Superata quota mail assegnata da Amministratore Server

[Corda]

Ciao Gruppo

uso Mail per gestire la posta elettronica. Sia per lavoro che personale.

Nel posto dove lavoro ho ricevuto il messaggio da parte dell'Amministratore di sistema che sto superando la mia quota e che devo prendere provvedimenti.

"Your mailbox size has reached 1906.47MB, which is over 90% of your 2048.00MB quota.
Please delete unnecessary messages to avoid exceeding your quota.
For more help please call IT Department"

L'Amministratore di sistema non conosce Mail e il mondo Apple in genere. 

Gli devo dire io cosa fare.

Premesso che tutti accedono alla posta con Zimbra (io non l'ho mai usato) e che per politica aziendale no nei incrementa lo spazio per chicchessia, chiedo aiuto su cosa fare.

Il consiglio che mi viene è di archiviare parte della posta (p.es. la più vecchia) e dire all'IT Manager di fare uguale nel Server Aziendale, per evitare eventuali problemi di allineamenti.

Domande.

1. So che Mail fa una copia sul disco delle mail e degli allegati.
2. So che è complesso vedere dove le mail sono archiviate, ma che ci sono.

Se creo una cartella e sposto un tot di mail con un certo criterio (p.es. da data a data) e di all'IT Manager di fare lo stesso sul Server va bene?

Posso quindi trovare sul mio MBP tutta la posta su Mail?

Se non va bene, qual'è il miglior criterio utilizzabile?

Grazie

[Massimiliano B.]

Consigliato da @Stefano in diversi post (basta cercare) puoi usare MailSteward https://mailsteward.com che ti permette di esportarle da Apple Mail e lasciarle consultabili anche su HDD Esterno (se non hai spazio sul Mac) in un archivio separato (sia le mail che gli allegati). Ho provato la trial perché serviva ad un mio conoscente e non è male ma non ho approfondito più di tanto