organizados, si no, simplemente todos aqu juntos, mezclados, de todo tipo, en fin, esto es un poco desastre. As que vamos a crear una carpeta. Puedes hacerlo de dos maneras: o bien clic con el botn secundario del ratn en cualquier espacio en blanco de la pgina de Google Drive que est fuera del listado, por ejemplo, aqu mismo, clic derecho y aqu vemos la opcin de Nueva carpeta, o bien usando el botn que est en la esquina superior izquierda, el que pone Nuevo. Hacemos clic, aparece el mismo men, y tambin con la opcin Carpeta. Hacemos clic de nuevo, le ponemos un nombre, como, por ejemplo, Imgenes, as. Y aqu tenemos la carpeta de Imgenes y podemos empezar a meter en ella todos los ficheros que sean imgenes en lugar de tenerlos aqu todos mezclados con presentaciones, con documentos, con hojas de clculo, etc. Para meterlos en la carpeta, es tan fcil como tomarlo con el ratn y arrastrarlo encima de la carpeta. El siguiente, por ejemplo, tambin. El tercer consejo es hacer uso de las categoras de Reciente y Destacados que tienes en el men de la parte izquierda de la ventana de Google Drive. En el de Reciente, aparecen los ficheros que has abierto ms recientemente, de forma que si ves uno que sueles consultar a menudo, seguro que aparece aqu. Y en el de Destacados, una serie de ficheros que marcas de forma especial para tenerlos siempre ms a mano o que te sea ms fcil y ms rpido localizarlos. Para hacer que un fichero aparezca aqu en la seccin de Destacados, pues tienes que localizar ese fichero, por ejemplo, desde la unidad, buscamos el que hemos renombrado antes, el de acciones de marketing, clic en el botn secundario encima de su nombre y escogemos la opcin Aadir a Destacados. Ahora, si vamos a esa seccin, lo veremos ah, aqu est. Para acabar, una ltima opcin es la de utilizar los llamados Espacios de trabajo, aunque esta opcin est limitada a Google Workspace, que es un servicio de la empresa que te permite utilizar los servicios de Google pero con el nombre del dominio de tu propia compaa. Si ese es tu caso, como, por ejemplo, aqu, tendrs tu propio Google Drive y vers que en el men de la parte de la izquierda de la pantalla, adems de las secciones que hemos visto antes, como, por ejemplo, Reciente o Destacados, hay otra seccin que se llama, Prioritario. Si hacemos clic aqu, veremos que aparecen algunos ficheros que hemos abierto recientemente, y adems aqu abajo hay una cosa que se llama Espacios de trabajo. Se trata de una serie de espacios en los que puedes guardar documentos, archivos, a los que accedes con frecuencia y que quieres tener mejor organizados y localizados, pero sin necesidad de sacar de su ubicacin actual, es decir, no hace falta que los muevas de carpeta, sino que los organizas en un espacio de trabajo comn. Para crear uno, simplemente haz clic en el botn Crear espacio de trabajo y ponle un nombre. Por ejemplo, estos van a ser los Proyectos del Q3. Le damos al botn Crear y a continuacin nos sugiere algunas cosas, algunos documentos que podemos ya empezar a meter en este espacio. Y si no, simplemente haces clic en Seleccionar otros archivos y a la derecha se abrir una columna en la que puedes escoger tambin algunos de los documentos que tienes en tu Google Drive y meterlos en ese espacio de trabajo. De esta forma, ya sea con carpetas, con espacios de trabajo, o simplemente teniendo cuidado con el nombre que les pones, tendrs tu espacio de Google Drive mucho mejor organizado y sers ms eficiente en tu teletrabajo.
como organizar carpetas en drive
Google Drive es el motor de Google Workspace y el giro de la aplicacin, la convierte en una de las ms relevantes de estos das porque permite crear, editar y almacenar archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, pero sobre todo, trabajarlos de forma colaborativa.
Tiene una capacidad de bsqueda asombrosa que permite ahorrar mucho tiempo y cuenta con funciones que pueden ayudarte a trabajar de manera ms eficiente. En este artculo te damos 10 consejos para organizar mejor tu Google Drive.
Una convencin de nomenclatura es la forma en que nombras tus archivos. Esta es una recomendacin de la vieja escuela, pero sigue siendo til. Aunque Google Drive te permite nombrar tus archivos como quieras, es importante ser coherente.
