Re: [stela2014]-to all-群邮、网盘、通讯录更新以及例报制度说明
Ling Zhang
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发件人： ge liu <geliu...@gmail.com>
日期： 2013年11月10日下午2:43
主题： [stela2014]-to all-群邮、网盘、通讯录更新以及例报制度说明
收件人： stela-cn-2014-allstaff <stela-cn-20...@googlegroups.com>, 10553...@qq.com, 4463...@qq.com, sunny wang <shuig...@gmail.com>
大家好~我是正在东京大学交换的vise president之一的刘謌欢迎加入stela cn 2013-2014年的staff team^ ^这是第一封发给全部staff的邮件~感谢大家配合我们完成了招新和分组志愿填写在工作开展之前，为了让我们工作的更规范更高效，请大家注意以下几条事项：1）使用google groups群邮我们按需求将大家分到了几个组里，每个组都有对应的群邮，给以下这个地址发邮件时相应组内的所有成员都会收到你的邮件，具体有以下几个群邮：stela-cn-20...@googlegroups.com：
今年所有在职staff及相关人士讨论用群，尽量仅在需要通知所有人时使用，每月例报需要发到这个群上。
stela-cn -2014-forum @googlegroups.com：
今年所有finance组的成员及相关人士讨论用群邮，组内工作请尽量使用此群邮。
stela-cn -2014-f...@googlegroups.com：
今年所有forum组的成员及相关人士讨论用群邮，组内工作请尽量使用此群邮。
stela-cn-20...@googlegroups.com：
今年所有marketing组的成员及相关人士讨论用群邮，组内工作请尽量使用此群邮。
stela-cn-...@googlegroups.com：
现任board member的群，用于与所有chairs和pvp联系
2）网盘
工作中所有的文档都需要在google云端硬盘备份，大家可以根据需要寻找文件，也可以随时添加新的文件，如：照片、meeting minutes、例报 等等。用google docs可以在线同步编辑里面的任何一个文件，便于大家远距离合作，请大家充分利用这个平台。我们的网盘地址是：
https://drive.google.com/folderview?id=0B70Bj4tYXLMkamlnRVdYLVlSczg&usp=sharing
3)通讯录更新
2014年全staff\alumini\sponsor的通讯录已经部分更新，但是还缺少一些人的联系方式，通讯录已经在网盘的stelacn2014基本信息中共享，请大家尽快编辑自己的内容，填入自己的专业、手机号、微信号。通讯录中还记录了每个人都被加到了哪些群里
通讯录编辑地址为：
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ar0Bj4tYXLMkdHU1TDF5Y0ZuTlpySzFNaVdMcjlYbFE&usp=sharing
4）例报制度（附件中有原文件，现摘抄其中一部分）
为了弥补多校合作导致的见面困难问题，保证内部沟通顺畅，现使用邮件例报的制度公开信息。各team需要在此彼此告知进展和计划，提出需要向国际上反映的问题以协助P/VP在国际会上发言。同时通过汇报，上下部门互相监督，P/VP有义务公开全部重要的信息，并接受各个team的监督；各个team也有义务认真及时汇报进展，接受P/VP的监督。
一、例报类型、内容及发布时间（*为时间限定项目）
A. P/VP例报——P/VP会议后3天内，但不得超过当月的10号
内容：1）本月整体情况总结
2）P/VP任务完成情况汇报
3）国际上的新进展
4）下月整体计划（具体到负责人明细）
5）本月活动负责人明细（此项为记录活跃的有较多贡献的staff，以作为以后选拔的参考，并且给予及时的鼓励）
B. forum team例报——每月1号
内容：1）leadership team任务完成情况，下月工作计划，国际会议内容和结果
2）thematic team任务完成情况，下月工作计划，国际会议内容和结果
3）GP team任务完成情况，下月工作计划，国际会议内容和结果
4）任何需要反映的问题或需要其他team帮助的地方
C. finance team例报——每月1号
内容：1）本月财务汇报（支出、收入、结余）
2）本月任务完成情况
3）下月工作计划
4）国际会议内容和结果
5）任何需要反映的问题或需要其他team帮助的地方
D. marketing & logistic例报——每月1号
内容：*1）宣传情况汇报（上个月有大型活动时）
2）大型对外活动的记录报告（mini stela\发布会等等，照片要留档）
3）本月内部活动记录（时间、地点、内容、如有照片要留档）
4）2015年场地、食宿、sight visiting等资源联络进展+计划
5）下个月内部活动计划（时间表）
6）人人网、facebook等网络平台宣传情况+下月计划
7）其他宣传平台的宣传情况+下月计划
*8）宣传计划（下个月有大型活动时）
*9）各校staff招新情况、招新整体情况汇报（招新期间）
*10）各校particiipants招新情况、面试安排等（participant招募期间）
*11）国际上签证、收费、机票等事宜的进展（论坛开始前4个月）
三、发布方法
1）各team拥有自己内部用的群邮，请各组成员将每个人掌握的信息发到该群邮中，由一个人统一总结，经相关的chair审核修改后，由chairs统一发送到stela2013整体的群邮中。负责总结的人每个月需要轮换，轮换方式由各team自己决定，并且chairs在上交时会注明负责总结的staff的名字。如没有特殊原因，迟交、拒交报告的staff会有相应的记录。
2）各chair需要自己掌握收集信息的时间，chairs有责任保证例报准时发布。
3）chairs和P/VP在发布例报后，需要通过微信群和飞信群发的方式提醒所有人查看
四、格式
1）发布标题为[STeLA 2014]XX team XX月monthly report-负责编辑的人名
2）例报内容格式不限，鼓励有创意的排版~但是一定要分块明确，内容表达清晰哦
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请大家查看附件，并在googledoc上更新自己的通讯录信息，各位chairs将使用各自的群邮开始工作，祝大家期中顺利~
另外使用QQ邮箱的两位亲：赵梦洁和郭尚礼，由于qq不能参与gmail的群邮，麻烦你们尽快注册一个name....@gmail.com的工作邮箱，或提供一个常用的非QQ邮箱，十分感谢~
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Ge Liu 刘謌
清华大学电子工程系
清华大学学生对外交流协会 ASICSTeLA科技领导力论坛
Department of Electronic engineering
Tsinghua University, Beijing, P.R. ChinaMobile: +8618611522048Email: lg00...@126.com
lg00...@gmail.com--
Ge Liu 刘謌
清华大学电子工程系
清华大学学生对外交流协会 ASICSTeLA科技领导力论坛Department of Electronic engineering
Tsinghua University, Beijing, P.R. ChinaMobile: +8618611522048Email: lg00...@126.com
lg00...@gmail.com
LING ZHANG
Undergraduate 2015
YuanPei College, Peking Univ.
Mobile: (86) 1881-052-8529
Address: Room 520, Block 36, Peking Univ.
ge liu
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