Re: [SITCON][行政組] Re: [SITCON][議程組] 2021 成立「議程助理股」處理議程助理相關業務
Li Yu
--Hi all,
相當感謝 Allen 和卡崔娜不遺餘力的試圖處理問題和解釋現況。
Allen 所提及的議程組在初期討論時參與人數過多會導致許多挫折感和糟糕體驗的部分，個人也相當認同這是一個急需解決的問題，如有幫得上忙的地方我很樂意協助。
這邊想先以場務組的視角來補充一些個人的想法及問題，可稍作參考，如果有什麼我沒考慮周全的地方也請務必指正。
議程助理移至場務組的必要性
相信這是這個改革之所以會發生的根本原因，在 Allen 的信中也有提到人太少時會有政治正當性的疑慮。
這部分想先瞭解有什麼是會導致議程助理比較難獨立招募，且預設可不參與初期議程組會議的理由？
假如議程助理是獨立招募的，並且提前告知他們主要工作內容只是協助年會當天的事項，而初期的討論可參與可不參與。那是不是就沒有現在我們正在討論的這個議題了？
個人的觀點會不太偏好議程助理由場務組長指揮
當初會建議卡崔娜採用由議程組指揮的方案，主要的考量點是從執行層面出發先排除掉了原本的這個方案。我先簡單說明自己不太偏好的原因：
1. 協作成本與對場務組長的要求偏高以過往經驗來說，熟悉議程組內部運作的場務組長可遇不可求。如果由場務組指揮，很顯然的場務組長會需要全盤瞭解有關會議廳內的大部分工作內容（這樣才可能有能力指揮與處理突發狀況）、以及和議程組同步今年的特別規劃。每一年的組長未必都有能力在顧及原先四股的情況下做好這件事情。假如沒顧及好的話，議程助理的股長在遇到無法獨自解決的情況時，為了確保決策品質勢必又會回頭尋找議程組長尋求幫助。那這樣交給場務組指揮的這個決定是否就會變得毫無意義。而且議程助理身為面對講者的第一線人員，相信他們與講者的互動可以很大程度影響講者對年會的評價。個人認為要拿這份評價去與每年組長不同的跨組協作能力對賭是不太划算的。2. 議程助理可能沒有時間與體力支援機動排班這一點在 Allen 的論述中也有提到，從以往組員的回饋而言，議程助理是一個很吃體力和專注力的工作。用比較詼諧的話說，將他們再往門神機動的班表上排，是否仍是個人道的規劃？3. 可能導致不必要的現場混亂相當具代表性的例子可能就是無線電頻道，不論有沒有要合併使用場務組的頻道其實都是問題。假如頻道分開就等於進出會議廳、在切換議程助理排班與機動排班時，都需要將無線電在議程組與場務組之間切換。多一道手續就多了一份可能出錯的空間和方式，而且如果有人忘記切回來也會很難發現。此外，合併都使用場務組的頻道也會讓議程廳內外的資訊互相干擾。議程廳內應該是不會太需要知道贊助商和工人反映想多要幾個便當、或場地的 wifi 連不上沒辦法報到之類的問題。基於以上考量，最先才會推薦由議程組負責指揮
Allen 所指出的正當性與權責不相當的問題，當初確實沒深入考慮到這部分。我也相信假如實際推行此方案後，這會是未來一個難以忽視的隱憂。畢竟這樣子執行起來也有種名不副實的感覺。
---
現階段我會想先確認將議程助理遷移至場務組的必要性。假如必要，接著可以再一起討論這些方案的可行性。
畢竟在主觀上個人認為由處理場地事宜的場務組長來負責指揮第一線面對講者的議程助理，本身就不算是一個穩定合理的做法。
如有任何錯誤請務必指正。
祝 順心,
小知
SITCON 2021 場務組組長On Tue, Oct 6, 2020 at 12:17 PM Allen Chou <s313...@gmail.com> wrote:Hi All,
作為這個提案的始作俑者（？），我覺得自己好像應該出來講講話 XD
感謝 Katrina 幫忙把整個改革的方向講得很清楚，在作法層面我應該是沒什麼可以說了，故主要會對於背景脈絡稍加補充，順便對於目前的作法提出一些疑問，希望這篇文章能作為以後議程組長對於這個決議做檢討時的參考。
議程組的現況
以往議程組大概會有 16 人左右，負責的事務除了一般議程的徵稿、審稿、試講、彩排以外，還有 Keynote、論壇的規劃，以及這篇文的重點：協助主持議程開場結尾與重要事項宣告的議程助理。
以今年來說，議程總共有四軌，共有 10 位議程組的組員出任議程助理，扣除少數只支援一兩場（通常是遇到該時段有組員要演講，以致人員安排上需要有人頂替），共有 6 位長期駐守的議程助理。我猜想這就是 Katrina 所說「招募人數為議程軌數的 1.5 倍左右」的來源（吧？如果不是求幫補充）。
