Proje Sorumluları Tarafından Hazırlanacak Dosyalar

[Yonca Alkan]

Selamlar,

Yine bir mail bombardımanına tuttum :)

Genel Kuruldan önce, her birinize ayrı ayrı teşekkür ederim. Gerçekten kendi adıma çok keyifli ve verimliydi, umarım sizde benimle aynı şeyleri hissediyorsunuzdur, zaten genel kurulda da detaylı konuşuruz.

Bu topluluğa ben geldiğimden beri neden bir arşivimiz yok diye yakınırım ve resmi olarak görevim bitmeden önce, sizlerinde yardımıyla bunu yapmak istiyorum.

Aşağıda sizden rica ettiğim şeylerin bir listesi var, bunları genel kurulda hepinizden rica ediyorum.

1 - Yazın yazdığınız vizyon, misyon ve hedeflerin revize edilmiş hali

2 - Proje Beratı (mailin ekinde mevcut) - Projede çalışmış herkesin isim soyisim telefon ve mail bilgileri

3 - Projeler için yazın yapılacak işleri sıralamıştınız, bunları daha gerçekçi bir şekilde WBS (Work Breakdown Structure) şeklinde yazmanızı rica ediyorum Proje Yönetimi Eğitiminde nasıl yapılacağını öğrenmiştik, İnternette de bununla ilgili örnekler mevcut. Ancak tüm topluluk dökümanlarında aynı formatı kullanmak adına hepinizin şu şekilde yazmasını rica ediyorum :

  

    Örnek : 1 - Birinci İşin Yapılması

                   1.1 Birinci işin x basamağının yapılması

                   1.2 Birinci işin y basamağının yapılması

                2 - İkinci işin yapılması gibi.

4 - WBS verilerinin Gannt Şeması haline getirilmesi ( el ile çizim dahil herşey kabul. Gannt Şeması çizimini de Proje Yönetimi Eğitiminde öğrenmiştik, gelemeyenler yine internetten araştırabilir)

5 - Etkinliği/işi planlarken dikkat edilmesi gereken stratejik noktalar nereler?   (dilekçe ne zaman verilmeli ya da afişler ne zaman asılmalı gibi)

6 - Yazın belirlediğiniz başarı göstergeleri ve bunların hangilerine ulaşabildiğiniz

7 - Yıl boyunca görüşülen kişilerin ya da kuruluşların iletişim bilgileri

8 - Örnek dilekçe, sponsorluk sözleşmesi vs lern eklenmesi (ekte dilekçe örneği ve sponsorluk sözleşmesi mevcut gerekli olanlar için)

9 - Etkinliklerin katılımcı listeleri, afiş örnekleri, varsa tanıtım yazıları

10 - Etkinliğin olumlu ve geliştirmeye açık yönleri ve etkinlik sorumlusu olarak sizin kapanış yazınız 

Ekte, benim 3 sene önce Sektör Sektör ARGE isimli bir etkinliğimiz için hazırladığım kapanış dosyası da var. Genel olarak böyle bir şey bekliyorum, o etkinlik çok daha geniş kapsamlıydı, o yüzden 41 sayfa olması gözünü korkutmasın :)

Bir kapak sayfası,bir içindekiler kısmı filan yapabilirseniz çok sevinirim. Kapak sayfaları yine herkeste aynı olsun, sağ üstte ARGET logosu, ......... etkinliği 2011-2012 yılı kapanış dosyası, hazırlayan ali veli. gibi bir ibare yeterli olacaktır.

Birde bütün bu belgelerinizi bir cd ye kopyalayarak dosyanızın içine koyarsanız çok süper olur, ulaşmak isteyenler için çok daha kolay olur :)

** Bu maili gruba da gönderiyorum, arşivimizde bundan sonra böyle şeyler olacağını bilsinler diye :)

*** Elinde yazın hazırladğı belgelerde eksik olan varsa bana mail olarak göndermişlerse daha önce, ben maillerden bulup gönderebilirirm.

Bunları Genel Kuruldan sonraki pazartesi günü yani 21 Mayıs 2012 tarihinde herkesten getirmesini bekliyorum, almadıklarımın yakasından düşmem haberiniz olsun!

Uzunca oldu mail, kusura bakmayın.

İyi geceler

Yonca