Re: أنواع المراسلات الإدارية Pdf
Cherrie Patete
يقصد بالمراسلات الإدارية طريقة التواصل بين الموظفين في كافة الشركات أو المؤسسات وهي ما يتم إرساله بين هذه الجهات المختلفة. وتهدف إلى تحقيق التواصل بين الإدارة وكافة الأقسام في المنشأة سواء هذه المراسلة مكتوبة ورقياً أو رقمياً.
1. الإيجاز: يجب على المراسلات القانونية والإدارية أن تتجنب التكرار وأن تكون موضحة الموضوع الرئيسي لها (خلاصة الموضوع ).
2. الوضوح والدقة وقوة اللغة: أن تكون اللغة المكتوبة بها المراسلات واضحة وصريحة ويعتبر الوضوح من أهم الخصائص الواجب توافرها في المراسلات الإدارية المقصود أن تكون اللغة واضحة باختيار الكلمات المناسبة والبسيطة وتكون بلغة سهلة ومتسلسلة.
3. استخدام الألفاظ التي تدل على التقدير والاحترام: يجب استخدام كافة العبارات والألقاب التي تدل على التقدير والاحترام المتبادل بين الكاتب والمستلم واستخدام الألقاب الوظيفية.. مثال على ذلك: سعادة أستاذ دكتور السيد.
3) المراسلات الدبلوماسية: وهي تلك المراسلات التي تتم بين ممثلين لدولتين سياسياً وغالبا ما يغلب عليها الطابع السياسي.
للمراسلات الإدارية أهمية كبيرة في تطوير وتنظيم العمل وتسهيل المعاملات وطريقة التواصل بين المؤسسات والشركات وتتبين فيما يلي:
1) سهولة الاتصال بين الأقسام الإدارية للمؤسسة دون الحاجة إلى لقاء المدراء أو رؤساء الأقسام أو موظفين بشكل مباشر بمعنى تسهيل واختصار الوقت والجهد بين الإدارات والمؤسسات.
2) ثانيا تعتبر المراسلات الداخلية بين الإدارات أو الخارجية وثيقة قانونية ولابد أن تكون موثقة من الجهة المرسلة ولابد من الرد عليها بطريقة رسمية.
المراسلات الإدارية هي وثائق قانونية ولابد من الاعتناء بها والحرص عليها وحفظها وأرشفتها ولابد من توثيقها والرد عليها بطريقة رسمية لأن هذه المراسلات تعتبر الوثائق الإدارية للجهة وتعتبر أهم المراجع الهامة التي يمكن الرجوع إليها في جميع الحالات سواء بطلبها أو الاستجواب أو التأكد من مراقبة خطة العمل وطريقة سيره وهي أيضا وثيقة (محرر رسمي) في حال نشوء خلاف للمحاكم.
جريدة الشرق موقع إخباري قطري شامل يتناول العديد من الأخبار الهامة والتغطيات الحصرية على مدار الساعة تغطية لآخر الأخبار القطرية والخليجية والدولية
تعتمد كل إدارة في كافة مستوياتها على الوثائق الإدارية كوسيلة لاتخاذ القرارات و التعبير عن إرادتها و تشترك كل هذه الوثائق في كونها ترتكز على الأعمال الكتابية. و المعروف أن لكل وسائل الاتصال المكتوبة في الجهاز الاداري دور تختص به عن غيرها.
لذلك حري بالموظف العمومي أن يكون ملما بالدور الذي ينبغي أن تقوم به كل مراسلة على حدة و بما أن كل واحدة من هذه الوسائل تختص بنوع معين من الاعمال فإن لأسلوبها أهمية كبيرة و لا يحق للمحرر أن يستعمل الوسائل المكتوبة كيفما يشاء و متى شاء بل عليه أن لا ينسى أن لكل منها دوره الخاص و عليه بالتالي أن يعمل على احترام اختصاصها و الدور الذي تؤذيه.
و المعلوم أن الوثائق الإدارية تصنف إلى وثائق إدارية إخبارية[1] و وثائق إدارية إثباتية[2] ووثائق إدارية للتعليمات[3] ثم وثائق إدارية عامة هذه الاخيرة تحيل على مجموع الوثائق التي تستعملها الإدارة بكثرة في تواصلها الداخلي بين مختلف المصالح الادارية المكونة لها أو في تواصلها الخارجي سواء في علاقتها مع الادارات الأخرى أو الأفراد. وعموما تشتمل الوثائق الإدارية العامة على المذكرة و ورقة الإرسال ثم الرسالة[4].
