關於 SITCON 2023 的籌辦，需要你的意見！
小知
我們大概要開始決定 SITCON 在 2023 年要做什麼了(´・ω・`) 。因為目前仍有些大方向上的問題，我覺得直接比照去年辦理負一籌可能會有點欠缺考慮。所以希望先凝聚大家的共識，接著再一起決定下一步要怎麼做。
首先，還是感謝所有直接或間接參與支持 SITCON 的夥伴們。今年我們勇敢嘗試了許多不同以往的作法，除了年會參與人數新高，來到 1300 人外，更透過 GitLab 來統整各組間的進度、第一次做了街訪和閉幕影片，還讓各處充斥著可愛的貓咪。
歡慶禮成的同時，也想與各位籌備夥伴們討論年會籌辦過程中遇到的幾個挑戰：
年會的舉辦日期
SITCON 2020 當年面對疫情升溫，年會首次從三月延期至八月，至今都維持在暑假左右舉辦；但這就與其他研討會（如 COSCUP、HITCON、PyCon TW 等）重疊，在短短的幾週內，許多熱心參與多場研討會的夥伴們必須四處奔波，也讓居住於非北部地區的的受眾不得不於多種有興趣的議題間作取捨。
除此之外，辦在暑假也會完全來不及趕上企業招募實習生的日程。對會眾來說少了相當多寶貴的實習機會，而連帶對大企業來說也少了一贊助的誘因。綜上我們是不是該尋找辦法來慢慢將年會調整回一開始的三月呢？
實體舉辦的經驗出現斷層
由於 SITCON 本身的性質（以學生為主），工人們的迭代速度相對較快。加上也因為去年是線上辦理，今年有許多組別都沒有籌備實體年會的經驗。我想我們也需要探討怎麼樣的經驗傳承，才能有效的避免花費過多時間成本，在重複碰撞往年已知的常見問題？
「你在第一次參與籌備最撞牆的點是什麼呢？」、「在做事的過程中有沒有什麼最希望前人留下的文件？」、「或不限於文件，你還會希望事前籌備什麼相關的活動呢？」，如果還沒有什麼想法的話，也能考慮從這幾個問題來開始延伸。
籌備的焦點不那麼聚集
大家對於 SITCON 的想像是什麼、對 SITCON 有什麼期待、或期許透過 SITCON 得到些什麼跟達成什麼樣的目標。這些問題在忙碌的籌備中越來越少被提出來，著眼點更多在於「如何辦起一個年會」而不是「大家有什麼共同的內在動機或使命來一起做好一件事」。
或許在釐清這些點後能促使大家在參與籌備的過程有更多向心力，也更清楚我們該做什麼事、各個事情之間該如何取捨。
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總結一下，我們大致會需要討論以下幾點內容：
- 針對這三個議題，有沒有什麼個人的觀察或是立場？
- 你認為是否該逐漸將年會的舉辦日期調整回三月？如果是，有什麼推薦的方式可以達成？
- 對於後面兩者，有什麼你個人希望被推動的解法嗎？
- 有沒有其他想補充的呢？
SteveYi Yo
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這是 Google 網路論壇針對「SITCON：日常」群組發送的訂閱通知郵件。
如要取消訂閱這個群組並停止接收來自這個群組的郵件，請傳送電子郵件到 sitcon-genera...@googlegroups.com。
如要在網路上查看這項討論，請造訪 https://groups.google.com/d/msgid/sitcon-general/CAG%2B%2Bp%3DNp3TunrCO%3Dmb%2BHp7BTJJRsanwRuizpLpT%2B9za6gVcnZw%40mail.gmail.com。
Clancy Leon
Hi 有在關注 SITCON 的大家，
我是今年的副召 Leon，
參與籌備 SITCON 2022 的夥伴們辛苦了，今年年會不僅規模龐大，也做了許多不一樣的嘗試，都是大家辛苦參與籌備得來的結果。
今年 SITCON 因為疫情的關係有別以往舉辦在 9 月，雖然趕上了暑假的尾巴，但與其他大型 conf 離太近，造成了夥伴們蠟燭多頭燒的情況，明年是否辦在三月可以再討論，但是我認為一定要避免再跟其他大型研討會日期相近的情況。
建議可以慢慢調整年會時間，若核心團隊組建的過程順利，將下一屆年會舉辦在明年六月，對於 SITCON 2024 的舉辦日期會更有彈性。
