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Donald
El software de gestin de tareas es actualmente uno de los programas ms populares. Segn la encuesta realizada por AffinityLive, el seguimiento diario puede reducir las prdidas de productividad en un 80%. El mismo documento tambin afirma que en los EEUU 19,3 millones de personas en servicios profesionales estn perdiendo 59 millones de horas a $150 por hora lo que causa 8,8 mil millones de perdidas cada da.
Los nmeros son enormes. No es de extraar que el software de gestin de tareas se est volviendo cada vez ms popular. Cuando se lo usa correctamente, puede ayudar a ahorrar tiempo, dinero y mejorar el compromiso de los empleados.
Algunas herramientas estn dedicadas principalmente a mercados especializados. Por lo tanto, un medio que funcione para un equipo puede que no sea la mejor solucin para un individuo. A veces es posible operar de diferentes formas dentro de una herramienta. Todo depende de tus necesidades, el tamao de la empresa, el campo de trabajo y otros aspectos que puedas considerar importantes.
Sin embargo, vale la pena considerar elementos como la flexibilidad, como puedes utilizar la app qu funciones te permiten para realizar integracin con otras aplicaciones para optimizar los procesos en diferentes plataformas.
Tambin es una buena idea buscar la versin de prueba gratuita que ayuda a descubrir la herramienta y saber si es adecuada para ti, tu empresa y tus empleados. Estos son los conceptos bsicos a tener en cuenta al buscar una solucin adecuada.
Si empiezas a buscar software de productividad, vas a encontrar miles de herramientas. No es fcil elegir entre todas las opciones disponibles. El mercado de herramientas para administracin de tareas ofrece varios sistemas. Algunos de los ms populares y que es posible que conozca son los siguientes:
Cmo funciona: Software agradable y fcil de usar para gestionar tareas, TimeCamp rastrea automticamente tus actividades y recopila todos los datos en informes y hojas de clculo completos y detallados. TimeCamp es un rastreador de tareas gratuito para un nmero ilimitado de usuarios.
Flexibilidad: TimeCamp es una app muy flexible. Ayuda a los equipos y a las personas a administrar tareas, las finanzas y a asignar recursos. Se alinea con su estructura organizativa para que mantengas la jerarqua para un flujo de trabajo fluido. Tiene informacin en tiempo real sobre el flujo de trabajo.
Integraciones: TimeCamp ofrece una variedad de integraciones con las apps de productividad ms populares, herramientas de gestin de proyectos, CRM y ms. La herramienta est disponible como web app, para escritorio (Windows, macOS, Linux), aplicacin mvil (iOS y Android) y extensin de Chrome. Dispone de una prueba gratuita.
Otras caractersticas: las caractersticas de TimeCamp te permiten automatizar procesos y optimizar el trabajo. Sus otras funcionalidades incluyen hojas de clculo ajustables con aprobaciones, rastreo por GPS, mdulo de asistencia enriquecido, grficos coloridos, revisin del tiempo facturable, de la productividad, asistencia, facturacin y muchos ms.
Cmo funciona: Toggl es un software de gestin popular y ampliamente utilizado. El software tiene una interfaz fcil de usar sin demasiados detalles, por lo que es adecuado para gestionar tareas de una manera simple. En Toggl puedes gestionar diferentes proyectos, tareas y clientes. Las etiquetas y los colores facilitan el desglose de las horas para ver intervalos de tiempo precisos en los informes.
Flexibilidad: Toggl ofrece un simple control de tareas con funciones bsicas. Es un sistema transparente que te permite gestionar tus tareas de manera sencilla con una interfaz intuitiva. Sin embargo le faltan funciones ms avanzadas.
Integraciones: Toggl se integra con numerosos softwares por lo que es fcil conectarlo a tus herramientas favoritas. Est disponible como web app, para escritorio (macOS, Windows) y mvil (iOS, Android).
Cmo funciona: Trello es una herramienta diseada para ayudarte a organizar tu tiempo y tareas. Puede ayudarte a realizar un seguimiento de tus tareas, as que te permite controlar todas tus tareas recurrentes y seguir el tiempo pasado en ellas con integraciones de registro de tareas. Con Trello puedes crear un espacio para toda tu empresa. Tambin existe la opcin de asignar personas a diferentes grupos (por ejemplo marketing, IT, soporte). En cada grupo puedes organizar pestaas para miembros de equipo y asignar tareas segn cul sea su funcin en el equipo.
Flexibilidad: Trello es una herramienta simple, pero gracias al repositorio de aplicaciones bien provisto, puedes mezclarlo y combinarlo con otro software para ajustarlo como lo necesites.
La herramienta te permite intercambiar informacin con otros empleados, miembros de equipo e incluso puedes invitar a personas de fuera de tu organizacin a trabajar en un proyecto comn. Puedes utilizar TimeCamp Planner para planificar libremente tu horario de trabajo, turno de empleados y crear todas las tareas que necesitas realizar. Reemplaza los hilos de correo electrnico largos y desordenados y permite a los equipos recopilar toda la informacin importante en un solo lugar.
