KAT HİZMETLERİ DEPARTMANI İLE DİĞERDEPARTMANLAR ARASINDAKİ İLİŞKİLER
Admin
İLİŞKİLER
Kat hizmetleri departmanındaki işlevlerin yerine getirilmesi için
gerek departman içinde gerekse departman dışındaki bazı birimlerle
sürekli bilgi amacına uygun olarak yürütülmesi için kullanılan
ilgili raporlar ve bilgi alışverişinde bulunan departmanlarla ilgili
açıklamalara aşağıdaki bölümlerde yer verilmektedir.
Yönetim departmanı ile ilişkiler
Kat hizmetleri departman yöneticisinin genel yönetime karşı bazı
sorunlukları vardır. Bu sorumlulukların yerine getirilmesi
sırasında yukarıdan aşağıya "emir verme", aşağıdan
yukarıya " rapor verme" şeklinde oluşan bir bilgi akışı söz
konusudur.
Büyük otel işletmelerinde kat hizmetleri bölümünün sunacağı bu
raporlar personel birimine vermekte, personel bölümü aracılığı
ile yönetime gönderilmektedir. Bazı otellerde bu veriler direkt
olarak yönetime bildirilmektedir. Özellikle, orta ve küçük
ölçekli otellerde personel bölümünün görevini müdür ve müdür
yardımcıları yaptığı için, bu ilişki daha da belirgin bir hal
almaktadır. Yönetime sunulan raporlar şöyle sıralanabilir:
-Bölüm görev çizelgeleri veya işe devam çizelgeleri,
-Yıllık ve sezonluk genel bakım otel bakımı ( boya, badana,
halıların değişimi, mobilyaların bakımı v.b) ile ilgili
ayrıntılı raporlar,
- İş gücü ve malzeme konularında ekonomik yönetimlerin
önerildiği projeler,
- Bölüm bütçeleri.
Önbüro departmanı ile ilişkiler
Kat hizmetleri departmanının en fazla bilgi alışverişinde
bulunduğu bölüm önbüro'dur. Çünkü, kat hizmetleri departmanı
bu bağlamda, hizmetin satışa hazırlandığı yer; önbüro ise
hazırlanan malın satışını yapan yer olarak önemli bir fonksiyonu
yerine getirirler. Önbüro ile katlar arasındaki bilgi alışverişi
manuel, yarı manuel ve bilgisayar sistemi olmak üzere üç şekilde
yürütülür.
Önbüro ile kat hizmetleri departmanı arasındaki ilişkilerin
düzenlenmesinde şu raporlar kullanılır:
1. Grup memorandumları,
2. Housekeeper raporları,
3. Check-out ,check-in listeleri,
4. V.İ.P. formları,
5. Oda değişim formları,
6. Kayıp eşya formları,
7. İlave yatak formları,
8. Arıza emirleri.
Yiyecek-İçecek Departmanı İle İlişkiler
Bu bölüm ile kat hizmetleri departmanı arasındaki ilişkiler oda
servisinden boşların alınması ve gönderilen "ziyafet
emirlerine" göre salonların ve restoran keten takımlarının
hazırlanması şekline göre gelişir. Bu iki bölüm arasındaki
bilgi alış-verişi çok azdır.
Teknik Servis Departmanı İle İlişkiler
Kat hizmetleri departmanında ortaya çıkan çeşitli teknik
arızaların giderilmesi ve tasarruf önlemleri gibi amaçlarla kat
hizmetleri ve teknik bölüm arasında yoğun bir bilgi alış-verişi
yaşanır. Bu amaçla, "arıza formu" veya "tamirat
form"larından yararlanılır.
Muhasebe Departmanı ile İlişkiler
Muhasebe departmanı ve kat hizmetleri arasındaki koordinasyonun
sağlanması için, "personel devam çizelgeleri" ve "oda
mutakabat raporları" kullanılır.
Satınalma Departmanı İle İlişkiler
Kat hizmetleri departmanının yaptığı aylık envanterlerle veya
acil durumlarda ortaya çıkan malzeme alımlarını gerçekleştirmek
için bu iki bölüm arasında bilgi alış-verişine ihtiyaç vardır.
"sipariş formları" denilen basılı evrakların hazırlanması ve
satınalma bölümüne verilmesi ile malzemenin istenen zaman, kalite
ve standartlarda satın alma sağlanır.
Bazı otellerde merkezi satınalma politikasının benimsenmesi
durumunda, bölümler siparişlerini satınalmaya değil, bunun bir alt
bölümü olarak çalışan depoya yapmak zorundadır. Bu sistemde ise,
kat hizmetleri yöneticisi "ambar talep formları" ile depoya
başvurur. Depo sorumlusu daha sonra sipariş fişi hazırlayarak
malların satınalınmasını ve depoya teslimini sağlar. Burada
satınalma ile ilgili tüm işlemlerin yürütülmesi depo sorumlusu
aracılığı ile gerçekleştirilir.
Çamaşırhane İle İlişkiler
Otellerde müşteri, personel ve otel çamaşırının yıkanması,
tekrar katlar bölümüne teslimi sırasında önemli bir departman
içi bilgi alışverişi ortaya çıkar. Hazırlanan formlar ve bunlar
üzerindeki bilgilerle, otel çamaşırlarının ve müşteri
çamaşırlarının sayısal kontrolü yapılır. Bu formlar, müşteri
çamaşırlarının yıkama fiyatları ve doğru odalara teslimi de
hatasız olarak yapılır. Otel çamaşırlarının çamaşırhaneye
tesliminde "Oda Çamaşır Formu" kullanılır. Müşteri
çamaşırlarının tesliminde ise " Müşteri Çamaşır
Formu"ndan yararlanılır.
Kat Ofisleri ile İlişkiler
Kat hizmetleri departmanının iç koordinasyonu olarak da
adlandırılan bu tür bilgi alış verişinde, kat hizmetleri
yönetimi ile kat ofisleri arasındaki bilgi akışı ifade
edilmektedir. Bu süreçte, kat hizmetleri yöneticisi kat
görevlilerine yapacakları odalarla ilgili bilgileri ve belli bir
süre sonra kat görevlilerinden gelen "maid raorları" ile
onların yaptıkları oda sayısı, harcanan süre, arızalı, meşgul,
okey, sleep out, ilave yataklı oda gibi benzeri bilgileri alır. Bu
sayede; çalışanların belli bir sürede ne kadar iş yaptığı
belirlenir.
KAYNAK: Hasan Olalı, Turizm İşletmeciliği ve Yönetimi, İstiklal
matb
www.rotapazarlama.com