舉辦實體年會經驗出現斷層的問題，今年使用 GitLab issue 讓待辦事項不會流落在共筆、mail、群組訊息是一個很好的開始，明年的團隊可以透過今年 repo 的 issue 看到各個任務發生的時間點與內容，就會是一個很好的參考資料。希望明年的團隊可以繼續使用統一的待辦清單，當然，如果有其他服務可以帶來一樣方便的效果也可以嘗試看看，不一定要侷限在 GitLab。
今年在閉幕的時候有強調 SITCON 是一個品牌，歡迎想要推廣開源專案、社群的學生使用。大型研討會之後，SITCON 能不能在校園內扎根，持續增加 SITCON 在資訊教育甚至教育界的影響力，我認為平常在地方的活動也是需要受到重視的，比如最近在各地舉辦的 HoC 就是一個推廣資訊教育的優質活動，如果明年的 SITCON 團隊將心力放在協助各地舉辦講座、工作坊、黑客松，說不定也可以是一個發展方向。
因為我月底就要入伍了，沒有辦法跟各位在負一籌腦力激盪這個想法，不過希望大家可以思考我們除了研討會，還可以做什麼去串連各地學生一起分享與資訊交流。
嗨 各位籌備夥伴、以及所有正關注 SITCON 的大家，
我們大概要開始決定 SITCON 在 2023 年要做什麼了 (´・ω・`) 。因為目前仍有些大方向上的問題，我覺得直接比照去年辦理負一籌可能會有點欠缺考慮。所以希望先凝聚大家的共識，接著再一起決定下一步要怎麼做。
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張智仁
接下來將會以我在這兩年參與 SITCON 籌備的經驗，分享自己的一些看法。
我在 2021 年會時第一次擔任工作人員，在編輯組與議程組間跨組支援，在 2022 年會接下了編輯組長的職務。
在這些年因為疫情的緣故讓年會的舉辦都受到了不小的影響，尤其在 2021 年原訂五月舉行的實體年會，改延至九月線上舉行，而 2022 是 SITCON 舉辦滿十週年的時刻，適逢新血加入，一路上也一同面對許多關卡，包含跨組協作模式的改變、暑期場地借用日期選擇有限、有償轉讓票券等等等，各組夥伴們都很努力！
關於年會的舉辦日期
年會主要在 3 月舉辦，一方面是各級學校剛開學不久，不會遇到段考的問題，另一方面則是此時也正好是各家廠商陸續開始招募暑期實習的日子，同時也不會與現存的其他類似性質研討會舉辦日期（COSCUP 七月底八月初、HITCON CMT 八月底、MOPCON 十月底）太接近。還有一點則是三月年會結束後，大多人力則可以轉往暑期 SITCON Camp 夏令營的籌備。
我也認為年會該調整回三月。不過考慮到近幾年我們籌備期間約為半年，直接拉回去恐怕太過挑戰，因此可以考慮去年原先在五月舉辦的規劃，慢慢進行調整。至於其他日期，只要不與其他研討會過度接近，造成整體資源分配上的 race condition，在籌備時間充足的情況下也可以考慮。
關於籌備經驗的傳承
SITCON 其中一項特色就是主要由學生組成，不論與會者、講者、工作人員皆是。今年也有不少新手組長上路（包含我），此時在交接時得到的資源會底定一開始組別的發展狀況。以我所在的編輯組為例，因為編輯組最不缺乏的就是文件，所以基本工作事項都有標準流程可以參考。加上我前一年已經待在編輯組工作，所以可以很快地上手，自己再跟夥伴們根據當年度狀況微調，另外如果有疑問就會丟出來跟夥伴們討論。對於新進組員跟組長來說，工作手冊是基礎的存在，如果沒有的話，我們依然能夠透過培力活動或歷史資料上手，但就會像是缺少了一份長期共筆的感覺。
其他則是可以翻閱歷年的檢討文件，了解大家在當年遇到了什麼狀況，後續有無採用任何方式解決，避免同樣的牆一再被不同的人撞到。
對於籌備過程的期許與目標
我剛好在這兩年遇到了截然不同的跨組溝通協作工具。2021 時籌會採用的是 HackMD 進行共筆與跨組協調，Trello 作為進度追蹤輔助，籌會本身除了各組報告，更著重的是討論待辦事項的組別分配與安排，主要偏事務導向；在 2022 整體工作進度統一以 GitLab 為主進行記錄，籌會的報告也是在上面進行，HackMD 僅作為共筆，籌會著重在各組的進度上進行追蹤，主要呈現組別導向。
