[Diskusi Maret 2013] Manajemen Persediaan: Pengantar

[Setijadi]

Manajemen Persediaan: Pengantar

Persediaan (inventory)  adalah stok atau item-item yang digunakan untuk mendukung produksi (bahan baku dan barang setengah jadi), kegiatan-kegiatan (perawatan, perbaikan, dan operating supplies), dan pelayanan pelanggan (barang jadi dan suku cadang). Dalam theory of contraints, item-item tersebut dibeli untuk dijual kembali, mencakup barang jadi, barang setengah jadi, dan bahan baku (APICS Dictionary, 10th ed.)

Menurut Stock & Lambert (2001), persediaan harus diadakan dengan beberapa alasan, yaitu: (1) economies of scale, yaitu pengadaan akan bersifat ekonomis jika mencapai jumlah tertentu, (2) keseimbangan jumlah pasokan dan permintaan, (3) spesialisasi, (4) melindungi dari ketidakpastian, dan (5) sebagai penyangga (buffer) sepanjang rantai pasok. 

Persediaan dapat dibedakan atas beberapa jenis atau tipe, yaitu: persediaan siklus (cycle stock), persediaan in-transit, persediaan pengaman atau penyangga (safety atau buffer stock), persediaan spekulatif (speculative stock), persediaan musiman (seasonal stock), dan dead stock. 

Konsekuensi dari adanya persediaan adalah munculnya biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Biaya utama persediaan dapat dibedakan atas: inventory carrying costs, order/setup costs, expected stock-out costs, dan in-transit inventory carrying costs. 

Inventory carrying costs mencakup: biaya modal (capital cost), biaya ruang penyimpanan (storage space cost), biaya pelayanan persediaan (inventory service cost), dan biaya risiko persediaan (inventory risk cost). 

Jumlah persediaan harus dikelola pada suatu tingkat yang optimal. Jumlah persediaan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan berdampak terhadap biaya atau risiko tertentu. 

a. Jumlah atau tingkat persediaan yang tinggi memang memberikan beberapa keuntungan, seperti jaminan terpenuhinya pasokan untuk kegiatan produksi atau pemenuhan permintaan pelanggan. Namun, konsekuensi dari tingkat persediaan yang tinggi adalah biaya besar yang harus ditanggung, baik biaya modal maupun biaya risiko persediaan. Risiko persediaan mencakup risiko-risiko: kehilangan, kerusakan, dan keusangan (obsolescence).

b. Dengan jumlah atau tingkat persediaan yang rendah, berarti biaya modal yang dikeluarkan juga rendah. Namun, jumlah atau tingkat persediaan yang rendah berdampak terhadap jaminan pasokan yang rendah untuk produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan. Apabila produksi dan pemenuhan permintaan pelanggan terganggu, maka terjadi kehilangan peluang penjualan (lost of sales) hingga kehilangan pelanggan (lost of customers).

Salam,
Setijadi

SUPPLY CHAIN INDONESIA
Education | Training | Consulting | Research | Development

www.SupplyChainIndonesia.com

[Setijadi]

Rekan-rekan SCI,

Saya sampaikan files materi mengenai Introduction to Inventory Management. Semoga bermanfaat.

Salam,
Setijadi

SUPPLY CHAIN INDONESIA
Education | Training | Consulting | Research | Development

www.SupplyChainIndonesia.com

2013/3/1 Setijadi <seti...@supplychainindonesia.com>

--

[Setijadi]

Rekan-rekan SCI,

Di bawah ini saya kutipkan tulisan dari salah satu blog yang berisi kompilasi/ringkasan yang cukup lengkap mengenai dasar-dasar manajemen persediaan. Semoga bermanfaat.

Saya juga mengundang rekan-rekan untuk sharing pengetahuan, pemikiran, dan pengalaman mengenai manajemen persediaan. Terima kasih sebelumnya.

Salam,
Setijadi

SUPPLY CHAIN INDONESIA
Education | Training | Consulting | Research | Development

www.SupplyChainIndonesia.com

2.1    Manajemen Persediaan

2.1.1    Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan dagang dan perusahaan industry serta perusahaan jasa. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada keadaan bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya sehingga kontinuitas perusahaan dapat teranggu karena sumber utama pendapatan perusahaan berasal dari penjualan persediaan. Ini berarti perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang seterusnya didapatkan.

Istilah persediaan memberikan pengertian yang berbeda-beda tetapi pada dasarnya maksud dan tujuannya adalah sama. Menurut C. Rolln Niwwonger, Philip E. Fess dan Carl S. Wareen : “istilah persediaan (inventories) merupakan barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi perusahaan dan merupakan barang yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu”.

Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam buku Standar Akuntansi Keuangan :

1.    Tersedia untuk dijual (dalam kegiatan operasi normal)

2.    Dalam proses produksi (dalam kegiatan usaha normal)

3.    Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supllies) untuk digunakan proses produksi atau pemberian jasa  

Persediaan mempunyai arti dan peranan yang penting dalam suatu perusahaan. Persediaan barang dagangan yang secara terus menerus dibeli dan dijual yang merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan industry. Penjualan barang dagangan merupakan sumber utama penghasilan bagi perusahaan, karena sebagian besar sumber perusahaan tertanam dalam persediaan.

2.1.2    Jenis-jenis Persediaan

Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan atas :

a.    Jenis Persediaan Menurut Fungsinya

1.    Bacth Stock/Lot Size Inventory, yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar yang dibutuhkan pada saat itu. Jadi, dalam hal ini pembelian atas pembuatan yang dilakukan dalam jumlah besar sedangkan penggunaan atau pengeluarannya dalam jumlah kecil.

