Re: Libro Efectua Tu Ministerio Plenamente Pdf 407
Arnau Cyr
Con el nimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna, de la manera ms atenta me permito informar las actividades requeridas y las fechas lmites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, as:
- Identificar plenamente el origen de los recursos (Ministerio o Fondo Rotatorio) con el fin de registrar las transacciones a que haya lugar, segn corresponda, esto en razn a que se han girado recursos provenientes tanto del Fondo Rotatorio como del Ministerio.
- Tener incorporados en el SISE todos los registros por movimientos financieros (facturas y dems documentos soporte de que trata la Resolucin 0289 de 2020 para la legalizacin de gastos, reintegros en caso de haberse efectuado, y movimientos bancarios a que haya lugar).
- Haber efectuado las conciliaciones bancarias, tanto en moneda de giro como en moneda local, hasta el mes de noviembre de 2021. La conciliacin bancaria del mes de diciembre de 2021 se debe efectuar a ms tardar el 17 de enero de 2022.
- Verificar que se hayan pagado todas las facturas contradas por todos los conceptos con ocasin de los gastos causados a 31 de diciembre de 2021, por cuanto no se pueden atender compromisos adquiridos en el ao 2021 con el presupuesto de la vigencia 2022, ya que se incurre en incumplimiento, de acuerdo con el Estatuto Orgnico del Presupuesto, y requerirn la solicitud de vigencias expiradas, con las responsabilidades a que haya lugar.
Nota: Se excepta de lo anterior el pago de facturas de servicios pblicos, comunicaciones y transportes (correo) correspondientes al ltimo bimestre del ao 2021, atendiendo la prctica comercial de cada pas donde las Misiones tengan su sede.
Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre verifiquen que todas las relaciones de gastos estn clasificadas en el concepto correspondiente, de acuerdo al catlogo de clasificacin presupuestal vigente (Resolucin 0289 de 2020), puesto que una vez cerrado el mes de diciembre, el sistema SISE no permitir hacer reclasificaciones de relaciones de gastos de meses anteriores, por lo tanto, en caso de clasificaciones errneas, la nica opcin ser el reintegro de los dineros.
En el caso que las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior tengan excedentes (recursos no comprometidos) y soliciten autorizacin para realizar gastos con cargo a los conceptos conforme la Resolucin 0289 del 24 de enero de 2020 que as lo indica, la Direccin Administrativa y Financiera analizar las solicitudes que sean recibidas hasta el 15 de diciembre de 2021.
En cuanto a los bienes que las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior hayan pagado y no reciban fsicamente el bien a 30 de diciembre de 2021, debern enviar un correo informando a ms tardar el viernes 7 de enero de 2022, indicando el bien y el nmero de la relacin de gastos registrada en el SISE, esto con el fin de efectuar el registro contable que lo identifica como bienes en trnsito.
- Para proceder con el cierre del mes de diciembre, las Embajadas, Delegaciones y Consulados Generales Centrales, deben tener en cuenta que todos los registros por concepto de gastos de representacin del ltimo cuatrimestre (septiembre a diciembre), estn registrados en el SISE con sus respectivos soportes.
Una vez efectuadas las anteriores confrontaciones, los saldos en cada rubro presupuestal del Informe General Consolidado tanto en la moneda de giro (dlares americanos o euros) como en moneda local debe reflejar el valor de los dineros no comprometidos que deben ser reintegrados al Fondo Rotatorio o al Ministerio, segn sea el caso.
Los dineros no comprometidos y que se reflejen en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuanta, a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a ms tardar el 17de enero de 2022, siempre y cuando los recursos objeto de reintegro sean producto de partidas asignadas por el Fondo Rotatorio.
Los reintegros de dineros no comprometidos, producto de giros con recursos del Fondo Rotatorio se deben hacer nicamente a travs de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro en una de las cuentas que se relacionan a continuacin:
Cuando se realice el reintegro, se debe diligenciar de manera obligatoria el formato GF- FO- 163 INFORMACION DETALLADA DE REINTEGROS con todos los campos all solicitados, (dicho formato se encuentra en el sistema maestro). La informacin debe ser igual a la reportada en el SISE en el Informe General Consolidado.
El mencionado cuadro y copia de la transferencia bancaria, debe ser remitido de manera inmediata a la Direccin Administrativa y Financiera va correo electrnico a los siguientes correos electrnicos: [email protected], [email protected], y [email protected] para su respectivo registro contable y de tesorera e igualmente a [email protected] y a sus respectivos asesores de cuenta.