議程助理在值班期間，雖然規定上沒有說必須全神貫注地看著講者，但從以往組員的回饋而言，是一個很吃體力和專注力的工作，而且中午有贊助議程以致吃飯時間也需要議程助理，故讓一個人在一個會議廳撐整天存在根本上的不可能。
回到議程組的人數，由上述可知，基本上議程組在負責議程助理的情況下，人數至少要有 14 人以上才能勉強運作，這其中還包含了會有議程助理同時身兼事前議程規劃以及當天的小精靈工作（e.g. Keynote 負責人），以 2019 與 2020 年來說，16 人仍稍顯吃緊（順便再次跟議程組員說聲對不起，讓你們在當天這麼累 QQ），尤其在有防疫需求之後會更缺人手。
議程組縮編與議程助理獨立之必要性
然而，同時我認為議程組在人數開始變龐大之後會使組織變得笨重而難以管理，並影響決策品質。（覺得太長可以直接跳到 tl;dr）
議程組，不同於其他組別，是個討論遠多於做事的地方。在議程組，一場 50 分鐘的 Keynote 可能是六七個小時討論下所作的決定，一場 90 分鐘的論壇是十多個小時的組內討論與數個小時和與談人交流的成果。我認為唯有所有議程組員乃至於所有工人有足夠的討論、爭辯、協商機會，才能維繫年會議程品質，故堅信這種鼓勵討論的風氣應該被保留。
但當議程組的組織過於龐大時，會遇到兩個主要問題：1. 討論人數多不一定能帶來更好的討論品質 2. 組員缺席過多時，重要決策的制定欠缺政治正當性
首先，當開會的人太多時，每一個人往往會趨於不講話（類似 social loafing），或是因為台面上意見過多而難以取得共識，甚至會出現因為開會過於疲憊而開始放棄思考而妥協的狀況，而我認為這些現象對於極度重視討論品質的議程組而言是致命的。
再來，雖然我自認為這點與我個人作為組長的失職有很直接的關係，但是這兩年我觀察到，在許多重要決策（e.g. Keynote、論壇）的制定時，組員的出席率極低，例如今年某一個論壇提議通過時，甚至只有五名議程組員出席。由於議程組所作的決定會很直接地影響到整個年會，故我認為當專責議程相關決策的議程組過於龐大而出席率未達到一定比例時，會使我們所做出的決策欠缺政治正當性。
此外還有一個潛在的問題是議程組員的心理感受。我曾經收過幾位組員的回饋提到，在議程組開會是個令人挫敗的體驗，大概可以歸納成兩種狀況，一種是常常跟不上大家討論，而因為與會人數太多，會議主持人往往沒有心力去關心每個組員的狀態；另一種是覺得開會時大家都在講話，自己的意見在會議上總是得不到足夠的重視，也沒有被充分討論就被駁回。這些經驗對於議程組員而言不僅是不舒服的，而且也會很直接地影響往後參與籌備的意願。
tl;dr 議程組人太多時，開會人多會造成討論品質不好且個別組員意見得不到足夠重視，人太少時又會有政治正當性的問題，總之很不好（？）
因為上述問題，我認為議程組目前的人數是不妥的，應該減少招募人數。而在所有議程組事務中，最吃人力也最不需要討論的例行性事務是議程助理，故在議程組必須縮編的情境下，我認為將議程助理移出議程組會是最好的選擇。
議程助理移至場務組的可行性
由於我不懂場務組的事情，也未曾參與過場務組的人力安排，所以只能以我知道的事情去做分析，如果有缺漏還請大家協助指正與補充。
原本我的打算是把議程助理獨立成股掛在議程組底下，類似於 2016 年的作法（但當時沒獨立成股而是議程組分兩次招募），但之後考量到議程助理在非值班期間其實可以給場務組作為機動人力，此外往年場務組有許多需要議程助理協助宣導的事情，且議程助理在工作性質上也與場務組有密切相關，故覺得，也許可以把議程助理放在場務組底下。
在此處我與 Katrina 及小知則有意見上的不同，我認為議程助理應該掛在場務組底下，由場務組長指揮，只有值班時會遵循議程組所給予的指示，但他們本質上仍然是場務組員，並在非值班期間回復成場務組的機動人力，而 Katrina 與小知則認為議程助理股應該由議程組指揮，非值班時則是借給場務組當作機動人力。
對於這部份我不太清楚這麼決定的原因是有何種考量，也期待 Katrina 與小知可以協助解答。
且，我認為這種作法會存在正當性的危機，因為如此幾乎可以說議程助理股是「掛在場務組底下，偶而會借人力給場務組的議程組分部」，如此則難以解釋我們自始為何不把議程助理股建立在議程組底下並借給場務組當機動，而是移至場務組底下的股。甚至，可能會創造出權責不相當的困擾，即議程組可以指揮議程助理，但責任卻是議程助理股上層的場務組在擔。
至於議程助理股長，目前則有共識是由議程助理之王擔任。議程助理之王是議程組內指揮所有議程助理的負責人，因為這個工作必須對議程規劃有足夠了解，故希望這個角色留在議程組內參與籌備。如果議程助理確定成股，議程助理之王順理成章也會成為議程助理股的股長。
