Re: 关于TEDx Potential Speaker的一系列邀请流程

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万新远

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Jun 22, 2012, 12:28:05 PM6/22/12
to Chex, tedxbeijing-in...@googlegroups.com, Johnson Zhang, drizzlezhang, 张博雅, daidai0421, geruicheng, Xun Li, jiabin1314, 1294931142, 499297915, Jianan Shi, 郭梦琪, Yuyang Zhang, ruolanh...@gmail.com, 魏丽丽, jett...@gmail.com, wwa...@gmail.com, Henry Lee
另外再补充一条
大家在刚开始联系时可能没有对方的邮箱，只有对方的微博。大家可以参照以下这条微博来写：

您好，我是TEDxBeijing运营团队成员XXX。 TEDxBeijing 是由TED官方授权，自愿发起的项目。7月底，我们将在北京五道口地区举行一场TEDx活动，我们希望借由五道口的多元化精神，传播兼容并包的思想并激发新的可能。您对？？？的热爱和独到见解十分吸引我们，我们诚挚地邀请您作为本次活动的演讲人。

大家加油！


在 2012年6月22日 下午10:41，万新远 <wanxinyua...@gmail.com>写道：
Hi all，
附件中是发给演讲人的第一封邀请信模板的定稿，请大家根据各自推荐的演讲人的情况填写，并注意以下事项：

1.在邀请信中写清楚你是从什么渠道知道这个speaker的，为什么你觉得他适合我们这次活动。我们希望从他身上学到什么等。。邀请信中应该会很清楚。

2. 每个人都在这周末把邀请信发给自己推荐的人（请refer在google documents里的潜在演讲人表）。请把所有发出去的邮件密送给晨曦。发了以后，请在推荐表的“已联系？”那栏注明一下。

3. 初步联系的目的是了解演讲意愿（并非确认），如果得到的回复是肯定的话，请去获取对方的联系方式，并完成填写邀请演讲人信息表（见Google doc）。
确定要继续联系的演讲人后，我们会进行特征分析和归类。联系人请负责联系与演讲人见面或电话沟通，见面的话最好邀上晨曦或是我们之中任何一位同伴一同前往。见面前请务必做好功课，保证到时能专业地、没有破绽地介绍我们的活动和我们的团队。第一次见面时，重点要和对方沟通演讲内容。

关于以上工作的Deadline：
请大家积极与各自推荐的演讲人沟通，最晚要在下周五（6月29号）完全敲定其意向，这样才能保证演讲人联络的工作能顺利完成。

提前提醒大家下一步的工作：
第一次见面之后要发出第二封信，收集演讲人资料（简介、照片等，之后要根据模板整理），再之后收集演讲人的演讲大纲（演讲初稿、需要的音响、耳麦、ppt遥控器等设备、演讲中要用到的ppt/音视频文件），整理后发给晨曦。第二封信很快会改好，请大家稍等几天。
从现在开始，大家除了联系演讲人之外，可以开始考虑你要负责什么工作了。除了Sponsor和Venue的联络，我们接下来还会有媒体推广（主攻线上）、宣传资料设计、活动流程设计的工作，关于这些以后我们会有讨论会，请大家先提前思考一下自己可以做些什么。

差不多就是这样，大家请加油！！！
（这封邮件我也在我们的Google Group里发了一封，请没加入Google Group的同学尽快加~）

祝好

万新远



在 2012年6月22日 下午5:39，Chex <chenxi...@gmail.com>写道：

这个是我们google docs的链接：https://docs.google.com/folder/d/0B_In7k6T2RlgOU1zbzRXYjhxeGs/edit
还有好多人没有加我们的google groups。我把邀请重新发了一遍。大家加了以后我们就不用总是回复这个邮件了。。。

好消息！若兰以前他们学校tedx的东西都是她设计的。正好她在我们team。所以这个问题应该解决啦！！！（真是谢谢啊！！）

还有，今天晚上新远应该会把最后邀请函的定稿发给大家。我马上就要去西安了。是这样安排的(新远，你到时候在邮件里再详细说一下吧）：
1.写清楚你是从什么渠道知道这个speaker的，为什么你觉得他适合我们这次活动。我们希望从他身上学到什么等。。邀请信中应该会很清楚。
2. 每个人都在这周末把邀请信发给自己推荐的人（请refer在google documents里的潜在演讲人表）。请把所有发出去的邮件cc我。发了以后，请在“已联系？”那栏表明一下。

