Esempio di gestione mailing di istituto centralizzata

[Michele Lanzetta]

Riporto una soluzione tecnica semplice ed economica per la gestione capillare e tempestiva delle informazioni (circolari su scioperi, maltempo, eventi, iniziative ecc.).

Anche questo tema è stato prospettato in varie sedi per iscritto e verbalmente con interlocutori istituzionali dell'istituto.

Già a partire dal prossimo anno bisognerà che sia la scuola all'atto delle iscrizioni (e non dovrebbe essere l'iniziativa individuale dei singoli rappresentanti) di raccogliere gli indirizzi email delle famiglie.

Occorre registrarne più di una per ridondanza, es. di ENTRAMBI i genitori (non una sola per famiglia) e creare d'ufficio mailing list per classi, da gestire centralmente. coll...@tongiorgi.it mazz...@tongiorgi.it ecc.

Gli stessi rappresentanti, insegnanti e singoli genitori, si possono avvalere di queste mailing list.

Non è maggior lavoro, è minore lavoro, poiché per comunicazioni varie è molto più semplice scrivere una mail e cliccare, che fare circolari, protocollare, stampare distribuire ecc. ecc.

E' ovvio che non si raggiungono coloro che non hanno email (?), ma la catena informativa breve offre migliore garanzie di quella tradizionale. In pratica, meglio raggiungere l'80% tempestivamente che il 100% nella metà (50%) delle situazioni e all'ultimo minuto.

Di fatto devo anche aggiungere che l'email che raggiunge direttamente il genitore è più efficace della trascrizione sul diario tramite il bambino attraverso l'insegnante, che spesso viene firmata senza dare seguito, mentre dell'email rimane traccia presso i genitori.

Per alleggerire ulteriormente il carico sull'amministrazione, la raccolta di email si può fare direttamente tramite modulo web (chi ha una mail, ovviamente ha la possibilità di accedere al web) o scrivendo una email ad un apposito indirizzo (diciamo un'ora di lavoro per realizzare il sistema una volta, per tutti gli anni a venire).

Michele LANZETTA

Il giorno 6 dicembre 2014 12:29, Michele Lanzetta <lanz...@unipi.it> ha scritto:

Grazie per l'importante sollecitazione (in calce).

Propongo una soluzione, già sperimentata da qualche anno - anche se non ve ne siete accorti.

Mi soffermo sull'aspetto tecnico, poiché non voglio pensare che vi sia interesse di qualcuno a non fare circolare informazioni ;)

Mi scuso in anticipo per la lunghezza del messaggio nell'interesse della chiarezza. Utilizzare i collegamenti riportati per approfondimenti.

Vengo all'informazione.

A titolo di esempio, vi informo che ho ricevuto la circolare in classe da mia figlia come credo tutti noi genitori.

Come faccio di solito, l'ho inserita sul calendario nel sito dei genitori (assieme a questa discussione).

Approfitto per ricordare che nel sito dell'istituto nella sezione i nostri blog figura anche quello creato in occasione della formazione dell'associazione genitori (scusate le cacofonie).

Il calendario eventi contiene un semplice calendario google al quale tutti i genitori sono invitati a contribuire. Tra i vari autori, ad esempio, una genitrice che non conosco personalmente della Filzi mi ha chiesto di essere inserita come autore, ha fatto lo sforzo di imparare come contribuire e ha continuato ad aggiornarlo per la sua scuola. Avendo io figli su Mazzini, Collodi e Parmeggiani, al momento il calendario contiene già una buona panoramica.

Questo calendario è utile per evitare sovrapposizioni di eventi e sapere anche "cosa succede oggi" ecc.

E' possibile inserirlo sul proprio telefono in modo da impostare promemoria sugli eventi ai quali si è interessati (es scioperi, assemblee, ricevimenti, feste, convegni ecc.).

Chi volesse provare può aggiungere il calendario Tongiorgi ai propri calendari google utilizzando il seguente ID univoco a2bjbj5hdiu9l...@group.calendar.google.com

Informazioni contenute nel calendario possono essere esportate ad altri siti in molti modi e formati, con un semplice collegamento.

Come ho già indicato a voce e in varie occasioni anche per email al nostro preside Lucio, che è un abile utilizzatore di google, e se avesse tempo lo farebbe certamente, che è possibile creare più calendari, es. per occupazione aule, per eventi istituzionali con i relativi ordini del giorno, anche dei quali per trasparenza sarebbe opportuno rendere pubbliche le informazioni ecc.

In questo modo i depositari dell'informazione potrebbero direttamente inserirla anche dal proprio telefonino come si fa con i promemoria e tutti riceverebbero potenzialmente istantaneamente la comunicazione (scusate le cacofonie) nel proprio calendario, senza dovere neppure fare lo sforzo di inserirla manualmente (come giornalmente faccio nell'interesse dell'Istituto).