En la mayora de los casos, no hay ninguna razn para incluir el nombre del tipo de archivo porque Google Drive te permite ver el cono del archivo y filtrar por tipo, como Documentos, Presentaciones, etc.
Si necesitas agregar una fecha, puedes incluir da, mes y ao. Sin embargo, recuerda que Google Drive te permite ver la ltima vez que abriste o editaste un archivo, por lo que puede no ser necesario agregar una fecha. Si necesitas abreviar, te recomendamos usar letras maysculas para ayudarlo a recordar.
Google muestra de forma predeterminada los archivos en orden alfabtico, por lo que esto tambin te ayuda a ver las cosas con mayor claridad en lugar de nombrarlas con diferentes versiones del mismo ttulo. En pocas palabras, elige el sistema que funcione mejor para ti y apgate a l.
Una vez que determines las convenciones de nomenclatura, querrs organizar las cosas en carpetas y subcarpetas. Para ver tu lista de carpetas actual, haz clic en la flecha desplegable junto a Mi unidad. Desde ah puedes hacer clic y arrastrar fcilmente archivos a carpetas.
Al desplegar Mi Unidad, siempre aparecern primero las carpetas con nmero y despus las que comienzan con letras. Combinar ambos sistemas (colores y nmeros) puede resultar muy til a la hora de asignar relevancia, urgencia, categoras, etc.
Agregar el smbolo # ayuda a agrupar los nmeros de una manera nica, por lo que cuando buscas, no obtienes todo lo que tiene el nmero uno, solo #001. Este es un consejo que se recomienda para nombrar documentos compartidos con tu equipo de trabajo, que a su vez, nombrar tus archivos y carpetas de Google relacionados.
Utiliza espacios de trabajo para organizar archivos sin moverlos. Estos te permiten recopilar un conjunto privado de archivos de trabajo para un fcil acceso continuo. Agregar archivos a un espacio de trabajo no afecta su ubicacin de almacenamiento ni sus permisos, solo agrega archivos para ayudarte a encontrarlos ms rpido.
En espacios de trabajo, podrs ver sugerencias inteligentes de contenido relacionado para agruparlos y facilitar el acceso, como varios archivos relacionados con el mismo proyecto. Tambin puedes crear tus propios espacios de trabajo personalizados que recopilen los archivos a los que tengas acceso, incluido el contenido almacenado en Mi unidad y varias unidades de equipo.
Al organizar Google Drive en carpetas, puede ser difcil decidir exactamente en dnde guardar ciertos archivos. Por ejemplo, el borrador de este articulo del blog debera estar en mi carpeta Artculos o Consejos de Google?
Tambin puedes agregar los archivos de la seccin Compartidos conmigo de Google Drive haciendo clic con el botn derecho en el archivo y seleccionando Agregar a Drive. O bien, selecciona el archivo y haz clic en el cono Agregar a la unidad del men.
Cada vez hay ms empresas moviendo sus documentos a este tipo de aplicaciones, pues la colaboracin entre equipos de trabajo ayuda a intercambiar ideas, tener una participacin equitativa y resolver problemas.
- Comercializadores: como especialistas en marketing, trabajamos con una gran cantidad de archivos: grficos, videos, hojas de clculo, presentaciones y ms. Cuando estos archivos estn dispersos en carpetas o se guardan al azar, encontrar el activo adecuado se convierte en una bsqueda del tesoro. Una organizacin adecuada agiliza nuestro flujo de trabajo, permitindonos centrarnos en tareas estratgicas en lugar de buscar ese archivo de logotipo esquivo.
- Directores de proyectos: para los directores de proyectos, los archivos organizados significan menos cuellos de botella. Imagine un escenario en el que el lanzamiento de una campaa crtica se retrasa porque el texto final del anuncio est oculto en la carpeta del escritorio de alguien. Al estructurar los archivos de manera lgica, los gerentes de proyectos se aseguran de que todos tengan acceso a los materiales correctos en el momento adecuado.
- Creadores de contenido: los escritores, diseadores y editores de vdeo prosperan cuando sus activos creativos estn claramente categorizados. Cuando les llega la inspiracin, no deberan perder el tiempo buscando borradores de blogs antiguos o imgenes de archivo. Un sistema bien organizado permite a los creadores de contenido dar rienda suelta a su creatividad sin obstculos.
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