Los recursos efectivamente reintegrados a 31 de diciembre de 2021 se deben registrar en el SISE, en el men BANCOS submen TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso y movimiento REINTEGRO A CANCILLERIA, incluyendo el valor correspondiente al reintegro, siempre y cuando estos se hayan realizado en el banco de la misin (en este caso el libro de bancos, el de tasa de cambio en bancos y el extracto bancario deben quedar en ceros; siempre y cuando no queden cheques por cobrar).
Los recursos que se reintegren en enero de 2022 se deben registrar en el SISE, en el MENU BANCOS SUBMENU TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso y movimiento REINTEGRO A MRE VIGENCIA ANTERIOR, incluyendo el valor correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Despus de realizar esta operacin, se debe verificar que el saldo en los Informes General de Cuentas Consolidado y Detallado coincida con el saldo en el extracto bancario (lo cual se cumple siempre y cuando no existan cheques por cobrar).
Finalmente proceder al cierre del mes de diciembre de 2021, y firmar digitalmente el informe de rendicin de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local y el reporte de conciliacin bancaria tanto en moneda de giro como en moneda local, a ms tardar el da 17 de enero de 2022.
Si se generan devoluciones y/o reintegros por conceptos de nmina, personal local, gastos de representacin y partidas asignadas con recursos provenientes del Ministerio de Relaciones Exteriores, estas deben ser reintegradas a ms tardar el 12 de enero de 2022.
La respectiva devolucin y/o reintegro de los recursos girados en dlares debe efectuarse mediante transferencia de fondos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con las instrucciones que se relacionan a continuacin:
Para el caso de devolucin y/o reintegro en divisas diferentes al dlar, debe efectuarse a la cuenta en dlares anteriormente informada, dando la indicacin a su banco local de direccionar el giro utilizando como banco intermediario y/o corresponsal de acuerdo con la divisa, as:
Realizada la transferencia de fondos, deber informarse va correo electrnico al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Ministerio de Relaciones Exteriores y al Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior, adjuntando los soportes que detallan el valor, concepto y periodo al que corresponde el reintegro por cada rubro presupuestal, a los siguientes correos electrnicos: [email protected], [email protected] [email protected] y a sus respectivos asesores de cuenta.
Teniendo en cuenta que los inventarios de bienes muebles deben ser actualizados anualmente y que es necesario incorporar las cifras reales a los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y a los Estados Financieros del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, cada Misin Diplomtica u Oficina Consular debe elaborar el informe de inventario de bienes muebles de cada una de las oficinas y residencias en el aplicativo SIGUEME, con base en los parmetros estipulados en la Circular C-DMSG-21-000061 del 31 de mayo del 2021 con fecha lmite del 3 de diciembre de 2021.
Los informes sobre actuaciones y recaudos consulares deben enviarse a ms tardar el 7 de enero de 2022, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrnicos: [email protected] y [email protected], en los formatos manuales de su conocimiento relacionados a continuacin:
La transferencia de fondos se debe realizar, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuacin:
Los valores recaudados por concepto de impuesto de timbre se deben transferir a ms tardar el 7 de enero de 2022, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuacin:
A 31 de diciembre de 2021, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades notariales debern transferir el total del recaudo del ao fiscal a ms tardar el 7 de enero de 2022.
La transferencia se realizar por el total del recaudo del ao fiscal 2021 (nica y exclusivamente a travs de transferencia), teniendo en la moneda de giro a una de las cuentas a continuacin relacionadas:
Una vez efectuadas las transferencias, deben enviar copia de la operacin realizada a los correos electrnicos [email protected] y mar[email protected], con el fin de iniciar la monetizacin de los recursos con las entidades bancarias.
documentos de identificacin ciudadana correspondientes a la Registradura Nacional del Estado Civil debern enviar el total del recaudo teniendo en cuenta la moneda de recaudo a ms tardar el 7 de enero de 2022 a una de las cuentas relacionadas a continuacin:
Luego de efectuar las transferencias, deben enviar copia de la operacin realizada al correo electrnico: [email protected], e igualmente enviar el formato de reporte tramites de servicios de identificacin y recaudos consulares, Registradura Nacional del Estado Civil.
7fc3f7cf58