现在就这样吧。大家加油！端午节快乐！！:D


2012/6/22 Johnson Zhang <zhang...@gmail.com>
再说一下怎么访问google docs.
首先下载附件中的文件
之后将这个文件复制到C:\Windows\System32\drivers\etc这个文件夹中，替换掉原来的同名文件

之后重新打开浏览器就可以访问google docs了。

2012/6/21 Chex <chenxi...@gmail.com>
几个问题我跟大家说一下
1. 请尽快加入我们的google groups。我邮件都乱了。如果你没收到邀请，你可以在google groups搜索：TEDxBeijing in Wudaokou 2012
2. 所有人的联系方式都在google documents上。如果你还上不了google documents,请根据以前发的instructions, 把这个问题解决。我们所有的东西都会放在那上面，所以一些人不在很不方便。联系方式也放在editgrid了：http://www.editgrid.com/user/chexni/TEDxBeijing_2012
3. 明天我们邀请函就会定稿。然后我会请大家sign up for committees(我们现在人有挺多，分一下工比较好) - sponsorship/venue and speakers。现在主要的就是这两个。如果你有兴趣当某一个committee的负责人，请发封邮件给我。 
4. 请问一下同学中有没有比较擅长PS,美术设计的可以帮我们设计一下海报还有简单的宣传资料的
5. 在定稿之前继续想potential speakers并加到google docs中。
6. 地点问题：我们现在有一个plan B. 如果人数不多的话，706青年工作室已经同意给我们提供场地了。但是他们那里最多只能四五十人。所以如果别的场地谈不下来，我们必须用这个plan B的话，我觉得我们可以有一个简短的application，保证参会人的质量。
嗯，现在就这些。
我周末会在西安。所以看不了邮件。有事可以打我电话。
大家加油！

晨曦


2012/6/21 Chex <chenxi...@gmail.com>
现在我昨天晚上已经把我们邀请信的第一稿写完了。明天会定稿。然后现在大家要做的就是在定稿之前再继续推荐有意思的potential speakers. 然后我们就开始分工联系人了。


2012/6/21 drizzlezhang <drizzl...@gmail.com>
那个，大家对现在的潜在speakers和我们现在要做的有什么看法呢？
 
2012-06-21
drizzlezhang
发件人：万新远
发送时间：2012-06-21 00:42
主题：关于TEDx Potential Speaker的一系列邀请流程
收件人："Johnson Zhang"<zhang...@gmail.com>
 
Hi 各位，这里是邀请speaker的一系列流程，请务必熟读。

      1.     根据主题，发动所有团队成员推荐其感兴趣的潜在演讲人，并说明推荐理由。

2.     初步联系潜在演讲人，发送第一封信（即邀请函，简要介绍我们的团队、TED和你们的TEDx活动，并告知你们希望他来作哪方面的演讲）。初步联系的目的是了解演讲意愿（并非确认）并获得联系方式，完成填写邀请演讲人信息表。

3.     确定要继续联系的演讲人，并进行特征分析和归类。联系人负责联系与演讲人见面或电话沟通，见面的话最好有演讲人控制人员一同前往。

4.     第一次见面时沟通演讲内容，之后要发出第二封信，收集演讲人资料（简介、照片等，之后要根据模板整理），再之后收集演讲人的演讲大纲（演讲初稿、需要的音响、耳麦、ppt遥控器等设备、演讲中要用到的ppt/音视频文件）

5.     安排一个演讲人的见面会，邀请尽可能多的演讲人参加，让他们事先相互熟悉（安排一个轻松活泼的小聚会，演讲人们会很乐意认识些新朋友，这也是演讲者的福利）

6.     在活动开始前一至两周发出第三封信，告知活动详细流程、现场设备、彩排时间并提供一些关于演讲过程的建议。

以上这些是本人的经验，请每一步都严格控制Deadline，毕竟演讲是活动中最重要的部分。此外，TEDx演讲人是不能收费的，在活动前要和演讲人签署授权协议书，里面有关于演讲的传播权的详细说明，授权协议书一并发在附件中。


