สอบถามเรื่องการเก็บประวัติพนักงานลาออก

[Watchareeporn Nuutong]

เรียน สอบถามเพื่อนๆ

ตอนนี้ที่บริษัทฯถูกauditระบบ อยู่  ปรากฏว่า

1.auditor ขอดูประวัติของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว   สอบถามเพื่อนๆว่าเพื่ออะไร ทำไมต้องขอดูแล้วเขามีสิทธิ์ทำได้หรือไม่คะ

2.auditor ขอดูประวัติฝึกอบรมของพนักงานที่ลาออกไปแล้วเมื่อปีที่แล้ว  

ก็ยังงงอยู่ว่าเพื่ออะไร เพราะที่ผ่านมาตั้งแต่ทำงานบุคคลมายังไม่มีauditorคนไหนขอดูเลยค่ะ

--

วัชรีพร  หนูทอง
ผจก.แผนกบุคคล
บ.น้ำปลาพิไชย จก.
เลขที่ 129 ถนนบางแสนล่าง
ต.แสนสุข  อ.เมือง
จ.ชลบุรี 20130
โทร.038391531-4 ต่อ140,141
โทรสาร.038391530
มือถือ.0819398123

[Chatchai Aujchariyakulchai]

ก็ถามเหตุผลของเค้าสิครับ 

--
- โปรดร่วมกัน เสวนา ถาม-ตอบ วันละ 1 กระทู้ สร้างความรู้ใหม่ได้ มหาศาล -
 
แนะนำ :
 
- http://www.JobSiam.com : โปรโมชั่น รับส่วนลด 20% แถม Flash Drive 32G ฟรี (ขอใบเสนอราคา/โทรสอบถามทีมงานได้ค่ะ Tel.02-279-0-466) ถึง 31 สค 56 นี้
 
http://www.SiamHRM.com : สยามเอชอาร์เอ็ม ดอทคอม รวมพลคนทำงาน มากที่สุด
 
http://www.facebook.com/JobSiam ** กด Like เป็น Fan Page ของเรานะค่ะ **
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 
คุณได้รับข้อความนี้เนื่องจากคุณเป็นสมาชิกกลุ่ม "บริหารทรัพยากรมนุษย์ ประเทศไทย"
- หากต้องการโพสต์ ถึงกลุ่มนี้ ให้ส่งอีเมลไปที่ sia...@googlegroups.com
- หากต้องการยกเลิกการเป็นสมาชิกกลุ่ม ส่งอีเมลไปที่ siamhrm+u...@googlegroups.com (ยืนยัน การยกเลิกใน Email อีกครั้ง.)
- หากต้องการดูกระทู้ หัวข้อ HR โปรดไปที่กลุ่มนี้โดยคลิกที่ http://groups.google.co.th/group/siamhrm?hl=th&pli=1
- เนื่องจากสมาชิกมีจำนวนมาก สมาชิกทุกท่าน ควรอ่านกติกา มารยาท และใช้เมล์กรุ๊ปร่วมกัน อย่างสร้างสรรค์
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
---
คุณได้รับข้อความนี้เนื่องจากคุณสมัครรับข้อมูลจากกลุ่ม "บริหารทรัพยากรมนุษย์" ของ Google Groups
หากต้องการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลและหยุดรับอีเมลจากกลุ่มนี้ ให้ส่งอีเมลไปที่ siamhrm+u...@googlegroups.com
หากต้องการโพสต์ถึงกลุ่มนี้ ให้ส่งอีเมลไปที่ sia...@googlegroups.com
กรุณาเข้าสู่กลุ่มนี้ที่ http://groups.google.com/group/siamhrm
หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติม กรุณาดูที่ https://groups.google.com/groups/opt_out

[กิตติพัศ สุมนัส]

ขออนุญาตแชร์นะครับ

ดูตัวอักษรสีแดงนะครับผม


กิตติพัศ สุมนัส
Kittiphat Sumanat
Mobile : 08-2705-4134
E-mail : kittip...@hotmail.com

 

---

Date: Mon, 2 Sep 2013 16:52:38 +0700
Subject: [JOBSIAM.COM :50776] สอบถามเรื่องการเก็บประวัติพนักงานลาออก
From: hr...@pfs.co.th
To: sia...@googlegroups.com

เรียน สอบถามเพื่อนๆ

ตอนนี้ที่บริษัทฯถูกauditระบบ อยู่  ปรากฏว่า

1.auditor ขอดูประวัติของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว   สอบถามเพื่อนๆว่าเพื่ออะไร ทำไมต้องขอดูแล้วเขามีสิทธิ์ทำได้หรือไม่คะ