往例
SITCON 2016 議程組有 16 人，根據我粗淺的印象，當時初始只有十個人，一直到 12 月下旬才開始招募議程助理（SITCON 2016 為 2/27），招募到的議程助理會與議程組一同開會。2017 年時因為覺得人多一點意見才會豐富，所以就把議程助理併回議程組，統一由議程組員擔任議程助理，直到 2020 年。
以現在的工人登錄制度應該是不能這樣做了，但總之，議程助理與議程組分開招募與執行並不是沒發生過，而且（至少我的印象）沒遇到太多問題。
潛在問題與回應
這段我想要整理一些對於這個變革的潛在問題，以及我對於這些問題的看法。
首先，最直接的是，議程組縮編是否意味著能參與決策的人變少了？如同 Katrina 所言，議程組一直都歡迎大家來參與會議並提出意見，事實上也有些會議時會出現其他組的人一同參與。且制度上，重要決策在議程組內達到共識後，也會至總籌做跨組的討論，並定案或回去議程組重新討論，所以能參與決策的人數不會因為這個變化而有明顯改變。
此外，若議程組縮編，是否會使組內意見變少以致無法做出好的決策？對此我認為，比起更多人加入團隊，背景更多元的團隊組成對於意見的多元性會較有幫助，又研究顯示 5~7 人的小群體在決策上是最有效率的（當然，考慮到議程組也要能準確執行任務，不可能就只有 5~7 人），故這不會是個巨大的問題。然而，雖然我們都知道背景多元的重要性，但在以往議程組招募時往往欠缺對此的考量，我認為如果要縮編議程組，背景多元的重要性會更進一步被突顯，故可能會需要提出解法，例如對於背景多元性的量化等。總之，我相信如果議程組員的組成有審慎評估，在意見多元性與執行能力上，是能夠超越以往的。
另外，若議程組縮編，是否會使事前籌備時議程組忙不過來？坦白說我覺得有可能，以今年來說，幾乎所有組員都有被安排到籌備相關的任務，且超過一半的組員是被安排到兩個任務以上的，若真的縮編到剩下 10 個人之類的，確實可能忙不過來。對此，之前跟 Katrina 聊的時候，他認為其實並不是每個現在議程組的活動都必須要維持，而是應該交給每一年的全體議程組員在充分討論與衡量人力之後決定是否舉辦，對此我表達認同，也相信我們不應該用以往幾年的經驗強硬地套在明年的議程組上，而是應該交給他們自己去決定哪些事情值得做，哪些沒必要做。
結語
我相信將議程助理移至場務組對於整個年會籌辦而言是好事，也相信樂觀其成，但如同上文所述，我對於目前作法仍存在一些疑問。
同時我也想提醒一下，以上只是我的一些觀察與想法，它不見得是正確的，是好的，也不會因為我曾經是組長而就理所當然地被當作最重要的意見，我相信 SITCON 不是也不該是一個看年資、經歷、位階來比誰講話大聲的地方。所以，所有的決策都還是應該交給明年的議程組、場務組乃至於整個籌辦團隊去制定。
總之，期待能聽到大家的意見，畢竟牽扯到跨組的事務，希望能夠被充分討論再執行。
SITCON 2020 議程組 組長 Allen Chou
--詹皓詠 Katrina Hao-Yung Chan <katri...@gmail.com> 於 2020年10月5日 週一 上午11:33寫道：--大家好，針對議程助理編制，在匯集一些夥伴們的意見之後，將在 2021 年會做出以下調整：0. 單獨成立「議程助理股」，編制於「場務組」下，由「議程組」辦理招募。1. 股長由議程組的夥伴兼任（可以理解成往年的「議程助理之王」獲得正式的 title）2. 招募錄取以「年會當日能全程參與」為必要條件。3. 招募人數為議程軌數的 1.5 倍左右（議程組將同時精簡人數）4. 主要業務如下五項：
(a) 年會前，參與議程助理訓練，熟悉大會規範、活動流程、會議廳設備與場地環境
(b) 年會當日，協助講者的議程進行、計時、主持問答
(c) 年會當日，維持會議廳內秩序
(d) 年會當日，在會議廳內向與會者宣達大會重要事項
(e) 年會當日，依照議程組或場務組指示，支援其他臨時交辦事項
以下簡單描述這樣調整的目的與過程：
（若有疏漏或錯誤，還請提供過意見的夥伴們補充或指正，謝謝）
最初是源於過去兩年間，議程組為了預備擔任議程助理的人力，於籌備前期就需要招募不少人。好處是我們更有機會蒐集到不一樣的意見，但壞處就是召集會議的效率與討論品質很難保證。前代火影 Allen Chou 深受維持討論品質的壓力所苦，因此提議將「議程助理股」與既有的議程組分開招募與管理。