现在所有人要做的是：尽可能发现你身边有意思有故事的人，并找到Ta和五道口精神相符的点（提供几个五道口关键词：大学生、学术、科技、文化、创业、尖峰思想、跨文化、北京音乐地标、娱乐……），然后把Ta 添加到我们的Potential speaker 列表里，描述的愈详细愈好。PS：Ta最好是和五道口有关联的人。

（最终的Potential speaker 列表里最好要有15-20个人（演讲人数的三至四倍），这样才能保证到时有备选的speaker。备选的speaker可以作为特邀嘉宾参加我们的活动。）


我和晨曦星期六之前要完成的：把我们活动的大致文案做出来，以填充/修改三封邀请函的内容。泽琛和李珣，不知道你们方不方便和我们一起讨论，你们离五道口较近，对五道口有更多认识。

其他童鞋，等我们几个把三封信修改完毕后，立刻拿着它们去联系你们自己推荐的speaker。在这之前，也欢迎主动提供我们思路（如果是文案形式的文字那就太好了！）


时间紧迫，我就简单粗暴地把方法灌输给大家了，大家加油！！！

再声明一下，附件中的几封邀请函只是模板，大家先看看，千万不要拿起就用或是自己修改然后发出。请保证我们团队是一个声音，这才能突出我们的专业性，不会让别人觉得我们是随便折腾。


祝好，
新远


--
OPENology
万新远
北京语言大学 信息科学学院 信息管理与信息系统
北京语言大学职业发展协会  网络推广部负责人

Simon Wan 
Information  Management Major , BLCU
Minister of Internet Marketing , Student's Career Development Association , BLCU
Tel：(+86)152-0139-5612





--
Chenxi Yu (Chex), Class of 2014
Mathematical Decision Sciences, Economics, Minor in Entrepreneurship
UNC-Chapel Hill




--
Chenxi Yu (Chex), Class of 2014
Mathematical Decision Sciences, Economics, Minor in Entrepreneurship
UNC-Chapel Hill




--

Best


Zechen Zhang

Dept. of Chemical Engineering

Tsinghua University

Beijing·China 100084

Mobile: (+86)15010176245





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万新远

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Jun 24, 2012, 11:25:07 AM6/24/12
to Chex, tedxbeijing-in...@googlegroups.com, Johnson Zhang, drizzlezhang, 张博雅, daidai0421, geruicheng, Xun Li, jiabin1314, 1294931142, 499297915, Jianan Shi, 郭梦琪, Yuyang Zhang, ruolanh...@gmail.com, 魏丽丽, jett...@gmail.com, wwa...@gmail.com, Henry Lee
给大家Update一下目前的联系情况：

本人联系的是D22创始人 Michael Pettis 和雕刻时光咖啡馆创始人 庄崧冽  ，前者由于没要到联系方式暂未联系，后者已经联系上并发送了邀请信，目前正等回复。

此外，Potential Speaker List 上标明已联系的只有石佳楠同学联系的 野夫 ，大家是不是在联系时遇到了什么困难呢？有的话请尽管回复，大家一起想办法。

联系演讲人这件事儿真的特别特别重要，请务必积极行动并随时update最新情况~ 


祝好

万新远

万新远

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Jun 25, 2012, 9:49:14 PM6/25/12
to drizzlezhang, Chex, tedxbeijing-in-wudaokou-2012, Johnson Zhang, 张博雅, 代玉, geruicheng, Alex Lee, jiabin1314, 1294931142, 499297915, Jianan Shi, 郭梦琪, Yuyang Zhang, ruolanh...@gmail.com, 魏丽丽, 洪杰, wwa...@gmail.com, Henry Lee
Hi all，
看了一下目前演讲人的情况，还不是很理想啊……请大家按照我之前发的攻略，继续积极地联系。
以下是24号我和晨曦讨论的结果：
1.我们的活动时间初步定在7月28日下午，演讲人有5位。
2.我们现在需要一个活动的Intro 手册，除了文案，我们还需要图片素材，还得有人来做（个人意见：我们需将其做成通用、赞助商、媒体三个版本，至少前两个必须得有）。

可能大家在联系的过程中会遇到例如“你们活动时间是什么时候” “你们组织和活动的简介有么？”之类的问题，请大家婉转地回复说“Intro手册正在制作中，抱歉暂时无法给您”，并先试图确定其演讲意向和沟通演讲内容。至于活动时间，就说是7月28号下午吧。