這兩者剛好有其缺點：一個是組別進度不夠容易掌握、一個是跨組事務的討論與形成共識時間較少。因此我覺得可以未來可以考慮綜合運用，就像 Leon 在信中提到的，依然有一個整體的進度追蹤平臺，而籌會時討論待辦的工作分配與共識。
在即時溝通的部分，先前以 Telegram 為主，也許可以考慮進一步嘗試我們籌會時會用到的 Discord 看看，透過其頻道、訊息串功能歸納整理討論。
在組內 workflow 的部分也可以參考小易提到的，結合自動化工具增進工作上的方便性，像是我們編輯組目前就有採用收到文案需求表單後，自動發 mailing list 通知的部分ouo。
以上是我的一些想法，如果有任何疑問或是寫得不精確的地方，歡迎大家回信發問或更正補充！
白兔
HI，各位好久不見，這裡是行銷組及議程組的白兔，
謝謝大家在 2022 年的各種支援與包容，以下將用個人觀點闡述信中的幾件事情
籌備時間改變
其實對於這件事我個人並不會覺得一定要提早，但有鑒於七、八月份有各式各樣的研討會舉辦，雖然時間不一定會重疊，但會使各個熱心的夥伴過於疲累，因此會希望 2023 的舉辦時間能夠提早或延遲，減少各位夥伴的負擔。
考量到去年的籌備時間，若能在 1 月開始籌備，也許能在 6 月中旬順利舉辦。
總而言之，個人相對希望避開七、八月這兩個研討會高峰期舉辦。
工人培訓營再次舉辦，並詳述文件、須籌劃內容
我個人在 2022 遇到的「共筆文件開設」的問題，其實在開始時我並不清楚是有 excel 文件能夠直接填寫使用，還想辦法依照去年的頁面刻劃出了今年的共筆畫面，也因此浪費了許多時間在製作上，使其日程不斷延長。
我滿希望之前的工人培訓營能夠持續舉辦，並且在過程中由過去的組長、組員介紹與說明一些事項的處理或文件位置，這或許能夠有效減少類似的問題存在。
同時 SITCON 其實也已經舉辦了十年了，這十年所累積的資料有些過於繁雜，不只是文件過多，平台的更換其實也是個人認為文件索引有難度的原因之一。
除了現有的工人手冊外，或許能夠依照組別分類，整理出類似長期共筆的內容，讓新加入的夥伴能夠透過這份文件瀏覽所需資料，減少製作上的困難。
自動化工具的導入與平台使用
如繁嵐所提到的，我個人滿支持或許可以導入到 Discord 當中做一些討論與訊息的統整，目前的貼文功能也蠻適合用來開坑與討論，進而避免掉開新的坑在群組討論時，過段時間就被遺忘或訊息難以追朔。
而自動化工具的方面我其實也蠻希望能夠在表單填寫後，自動在 GitLab 上開啟新的卡片追蹤、在 GitLab 確定廠商已經成為贊助商時，自動將這個消息整理到某個地方，方便各組能夠快速知道資訊並方便相關內容的製作（如贊助頁面更新、海報 Logo 露出等）。
上方是個人的一些淺見，若有不精確或錯誤的地方，歡迎回信更正或提問！
祝 期末準備順利
白兔
SITCON 2022 行銷＆議程組員
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陳柏宇
大家好！我是 SITCON 2022 議程組組員 Arnoldsky,
SITCON 2022 是我第一年參與籌備，感謝大家的包容與指教，對於上述的問題，我有一些個人看法，提供給大家參考：
首先關於年會舉辦的日期，我認為沒有理由不移回 3 月，接下來麻煩的就是方法，前面有其他夥伴提到可以透過慢慢將年會時間往前移的方式來解決，
但我認為這是有困難的，考慮將近半年的籌備時間，假設明年在六月舉辦，後期籌備勢必會撞到 6 月中旬的期末考，我認為這會導致籌備的夥伴增加不少，且無法忽視的壓力，另外 7 月中就要指考了，也會降低有意挑戰指考的會眾或夥伴的參與意願，因此我認為提前於 5、6月舉辦與今年同等規模的年會是有困難的。
那我們能不能試試看將明年的大型年會改成小型的同樂會（網友見面會），後年再舉辦大型年會，今年將重心放在已經持續在關注的夥伴，而非推廣給更多人認識，將目標放在夏令營、白兔提到的工作人員培訓營、黑客松、工作坊等活動，在空檔期多方嘗試，並將注意力放在參與籌備的夥伴身上，在我看來不只可以解決移回三月的問題，也可以趁這個機會減緩籌備過程出現斷層（培訓營），以及對「想辦什麼活動沒有共識」的問題（比較輕鬆的交流會，有機會多聊聊彼此的看法）。