A chi è arrivato in fondo, ricordo anche che a questa stessa autorevole lista di genitori ho posto lo scorso agosto la medesima questione della carenza di scambi informativi quando nessuno di noi aveva la scusa degli impegni quotidiani.

Silenzio totale.

Ho anche proposto l'uso di un sistema per la gestione dell'apprendimento che è LA soluzione al problema delle comunicazioni... anche su questo, nessuna reazione, dunque: inutile protestare.

Cordiali saluti,

Michele LANZETTA 

Il giorno 6 dicembre 2014 10:01, SABRINA SAISI <sabrin...@gmail.com> ha scritto:

Buongiorno a tutti !

Grazie Pietro per l'informazione! Almeno tu via whatsapp hai ricevuto la circolare!!! Io neppure cartacea  o a voce ! Concordo con te in tutto e per tutto! Cosa devo dire ai genitori ??? Che il 12 c'è un incontro ? Di cosa ? A che ora? Boh???? Spero che si possa risolvere il Problema "comunicazioni tempestive" ! Premetto che non posso tutti i giorni controllare il sito della Scuola per le news o eventuali circolari!  Grazie a tutti

Buona giornata

Sabrina

Il 06/dic/2014 09:31 "Pietro Bottici" <pietro...@gmail.com> ha scritto:

Ciao a tutti

Volevo evidenziare come non si sia ancora migliorata la comunicazione. Dopo tanti discorsi, proposte e idee, stamani ho ricevuto in real time via whatsapp la circolare con la convocazione della riunione del 12 p.v. sul l'osservazione astronomica alla quale si chiede di partecipare numerosi. Mi sembra quasi una battuta... Io l'ho già girata alla classe, ma non è possibile che si continui imperterriti a fare come al solito... Ogni volta che incontro i genitori della classe, mi chiedono se qualcuno ha interesse che le riunioni vadano deserte, dato che con tempistiche così ravvicinate tra convocazione e incontro difficilmente la gente si può liberare per partecipare! Ricordo, a mero titolo d'esempio, che all'ultima iniziativa hanno partecipato ben 8 persone... Riflettiamoci... Vogliamo partecipazione, allora impegniamoci a far circolare le informazioni. 

Chiedo al preside e alla vice preside, di evitare di organizzare incontri, magari anche con argomenti interessanti, se non ci sono i tempi di almeno 15/20gg per consentire all'informazione di raggiungere le famiglie. Così otterremo solo continui fallimenti (in termini di partecipazione)!

Scusate, ma ormai sapete che sono piuttosto schietto e mi da fastidio vedere iniziative lodevoli fallire per problemi organizzativi

--
Per partecipare a questo forum di discussione, con proposte, idee, segnalazioni ecc. è necessario essere iscritti (registrati).
Si può intervenire via email o tramite web come indicato di seguito.
Attraverso le impostazioni personali si può decidere quante email ricevere o consultare solo il sito.
---
Hai ricevuto questo messaggio perché sei iscritto al gruppo "Associazione Genitori Istituto Tongiorgi Pisa" di Google Gruppi.
Per annullare l'iscrizione a questo gruppo e non ricevere più le sue email, invia un'email a associazione-genitori-istitu...@googlegroups.com.
Per postare in questo gruppo, invia un'email a associazione-genitori-...@googlegroups.com.
Visita questo gruppo all'indirizzo http://groups.google.com/group/associazione-genitori-istituto-tongiorgi-pisa.
Per visualizzare questa discussione sul Web, visita https://groups.google.com/d/msgid/associazione-genitori-istituto-tongiorgi-pisa/BCF7926D-F2BA-43CF-B8E9-F4E623EF6481%40gmail.com.
Per altre opzioni visita https://groups.google.com/d/optout.

--
Per partecipare a questo forum di discussione, con proposte, idee, segnalazioni ecc. è necessario essere iscritti (registrati).
Si può intervenire via email o tramite web come indicato di seguito.
Attraverso le impostazioni personali si può decidere quante email ricevere o consultare solo il sito.
---
Hai ricevuto questo messaggio perché sei iscritto al gruppo "Associazione Genitori Istituto Tongiorgi Pisa" di Google Gruppi.
Per annullare l'iscrizione a questo gruppo e non ricevere più le sue email, invia un'email a associazione-genitori-istitu...@googlegroups.com.
Per postare in questo gruppo, invia un'email a associazione-genitori-...@googlegroups.com.
Visita questo gruppo all'indirizzo http://groups.google.com/group/associazione-genitori-istituto-tongiorgi-pisa.

Per visualizzare questa discussione sul Web, visita https://groups.google.com/d/msgid/associazione-genitori-istituto-tongiorgi-pisa/CAGyo7FQbDYt-i_pGq-XhsKR7FCpyVt7%2Br-eEp%3DJhkeTZEb91Qg%40mail.gmail.com.

Per altre opzioni visita https://groups.google.com/d/optout.