phân công nhiệm vụ cho mấy bạn để chủ nhật làm hi
kim trinh
Huyền Nguyễn
3. Kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán
190
3.1. Kỹ thuật ghi sổ kế toán
Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép
vào sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện, liên tục, chính xác có
hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh
của đơn vị dưới hình thức tiền tệ hiện vật và thời gian lao động và phải đảm
bảo cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo
kế toán.
Việc ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo thuận tiện cho việc giám đốc các hoạt
động tài chính, đồng thời phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lặp và phức tạp.
Sổ kế toán phải ghi trên giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang và phải tuân thủ quy
trình ghi sổ như sau:
* Trước khi dùng sổ.
Sổ kế toán phải được thủ trưởng, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt số trang
và xác định tên người giữ sổ. Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách
nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.
Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời. Đối với sổ của phần kế
toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký (nhật ký chứng từ) thì sổ cái
phải là sổ đóng thành quyển.
- Đối với sổ đóng quyển trước khi ghi sổ:
+ Phải có ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, số hiệu và tên tài khoản
tổng hợp, tên tài khoản chi tiết (nếu là sổ chi tiết), niên độ kế toán và thời
kỳ ghi sổ.
+ Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và
ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay (nếu có).
+ Đánh số trang theo trình tự từ 1 đến hết, giữa 2 trang đóng dấu giáp
lai.
+ Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang sổ. Thủ trưởng đơn vị kế toán
trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối sổ.
- Đối với sổ tờ rời trước khi ghi sổ:
Đầu mỗi tờ phải ghi: Tên đơn vị kế toán, tên sổ, số thứ tự của tờ rời, số hiệu,
tên tài khoản, tháng năm dùng, họ tên cán bộ ghi sổ, giữ sổ.
Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng
đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký trong đó
ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu, các tài khoản, ngày xuất dùng.
Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc các hộp có
khoá và thiết bị cần thiết như ngân hàng chỉ dẫn, để tránh mất mát, lẫn lộn.
* Tiến hành ghi sổ.
Sổ kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác và nhất thiết phải căn cứ
vào chứng từ hợp lệ đã được những người có trách nhiệm kiểm tra phê duyệt.
Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định
kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để đảm bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời
chính xác.
Sổ kế toán phải được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải ghi rõ ràng,
ngay thẳng không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng
kẻ trong sổ sách, không được ghi cách
dòng, không chèn thêm, móc thêm trên những khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối
mỗi trang sổ, mỗi dòng kẻ khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ của sổ.
Cuối mỗi trang phải cộng trang, số cộng ở dòng
cuối trang sẽ ghi chuyển sang đầu của trang tiếp theo; đầu trang tiếp theo sẽ
ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Sau khi nghiệp vụ kinh tế đã vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu để dễ
phân biệt (thường ghi tắt chữ Vì nhằm tránh việc ghi 2 lần hoặc bỏ sót.
Kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối
tháng. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào
sổ trong tháng đó trước khi khoá sổ. Cấm khoá sổ trước thời hạn để làm báo
cáo trước khi hết tháng và cấm làm báo cáo trước khi khoá sổ.
Khoá sổ được quy ước là gạch một đường kẻ ngang, tính tổng số tiền phát sinh bên
Nợ, bên Có và tính ra số dư của các tài khoản trong sổ kế toán trong một thời
gian nhất định. Đơn vị phải lập và thực hiện
chế độ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.
- Đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày.
- Đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với ngân hàng mỗi tuần một lần.
- Đối chiếu giữa các sổ phân tích với sổ tổng hợp ít nhất mỗi tháng một lần.
- Đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ sách của kho ít nhất mỗi tháng một lần.
- Đối chiếu số dư chi tiết của các tài khoản thanh toán với từng chủ nợ, từng khách hàng ít nhất 3 tháng một lần. Cuối năm phải lập bảng danh sách tất cả các sổ kế toán dùng cho năm sau thành 2 bản. Một bản gởi cho đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, một bản lưu ở bộ phận kế toán. Trong năm nếu cần mở thêm sổ kế toán, bộ phận kế toán phải điền thêm vào bảng danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cáo cho cấp trên biết. Khi khoá sổ vào thời điểm cuối năm, những dòng kẻ còn lại trong
trang sổ sau khi khoá phải gạch chéo để huỷ
bỏ. Sang năm mới phải
mở sổ kế toán mới, sổ kế toán năm mới phải thể hiện sự tiếp tục công
việc kế toán của năm trước, phải chuyển số dư tất cả các tài khoản còn
số dư đến ngày 31 tháng 12 năm cũ sang sổ sách năm mới. Bảng cân
đối kế toán cuối năm là chứng từ tổng hợp về các số dư của tất cả các
tài khoản về năm cũ.
Hàng tháng khi công việc vào sổ đã xong, sổ
sách đã được đối chiếu kiểm tra và khoá sổ thì tất cả các chứng từ kế toán của
tháng (chứng từ gốc; chứng từ tổng hợp; chứng từ ghi sổ) phải sắp xếp theo loại,
trong từng loại phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành quyển hoặc gói
buộc cẩn thận, trên mặt ngoài ghi rõ:
- Tên đơn vị kế toán.