هذا و تعتبر الرسالة الادارية أسلوب يتم من خلاله التواصل داخل الادارة عبر الكلمة المكتوبة التي يصدرها المرسل الى المرسل اليه كما تحيل على كل رسالة متبادلة بين المصالح الإدارية أو كل رسالة تصدر عن الإدارة في اتجاه الإدارات الأخرى أو بين الإدارة و شخص ما. و الرسالة بهذا المعنى تقسم إلى نوعين أساسيين هما: الرسالة الإدارية المحضة ثم الرسالة الإدارية الشخصية.
و من هنا تبرز أهمية هذا الموضوع التي تتجلى في كون الرسالة الإدارية تحتل مكانة هامة في نشاط الإدارة العمومية على اعتبار أنها تعد من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري بحسبانها وسيلة فعالة تلبي حاجيات التبليغ الأساسية من خلال نقل المعلومات و إيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بالأمر. ناهيك عن اعتبارها وسيلة من وسائل التواصل الإداري التي لا غنى عنها[5].
تلعب المراسلات باعتبارها وسيلة من وسائل الاتصال دورا حيويا و هاما في تسيير أعمال الأجهزة و المؤسسات الحكومية. و ترمي الى المزيد من ربط أواصر التواصل و التعايش بين الادارة و المواطنين وتؤثر تأثيرا مباشرا في نقل المعلومات[6] ولما كانت الرسالة أهمها و أكثرها استعمالا يتطلب منا الوقوف عند تعريفها و شكلها (المطلب الأول) ثم أنواعها (المطلب الثاني).
و تعتبر الرسائل وسيلة الاتصال الاداري الأولى وتمتاز عن وسائل الاتصال الاخرى بمميزات هامة فهي تعزز وتؤكد المعلومات التي تم التوصل اليها بحيث يمكن الرجوع اليها اذا ما حدث لبس أو خلاف ما تم الاتفاق عليه.
فهي إذن وسيلة رئيسية من وسائل الاتصال وذلك من حيث انها تلعب دورا حيويا ومهما في جميع اجهزة الدولة وغير الدولة وتؤثر تأثيرا مباشرا وغير مباشر في اداء اعمالها والقيام بالواجبات والمسؤوليات المطلوبة منها و تتجلى أهميتها أيضا في كونها تشكل الصلة الحيوية التي تربط بين كل جهاز و المجتمع الذي يتعامل معه ذاك الجهاز[8].
لا بد للمحرر أن يراعي مجموعة من البيانات التي تخص تركيب صفحات الطبع و هي بيانات منها ما يتعلق بشكل الصفحة و نوعية الورق المستعمل و منها ما يرتبط بأبعادها.
تستعمل الورقة من وجهة واحدة ويجب ترك 4,5 سم في الهامش من الجهة اليمنى و 2 سم من الجهة اليسرى أما من أسفل الصفحة فيجب أن يحد النص ب 6,5 سم على الأقل فيما يخص الصفحة التي تحمل التوقيع (وهذا يهم بالخصوص وثيقة ذات صفحة واحدة) أو ب 3 سم إذا كان النص سيتابع على الصفحة الموالية وتترك كذلك 3 سم على الأقل من أعلى الصفحة بالنسبة للأوراق الموالية للصفحة الأولى.
كما أن علامة ..%.. التي توضع أسفل الصفحة من الجانب الأيسر تشير إلى أن النص لم ينته بعد وسيتابع في الصفحة الموالية.
ويفترض معرفة هذه القواعد من لدن الراقنات ذوات الخبرة الواسعة اللواتي ينبغي عليهن تطبيقها تلقائيا أثناء قيامهن بالعمل كما أن هذه القواعد تفيد المحرر الذي يضطر لمراجعة الوثيقة المرقنة لتصحيحها.
كما أن التقديم لا يخلو من أهمية لأنه يعطي الانطباعات الأولى حسنة كانت أم سيئة بالنسبة للمرسل إليه الذي يتلقى الوثيقة كما يعد التقديم الجيد أيضا من قواعد المجاملة والوضوح.
03c5feb9e7