Fail Meja Setiausaha Peperiksaan Bagi Sekolah Rendah
Keena Wiegert
KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA PANDUAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT VERSI 1.0 (2022) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan
i KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 1 PELAKSANAAN 2 TARIKH BERKUAT KUASA 2 PEMBATALAN 2 PEMAKAIAN 2 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran Yang Dibatalkan 1-1 Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat CERAIAN PO.1.1.1 Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam 4 CERAIAN PO.1.1.2 Panduan Pengurusan Pejabat 9 Lampiran PO.1.1.2(A) Panduan Pengurusan Pejabat 1-1 Lampiran PO.1.1.2(B) Senarai Pekeliling, Surat Pekeliling Dan Peraturan Yang Berkuat Kuasa Berkaitan Panduan Pengurusan Pejabat 2-1 CERAIAN PO.1.1.3 Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan 11 Lampiran PO.1.1.3 Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan 1-1 CERAIAN PO.1.1.4 Kebajikan Untuk Anggota-Anggota Perkhidmatan Awam 15 CERAIAN PO.1.1.5 Dasar Penempatan Secara Pentadbiran 19
ii PERKARA MUKA SURAT CERAIAN PO.1.1.6 Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam 21 Lampiran PO.1.1.6(A) Pihak Berkuasa Melulus Mengikut Jawatan Yang Akan Ditanggung Kerja 1-1 Lampiran PO.1.1.6(B) Formula Asas Pengiraan Elaun Penanggungan Kerja 2-1 Lampiran PO.1.1.6(C) Contoh Pengiraan Bayaran Lebih Masa Bagi Pegawai Yang Sedang Menanggung Kerja 3-1 Lampiran PO.1.1.6(D) Format Surat Arahan Penanggungan Kerja 4-1 Lampiran PO.1.1.6(E) Senarai Semak Urusan Penanggungan Kerja 5-1 Lampiran PO.1.1.6(F) Perakuan Penanggungan Kerja 6-1 Lampiran PO.1.1.6(G) Contoh Perakuan Penanggungan Kerja 7-1 Lampiran PO.1.1.6(H) Pemberitahuan Keputusan Penanggungan Kerja 8-1 CERAIAN PO.1.1.7 Penurunan Kuasa Melulus Pengecualian Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam 30
2 PELAKSANAAN 3. Peraturan berkenaan pentadbiran dan pengurusan pejabat adalah seperti berikut: Kod Ceraian Tema PO.1.1.1 Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat Ceraian PO.1.1.1 Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam Ceraian PO.1.1.2 Panduan Pengurusan Pejabat Ceraian PO.1.1.3 Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan Ceraian PO.1.1.4 Kebajikan Untuk Anggota-Anggota Perkhidmatan Awam Ceraian PO.1.1.5 Dasar Penempatan Secara Pentadbiran Ceraian PO.1.1.6 Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam Ceraian PO.1.1.7 Penurunan Kuasa Melulus Pengecualian Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam TARIKH BERKUAT KUASA 4. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2022. PEMBATALAN 5. Dengan berkuatkuasanya PPSM ini, Pekeliling Perkhidmatan (PP) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) seperti senarai di Lampiran I adalah dibatalkan.
3 PEMAKAIAN 6. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, PPSM ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
5 PO.1.1.1 LATAR BELAKANG 3. Perlembagaan Persekutuan di bawah Perkara 152 (1) (a) dan (b) telah menjelaskan seperti berikut: (1) Bahasa kebangsaan ialah bahasa Melayu dan hendaklah dalam tulisan yang diperuntukkan melalui undang-undang oleh Parlimen: Dengan syarat bahawa- (a) tiada seorang pun boleh dilarang atau dihalang daripada menggunakan (selain bagi maksud rasmi), atau daripada mengajarkan atau belajar, apa-apa bahasa lain; dan (b) tiada apa-apa jua dalam Fasal ini boleh menjejaskan hak Kerajaan Persekutuan atau hak mana-mana Kerajaan Negeri untuk memelihara dan meneruskan penggunaan dan pengajian bahasa mana-mana kaum lain di dalam Persekutuan. Selain itu, Akta Bahasa Kebangsaan 1963/67 [Akta 32] menyatakan bahawa bahasa kebangsaan hendaklah digunakan bagi maksud urusan rasmi, kecuali sebagaimana yang diperuntukkan dalam akta tersebut dan tertakluk perlindungan-perlindungan yang terkandung dalam Perkara 152 (1) (a) dan (b) Perlembagaan Persekutuan di atas berhubung dengan mana-mana bahasa lain dan bahasa mana-mana kaum lain di Malaysia. Bahasa kebangsaan hendaklah digunakan bagi maksud rasmi dalam beberapa keadaan yang diberikan pengecualian. 4. Dalam usaha untuk memastikan penggunaan bahasa kebangsaan dalam perkhidmatan awam, Kerajaan Malaysia telah mengeluarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2020: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam, yang kemudiannya dikenali dengan Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (MyPPSM), Ceraian PO.1.1.1: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam. 5. Kerajaan pada Mac 2022 telah menetapkan supaya bahasa Melayu dimartabatkan penggunaannya pada peringkat antarabangsa. Selaras dengan ketetapan itu, penggunaan bahasa Melayu dalam perkhidmatan awam dimantapkan melalui Ceraian PO.1.1.1: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam. Secara
6 PO.1.1.1 umumnya, Ceraian ini menekankan keperluan penggunaan bahasa Melayu dalam semua urusan rasmi seperti persidangan, konvensyen, majlis istiadat, seminar, bengkel, kursus, mesyuarat, lawatan dan sebagainya termasuk yang melibatkan penyertaan bukan warganegara Malaysia. MEMPERKASAKAN PENGGUNAAN BAHASA MELAYU DALAM PERKHIDMATAN AWAM 6. Bagi memartabatkan bahasa Melayu, ketua jabatan di agensi kerajaan bersamasama pegawai hendaklah memastikan penggunaan bahasa Melayu dengan baik dalam semua urusan rasmi berdasarkan panduan berikut: (a) Urusan Rasmi di dalam dan Luar Negara (i) Semua urusan rasmi di dalam dan luar negara yang dianjurkan oleh Kerajaan Malaysia seperti persidangan, konvensyen, majlis istiadat, seminar, bengkel, kursus, mesyuarat, lawatan dan sebagainya hendaklah menggunakan bahasa Melayu yang melibatkan acara utama seperti ucaptama, ucapan perasmian, sesi temu bual (forum, bual bicara) dan sidang media. Contoh situasi adalah seperti berikut: Situasi pertama (dalam negara) Urusan rasmi di Malaysia dan hanya dihadiri oleh warga Vietnam. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Vietnam. Namun sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa Vietnam, terjemahan dalam bahasa Inggeris boleh digunakan. Situasi kedua (dalam negara) Urusan rasmi di Malaysia dan dihadiri oleh pelbagai warganegara. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Inggeris. Situasi ketiga (luar negara) Urusan rasmi di Vietnam dan dihadiri oleh warga Vietnam. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Vietnam. Namun sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa Vietnam, terjemahan dalam bahasa Inggeris boleh digunakan.
