Como Hacer Un Diagrama De Flujos
Martial Salleh
Los diagramas de flujo son perfectos para visualizar procesos complejos en un equipo. En este artculo, aprenders el significado de los diferentes smbolos de un diagrama de flujo, en qu casos son tiles y los tipos de diagramas de flujo que se pueden implementar en el trabajo. Adems, puedes descargarte una infografa para que siempre tengas a mano tu gua de diagramas de flujo. Actualizacin 25/01/24: En esta actualizacin hemos aadido ms detalles que te ayudarn a entender cmo hacer un diagrama de flujo.
Los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth presentaron esta herramienta por primera vez en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecnicos (American Society of Mechanical Engineers ASME) en 1921. Desde entonces, los diagramas de flujo han servido para perfeccionar, estandarizar y optimizar procesos en diversos sectores.
Si quieres saber ms acerca de los diferentes tipos de diagramas de flujos y de los smbolos de un diagrama de flujo, sigue leyendo. Tambin te contaremos cmo hacer un diagrama de flujo y te daremos algunos ejemplos que esperamos te sirvan de inspiracin.
Un diagrama de flujo o flujograma es una representacin grfica y secuencial de un proceso o flujo de trabajo con todas las tareas y actividades principales necesarias para lograr un objetivo comn. Para que visualmente se pueda representar la sucesin de tareas y la relacin entre ellas se utilizan smbolos como flechas, rombos, rectngulos o prismas.
Seguro que habrs visto que existen varios diagramas de flujo. Un diagrama de flujo permite por ejemplo, seguir los pasos de un proceso de headhunting, identificar de forma fcil en qu fases del proceso ests implicado y tambin ayuda en la toma de decisiones.
No todos los miembros del equipo tendrn el tiempo (o los recursos) para leer detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los diagramas de flujo son muy tiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo, entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera rpida y sencilla.
Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y complicadas cuando estn dispuestas en un diagrama de flujo. Los diagramas de flujo tambin pueden ser tiles para ver las consecuencias de esas decisiones, lo que facilita la anticipacin y argumentacin de los pasos a seguir.
Los diagramas de flujo son muy tiles para descubrir cuellos de botella o inconvenientes antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del proceso entero en esta gua visual, puedes seguir cada paso y, a la vez, garantizar que se dediquen el tiempo y los recursos suficientes para cada tarea.
Como es muy fcil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible detectar en qu etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un momento dado. Simplifica muchsimo el seguimiento del progreso y tambin ofrece un panorama general excelente de las tareas que falta finalizar.
Crear un diagrama de flujo no es slo beneficioso para tu empresa, sino tambin para tu vida cotidiana. A continuacin, enumeramos algunas ventajas clave asociadas con la utilizacin de diagramas de flujo:
Una de las ventajas ms significativas al emplear un diagrama de flujo es la capacidad de visualizar y comprender los procesos de una operacin compleja de manera simple y accesible. En diversos sectores, como la fabricacin, la logstica y la administracin, muchas empresas utilizan estos diagramas para representar de manera precisa las secuencias de procesos esenciales. Asimismo, los diagramas de flujo pueden ser tiles para que las partes interesadas comprendan fcilmente los flujos de trabajo de tu empresa.
Los diagramas de flujo son tiles en reuniones en las que tu equipo necesita entender y comunicar procesos fundamentales. Simplificar una operacin compleja mediante smbolos de diagramas de flujo y estandarizaciones constituye una forma efectiva de comunicar con claridad informacin que, de otra manera, sera difcil de discutir.
Utilizar un diagrama de flujo para describir los procesos de una empresa se convierte en una excelente manera de documentar tareas y comprender el progreso en su ejecucin. Los diagramas de flujo sirven como una estrategia efectiva para complementar la documentacin con elementos visuales, facilitando as la comprensin y seguimiento de las actividades empresariales.
Los diagramas de flujo van desde ilustraciones rpidas hechas a mano para ayudar a documentar o planificar un proceso hasta diagramas de flujo de trabajo complejos generados con algn software exclusivo para tal fin. Para que fuera ms fcil entender los flujos de trabajo en los distintos equipos, departamentos e incluso sectores, el American National Standards Institute (ANSI) estableci estndares oficiales en la dcada de 1960 que la International Organization for Standardization (ISO) adopt en 1970 y se han actualizado y mejorado continuamente desde entonces. La ltima versin de este estndar es la confirmada en 2019.
Cuando leas un diagrama de flujo, hazlo siguiendo los estndares occidentales. Es decir, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Ten en cuenta que existen ms de 30 smbolos estandarizados para crear diagramas de flujo. Los smbolos pueden indicar algn proceso o documento, decisiones que hay que tomar y mucho ms.