由於「議程助理股」的工作，相對於大多數既有的議程組業務，更注重於年會當日在現場的投入，同時另外考慮到想提升年會現場人力分配的彈性，同樣是前代火影 Allen Chou 便找我討論，看有沒有機會將議程助理業務調整至場務組，配合場務組需求，讓「議程助理股」的成員，在擔任議程助理以外的時間，兼任機動人力。我覺得這個主意有嘗試的價值，便帶著這個提案，找上了場務組組長小知。
經過與小知來回討論、確認場務組與議程組雙方的需求與現況後，小知考慮到議程助理業務與場務組既有機動的工作模式有不小的差異、不容易直接 merge，因此提議將「議程助理股」維持獨立設置，編制在場務組下，由議程組負責招募、訓練與年會現場調度。我覺得這個主意很棒，所以贊成就這樣做。我認為，考慮到議程助理的業務，比起議程組既有的事前高密度討論與聯絡，更著重於投入年會現場的第一線工作，所以編制於原先就負責場地第一線任務的場務組，有利於現場第一線志工更緊密地交換資訊。此外，雖然「議程助理股」設置於場務組，而非議程組，但議程組的會議、提案與審稿，原先就開放給全體工作人員參與討論，因此對於有興趣參與議程組前期討埨的議程助理股成員，依然有參與的機會。
綜上所述，2021 年會將單獨成立「議程助理股」，處理議程助理業務。雖然表面上編制有點不直觀，但畢竟是跟過去 4 年不一樣的作法，我認為就先以這樣的模式嘗試，未來再由以後的人自己決定如何調整。議程助理招募表單已初步完成，請大家協助 review 內容：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeaCenEOSnjfcaY2dX4YV25iDN6xwU-QVH0FnCWBvGgrEhdYQ/viewform
報名截止時間暫訂為 10/30 (五)，並預計在截止後一週通知結果。
上述時間將再依據實際發布招募文案的時間，與其他相關組別的狀況進行條整。
有任何想法，都歡迎各位夥伴們提出，謝謝！
祝好，
Katrina
SITCON 2021 議程組
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On Tue, Oct 6, 2020 at 12:17 PM Allen Chou <s313...@gmail.com> wrote:Hi All,
作為這個提案的始作俑者（？），我覺得自己好像應該出來講講話 XD
感謝 Katrina 幫忙把整個改革的方向講得很清楚，在作法層面我應該是沒什麼可以說了，故主要會對於背景脈絡稍加補充，順便對於目前的作法提出一些疑問，希望這篇文章能作為以後議程組長對於這個決議做檢討時的參考。
議程組的現況
以往議程組大概會有 16 人左右，負責的事務除了一般議程的徵稿、審稿、試講、彩排以外，還有 Keynote、論壇的規劃，以及這篇文的重點：協助主持議程開場結尾與重要事項宣告的議程助理。
以今年來說，議程總共有四軌，共有 10 位議程組的組員出任議程助理，扣除少數只支援一兩場（通常是遇到該時段有組員要演講，以致人員安排上需要有人頂替），共有 6 位長期駐守的議程助理。我猜想這就是 Katrina 所說「招募人數為議程軌數的 1.5 倍左右」的來源（吧？如果不是求幫補充）。
議程助理在值班期間，雖然規定上沒有說必須全神貫注地看著講者，但從以往組員的回饋而言，是一個很吃體力和專注力的工作，而且中午有贊助議程以致吃飯時間也需要議程助理，故讓一個人在一個會議廳撐整天存在根本上的不可能。
回到議程組的人數，由上述可知，基本上議程組在負責議程助理的情況下，人數至少要有 14 人以上才能勉強運作，這其中還包含了會有議程助理同時身兼事前議程規劃以及當天的小精靈工作（e.g. Keynote 負責人），以 2019 與 2020 年來說，16 人仍稍顯吃緊（順便再次跟議程組員說聲對不起，讓你們在當天這麼累 QQ），尤其在有防疫需求之後會更缺人手。
議程組縮編與議程助理獨立之必要性
然而，同時我認為議程組在人數開始變龐大之後會使組織變得笨重而難以管理，並影響決策品質。（覺得太長可以直接跳到 tl;dr）
議程組，不同於其他組別，是個討論遠多於做事的地方。在議程組，一場 50 分鐘的 Keynote 可能是六七個小時討論下所作的決定，一場 90 分鐘的論壇是十多個小時的組內討論與數個小時和與談人交流的成果。我認為唯有所有議程組員乃至於所有工人有足夠的討論、爭辯、協商機會，才能維繫年會議程品質，故堅信這種鼓勵討論的風氣應該被保留。
但當議程組的組織過於龐大時，會遇到兩個主要問題：1. 討論人數多不一定能帶來更好的討論品質 2. 組員缺席過多時，重要決策的制定欠缺政治正當性
