Cách sử dụng Google group!
Taikisha Girls
Đối với những nhóm người thường xuyên trao đổi e-mail với nhau thì các
website cung cấp dịch vụ Mail Group hay Mailing List rất có ích. Chẳng
những chúng giúp đơn giản hóa việc gởi mail cùng lúc cho nhiều người
(chỉ cần gởi cho 1 địa chỉ duy nhất thay vì đồng gởi cho cả danh sách
dài) mà còn thay bạn quản lý danh sách thành viên, cung cấp không gian
để lưu trữ tất cả thông tin trao đổi và giúp bạn dễ dàng theo dõi, tra
cứu về sau. Tuy nhiên, các dịch vụ này dễ bị người dùng lạm dụng để
gởi spam mail nên đa số đã bị các máy chủ ở Việt Nam ngăn chặn. Google
Groups là một trong số các dịch vụ Mail Group đáng tin cậy hiện nay vì
họ có chính sách chống spam mail tốt và phục vụ miễn phí cho mọi
người.
1. Đăng ký sử dụng dịch vụ Google Groups
- Trước tiên bạn dùng Internet Explorer truy cập địa chỉ www.google.com/grphp
rồi bấm chuột vào mục Create new groups.
- Nếu bạn đã có 1 địa chỉ e-mail của Google hay đã đăng ký sử dụng
dịch vụ này, bạn chỉ cần nhập địa chỉ Gmail (hay địa chỉ e-mail đã
đăng ký) và mật khẩu vào mục Sign in to your Google account > bấm Sign
in.
- Nếu bạn chưa có địa chỉ e-mail cũng như chưa đăng ký sử dụng dịch vụ
nào của Google, bạn chọn Sign up now và khai báo tiếp tục như sau:
Nhập địa chỉ e-mail đang có (của dịch vụ nào cũng được) vào mục Your
current email address > nhập mật khẩu bảo vệ (tối thiểu 6 ký tự) vào
mục Password > nhập chính xác các ký tự đang hiển thị vào ô Word
Verification > bấm nút Create my account để tiếp tục.
Google sẽ gởi một thư kiểm tra đến địa chỉ e-mail bạn đã khai báo. Sau
khi bạn bấm vào đường link trong thư này để xác nhận thì account của
bạn mới có hiệu lực.
2. Tạo nhóm mới
- Lần đầu tiên sử dụng, Google Groups luôn hiển thị trang tạo nhóm mới
với các mục khai báo: Group name (đặt tên cho nhóm), Group email
address (địa chỉ e-mail của nhóm – thường là tên nhóm +
“@googlegroups.com”), Group URL (địa chỉ trang web lưu trữ toàn bộ thư
trao đổi của nhóm – thường là “http://groups.google.com/group/” + tên
nhóm), Group description (mô tả về nhóm, tối đa 300 ký tự). Bạn có thể
chọn mục This group may... for adults nếu nội dung trao đổi trong nhóm
không phù hợp với trẻ em. Trong phần Access level, bạn chọn 1 trong 3
mục: Public (cho phép mọi người đọc thông tin, tham gia nhóm và thành
viên có quyền gởi thư cho nhóm), Announcement-only (cho phép mọi người
đọc thông tin, tham gia nhóm nhưng chỉ người điều hành mới được gởi
thư cho nhóm), Restricted (dành riêng cho thành viên) > Bấm nút Create
my group để kết thúc phần tạo nhóm mới.
3. Tạo danh sách thành viên
- Bạn có thể tạo danh sách thành viên cho nhóm ngay sau khi tạo nhóm
hay bất kỳ lúc nào bạn cần. Bạn nhập địa chỉ e-mail của người được
chọn làm thành viên trong nhóm vào khung Enter email addresses theo
dạng thức: “tên thành viên hay biệt danh” <”địa chỉ email”> (thí dụ:
Le Hoan <leh...@abc.com.vn>), mỗi người là một dòng.
- Bạn chọn 1 trong 2 hình thức tạo danh sách là Add (trở thành thành
viên ngay lập tức) hay Invite (mỗi địa chỉ sẽ nhận được thư mời và họ
có quyền quyết định tham gia hay không).