Una vez que conoces lo que representa cada smbolo, puedes leer o crear casi cualquier tipo de diagrama de flujo y entender mejor el proceso visualizado. Cuando crees un diagrama de flujo en el que se utilicen diferentes formas y smbolos, incluye una leyenda para que los dems compaeros de equipo puedan entenderlo.
Como los diagramas de flujo son herramientas muy potentes, se usan en muchos campos y sectores del mercado. Puedes verlos en educacin, ventas y marketing, negocios, ingeniera o fabricacin. Los diagramas de flujo se pueden hallar prcticamente en cualquier lugar.
Dependiendo del tipo de proceso que pretendes visualizar, tal vez te convenga usar algn tipo de diagrama de flujo en particular. Mark A. Fryman, en su libro Quality and Process Improvement (Mejora de los procesos y la gestin de calidad), 2002, afirma que hay cinco tipos de diagramas de flujo desde la perspectiva de los negocios:
El diagrama de flujo de decisiones ayuda a explicar las medidas que se toman para justificar una decisin. Este tipo de diagramas de flujo es muy til para anticipar las consecuencias de diferentes decisiones.
Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creacin del producto y su orden secuencial. Este tipo de grficos pueden constituir documentacin muy til para cuando lances un producto nuevo o mejores el proceso de produccin.
En un diagrama de flujo de procesos se muestra cmo se obtendr cierto resultado con un proceso. Probablemente crees un diagrama de flujo de este tipo para mejorar algn proceso que ya uses o para implementar uno nuevo.
Algunos de los tipos ms populares de diagramas de flujo fueron acuados por Alan B. Sterneckert en su libro de 2003, Critical Incident Management (Gestin de incidentes crticos) e incluye las siguientes clasificaciones:
Puedes hallar un diagrama de flujo para documentacin de procesos en nuestro artculo sobre la documentacin de los procesos y echar un vistazo a los diagramas de PERT para ver algn otro ejemplo muy comn.
Para saber cmo hacer un diagrama de flujo necesitars definir el propsito y el alcance, ordenar las tareas cronolgicamente, despus organizarlas por tipo y smbolos de un diagrama de flujo, dibujar el diagrama y perfeccionarlo. Independientemente de que escribas el diagrama de flujo en un cuaderno o de que uses una plantilla para trazar un proceso oficial, tendrs que seguir estos cinco pasos para generar un diagrama de flujo til y razonable:
Define el propsito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la herramienta para diagramas de flujo, define el alcance del proyecto y el propsito del proceso. Pregntate qu se debera cumplir con tu proyecto y cules seran las fechas adecuadas de inicio y de fin.
Pon las tareas en orden cronolgico. Dependiendo de los tipos de diagramas de flujo que crees, tal vez te convenga revisar la documentacin que tienes, consultar a algunos miembros del equipo sobre sus experiencias anteriores u observar algn proceso en curso. Todo esto puede ayudarte a redactar algunos de los pasos en forma de lista antes de crear el primer borrador del diagrama de flujo.
Organiza las tareas por tipo y smbolo del diagrama de flujo. Una vez que tienes todas las tareas escritas y organizadas en forma cronolgica, asgnalas al smbolo correspondiente para prepararte y dibujar el diagrama de flujo.
Confirma y perfecciona el diagrama de flujo. Recibir una segunda, tercera o incluso una cuarta opinin sobre el diagrama de flujo puede resultar muy til para detectar cuellos de botella o problemas potenciales y darte la posibilidad de perfeccionar el diagrama antes de iniciar el proceso.
En un diagrama de flujo se visualizan todos los pasos que deben seguirse y esto incluye tambin los envos de informacin y documentacin, los momentos de toma de decisiones, las entradas y las salidas. Este nivel de detalle hace que los diagramas de flujo sean especialmente interesantes en procesos individuales. Se utilizan, de hecho, para disear nuevos procesos o revisar un proceso existente.
En cambio, un mapa de procesos te mostrar todos los procesos de una organizacin o unidad de negocio. As, en un mapa de procesos podrs ver los procesos ms estratgicos, los procesos auxiliares y los procesos ms operativos.
Si buscas empezar a mejorar tus procesos y flujos de trabajo, crea una plantilla de tu proceso de trabajo. Una vez que tengas esta plantilla creada podrs replicarla y ser mucho ms fcil introducir cambios o mejoras.
Los diagramas de flujo facilitan la vida, si te interesa usarlos, recomendamos utilizar integraciones con aplicaciones o programas informticos como Lucidchart para crearlos. Gracias a la integracin de Lucidchart + Asana se pueden integrar diagramas de flujo, flujos de trabajo y mapas de procesos en los proyectos de Asana. Elige entre cientos de plantillas para crear todos los diagramas de flujo que necesites.
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