首先，當開會的人太多時，每一個人往往會趨於不講話（類似 social loafing），或是因為台面上意見過多而難以取得共識，甚至會出現因為開會過於疲憊而開始放棄思考而妥協的狀況，而我認為這些現象對於極度重視討論品質的議程組而言是致命的。
再來，雖然我自認為這點與我個人作為組長的失職有很直接的關係，但是這兩年我觀察到，在許多重要決策（e.g. Keynote、論壇）的制定時，組員的出席率極低，例如今年某一個論壇提議通過時，甚至只有五名議程組員出席。由於議程組所作的決定會很直接地影響到整個年會，故我認為當專責議程相關決策的議程組過於龐大而出席率未達到一定比例時，會使我們所做出的決策欠缺政治正當性。
此外還有一個潛在的問題是議程組員的心理感受。我曾經收過幾位組員的回饋提到，在議程組開會是個令人挫敗的體驗，大概可以歸納成兩種狀況，一種是常常跟不上大家討論，而因為與會人數太多，會議主持人往往沒有心力去關心每個組員的狀態；另一種是覺得開會時大家都在講話，自己的意見在會議上總是得不到足夠的重視，也沒有被充分討論就被駁回。這些經驗對於議程組員而言不僅是不舒服的，而且也會很直接地影響往後參與籌備的意願。
tl;dr 議程組人太多時，開會人多會造成討論品質不好且個別組員意見得不到足夠重視，人太少時又會有政治正當性的問題，總之很不好（？）
因為上述問題，我認為議程組目前的人數是不妥的，應該減少招募人數。而在所有議程組事務中，最吃人力也最不需要討論的例行性事務是議程助理，故在議程組必須縮編的情境下，我認為將議程助理移出議程組會是最好的選擇。
議程助理移至場務組的可行性
由於我不懂場務組的事情，也未曾參與過場務組的人力安排，所以只能以我知道的事情去做分析，如果有缺漏還請大家協助指正與補充。
原本我的打算是把議程助理獨立成股掛在議程組底下，類似於 2016 年的作法（但當時沒獨立成股而是議程組分兩次招募），但之後考量到議程助理在非值班期間其實可以給場務組作為機動人力，此外往年場務組有許多需要議程助理協助宣導的事情，且議程助理在工作性質上也與場務組有密切相關，故覺得，也許可以把議程助理放在場務組底下。
在此處我與 Katrina 及小知則有意見上的不同，我認為議程助理應該掛在場務組底下，由場務組長指揮，只有值班時會遵循議程組所給予的指示，但他們本質上仍然是場務組員，並在非值班期間回復成場務組的機動人力，而 Katrina 與小知則認為議程助理股應該由議程組指揮，非值班時則是借給場務組當作機動人力。
對於這部份我不太清楚這麼決定的原因是有何種考量，也期待 Katrina 與小知可以協助解答。
且，我認為這種作法會存在正當性的危機，因為如此幾乎可以說議程助理股是「掛在場務組底下，偶而會借人力給場務組的議程組分部」，如此則難以解釋我們自始為何不把議程助理股建立在議程組底下並借給場務組當機動，而是移至場務組底下的股。甚至，可能會創造出權責不相當的困擾，即議程組可以指揮議程助理，但責任卻是議程助理股上層的場務組在擔。
至於議程助理股長，目前則有共識是由議程助理之王擔任。議程助理之王是議程組內指揮所有議程助理的負責人，因為這個工作必須對議程規劃有足夠了解，故希望這個角色留在議程組內參與籌備。如果議程助理確定成股，議程助理之王順理成章也會成為議程助理股的股長。
往例
SITCON 2016 議程組有 16 人，根據我粗淺的印象，當時初始只有十個人，一直到 12 月下旬才開始招募議程助理（SITCON 2016 為 2/27），招募到的議程助理會與議程組一同開會。2017 年時因為覺得人多一點意見才會豐富，所以就把議程助理併回議程組，統一由議程組員擔任議程助理，直到 2020 年。
以現在的工人登錄制度應該是不能這樣做了，但總之，議程助理與議程組分開招募與執行並不是沒發生過，而且（至少我的印象）沒遇到太多問題。
潛在問題與回應
這段我想要整理一些對於這個變革的潛在問題，以及我對於這些問題的看法。
首先，最直接的是，議程組縮編是否意味著能參與決策的人變少了？如同 Katrina 所言，議程組一直都歡迎大家來參與會議並提出意見，事實上也有些會議時會出現其他組的人一同參與。且制度上，重要決策在議程組內達到共識後，也會至總籌做跨組的討論，並定案或回去議程組重新討論，所以能參與決策的人數不會因為這個變化而有明顯改變。
此外，若議程組縮編，是否會使組內意見變少以致無法做出好的決策？對此我認為，比起更多人加入團隊，背景更多元的團隊組成對於意見的多元性會較有幫助，又研究顯示 5~7 人的小群體在決策上是最有效率的（當然，考慮到議程組也要能準確執行任務，不可能就只有 5~7 人），故這不會是個巨大的問題。然而，雖然我們都知道背景多元的重要性，但在以往議程組招募時往往欠缺對此的考量，我認為如果要縮編議程組，背景多元的重要性會更進一步被突顯，故可能會需要提出解法，例如對於背景多元性的量化等。總之，我相信如果議程組員的組成有審慎評估，在意見多元性與執行能力上，是能夠超越以往的。
