Re: Crear Una Cuenta De Correo Empresarial En Outlook
Kistiñe Dziuk
Cuando queremos crearnos una cuenta para uso personal, lo normal es echar mano de Gmail o algn servicio de correo electrnico que nos permita crear una cuenta de correo de forma totalmente gratuita. Sin embargo, cuando queremos dar una imagen ms seria o corporativa, entonces tenemos que hacer uso de alguno de los servicios de correo que nos permiten reservar un nombre de dominio y crear diferentes cuentas de correo. Esto es algo que tambin podemos hacer cuando contratamos algn hosting para nuestra pgina web. De cualquier forma, el acceso a estos correos corporativos suele ser a travs de algn cliente web, lo cual no es algo del agrado de muchas personas. A continuacin, vamos a mostrar los pasos a seguir para configurar una cuenta de correo de empresa en Outlook.
De esta forma, vamos a poder gestionar todos nuestros mensajes de correo en Outlook y olvidarnos de los clientes web de correo que nos ofrecen este tipo de servicios. Utilizas tu cuenta de empresa a travs de Outlook siguiendo los pasos que vamos a explicarte a continuacin, rpidos y sencillos.
Agregar una cuenta externa a un cliente de correo puede ser un proceso que se enquiste si no lo hacemos con cuidado y en el orden adecuado, veamos el proceso paso a paso para configurar una cuenta externa en Outlook.
Esto nos abrir la ventana de configuracin de la cuenta, que como podremos ver est organizada en varias pestaas. Se abrir una ventana similar a la que puedes ver en la captura adjunta anterior con una serie de opciones diferentes:
Tendremos que ir otra vez a la primera: Configuracin de la cuenta. Entre las nuevas opciones hacemos clic en Correo electrnico y a continuacin pulsamos sobre el botn Nuevo para comenzar con el proceso. Podemos evitar estos pasos si desde la opcin de men Archivo de Outlook hacemos clic directamente sobre la opcin Agregar cuenta.
De cualquier forma, lo siguiente que nos aparecer es otra ventana en la que tenemos que indicar la direccin de correo de empresa que queremos configurar en Outlook. Revisamos que est bien escrita y pulsamos Enter. En el siguiente paso, debemos indicar si queremos configurar nuestra cuenta de correo por POP3 o IMAP.
En este caso, debemos saber que el protocolo IMAP trabaja directamente sobre el servidor de correo. Por lo tanto, cuando envan un correo es almacenado en el servidor y es accesible desde cualquier otro dispositivo desde el que consultemos el correo. De esta forma, cualquier cambi es visible desde todos los dispositivos que accedan a la cuenta y ante cualquier problema, no perderemos los mensajes de correo ya que estarn almacenados directamente en el servidor.
Un cliente de correo configurado como POP3 conecta al servidor y descargar los correos al dispositivo local. Por lo que, eliminar los mensajes descargados del servidor, estando nicamente disponibles de forma local. Si queremos tener acceso a nuestro correo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, es recomendable realizar una configuracin IMAP. Por lo tanto, seleccionamos dicha opcin y pulsamos en Siguiente.
Ahora, nos pedir que indiquemos los datos del servidor de correo entrante y saliente, as como los puertos para cada uno de ellos y el mtodo de cifrado. Esta informacin nos la tendr que facilitar el servicio donde hemos contratado nuestro hosting, dominio o servicio de correo corporativo. Una vez los tengamos, los introducimos y pulsamos en Siguiente. Por ltimo, se proceder a la sincronizacin de todos los mensajes de correo y ya tendremos configurada nuestra cuenta de correo de empresa en Outlook.
Si usas el correo para tu trabajo, con mayor motivo querrs tener acceso a tus mensajes desde el mvil. As podrs estar al tanto de todos los mensajes que te llegan incluso puedes contestar a tus clientes all donde ests. Para configurar una cuenta de correo de empresa en Outlook desde el mvil, lo primero que tenemos que hacer es descargar e instalar Microsoft Outlook en nuestro dispositivo (iOS, Android).
Una vez instalada, la primera vez que la abrimos nos pedir que indiquemos la direccin de correo de la cuenta que queremos aadir. Por lo tanto, escribimos la direccin de nuestra cuenta de correo de empresa y pulsamos en Continuar. En el siguiente paso, elegimos que queremos configurar esta cuenta por IMAP y entonces nos solicitar la clave de nuestra cuenta de correo, el nombre que queremos que se muestre y una descripcin.
En la parte inferior de la pantalla veremos un interruptor que nos permite activar las opciones avanzadas y donde tendremos que indicar los datos de servidor de correo entrante y saliente de nuestra cuenta coorporativa. Estos datos los encontraremos en el servicio en el que hemos contratado el hosting, el dominio o el servicio de correo.
