Format dan Pengendalian Dokumen SOP di Era Digital

[Zulkifli Nasution (SINTEGRAL)]

Rangkuman diskusi ISO:

Selamat sore, Bapak/Ibu. Izin bertanya dan mohon sharing knowledge-nya 🙏🏻

1. Apakah saat ini di perusahaan Bapak/Ibu format SOP, IK, form, maupun rekaman masih menggunakan format/template baku yang sudah distandarkan?

2. Dengan perkembangan teknologi dan desain dokumen yang semakin beragam, apakah ada yang menggunakan PPT sebagai media SOP/IK? Jika iya, bagaimana dengan proses pengesahan, penomoran, identifikasi, dan penelusuran dokumennya?

3. Jika SOP dibuat lebih ringkas dan tidak terlalu detail, apakah tujuan dan maksud SOP tetap dapat tersampaikan kepada karyawan? Bagaimana cara memastikannya?

Jawaban:

1 & 2. Banyak perusahaan masih menggunakan template baku, tetapi SOP/IK juga dapat dibuat menggunakan PPT, selama tetap memenuhi prinsip pengendalian dokumen, seperti pengesahan, kode/nomor dokumen, revisi, dan penelusuran.

3. SOP boleh dibuat ringkas, selama tujuan dan informasi penting tetap tersampaikan dan dipahami oleh karyawan. Yang terpenting bukan panjang atau bentuk dokumennya, tetapi efektif, dipahami, diterapkan, dan terkendali (dengan menambahkan kodefikasi dokumen).