另外，若議程組縮編，是否會使事前籌備時議程組忙不過來？坦白說我覺得有可能，以今年來說，幾乎所有組員都有被安排到籌備相關的任務，且超過一半的組員是被安排到兩個任務以上的，若真的縮編到剩下 10 個人之類的，確實可能忙不過來。對此，之前跟 Katrina 聊的時候，他認為其實並不是每個現在議程組的活動都必須要維持，而是應該交給每一年的全體議程組員在充分討論與衡量人力之後決定是否舉辦，對此我表達認同，也相信我們不應該用以往幾年的經驗強硬地套在明年的議程組上，而是應該交給他們自己去決定哪些事情值得做，哪些沒必要做。
結語
我相信將議程助理移至場務組對於整個年會籌辦而言是好事，也相信樂觀其成，但如同上文所述，我對於目前作法仍存在一些疑問。
同時我也想提醒一下，以上只是我的一些觀察與想法，它不見得是正確的，是好的，也不會因為我曾經是組長而就理所當然地被當作最重要的意見，我相信 SITCON 不是也不該是一個看年資、經歷、位階來比誰講話大聲的地方。所以，所有的決策都還是應該交給明年的議程組、場務組乃至於整個籌辦團隊去制定。
總之，期待能聽到大家的意見，畢竟牽扯到跨組的事務，希望能夠被充分討論再執行。
SITCON 2020 議程組 組長 Allen Chou
--詹皓詠 Katrina Hao-Yung Chan <katri...@gmail.com> 於 2020年10月5日 週一 上午11:33寫道：--大家好，針對議程助理編制，在匯集一些夥伴們的意見之後，將在 2021 年會做出以下調整：0. 單獨成立「議程助理股」，編制於「場務組」下，由「議程組」辦理招募。1. 股長由議程組的夥伴兼任（可以理解成往年的「議程助理之王」獲得正式的 title）2. 招募錄取以「年會當日能全程參與」為必要條件。3. 招募人數為議程軌數的 1.5 倍左右（議程組將同時精簡人數）4. 主要業務如下五項：
(a) 年會前，參與議程助理訓練，熟悉大會規範、活動流程、會議廳設備與場地環境
(b) 年會當日，協助講者的議程進行、計時、主持問答
(c) 年會當日，維持會議廳內秩序
(d) 年會當日，在會議廳內向與會者宣達大會重要事項
(e) 年會當日，依照議程組或場務組指示，支援其他臨時交辦事項
以下簡單描述這樣調整的目的與過程：
（若有疏漏或錯誤，還請提供過意見的夥伴們補充或指正，謝謝）
最初是源於過去兩年間，議程組為了預備擔任議程助理的人力，於籌備前期就需要招募不少人。好處是我們更有機會蒐集到不一樣的意見，但壞處就是召集會議的效率與討論品質很難保證。前代火影 Allen Chou 深受維持討論品質的壓力所苦，因此提議將「議程助理股」與既有的議程組分開招募與管理。
由於「議程助理股」的工作，相對於大多數既有的議程組業務，更注重於年會當日在現場的投入，同時另外考慮到想提升年會現場人力分配的彈性，同樣是前代火影 Allen Chou 便找我討論，看有沒有機會將議程助理業務調整至場務組，配合場務組需求，讓「議程助理股」的成員，在擔任議程助理以外的時間，兼任機動人力。我覺得這個主意有嘗試的價值，便帶著這個提案，找上了場務組組長小知。
經過與小知來回討論、確認場務組與議程組雙方的需求與現況後，小知考慮到議程助理業務與場務組既有機動的工作模式有不小的差異、不容易直接 merge，因此提議將「議程助理股」維持獨立設置，編制在場務組下，由議程組負責招募、訓練與年會現場調度。我覺得這個主意很棒，所以贊成就這樣做。我認為，考慮到議程助理的業務，比起議程組既有的事前高密度討論與聯絡，更著重於投入年會現場的第一線工作，所以編制於原先就負責場地第一線任務的場務組，有利於現場第一線志工更緊密地交換資訊。此外，雖然「議程助理股」設置於場務組，而非議程組，但議程組的會議、提案與審稿，原先就開放給全體工作人員參與討論，因此對於有興趣參與議程組前期討埨的議程助理股成員，依然有參與的機會。
綜上所述，2021 年會將單獨成立「議程助理股」，處理議程助理業務。雖然表面上編制有點不直觀，但畢竟是跟過去 4 年不一樣的作法，我認為就先以這樣的模式嘗試，未來再由以後的人自己決定如何調整。議程助理招募表單已初步完成，請大家協助 review 內容：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeaCenEOSnjfcaY2dX4YV25iDN6xwU-QVH0FnCWBvGgrEhdYQ/viewform