现在除了演讲人&赞助商联络之外，我们要开始分工做宣传和设计了，我分了以下几个小组，请大家踊跃报名。@晨曦，把你那些会做设计会找赞助的同学全都分配进来吧！
1.演讲人联络团队：主要负责演讲人的深度联络，协助演讲人完成演讲，与演讲人沟通活动细节，做出日程安排等；Ps：如果你已经勾搭上了某演讲人，有闲并且交通方便的话，欢迎报名（这是个需要到处跑的活儿==）
2.创意策划团队：主要负责宣传品的创意设计和主题呈现，以及活动流程的创意设计；Ps：需要设计Intro手册、概念海报、演讲人介绍模板等大量宣传资料，请PS熟练、美工神经发达或文案能力强的同学积极报名
3.对外联络团队（节目合作、赞助商合作、相关组织联系）：主要负责团队的赞助商/合作商，并协助创意策划团队和媒体推广团队制订与合作方的合作方案；Ps：手上有资源和人脉的同学请积极报名，谈过外联的就更好了
4.媒体推广团队（媒体推广、媒体合作、网络技术支持）：主要负责团队各网络平台的运营，维护公共关系，通过各种线上线下的活动推广TEDxBeijing；Ps：微博&人人达人请务必报名！有较多空闲时间的同学也可以参与进来

各团队的沟通与合作请见附图。各负责人需要保持沟通，经常参与其他团队的工作进行，通过协作沟通达到信息对等，保证项目资源整合期信息共享的通畅。此外，还有采购等事需要整个团队一起操劳。

每个团队大概需要1名负责人和3-4名成员，在你能力&时间允许的情况下，可以身兼数职（请谨慎考虑）。我们得先定下各个负责人，所以愿意挑大梁的同学赶紧来报名吧！之后晨曦和我会与各位负责人见面并商讨整体工作计划，之后就是负责人带团队各自行动了~~

最后我想和大家说，至此我们的团队必须要成型了，否则是无法高效有效地达到我们的目标的。而我们的目标，直白地说就是，在7月28日下午举办一场100-200人左右的有质量的TEDx活动。如果大家真心希望达成这个目标，还请积极地参与进来，积极回复邮件，提出你的看法和建议，给出工作feedback。只要全心投入互相协作，我相信我们是可以做到的！请大家，务必上心，务必加油！！！



在 2012年6月25日 下午11:55，drizzlezhang <drizzl...@gmail.com>写道：
 
大家现在的进展如何了？
2012-06-25
drizzlezhang
发件人：万新远
发送时间：2012-06-24 23:25
主题：Re: 关于TEDx Potential Speaker的一系列邀请流程
收件人："Chex"<chenxi...@gmail.com>,"tedxbeijing-in-wudaokou-2012"<tedxbeijing-in...@googlegroups.com>
团队沟通协作图.png

Chex

unread,
Jun 26, 2012, 3:23:15 AM6/26/12
to 万新远, drizzlezhang, tedxbeijing-in-wudaokou-2012, Johnson Zhang, 张博雅, 代玉, geruicheng, Alex Lee, jiabin1314, 1294931142, 499297915, Jianan Shi, 郭梦琪, Yuyang Zhang, ruolanh...@gmail.com, 魏丽丽, 洪杰, wwa...@gmail.com, Henry Lee
大家好！
谢谢新远把如此清晰的分工发给大家。我刚从西安回来。现在跟我报名的有Hank。
新远说得好，请大家勇挑大梁。只有一个月了，只有我们一起合作，才有可能把这次活动办好！

我晚上会给大家一封更加详细的邮件。
加油！

晨曦

2012/6/26 万新远 <wanxinyua...@gmail.com>

Johnson Zhang

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Jun 26, 2012, 3:44:49 AM6/26/12
to Chex, Yuyang Zhang, drizzlezhang, Henry Lee, Jianan Shi, 499297915, 魏丽丽, 张博雅, Alex Lee, geruicheng, ruolanh...@gmail.com, 1294931142, jiabin1314, 洪杰, 万新远, wwa...@gmail.com, 郭梦琪, tedxbeijing-in-wudaokou-2012, 代玉

目前不在北京。。那次说的智能车问题应该不大 我回北京后会联系搞定的

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