- Niên độ, tháng.
- Số hiệu chứng từ ghi sổ: Số đầu và số cuối kỳ.
Sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan cuối năm
cũng sắp xếp và bảo quản như trên. Các tài liệu kế toán được lưu giữ ở bộ phận
kế toán nhiều nhất là một năm sau niên độ kế toán.
Sau đó phải chuyển cho bộ phận lưu trữ của đơn vị.
3.2. Các phương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán
Trong quá trình ghi sổ, khi đối chiếu, nếu
phát hiện có sai sót nhầm lẫn trong ghi chép, tính toán thì phải tiến hành sửa
sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Tuỳ theo tính chất, thời gian phát hiện sai
lầm
và phương pháp ghi chép bằng tay hay bằng máy vi tính mà kế toán sửa sai như
sau:
a) Đối với sổ kế toán ghi bằng tay:
Khi phát hiện có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp cải chính,
còn gọi là phương pháp gạch xoá hay đính chính. Phương
pháp này được áp dụng trong các trường hợp:
+ Sai sót trong diễn giải không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản.
+ Sai sót phát hiện ra sớm nên không ảnh hưởng đến số tổng cộng bằng chữ.
Phương pháp sửa sai bằng cách gạch một đường
thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế
toán trưởng bên cạnh. Nếu sai chỉ một chữ số thì cũng phải gạch toàn bộ con số
sai và viết lại con số đúng.
- Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối
ứng tài khoản nhưng sai về số tiền, với số tiền đã ghi sai ít hơn số tiền đúng.
Phương pháp sửa sai bằng cách lập “chứng từ
ghi sổ bổ sung” và ghi thêm một bút toán giống như bút toán đã ghi với số tiền
bằng chênh lệch giữa số tiền đúng với số tiền sai đã ghi.
Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt là 800.000đ nhưng khi
định khoản chỉ ghi có 80.000đ
Nợ TK 111: 80.000
Có TK 112: 80.000
Như vậy đã định khoản đối ứng tài khoản đúng nhưng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn
số đúng là 720.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm một bút toán.
Nợ TK 111: 720.000
Có TK 112: 720.000
- Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ):
Phương pháp này được áp dụng trong các trường
hợp:
+ Định khoản đúng về đối ứng tài khoản nhưng số tiền đã ghi sai lớn
hơn số đúng trên chứng từ và thời gian phát hiện lại chậm trễ.
+ Định khoản đúng nhưng ghi trùng 2 lần một nghiệp vụ kinh tế:
+ Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản và các trường hợp khác.
- Phương pháp sửa sai:
+ Đối với trường hợp thứ nhất phương pháp sửa sai là ghi một bút toán
về đối ứng tài khoản giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa
số sai với số đúng, nhưng số tiền ghi bằng số âm và
phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Đối với trường hợp thứ hai ghi trùng lặp phương pháp sửa sai là:
ghi thêm một bút toán giống y như bút toán đã ghi trùng, nhưng số tiền ghi bằng
số âm để huỷ bỏ bút toán ghi trùng lặp và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên
cạnh, sau đó ghi lại bút toán đúng:
+ Đối với trường hợp thứ 3 thì phương pháp sửa sai là: ghi lại một bút
toán giống như bút toán đã ghi sai, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút
toán đã ghi sai và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
Ví dụ 1: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
800.000 nhưng
khi định khoản thì ghi sai 8.000.000.
Nợ TK 111: 8.000.000
Có TK 112: 8.000.000
Kế toán sẽ sửa sai bằng cách ghi thêm một bút toán:
Nợ TK 111: (7.200.000)
Có TK 112: (7.200.000)
Ví dụ 2: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
800.000đ
nhưng khi định khoản thì đã ghi sai như sau:
Nợ TK 112: 800.000
Có TK 111: 800.000
Đúng ra là phải ghi
Nợ TK 111, Có TK 112.
Kế toán sửa sai như sau:
- Huỷ bỏ bút toán ghi sai bằng bút toán âm.
Nợ TK 112: (800.000)
Có TK 111: (800.000)
- Dùng mực thường ghi lại định khoản đúng.
Nợ TK 111: 800.000
Có TK 112: 800.000
b) Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:
- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo
cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa
trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính.
- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan
nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã
phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú
vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
- Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện
theo phương pháp ghi bổ sung hoặc ghi số âm giống như trong phần kế toán ghi
bằng tay.
c) Một số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ kế toán:
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có ghi sai
sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền
thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã
nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của
năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dụng cuối của sổ kế toán năm có sai
sót.
- Khi sửa sai bằng phương pháp bổ sung hay phương pháp ghi số âm đều phải có
chứng từ đính chính dẫn chứng số liệu và ngày tháng của chứng từ đã ghi số sai,
cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng duyệt.
- Trong kế toán số âm có thể được biểu hiện viết bằng bằng mực thường trong ngoặc đơn hoặc ghi bằng mực đỏ.
--
**_ SKT-Cố lên _**