为自己的组织做一次认真的检查

[髙祥鑰]

陳健民 香港中文大学
　　注：原本为在香港中文大学学习期间的一堂课，觉得很有价值，推荐给大家。
　　【民间】 2007年春
　　民政部最近成立了中民慈善捐助信息平台， 希望藉网上公布各地慈善组织的活动，促进交流合作，甚至形成一个‘大竞赛’，令各组织在比拼过程中，不断创新改进。
　　笔者被邀在该信息平台成立的论坛上发言，谈了一点有关信息平台作为评估和监督慈善组织的机制，有利于提高慈善团体的公信力和动员民众捐赠的热情。
　　美国的‘明智捐赠联盟’(BBB Wise Giving Alliance) 便制定了‘慈善团体问责标准’(Standards for Charity Accountability)，审核一些公开募捐的慈善组织的治理水平、经费运用情况、透明和诚信度，然后在其网站 (www.give.org) 公布评审结果。每年有超过二百万民众登上该网站查阅各慈善组织的资料，以助他们更明智地选择捐赠对象。该标准共有20条，我在此简单向读者介绍，各组织亦可藉此为自己做一次检查，看看自己的治理水平。
　　治理与监督
　　1. 理事会对组织的运作和工作人员有充分的监督: 包括对总干事/秘书长表现的考核、审核财政预算、制定规避利益冲突的措施、订立会计制度以确保捐赠收入与服务支出有清楚记录;
　　2. 理事会最少要由五名有投票权的理事组成;
　　3. 每年最少有三次理事会会议，会议时间在一年内要平均分布，出席者须过半数;
　　4. 不超过一位或10%的理事会(有投票权)成员 (以较高者为准)由组织的受薪成员出任。理事会主席和司库不能由受薪成员出任。
　　5. 避免‘相关交易’(related–party transactions) – 组织是否有制度处理与理事或工作人员有利益冲突的交易 (如向某理事的相关公司购买救灾物资)，包括相关人士不能参与作决定、以招标方式保证公平公开等。
　　定期评估组织的效益
　　6. 每两年必须有一次全面捡讨组织的表现并规划下一步工作以实践组织的使命；
　　7. 将上述的检讨和规划交理事会讨论;
　　财务管理
　　8. 财政支出中须有65%用于服务项目;
　　9. 用于募捐的行政费用不能高于收到的捐赠的35%;
　　10. 避免过度累积资金而令服务不足。组织可动用的资金不应超过去年支出的三倍或者是今年财政预算的三倍(以高者为准);
　　11. 准备一份合符规格的财务报告以供查阅。在美国，小型的组织 (10万美元以下年收入) 可自行制定财务报告; 中型组织 (25万美元以下)，须由注册会计师覆核; 大型组织 (25万美元以上)，必须经过正规审计的程序方能制定财务报告；
　　12. 在财务报告中详细列明支出的细项 (如薪金、出差费用、邮寄等)以确定用于服务项目、募捐和行政费用的比例；
　　13. 准确汇报募捐的支出，包括一些摊分成本 (joint cost allocation)的项目，如在邮寄公众教育的刊物中劝捐，亦应计算部份成本作为募捐支出;
　　14. 理事会通过的周年财政预算中，须包括主要的服务项目、募捐和行政的支出;
　　募捐和信息传递
　　15. 该组织发放的募捐或其他信息，必须准确无误、完整而无误导性;
　　16. 该组织的周年报告应包括该组织的宗旨、去年服务成绩的总结、理事会成员和工作人员名单、财务资料包括去年总收入，服务、募捐和行政支出，与及目前资产总值。
　　17. 该组织如有募捐的网站，必须上载上列周年报告的资料和向政府递交的报税表以供查阅;
　　18. 保护捐赠者的隐私权，包括让捐赠者选择将名字保密、在网站详细说明该组织的保护隐私的政策和步骤，亦提供方便令捐赠者查阅或修改其提供的个人资料等;
　　19. 清楚说明该慈善组织在一些涉及商业交易的募捐活动中可获得多少收益，包括: 每次消费(如购买某牌子的饮品)会为该组带来多少捐款、募捐行动的时段、该企业是否设有最高捐款额等;
　　20. 对“明智捐赠联盟”的查询和投诉作出及时回应。
　　中国善慈事业起步较慢，相信许多团体都未能符合上述20条的要求。如果我们要发展一套评核标准以推动中国慈善组织的发展，必须符合国情。有关当局 (民政部门以外，可考虑由大学或有公信力的民间组织负责)应与慈善团体详细讨论合适的标准，采取鼓励组织达标的态度，特别是要为组织提供资料和培训，否则这种评核和监督，只会引起慈善团体的不满。
　　讨论请至：为自己的组织做一次认真的检查