[Model Nota De Intrare Receptie Excell
Oludare Padilla
NIR -ul sau Nota de recepție și constatare diferențe este documentul n baza căruia se recepționează bunurile aprovizionate și cu care se justifică ncărcarea acestora n gestiune și nregistrarea lor n contabilitate.
n NIR nu se copiază cantitățile trecute pe documentele de nsoțire a mărfii, ci se trec cantitățile efectiv recepționate. Dacă sunt diferențe, atunci se va completa și verso-ul documentului unde se vor face mențiunile care se impun.
NIR-ul este un document financiar-contabil fără regim special și conform legii există un model care include datele minime obligatorii pentru acest formular. Modelul 14-3-1A poate fi adaptat n funcție de necesitățile entităților economice, cu condiția de a include informațiile obligatorii.
Este interzisă deținerea de bunuri materiale fără să fie nregistrate n contabilitate. Acest fapt impune recepționarea tuturor bunurilor materiale intrate n entitate și nregistrarea acestora la locurile de depozitare, la data transferului riscurilor și beneficiilor.
NIR -ul este un document obligatoriu n anumite situații menționate n lege. Pentru celelalte situații care nu impun utilizarea acestuia, operațiunile de recepție, ncărcare n gestiune și nregistrare n contabilitate se va face n baza documentelor de livrare de care sunt nsoțite respectivele bunuri (de exemplu avizul sau factura).
NIR -ul se ntocmește la recepționarea fizică a bunurilor. Prin urmare, dacă aceste bunuri sunt incluse pe o singură factură dar ajung n gestiune n mai multe tranșe, se va ntocmi cte un NIR pentru fiecare recepție n parte. Ulterior NIR -urile ntocmite se vor atașa facturii sau, n funcție de situație, avizului de nsoțire a mărfii.
NIR -ul justifică recepționarea bunurilor și ncărcarea acestora n gestiune, prin urmare responsabilul pentru ntocmire este Gestionarul. Acesta va face recepția mpreună cu membrii comisiei de inventariere și toți vor semna pentru a confirma cele recepționate și nscrise n NIR.
Dacă NIR -ul va fi ntocmit printr-un sistem informatic care va prelua n mod automat datele n contabilitate, atunci semnăturile nu sunt obligatorii. nsă, n această situație, entitatea trebuie să aibă propriile modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile respective.
Unele softuri de gestiune oferă posibilitatea de a emite automat NIR -ul n momentul n care documentele care nsoțesc bunurile (factura sau avizul de expediție) sunt nregistrate n sistem. Mai mult dect att, ulterior este foarte ușor să ntocmești bonul de consum, transferurile ntre gestiuni, rapoartele de gestiune zilnice sau balanțele analitice ale stocurilor. Cu astfel de aplicații se reduce timpul alocat acestor operațiuni și se evită erorile de completare.
Foarte important și util este faptul că n mod automat se creează din nregistrările făcute un Raport de NIR-uri pentru contabilitate. Acesta, ca și NIR-urile și toate celelalte documente emise din aplicație, poate fi pus la dispoziția contabilului direct din program, poate fi exportat n format pdf, sau scos la imprimantă.
Dacă documentul va fi ntocmit pe formulare tipizate, eventual autocopiative, atunci se va completa cu un pix cu pastă sau cerneală. n acest scop formularele se pot achiziționa sub formă de carnete alcătuite din 50 de seturi n două exemplare pe hrtie autocopiativă.
Dacă se greșește ceva, atunci pe toate exemplarele emise, eroarea va fi tăiată cu o linie și lngă aceasta se va nota varianta corectă a numărului sau cuvntului greșit. Deasemenea, se va pune data și se va semna de catre părțile implicate, pentru a confirma modificarea.
n practică, dacă bunurile recepționate corespund cantitativ și valoric cu ceea ce este nscris n documentele de livrare, atunci NIR -ul se ntocmește n două exemplare. De la gestiunea care a primit bunurile și a ntocmit documentul, unul dintre exemplare la ajunge ca atașament la documentele de livrare, la compartimentul financiar-contabil. n baza acestor documente intrarea va fi nregistrată n contabilitatea sintetică și analitică.
n cazul n care la recepție se constată diferențe cantitative sau calitative, NIR-ul se emite n trei exemplare. Cel de-al treilea exemplar se pune la dispoziția unității de transport pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Fiecare entitate și stabilește propriul regim de nseriere și numerotare al documentelor. Pentru aceasta trebuie sa se țină cont de structura organizatorică și anume sucursale, puncte de lucru, gestiuni.
Nota de intrare și constatare diferențe face parte din categoria documentelor financiar contabile care trebuie păstrate n arhiva unității timp de cinci ani de la data ncheierii exercițiului financiar n care au fost ntocmite.
Așa cum am văzut, conform legii este stabilit un singur model de NIR, 14-3-1A. Pe acesta nsă, entitățile l pot adapta n funcție de necesități, cu condiția includerii informațiilor minime obligatorii.
n timp ce entitățile cu gestiuni cantitativ-valorice (en-gros) folosesc n practică modelul 14-3-1A n care apare doar prețul de intrare (achizitie), gestiunile global-valorice (cu amănuntul) folosesc n practică un model adaptat de NIR 14-3-1aA care include adaosul comercial și TVA-ul.