Una vez que tengamos estos datos, los introducimos y finalizamos el proceso. Automticamente se sincronizarn todos los mensajes de nuestra cuenta de correo de empresa en Outlook y ya podremos comenzar a gestionar todos nuestros mensajes de correo tambin desde el mvil sin ningn problema.
El servicio Microsoft 365 tambin te proporciona la posibilidad de vincular tu cuenta de correo corporativo en tu cuenta general, lo que puede simplificar mucho tu da a da. No obstante, hay que tener en cuenta que esta funcin se encuentra limitada a los usuarios que tengan una de las siguientes cuentas: Basic, Personal o Family. Y esto significa que, para poder acceder a ello, es necesario que hagas el pago de una suscripcin, algo que quiz no te interese.
En el caso de hacer la suscripcin, estars beneficindote de distintas ventajas y no solo de la oportunidad de aadir el correo de empresa dentro de tu Outlook. Adems, ten en cuenta que esta es una buena manera de tener acceso al entorno de tu correo electrnico online, de manera que tendrs ms facilidad para leer o responder mensajes en cualquier tipo de momento y lugar.
Configurar tu correo con una suscripcin de Outlook 365 es sencillo, puesto que solo tendrs que seguir los pasos que aparezcan en pantalla. Es importante que tengas en cuenta que se proporciona compatibilidad tanto con las direcciones de Gmail, que en el entorno corporativo no son muy usadas, pero que quiz por algn motivo lo puedas necesitar. Adems de esto, por supuesto, puedes conectar cualquier cuenta de correo que necesites que haga uso de la tecnologa SMTP/IMAP/POP, algo que suele ser el estndar, as que seguro que no te resultar problemtico.
Cuando hagas esta configuracin, el nuevo correo tendr su propia bandeja de entrada y todo el uso ser independiente, lo que resulta ideal para no cometer ningn error y que no exista opcin a confusin. No obstante, podras combinarlo todo en la misma bandeja de entrada si hicieras, antes de la configuracin, la creacin de un alias. En cualquier caso, suele ser ms recomendable tenerlo independiente.
Para comenzar es necesario aclarar que, generalmente, se denomina correo electrnico personal a esas cuentas de email que nos creamos para uso personal no relacionado con el mbito profesional. Es por ello que para tareas privadas y personales utilizamos servicios de correo que nos ofrecen los grandes proveedores de forma gratuita: Gmail, Yandex.Mail, Yahoo! Mail, Outlook y muchos ms. La principal caracterstica de este tipo de servicios es que son gratuitos y el dominio no se puede personalizar. Las direcciones para el email de Gmail siempre son xxxx...@gmail.com, por ejemplo.
A nivel tcnico no tienen por qu tener nada que envidiar a los servicios de correo electrnico para empresas, disponen de un alto grado de personalizacin y de servicios aadidos. Con una cuenta de GMail o Yahoo! puedes redireccionar todo el correo, activar la respuesta automtica, definir una firma personalizada, etc.
Un correo de empresa genera una mejor imagen de marca, refleja que la empresa se preocupa por la imagen que proyecta de cara al exterior y generalmente es percibido como tal. Solo tienes que leer dos direcciones de correo electrnico de una vez: talleresma...@gmail.com o rece...@talleresmartinez.com, se aprecia la diferencia, no?
Aunque no estn directamente relacionadas con el correo corporativo, porque no es exclusivo de l, si aadimos al dominio personalizado una firma en el pie del correo con el logo de la marca, enlace a la web de la empresa e informacin del usuario (nombre y apellidos, cargo en la empresa, etc.) la imagen que percibirn de nosotros los destinatarios de nuestros mensajes ser totalmente diferente. Contar con dominio propio en las cuentas de correo empresarial aumenta una influencia inconsciente fundamental que nos ayudar en nuestras gestiones, sumando credibilidad y profesionalidad conjuntamente.
Otra de las ventajas de utilizar una cuenta empresarial es que podrs vincular tu correo a las herramientas profesionales que utilices a diario en tu compaa. De esta forma, podrs utilizar calendarios especficos de organizacin, controlar emails fallidos o analizar los mensajes rechazados. Asimismo, tener una cuenta empresarial te permitir un mayor acceso a la nube.
Adems, podrs acceder a todas tus cuentas de correo corporativo desde cualquier tipo de dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un Smartphone. Y, dependiendo de la configuracin, tendrs la posibilidad o no de sincronizar el correo entre todos los equipos.
Un aspecto fundamental en cualquier negocio es la proteccin de su informacin confidencial. Normalmente, las cuentas profesionales incorporan avanzados filtros anti spam y malware, de forma que ests 100% protegido ante posibles ataques informticos. Por ello, si quieres una mayor seguridad en tu empresa, las cuentas profesionales suelen ofrecer filtros antivirus.
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