Olá Gisele e Pessoal, tudo bem?
Gisele, valeu pela iniciativa de abrir esse diálogo/brainstorming! Pensando livremente, e não sei se isso encaixa-se ou não nesse tópico (e se não encaixar, dê um alô blz?), mas duas soluções que poderiam ser desenvolvidas enquanto software livre/público a fim de ser universalizável para todos os municípios, estados e a própria união (que provavelmente já tem algo nesse sentido), são:
1. Um sistema de gestão de documentos no estilo do SPdoc <
http://www.spdoc.sp.gov.br/cidadao/>: ele gerencia o fluxo, mostra onde está o documento, mas não mostra o documento em si. Solução interessante para documentos e processos que circulam em papel;
2. Um sistema que supere a produção e circulação de documentos e processos em papel. Entre os vários motivos óbvios, a prática tem mostrado que é meio nonsense e leeento esse
modus operandi: cada resposta num processo em papel, que poderia tranquilamente seguir uma lógica de resposta num tópico de email como este, demora dias, semanas... é tosco, muito tosco! E já existe tecnologia disponível há pelo menos 20 anos para mudar-se o paradigma: email e anexos de email, por exemplo. Não vejo qualquer bom motivo para um processo, que circula por n secretarias/ministérios, ter que ir pra lá e pra cá em papel, exceto a inércia e incapacidade de inovação.
Pensando ainda livremente, parece-me que a parte mais "complexa" desse sistema seria:
a. Garantir que os assuntos das mensagens/tópicos sejam bem estruturados e padronizados (como são os números de processos em papel hoje, tipicamente);
b. Garantir que apenas usuários certificados poderão participar do tópico;
c. Permitir que em todas os momentos o tópico esteja aberto para visualização (transparência ativa).
Duvido que num Hack Day não saia uma solução só usando ferramentas livres já existentes, por exemplo... :)
My 2 cents!
Abraços!