Folosirea modelului NIR 14-3-1aA NU este obligatoriu, acest lucru este nsă permis. Acesta se folosește de către gestiunile cu amănuntul (global valorice) pentru a ușura evidența cantitativă a stocului.
(8) n comerțul cu amănuntul poate fi utilizată metoda prețului cu amănuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase și cu mişcare rapidă, care au marje similare și pentru care nu este practic să se folosească altă metodă.
n această situație, costul bunurilor vndute se calculează prin deducerea valorii marjei brute din prețul de vnzare al stocurilor. Orice modificare a prețului de vnzare presupune recalcularea marjei brute.
Gestiunea Global-Valorica sau cu amănuntul se utilizează n cazul n care produsele sunt asemănătoare și pot fi agregate și contabilizate doar valoric. Doar n acest caz prețul de vnzare se menționează n NIR. Se va utiliza modelul de NIR 14-3-1/aA n care apar att adaosul comercial ct și TVA-ul.
De reținut că ntr-o astfel de gestiune, de cele mai multe ori folosită n magazinele de vnzare cu amănuntul, nu se folosesc fișele de magazie și nu se cunoaște niciodată numărul de bucăți existente din fiecare produs, tocmai pentru că stocurile se țin valoric.
Gestiunea Cantitativ-Valorică sau en-gros (de tipul depozitelor) poate fi folosită pentru orice tip de stocuri, inclusiv n cazul comerțului cu amănuntul. n acest caz se utilizează modelul de NIR 14-3-1/A n care trebuie să apară doar prețul de intrare (achiziție).
NIR-ul este un document care asigură o evidență clară n privința bunurilor receptionate, motiv pentru care de multe ori n practică se ntocmește NIR-ul chiar și n situațiile n care legea nu impune acest lucru. Avantajul este faptul că se obține prin ntocmirea NIR-ului și situația exactă a costurilor legate de aprovizionarea bunurilor respective, ca de exemplu cele referitoare la transportul, manipularea și depozitarea acestora.
Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi cea mai bună experiență de navigare. Politica MyWIZ legată de folosirea cookie-urilor este disponibilă AICI.
Vă rugăm să vă exprimați alegerea cu privire la colectarea cookie-urilor. Setările cu privire la colectarea cookie-urilor pot fi schimbate n orice moment AICI
Acest site folosește cookie-uri pentru a-ți putea oferi cea mai bună experiență n utilizare. Informațiile cookie sunt stocate n navigatorul tău și au rolul de a te recunoaște cnd te ntorci pe site-ul nostru și de a ajuta echipa noastră să nțeleagă care sunt secțiunile site-ului pe care le găsești mai interesante și mai utile.
Dacă dezactivezi aceste cookie-uri, nu vom putea să-ți salvăm preferințele. Aceasta nseamnă că de fiecare dată cnd vizitezi acest site va trebui să activezi sau să dezactivezi cookie-urile din nou.
NIR-ul este utilizat de magazine (fizice si online) pentru a ridica orice marfa, pentru a actualiza inregistrarile stocurilor si pentru a fi verificat cu comanda de cumparare originala si factura furnizorului, pentru a permite efectuarea platii.
Aceasta hartie sau versiunea electronica a documentului reprezinta o lista prin care se realizeaza confirmarea primirii bunurilor comandate si, in unele cazuri, poate forma un contract in conformitate cu termenii si conditiile furnizorului.
De exemplu, in cazul in care afacerea ta este un magazin de vanzare cu amanuntul de articole de imbracaminte, produsele intra in stocul tau atunci cand iei in posesie camasi, rochii, costume si accesorii de la furnizorii tai. Pur si simplu, vorbim despre bunurile pe care compania ta le detine si pe care intentioneaza sa le vanda.
In aceasta situatie, NIR-ul va fi comparat cu factura asociata acestuia pentru a te asigura ca toate bunurile au fost de fapt livrate si receptionate. De asemenea, aceste produse parasesc stocul atunci cand sunt vandute clientilor.
De asemenea, exista situatii in care se noteaza si referinta comenzii de achizitie, numarul furnizorului, locatia stocului (de unde se livreza produsele) si pretul unitar de achizitie al fiecarui articolului de stoc.
Insa, prelucrarea manuala a documentelor, cum ar fi primirea marfurilor insotite de NIR-uri de la mai multi furnizori, este consumatoare de timp. Chiar si atunci cand se lucreaza intr-un excel, datele trebuie distribuite catre diferite departamente si aici pot sa apara erori prin prelucrarea manuala.
Te poti gandi la NIR ca la un strat suplimentar de securitate atat pentru furnizori, cat si pentru tine, pentru ca ambele parti ar trebui sa fie capabile sa isi verifice comanda inainte si dupa livrare.
Deoarece data de livrare si data facturii sunt adesea diferite, acest document actioneaza ca o punte de legatura pentru a confirma ca ceea ce apare pe factura este de fapt corect. Daca pe factura apare ceva care nu apare si pe NIR, atunci este necesara o verificare suplimentara.
795a8134c1