ตอบ ก็มีโอกาสเป็นไปได้นะครับ เพราะโดยปกติ Internal Audit จะกระทำก่อนการมี External Audit หากพิจารณากรอบระยะเวลาก็ห่างกันประมาณ 6 เดือนต่อครั้ง แต่อันนี้ผมไม่แน่ใจว่าเป็นการตรวจภายในหรือภายนอกเพราะไม่ได้ระบุมา แต่ถ้าหากเป็นการขอดูเอกสาร

ประวัติพนักงานที่ลาออกไปแล้ว (คำถามคือ นานเท่าไหร่) ถ้านานเกินกว่าสองปีอันนี้ก็นานเกิน ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องกลับไปดูเอกสาร

ระเบียบวิธีการปฏิบัติงานที่เขียนเอาไว้ว่ามีเขียนอะไรไว้เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารประวัติพนักงานลาออกไปแล้วบ้าง

2.auditor ขอดูประวัติฝึกอบรมของพนักงานที่ลาออกไปแล้วเมื่อปีที่แล้ว  

ตอบ มีโอกาสเป็นไปได้ครับ

วิธีการแก้ปัญหาคือ

1. โดยปกติแล้วฝ่ายบุคคลจะเก็บเอกสารประวัติพนักงานที่ลาออกไปแล้วไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี นับจากวันลาออก แต่ต้องเป็นเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างรายได้ หรืออะไรที่เป็นการคำนวณเป็นตัวเงินได้ เพราะจะไปเกี่ยวข้องกับกรมสรรพากรด้านภาษี อันนี้ต้องทำ

2. กำหนดระเบียบอายุการทำลายเอกสารให้ชัดเจนครับ ว่า เอกสารชนิดใดต้องทำลายเมื่อไหร่ ถ้าเป็นเอกสารเกี่ยวกับข้อ (1) ก็ให้เป็น

ไปตามนั้น แต่ถ้าไม่ใช่ก็กำหนดอายุการทำลายเอกสาร เช่น หลังจากพนักงานลาออกไปแล้ว 1 ปี เป็นต้น เวลาผู้ตรวจประเมินเราก็สารมารถเอาระเบียบนี้มาชี้แจงได้ครับ

3. ฝ่ายบุคคลต้องกลับไปพิจารณาเอกสารในระบบบริหารคุณภาพของตนเองว่ามีอะไรบ้าง และต้องมีการทำลายเมื่อใด แต่ส่วนใหญ่จะเป็นแบบฟอร์มซะส่วนมากนะครับ

ก็ยังงงอยู่ว่าเพื่ออะไร เพราะที่ผ่านมาตั้งแต่ทำงานบุคคลมายังไม่มีauditorคนไหนขอดูเลยค่ะ

ตอบ อันนี้ก็เป็นเทคนิิวิธีของผู้ตรวจประเมินแต่ละท่านทีี่อาจจะมีความรู้ความเข้าใจบางอย่างที่แตกต่างกันก็ได้ครับ เพราะหลักการแนวคิดของระบบบริหารคุณภาพ ก็คือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดยยึดเกณฑ์ที่ว่า ทำตามที่เขียน เขียนตามที่ทำ

อันนี้เป็นเพียงมุมมองของผมนะครับในฐานะที่เคยเป็น คณะกรรมการตรวจติดตามภายใน และเป็น Internal Auditor 

--

วัชรีพร  หนูทอง
ผจก.แผนกบุคคล
บ.น้ำปลาพิไชย จก.
เลขที่ 129 ถนนบางแสนล่าง
ต.แสนสุข  อ.เมือง
จ.ชลบุรี 20130
โทร.038391531-4 ต่อ140,141
โทรสาร.038391530
มือถือ.0819398123

[Natthapat Sophonlamloes]

ทางAuditor สามารถทำได้คะ

เพื่อตรวจสอบเอกสารตามระบบมาตรฐานซึ่งส่วนใหญ่จะต้องเก็บเอกสารไว้อย่างน้อยประมาณ 2 ปีคะ

เขาขอดูเอกสารเพื่อนำมาเทียบเคียงกับproceduresที่ทางบริษัทเขียนขึ้นมาเป็นกรอบในการทำงาน

ของแต่ละฟังก์ชันงานในแผนกคะ 

เมื่อ 2 กันยายน 2556, 16:52, Watchareeporn Nuutong <hr...@pfs.co.th> เขียนว่า:

--

[uthaitip sukasem]

อยากทราบขอบเขตการทำงานของ Internal Auditor ค่ะ

สามารถขอดูทะเบียนประวัติเงินเดือนพนักงานทั้งหมดได้หรือไม่คะ

ที่บริษัทฯ Internal Auditor เป็นพนักงานภายในบริษัทฯ เองที่ได้รับการแต่งตั้งให้ทำหน้าที่นี้

เกรงเรื่องข้อมูลที่เป็น confidential ค่ะ

ขอบคุณค่ะ

2013/9/3 กิตติพัศ สุมนัส <kittip...@hotmail.com>

--

 