- Trong phần default subscription type, bạn có thể quy định cách nhận
thư của mọi thành viên mới: Chỉ đọc thư trong trang web lưu trữ (No
Email), nhận mail ngay lập tức khi nhóm có thư (Email), nhận 1 mail
liệt kê tiêu đề tất cả mail trao đổi trong ngày (Abridged Email), nhận
1 mail tổng hợp nội dung tất cả mail trao đổi trong ngày (Digest
Email).
- Mỗi thành viên trong danh sách sẽ nhận được thư chào mừng tham gia,
nếu bạn muốn họ khỏi thắc mắc thì nên viết thêm vài dòng giải thích
vào khung Write a welcome message.
4. Quản lý
Để quản lý các nhóm mail do bạn tạo, bạn truy cập vào địa chỉ
www.google.com/grphp, chọn mục Members: Sign in rồi đăng nhập với
account đã đăng ký.
Trang My Group liệt kê tất cả nhóm mail do bạn quản lý (có chữ manage
kế bên) và tham gia. Đối với nhóm mail do bạn tạo, bạn có quyền truy
cập vào phần dữ liệu của nhóm để thay đổi thông tin về nhóm, xóa nhóm;
sửa chữa, xóa mail; bổ sung, phân quyền cho thành viên. Để thực hiện,
bạn bấm chuột vào tên nhóm trong danh sách.
- Để xóa thư, bạn mở thư rồi chọn show options, chọn tiếp Remove.
- Để rút tên khỏi nhóm hay thay đổi cách nhận thư, bạn chọn mục
Unsubscribe or change membership.
- Để bổ sung thành viên hay mời người khác tham gia nhóm, bạn chọn mục
Invite.
- Để quản lý nhóm, bạn chọn mục Manage group, trong trang Manager có
các mục: About this group (tên nhóm, ngôn ngữ sử dụng, mô tả về nhóm),
Group address (địa chỉ e-mail của nhóm), Access settings (quyền tham
gia nhóm), Posting & Delivery (quyền gởi mail trong nhóm), Categories
(danh mục mà nhóm thuộc về – phục vụ cho việc tìm kiếm); muốn thay đổi
mục nào, bạn bấm Edit của mục đó.
- Ngoài ra, bạn có thể thay đổi thông tin, quyền hạn, quy định cách
nhận mail, cho gia nhập, cấm tạm thời hay xóa tên bất cứ thành viên
nào qua mục Browse membership list; bổ sung thành viên với mục Invite
or Add members và xóa nhóm hiện hành khỏi danh sách bằng mục Remove
this group.
5. Những điều cần biết khi sử dụng
- Nếu bạn truy cập Google ở Việt Nam (hay thêm đuôi .vn vào các địa
chỉ của Google), bạn sẽ tiếp xúc với giao diện tiếng Việt.
- Dung lượng lưu trữ hiện nay không hạn chế, tất cả các thư (kể cả
file đính kèm) sẽ được nén lại.
- Không cho phép gởi kèm file thi hành (exe, com...).
- Không nên dùng hộp thư để gởi spam mail hay quảng cáo vì chỉ cần có
người gởi thư phản đối cho Google là họ sẽ xóa nhóm của bạn ngay.
- Những địa chỉ không gởi mail được (sai địa chỉ, họp thư bị đầy) sẽ
bị “cấm” trong danh sách.
- Để xóa tên khỏi danh sách thành viên, bạn có thể gởi e-mail cho địa
chỉ [Groupname]-unsub...@googlegroups.com.
Sưu tầm - CUXI
Nguyen Van Anh
**************************************************
NGUYEN VAN ANH (MS.)
TAIKISHA VIETNAM ENGINEERING INC.
Room 105 Techno Center – Thang Long Industrial Park,
Dong Anh Dist., Hanoi, Vietnam
TEL: (+84-4) 881-1468 / FAX: (+84-4) 881-1693
Mobile: (+84) 982 868 448
Email: van...@taikisha-vn.com
Nguyen Van Anh
Tinh hinh la ai lam j la tat ca group deu biet day!hihi
Ke chuyen, ngam tho, up anh, chia se tai lieu, kinh nghiem lam viec.... Moi nguoi cu tu nhien nhe!
Account la: taikis...@gmail.com
Pass la tks12345