報名截止時間暫訂為 10/30 (五)，並預計在截止後一週通知結果。
上述時間將再依據實際發布招募文案的時間，與其他相關組別的狀況進行條整。
有任何想法，都歡迎各位夥伴們提出，謝謝！
祝好，
Katrina
SITCON 2021 議程組
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Jeremy Yen
1. 協作成本與對場務組長的要求偏高
議程助理工作標準化後，助理只要照著 SOP 行事，複雜事務還是由議程組員處理，故場務組長與議程組長在會議當天的溝通需求應該不會太多，議程組長也不會有頻繁指揮議程助理的情況。
2. 議程助理可能沒有時間與體力支援機動排班
3. 可能導致不必要的現場混亂
Hi All,
這是 2020 議程助理的班表，扣除需要當天有其他任務的人，其餘的人都在當議程助理。在議程助理股預計招收 8 -10 人的情況下，年會當天所有助理股的成員都會有任務在身，不太會有餘力支援場務的工作，所以我並不支持助理股編制於場務組之下。而議程助理股的工作大多都在年會當天，如果籌備助理股的成員沒興趣參與議程組事前工作的話，就會一路空窗到年會前一兩個月，我不知道這是不是弊端，不過是可以討論的點。
在新編制的情況下，議程組員年會當天的工作切分出去給議程助理股，會以「事前籌備」為主。以我來看這是件好事，以往議程組對於當日議程內容的檢討只能透過旁人轉述內容或是錄影，才能知道問題發生的緣由，像是2020 的 Keynote 和論壇，幾乎所以人都要去回顧錄影才有辦法進行檢討。所以議程組員當日的任務可能可以轉變為處理當日議程的突發狀況(ex: CoC)這類事件等等。
TKS,
wiasliaw
SITCON 2020 議程組
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Allen Chou
Hi All,
又是我啦，只是埋首寫作業幾天，這裡就多了好多東西R
在針對個別論點做回應之前，我先補足一個之前不知道為什麼就忘記要寫的脈絡是，為什麼我認為議程助理不要放在議程組。
眾所皆知的，SITCON 工人享有一些福利，而這些福利是要錢的，而事實上年會在每一個工人身上所花的錢其實不少，所以基於成本考量，原則上工人是希望不要招募到超過實際所需，而議程助理假設獨立成股，又是一個只要事前來受訓幾次會議，當天出現即可的角色，故希望在條件允許之下，能讓他們去支援其他組別的人力需求。
而選到場務組，則是當時做了一個（我不確定是否正確的）假設是，場務組存在某些職位是相對不消耗體力的工作，或換言之，是「比起具體要做什麼事情，當下有人在現場比較重要」。我對於這種職位的猜測像是門神、備而不用的機動 [1] ，或如今年有派人守電梯等。如果議程助理在能夠去支援這些職位，或是在班表上採用交替排，我猜想對於他們的 loading 是不會過於巨大的，至少以議程組的經驗，讓議程助理下來直接接著其他職位，是可被接受的。
其實我不覺得有必然要放在場務組底下，其實放議程組或其他組底下也無妨，只是單純基於財務考量 + 議程助理的職責上跟場務組有重疊 + 場務組可能缺人力的情況下，覺得這麼做也許不錯。
回應小知
接下來我想先回應小知的觀點
> 協作成本與對場務組長的要求偏高
我原本想像是議程組會在年會前提供足夠詳細的指示，他們屆時只要跟著手冊上做就好。而對於手冊上沒有的東西，坦白說就算議程助理是在議程組，他們也不會知道怎麼辦啊 XD
我認為，無法解決的問題可以大致區分為 1. 不知道怎麼處理 / 有沒有權限處理的事情（e.g. 講者問能不能再給他一個 badge 做紀念） 2. 技術上無法解決的問題（e.g. 投影機訊號接不上） 3. 場地問題（e.g. 投影機沒開機）。對於第二種，不管是放在哪一組其實都沒救，反正就是誰聽到而且有空就去拯救個，而第三種，都是找技正求救，所以我這裡不討論這兩種問題。
對於第一種，即小知所言「為了確保決策品質勢必又會回頭尋找議程組長尋求幫助」這點，我認為可以從兩個層面去探討：
a. 組別的文化差異
在議程組，我們鼓勵所有組員，在年會當天遇到問題時直接使用自己的智識與良知良能做決策，或說更極端來說，每個人做決定的權限都跟組長一樣，議程組也會追認組員的決策，如果真的做錯了大家再來想辦法補救就好。如果議程助理放在場務組，我會期待這些文化是可以被保留的，畢竟我們理應相信每個組員都有足夠常識來做出一個可被接受的決策吧。
