Notulensi 16 Juli

[Johanes Galuh]

RAPAT PLNRI BEBAS AKTIF, 16 JULI 2013

 

·         Kita perlu memastikan anggota kepanitian dengan jobdesc yang jelas sehingga setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Olehkarenanya, Mas Gilang dimasukkan ke bagian publikasi dan dokumentasi.

 

·         Untuk bagian perlengkapan, perlu memastikan koordinasi dan hubungan yang baik dengan Bu Ismi (Kepala Rumah Tangga), agar berbagai masalah perihal ruangan yang muncul saat pelaksanaan dapat diatasi dengan baik. Mengenai biaya kebersihan, pastikan lagi jumlah yang dibayarkan tidak terlalu membengkak dengan membatasi staf penjaga ruangan, mengingat pekerjaan mereka juga tidak terlalu banyak. Sementara itu, kita masih kekurangan 1 ruangan untuk diskusi klaster.

Kita sudah mendapatkan referensi tiket international flight murah (Etihad dari Vienna ke Jakarta PP, IDR 10.704.000) untuk pembicara asing. Perihal transportasi lokal bisa kita ajukan ke Kemlu.

Perihal transportasi pembicara dari tempat penginapan ke UGM, perlu dipikirkan lagi. Kemlu memang mengakomodasi biaya transportasi, tapi mungkin kita yang harus mencari sendiri kendaraannya.

Perihal penginapan pembicara, kita bisa menggunakan Jogja Plaza, namun jika di UC akan lebih baik karena berada di lingkungan UGM.

Kita perlu memikirkan kembali perihal ruang transit VIP, tempat makan peserta, tempat makan VIP.

 

·         Untuk bagian dana usaha, lembar pengesahan diperbanyak saja, sehingga tidak merepotkan kita untuk meminta ulang tanda tangan Rektor. Kemudian proposal sudah dapat diajukan ke Bank Mandiri & BNI UGM. Kita juga akan menggalang dana ke KAGAMA (melalui koneksi personal).

 

·         Kemlu menyakan perihal biaya registrasi seminar, karena fasilitas seminar sudah di-cover oleh Kemlu. Kita perlu merinci keperluan biaya registrasi seminar agar tidak ada kesalahpahaman.

 

·         Mengenai biaya forum, sepertinya angka Rp 500.000 itu terlau besar, mengingat kita juga tidak menanggung akomodasi peserta selama di Yogyakarta. Ini perlu dipikirkan ulang dan dikoordinasikan dengan Bu Titik.

 

·         Untuk bagian Humas, kita perlu mengadakan press conference sebagai ajang promosi agar dapat menjaring lebih banyak peserta. Acara ini akan diadakan sekitar 1 minggu sebelum Seminar, dimana akan diisi oleh tim perumus dan panitia.

 

·         Korespondensi dengan pembicara asing sebaiknya langsung dilakukan oleh bagian acara agar lebih mudah berkoordinasi perihal teknis transportasi dan akomodasi.

 

 

 

Best Regards,
Johanes Galuh Bimantara
Department of International Relations
Faculty of Social and Political Sciences
Universitas Gadjah Mada

Mobile: +6285643335548

e-mail: j_g_bi...@yahoo.com

FB: Johanes Galuh Bimantara

[Cahyo Gumilang]

Terima kasih, Mas Galuh, untuk catatan rapatnya. Mohon maaf kemarin tidak bisa ikut. Dan terima kasih juga saya telah dimasukkan dalam kepanitiaan resmi, yg sebenarnya tidak dimasukkan secara resmi juga tidak apa..hehee..
Sementara ini saya akan bantu untuk mencari alamat email kedubes-kedubes Indonesia yg ada di luar negeri untuk penyebarluasan informasi seminar. Biar mereka merasa diperhatikan dan diberi 'kabar' dari Indonesia, seperti kata Pak Sultan tadi.
Selain itu, announcement juga akan saya kirimkan melalui email ke pegiat Pancasila PSP. PSP ada list emailnya. Jika IIS ada list alamat email, baik kedubes, person, maupun institusi lain, terutama yg memiliki kaitan dengan politik luar negeri, mohon bisa dikirimkan ke mailinglist ini. Biar nanti saya sekalian kirimkan announcement-nya. Mohon sekretaris membuatkan surat pengantarnya.
Dalam rancangan saya, setidaknya ada 2 - 3 announcement. First announcement dikirimkan minggu ini. Second announcement dikirimkan setelah lebaran. Terakhir, final announcement dikirimkan seminggu sebelum seminar bersamaan dengan press release. Semua dikirim melalui email. Jika dikehendaki dalam bentuk hardcopy (leaflet/flyer/poster), kita menyesuaikan dengan anggaran yg ada.
Soal konten announcement kita mengikuti seksi-seksi lain, terutama seksi acara.
Minggu depan, kalau bisa, kita kirimkan leaflet ke Kemenlu, biar mereka bantu untuk menyebarluaskan.

Matur nuwun.

Salam,
Gilang

--
You received this message because you are subscribed to the Google Groups "Panitia Seminar Politik Bebas Aktif" group.
To post to this group, send email to seminar-polit...@googlegroups.com.