7 PO.1.1.1 Situasi keempat (luar negara) Urusan rasmi di Vietnam dan dihadiri oleh pelbagai warganegara. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Inggeris. (b) Surat Rasmi di dalam dan Luar Negara Surat-menyurat rasmi di dalam dan luar negara oleh agensi kerajaan sama ada menghantar atau membalas hendaklah menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya dan dilampirkan dengan terjemahan dalam bahasa Inggeris sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa ibunda negara berkenaan. (c) Dokumen Perjanjian di dalam dan Luar Negara Dokumen perjanjian Kerajaan Malaysia di dalam dan luar negara oleh agensi kerajaan hendaklah menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya. Dokumen perjanjian dengan negara atau agensi luar hendaklah menggunakan bahasa Melayu dan dilampirkan dengan terjemahan dalam bahasa Inggeris, sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa ibunda negara atau agensi luar berkenaan. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM 7. Bagi memastikan penggunaan bahasa Melayu dalam perkhidmatan awam dapat ditingkatkan, semua pegawai awam hendaklah menggunakan bahasa Melayu dengan baik dalam semua urusan rasmi sama ada secara lisan atau bukan lisan. Sehubungan itu, pegawai hendaklah sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam bahasa Melayu. Latihan dan pembangunan kompetensi boleh diperolehi dari agensi atau badan profesional yang bersesuaian berdasarkan keperluan jabatan dan pegawai. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 8. Ketua jabatan hendaklah memastikan setiap urusan rasmi anjuran jabatan masing-masing menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya. Persediaan serta tindakan proaktif seperti menyediakan kemudahan, perkhidmatan penterjemahan, peruntukan kewangan dan sebagainya hendaklah diambil sewajarnya bagi memastikan arahan di atas dapat dilaksanakan.
8 PO.1.1.1 9. Ketua jabatan juga perlu memastikan semua warga jabatan mempunyai tahap penguasaan dan penggunaan bahasa Melayu yang baik dari segi aspek lisan dan bukan lisan. Pemantauan, penilaian dan pengauditan secara berkala wajar dilaksanakan mengikut keperluan dengan merujuk kepada agensi atau badan profesional yang sesuai. PEMAKAIAN 10. Ceraian ini pada keseluruhannya turut dipanjangkan kepada Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan sekiranya pelaksanaan Ceraian ini tidak bercanggah dengan mana-mana peraturan atau undang-undang semasa yang berkuat kuasa. 11. Walau apa-apa pun yang terdapat dalam Ceraian ini, penggunaan bahasa Melayu adalah tertakluk pada pengecualian yang dinyatakan dalam Perkara 152 Perlembagaan Persekutuan dan Akta 32. 12. Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan penyampaian perkhidmatan sentiasa diberi keutamaan, efektif serta berimpak selari dengan fungsi organisasi. Sehubungan itu, bahasa Inggeris masih boleh digunakan dalam keadaan tertentu atas keperluan perundangan dan juga dalam sebarang urusan yang boleh menjejaskan kelancaran penyampaian perkhidmatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
9 CERAIAN PO.1.1.2 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. Ia dijelaskan dan dikuatkuasakan melalui Panduan Pengurusan Pejabat seperti di Lampiran PO.1.1.2(A). LATAR BELAKANG 2. Panduan Pengurusan Pejabat telah digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan 1974 yang digunakan sebagai panduan dalam urusan pentadbiran sesuatu pejabat meliputi aspek urusan pentadbiran, dokumen, barang kelengkapan jabatan, perhubungan dan perkara berkaitan dengan perkhidmatan. Langkah penambahbaikan dilaksanakan dengan mengambil kira kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas di pejabat Kerajaan. PELAKSANAAN 3. Dalam penggunaan Panduan ini, rujukan hendaklah dibuat kepada pekeliling, ceraian atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dari segi prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci. Senarai ceraian dan peraturan yang berkuat kuasa berkaitan dengan Panduan ini adalah seperti di Lampiran PO.1.1.2(B). PEMBATALAN 4. Dengan berkuat kuasanya Ceraian ini, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Surat Edaran: JPA.BPP(S)193/6/84 Jld. 4(3) bertarikh 20 September 2018 adalah dibatalkan.
b1e95dc632