再來關於籌備出現斷層，因為我資歷尚淺，所以沒有辦法比較今年與往年的差異，但舉我自己今年籌備時的心態為例，我不會希望舉辦活動就是完全照著 SOP ，但同時自己獨立去做我還是很怕會出現重大缺漏，所以我覺得我們組長當初跟我聊到，小知提過的 Check List 或許是不錯的解決方法，透過 Check List 可以檢視自己有沒有什麼重要的事還沒做，在保留發揮空間的同時也能防止出包。
最後，對於 SITCON ，我認為 SITCON 是給學生交流、增進自我的機會，也是我在籌備過程中深深感覺到的，也因此我對 SITCON 的期待，就是能繼續創造、維護、精進這樣一個平台與機會，讓大家交流、討論，激盪出不同火花與看法，認識不同領域，並將之反哺與自身，這就是我對 SITCON 的期待，也是未來會希望努力的方向。
最後的最後，感謝大家撥空讀完，如果有任何指教，歡迎與我討論！
祝福各位聖誕快樂、新年快樂，也祝大家期末順利！
Best regards,
Arnoldsky
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Sean
對於年會舉辦時間，在不考慮人力資源的前提下，理想狀況當然是今天立刻開始籌備，在三四個月緊密規劃下，趕在學期初辦一場同等規模的千人年會
但目前檯面上還沒有人公開承接總召角色，也不是敲定時間就能馬上生出總召的，因此直接喊希望明年辦在幾月對我而言稍嫌不負責任
在社群待過的大家都知道 SITCON 不只是個 Conf，更辦了 HoC、夏令營、工作坊，甚至疫情前的定期聚、黑客松等活動
既然我們常說 SITCON 只是個品牌，有我們大家共創的核心價值，那為什麼要拘泥於明年的年會呢？
與其勉強湊出一場年會、讓夥伴心神被榨乾，不如在明年找出對各位更具價值的活動，同時展望 SITCON 2024 年會如期舉辦，或許會是另一條可行的路徑
如果討論後大家認為舉辦 2023 年會仍有其必要性，感覺以現在人力狀況來說，近幾年有點盛大到難以負擔了
就算不訂定主題、沒有主視覺、工作人員只戴貓耳識別、午餐讓與會者自己揪團叫外送，最核心的分享交流還是能達成
也許當我們回歸初衷，先降低年會的規格，反而能在其他方面創造不同可能
另一方面，或許也可以順便思考關於夏令營的規劃
第一屆 SITCON 夏令營從 2014 開始舉辦，隔年甚至連辦兩個梯次，不過到了 2018、2020、2022 卻因為人力及疫情因素停辦
現在資訊蓬勃發展的年代，已經有資訊之芽、各校營隊、社團寒暑訓、補習班舉辦程式教育課程，線上免費/付費資源也不算少
對各位來說，會希望由 SITCON 主辦的夏令營能展現哪些獨特的價值嗎？還是乾脆收手不再舉辦
個人支持明年只辦 Camp + HoC + 各地小活動的方案，不過如果要維持夏令營的話，我認為該再把影響力更加擴大，或許過陣子需要在籌會（或另開新串）討論 SITCON Camp 核心目標與價值
- Sean
火山 / Kazan
身為第一次參與社群活動就投入籌備工作團隊的我，對於前述問題也有些想法：
- 作為一個學生，3 月理論上已經開學一段時間，同時又不太會遇上段考；相對的，9 月初是大部分學校開學的日子，這個時間點許多人都還在處理學校的事務，特別是剛入學的新生會需要更多時間與精力面對新環境。
- 作為行銷組員，許多公司會在前一年底或是年初就先規劃好新一年的支出預算，這其中就包含了對社群、活動的贊助費用；同時如前面繁嵐所說，3 月是開始招募暑期實習的時節，可以藉此吸引更多有需求的廠商與我們洽談贊助。
- 如繁嵐、白兔指出的，7 月到 10 月是研討會高峰，選在三月或許可以避免社群參與者「conf 疲勞」。
這些文件有些是極為重要的，但偏偏要用的時候會怎麼找都找不到，這也加深了經驗傳承的困難。
就我所知以往是用 Trello 追蹤進度，HackMD 紀錄與共筆，今年則改用 GitLab 的 issues 卡片追縱進度，工作文件則 HackMD 與 Google docs 兼有，至於日常討論與通知則使用 Telegram；
- Camp 重新開始籌備，HoC 與工作坊持續辦理，同時改以見面會及培訓營取代年會。
- 若仍要辦理年會，則提早至 6 月初，同時可以縮小規模，並仍以 Camp 為主。
火山 / Kazan｜蘇柏郡
SITCON 2022 編輯組、行銷組