由上述可知，在議程助理擁有這麼大的權限的情況下，指揮議程助理的組別必然會背負很大責任，也因此我才會說，由議程組來只會場務組底下的議程助理股是不恰當的，因為議程助理受議程組指揮，他們搞砸時卻是場務組背鍋，似乎不太對吧。
當然我理解，基於場務組的工作性質，議程組的文化在那邊很可能行不通，也認為這是一個足以反對把議程助理股放在場務組底下的原因，但個人立場是這個文化差異不會是個嚴重的問題。
題外話，我們有時會開玩笑說道，會議廳內議程助理最大，這樣應該可以理解我們給予議程助理多大的權力吧 XD
b. 議程助理股長的設置
另外一點是，其實議程助理遇到問題時，理應請示的不會是議程組長，而是議程助理股長。
不過這也讓我想到，議程助理股放在場務組底下，可能存在 chain of command 的問題。我原本想像是場務組議程助理股長 = 議程組議程助理負責人，對於議程助理而言，他們遇到問題不知怎麼解決時最先請示的當然是頂頭上司，即議程助理負責人，但議程助理負責人的頂頭上司則同時有場務組長與議程組長。
因此我認為，如果議程助理股放在場務組底下，最先遇到指揮問題的不會是議程助理，而是議程助理股長。議程組和場務組在年會現場考量的點往往不一樣，我們很難排除兩邊下達截然不同的指示的可能性，雖然我會主張這時應該由議程助理股長自行抉擇，再由兩組去追認他的決策，但也認同這是個嚴重且必須正視的風險。
> 議程助理可能沒有時間與體力支援機動排班
如文章開頭所述，我認為可以從兩個方面下手，首先是排班不一定要是完全連續的，再來是，可以讓議程助理擔任相對不消耗體力的職位，或是權重很低，只有緊急時會被使用的機動。
> 可能導致不必要的現場混亂
這點我充分認同，也認為確實是個需要被仔細考量的事情。
無線電的部份，我原本想像是會有議程助理的獨立頻道啦，其實今年也仔細考慮過要讓議程助理有獨立頻道，但最後基於其他考量沒這麼做。另外，考量到議程助理在沒意外的時候，也只需要在議程開始與結束時通知議程組，所以弄個 Telegram 群也不失是個好方法。
至於面對講者的形象，如同先前所述，我會傾向於相信每個 SITCON 成員是具有足夠常識與能力去做出可以接受的決策。
回應鯉魚
再來回應一下鯉魚（扣除上面回應過的）
> 由議程組統一招募、管理，這樣是不是也可以有更多的時間做議程助理的挑選抑或是行前訓練
我認為議程助理並不是一個需要很多時間訓練的工作，他的工作性質其實都很直覺：1. 念講稿 2. 處理設備 3. 幫忙控制會議廳內秩序 等等，這些東西是隨機應變大於事前訓練的，事實上議程組內部也是把指示、常見問題、講稿寫好發給組員看，場佈時讓他們測一次設備，念一次講稿，沒有什麼嚴密的訓練 XD
回應 Wias
然後 Wias 提到，事前不參與籌備，直接空窗到年會前可能會有弊端，對此我會主張，對於不想參與籌備的人來說，要求他來籌備也不會是好事啦...
SITCON 本來就是一個沒有強制力的組織，我認為我們應該尊重每一個人對於要不要參與籌備的意願。既然他選擇了一個不參與籌備的組別也沒出現在議程組會議，那我應該是可以大膽假設他本來就不想參與籌備了。
結語
還是再感謝大家願意回信討論這個議題，也令我想到了很多原本沒想到的面向。
最後還是強調一下，我認為將議程助理從議程組獨立出來有其必要性，至於想把議程助理股放到場務組，只是單純基於財務考量以及議程助理與場務組的職責重疊，換言之，如果這兩者不重要，或是有更重要的東西，或是單純情感上難以接受（？），也沒有一定要放場務組。且從小知的回信，我認知到放到場務組確實存在一些問題，故也認為這部份可能沒有我一開始想的那麼簡單，必須有更謹慎的衡量。總之，我對於議程助理股要放場務組、議程組、其他組底下，或甚至獨立成一組，都抱持開放且樂觀其成的態度。
另外，雖然以現有體制可能有點難運作，但我認為最具備政治正當性的作法是，等議程組與場務組（至少股長）召集完畢，讓新的成員了解脈絡並充分了解大家想法之後，由他們來做決策。
最後，如同之前跟 Katrina 討論時他所提到的，議程助理的工作性質本來就是放哪一組都怪怪的，似乎不存在某個最佳解，所以這封信就還是這樣收尾吧：
大膽發想、仔細討論、付諸實現、檢討修正。
沒，他沒有押韻，我懶得想怎麼讓他押韻。
註解
[1] 不肯定場務有沒有這樣的安排，但議程組有個神奇的職位是「原則上不使用，只有緊急且毫無人力時會請求支援的機動」），多數情況下他們工作就是 on call 而已。
喔最後尤其想再感謝小知幫忙補場務組方面的考量！