Flexibilidad: TimeCamp Planner permite planificar y organizar tu flujo de trabajo de varias formas, tableros Kanban, vista de Calendario, diferentes espacios para diferentes equipos. Y hay ms funciones por desarrollar para que los equipos tengan mucha ms flexibilidad para el uso de la herramienta.
Integraciones: TimeCamp Planner se integra con TimeCamp, Gmail, Zapier, Google Calendar, Trello y Google Hangouts. Y habr ms ya que la herramienta an se est desarrollando. Est disponible como web app, app de escritorio y para dispositivos mviles (Android, iOS).
Otras caractersticas: el diseo flexible permite ver tres tableros a la vez, tu equipo y espacios (diferentes canales), chat, tarjetas con listas de tareas. Puedes convertir fcilmente parte de tu conversacin en una tarea. Cada tarea se puede ajustar, puedes establecer las fechas, asignarle personas, agregar etiquetas, listas de verificacin, descripcin, archivos, comentar, hacer que las tareas sean recurrentes.
Cmo funciona: Harvest realiza una gestin de los gastos estimados y reales para que siempre sepas si ests excediendo el presupuesto. Junto al rastreo automtico de tareas tambin est la app de hoja de clculo que te permite ver el trabajo de todos y las horas de inactividad, adems cunto tiempo se dedica cada uno a actividades particulares. Es fcil de usar.
Flexibilidad: Harvest es una solucin clsica con funcionalidades poco flexibles. Tiene mdulos separados pero est limitado a realizar un control de los gastos y el tiempo para ciertos proyectos.
Ideal para: Personas que desean controlar el tiempo dedicado al trabajo. Si ests buscando una solucin similar para revisar la asistencia de los empleados tambin puedes comprobar AllHours by MyHours como alternativa.
Cmo funciona: MyHours ofrece rastreo automtico en tiempo real. Ayuda a recopilar todos los datos necesarios sobre el tiempo del equipo, el rendimiento y las finanzas de la empresa. Tambin ayuda a gestionar la asistencia y el equipo.
Flexibilidad: MyHours es bastante flexible, ya que incorpora funciones sencillas de gestin de proyectos y seguimiento de tareas. El plan gratuito permite tener miembros de equipo y proyectos ilimitados. Sin embargo, si deseas gestionar la asistencia, debers cambiar a AllHours, la app de asistencia y hoja de clculo creada por MyHours. Eso puede ser un poco engorroso si no quieres cambiar entre diferentes apps.
Otras funciones: puedes realizar un seguimiento automtico de tareas o agregar entradas manualmente, categorizar y etiquetar tareas importantes, personalizarlas, resumir el tiempo o asignar tareas.
Cmo funciona: Las listas de tareas son una parte inseparable de la gestin exitosa del tiempo. Entonces si tienes problemas para recordar tus tareas, Remember The Milk puede ayudarte a mantener el curso. La herramienta tiene caractersticas adicionales que te ayudan a mantenerte productivo:
Flexibilidad: Remember The Milk es una simple app pero gracias a sus caractersticas puedes usarla de la manera ms flexible que necesitas, ya que te permite crear una lista de compras o para administrar proyectos complejos.
Integraciones: Puedes agregar y gestionar cada tarea desde Gmail, Google Calendar, Twitter y otras apps. Est disponible para la web, Mac, Windows, Linux, Apple Watch, iPhone, iPad, telfonos y tablets Android, BlackBerry 10 y Fire.
Cmo funciona: Clockify es un gestor de tareas gratuito para todos. Todo tu equipo puede usarlo sin importar cuntas personas estn incluidas. Es una app de registro de tareas y hoja de tiempo. Puedes usarla para realizar un seguimiento de las horas en diferentes proyectos y sincronizar el trabajo de tu equipo.
Flexibilidad: Clockify es bastante flexible, sin embargo los usuarios se quejan de que los mdulos no estn optimizados, lo que dificulta la automatizacin del trabajo. A pesar de eso compromete algunas funcionalidades de gestin de proyectos para ayudarte a gestionar tu equipo.
Integraciones: Clockify se integra con varias de las apps ms populares. Adems puedes conectar tus herramientas favoritas a travs de Integromat o Zapier, agregar tu propia herramienta o usar la extensin de APIBrowser (Chrome, Firefox), la aplicacin de escritorio (Windows, macOS, Linux), mvil (Android, iOS).
Otras caractersticas: Clockify tiene hojas de tiempo e informes que permiten ver toda la informacin sobre cada proyecto y equipo de forma transparente. Los informes completos te muestran informacin sobre el estado del trabajo, el presupuesto y el tiempo de trabajo. Clockify tiene muchas caractersticas menores que permiten estimaciones y clculos financieros precisos.
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