 

 

[กิตติพัศ สุมนัส]

ขออนุญาตตอบนะครับ

Internal Auditor ถูกแต่งตั้งโดยคณะกรรมการบริหารคุณภาพหรือฝ่ายบริหารโดยมาจากตัวแทนจากทุกหน่วยงานและมีคุณสมบัติตามที่กำหนด

ทะเบียนประวัติเงินเดือนพนักงานรายบุคคล ถือ เป็นความลับเฉพาะบุคคล ห้ามเปิดเผยต่อผู้ใดเพราะเป็นเรื่องละเอียดอ่อนต่อความรู้สึกของบุคคลและอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรได้

จึงไม่สมควรอย่างยิ่งที่ผู้ตรวจประเมินภายใน (ซึ่งเป็นพนักงานของบริษัท)จะเรียกดูทะเบียนเงินเดือน เพราะโดยปกติทุกบริษัทจะปกปิดเป็นความลับอยู่แล้ว และโดยระเบียบการปฏิบัติงาน

(Procedure)ก็มักไม่ได้เขียนไว้เกี่ยวกับตัวเงินเดือนค่าจ้าง ธรรมเนียมปฏิบัติเรื่องนี้ก็เป็นที่เข้าใจได้ว่าเขาไม่ทำกัน จะอ้างเหตุว่าเป็นผู้ตรวจประเมินภายในโดยไม่ฟังเหตุผลก็คงจะไม่ได้

คำถาม คือ ผู้ตรวจสอบคุณภาพภายในต้องการรู้ไปทำไม

Thanks & Best Regards,

 
กิตติพัศ สุมนัส
Kittiphat Sumanat
Mobile : 08-2705-4134
E-mail : kittip...@hotmail.com

 

---

Date: Wed, 4 Sep 2013 10:34:14 +0700
Subject: Re: [JOBSIAM.COM :50883] สอบถามเรื่องการเก็บประวัติพนักงานลาออก
From: uthaiti...@gmail.com
To: sia...@googlegroups.com

[watt]

ข้ออื่นมีให้ตรวจเยอะแยะไป สงสัยคงต้องส่งไปอบอีกรอบแล้วครับ…

[uthaitip sukasem]

ขอบคุณมากค่ะ

ฝ่ายบุคคลได้รับหนังสือจาก internal auditor ขอยืมเอกสารหลายรายการเกี่ยวกับทะเบียนประวัติพนักงาน โครงสร้างเงินเดือน เกณฑ์การปรับและขึ้นค่าจ้างเงินเดือน ทะเบียนประวัติเงินเดือนพนักงานย้อนหลัง ปี 54 ถึง 56 และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อไปทำการตรวจสอบ ณ ฝ่ายตรวจสอบภายในเอง  โดยแจ้งวัตถุประสงค์ว่า

1. เพื่อสร้างความมั่นใจในการบริหารทรัพยากรบุคคให้มีความรู้ ความสามารถ การสร้างวัฒนธรรมองค์กร การรักษาจรรยาบรรณขององค์กร ให้สอดคล้องกับกลยุทธิ์ธุรกิจที่เกี่ยวข้อง

2. เพื่อกำหนดการควบคุมให้องค์กรมีบุคลากรที่ถูกต้องเหมาะสมทั้งจำนวนและคุณภาพ มีการบรรจุพนักงานในงานที่ถูกต้องเหมาะสม นับแต่ขั้นตอนการวางแผนทรัพยากร การกำหนดระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการสรรหา การจุงใจ บำรุงขวัญพนักงานในองค์กร รวมทั้งการประเมินผลงานการปฏิบัติงานของพนักงาน

เดิมแล้ว internal auditor เองก็มี conflict ในเรื่องเงินเดือนค่าจ้างของตนเองกับฝ่ายอื่น  ส่วนตัวแล้วจึงรู้สึกติดลบกับวัตถุประสงค์ที่แจ้งมาโดยแอบแฝงจากการใช้ตำแหน่งหน้าที่  ต้องขออภัยด้วยค่ะที่ต้องกล่าวถึงเรื่องภายในของบริษัทฯ 

อย่างไรก็ตามต้องขอขอบพระคุณอีกครั้งที่กรุณาตอบคำถามนี้ และขออนุญาตใช้เหตุผลนี้แจ้งคัดค้านกับทาง internal auditor นะคะ

คำตอบของคุณกิตติพัศ ทำให้รุ้สึกภูมิใจนะคะ ว่าฝ่ายบุคคลต้องทำหน้าที่อย่างมีศักดิ์ศรี

ด้วยความเคารพ

อุทัยทิพย์ สุขเกษม

2013/9/4 กิตติพัศ สุมนัส <kittip...@hotmail.com>