Terjadinya persediaan karena pengadaan barang atau bahan yang dilakukan lebih banyak lagi yang dibutuhkan. Keuntungan yang akan diperoleh dari adanya Bacth Stock/Lot Size Inventory ini adalah :

-    Memperoleh potongan harga pada harga pembelian

-    Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economic) karena adanya operasi (production run) yang lebih lama.

-    Adanya penghematan dalam biaya pengangkutan

2.    Fluctuation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen. Apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan yang dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut.

3.    Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan/penjualan atau permintaan yang meningkat. Disamping itu, menurut Rangkuti Freddy dalam buku Manajemen Persediaan, “anticipation stock juga dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produksi atau untuk menghindari kemacetan produksi”.

b.    Jenis-Jenis Persediaan Menurut Cara Pengolahannya Dan Posisi Barang

1.    Persediaan bahan baku (Raw Material Stock) yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi.

2.    Persediaan bagian produksi atau parts yang dibeli (Purchased Parts/Component Stock), yaitu persediaan barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain yang dapat secara langsung tanpa melalui proses produksi selanjutnya.

3.    Persediaan bahan-bahan pembantu atau bahan-bahan pelengkap (supplier Stock), yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.

4.    Persediaan barang setengah jadi atau barang-barang dalam proses (Works in Process/Progress), yaitu barang-barang yang dikeluarkan dari tiap-tiap bagian dalam suatu pabrik atau bahan-bahan yang diolah menjadi suatu bentuk tetapi masih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi.

2.1.3    Klasifikasi Manajemen Persediaan (Inventory)

Ada beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain:

a.    Inventori Produksi

Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Bisa terdiri dari dua tipe yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standart produksi yang dibeli secara off-the-self.

b.    Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)

Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.

c.    Inventori In-Process

Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.

d.    Inventori Finished-goods

Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. PT XYZ adalah sebuah swalayan yang menjual produk-produk yang siap untuk dipakai. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini. Setelah diperhatikan definisi inventory diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Barang ini dihasilkan sendiri dan dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir dari perusahaan itu sendiri barang ini merupakan bahan utama dalam menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong atau pembantu adalah bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, api tidak secara langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali. Salah satu perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu mengetahui secara pasti harga pokok dari barang-barang dagangan yang terjual. 

Disamping itu untuk menjamin lancarnya arus lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari supplier,barang yang dipesan oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh langganan dan penyesuaian-penyesuaian (adjusment) terhadap barang. Atas dasar pencatatan tersebut nantinya dapat diketahui antara lain barang mana yang banyak tertimbun (over stock) barang mana yang harus dipesan kembali kepada supplier karena persediannya sudah menipis, apabila terjadi pemesanan barang kepada supplier, maka pemesanan ini perlu pula dicatat untuk mendapatkan informasi tentang inventory yang lengkap, bila segala transaksi yang disebut 4 diatas tidak dicatat dengan baik maka akan menemui kesulitan untuk mengetahui keadaan inventory secara pasti pada suatu saat misalnya kesulitan untuk mengetahui berapa jumlah persedian barang yang ada dan yang sudah dipasarkan serta jumlah barang yang sudah dipesan oleh langganan (Quantity Committed) dan berapa jumlah barang yang dipesan kepada supplier (Quantity Sold) dan informasi penting lainnya. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang yang disimpan.

2.2    Alasan Memiliki Persediaan

Laba yang maksimal dapat dicapai dengan meminimalkan biaya yang berkaitan dengan persediaan. Namun meminimalkan biaya persiapan dapat dicapai dengan memesan atau memproduksi dalam jumlah yang kecil, sedangkan untuk meminimalkan biaya pemesanan dapat dicapai dengan melakukan pesanan yang besar dan jarang. Jadi meminimalkan biaya penyimpanan mendorong jumlah persediaan yang sedikit atau tidak ada, sedangkan meminimalkan biaya pemesanan harus dilakukan dengan melakukan pemesanan ,persediaan dalam jumlah yang relatif besar, sehingga mendorong jumlah persediaan yang besar.

Alasan yang kedua yang mendorong perusahaan menyimpan persediaan dalam jumlah yang relative besar adalah masalah ketidakpastian permintaan. Jika permintaan akan bahan atau produk lebih besar dari yang diperkirakan, maka persediaan dapat berfungsi sebagai penyangga, yang memberikan perusahaan kemampuan untuk memenuhi tanggal penyerahan sehingga pelanggan merasa puas.

Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut :

1.    Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya penyimpanan.

2.    Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman.

3.    Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :

       a.    Kerusakan mesin

       b.    Kerusakan komponen

       c.    Tidak tersedianya komponen

       d.    Pengiriman komponen yang terlambat

4.    Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan.

5.    Untuk memanfaatkan diskon

6.    Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan dating

2.3 Tujuan Persediaan

1.    Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)

2.    Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian

3.    Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

Hal-Hal Yang di Pertimbangkan :

1.    Struktur biaya persediaan.

       a.    Biaya per unit (item cost)

       b.    Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

              -    Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

              -    Biaya pengiriman pemesanan

              -    Biaya transportasi

              -    Biaya penerimaan (Receiving cost)

              -    Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat

              -    menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

       c.    Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

              -    Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).

              -    Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

       d.    Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).

       e.    Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

2.    Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.

2.4    Metode Manajemen Persediaan

       a.    Metoda EOQ (economic order quantity)

       b.    Metoda sistem pemeriksaan terus menerus (continuous review System)

       c.    Metoda sistem pemeriksaan periodik (periodic review system)

       d.    Metoda hybridMetoda abc

Sumber:

http://ilmu27.blogspot.com/2012/08/makalah-manajemen-persediaan.html

2013/3/1 Setijadi <seti...@supplychainindonesia.com>

--