Fwd: [ML] mailing list policy

[Chiara Sibelli]

Buongiorno ragazzi, 

vi inoltro alcune info sull'organizzazione del flusso mail. Sono le stesse che avevamo in passato con i ragazzi della sept12. 

Ovviamente tutto è migliorabile, ergo se avete considerazioni da fare fatele.

PER FAVORE, ANCHE SE E' LUNGA, PRENDETEVI 5 MINUTI X LEGGERLA. 

Baci

C

---------- Messaggio inoltrato ----------
Da: Gabriele Pece <gabrie...@gmail.com>
Date: 09 gennaio 2013 16:49
Oggetto: [ML] mailing list policy
A: chiara....@gmail.com, federic...@hotmail.it

Ciao ragazzi,
Vi inoltro la spiegazione di come funziona la mailing list. Nn vi spaventate per la lunghezza, ve la spiego di persona!
Ciao, ga

---------- Messaggio inoltrato ----------
Da: "Gabriele Pece" <gabrie...@gmail.com>
Data: 26/nov/2012 23:28
Oggetto: [ML] mailing list policy
A: <safm...@googlegroups.com>
Cc:

Salve a tutti,

la presente mail è una proposta di regolamentazione della nostra mailing list.

Perchè regolamentare il tutto? Perchè altrimenti diventa un bordello seguire tutto...

...anzi probabilmente non è nemmeno interessante per tutti seguire tutto.

Gmail (e la maggior parte delle mail un poco evolute) offrono ottimi strumenti 

di organizzazione delle mail che diventano ancora più gestibili se si usano poche regole condivise

da usare sempre, fondamentalmente basate su:

1. - MAIL TAG
2. - EMERGENCY STAR
3. - SHORT MESSAGE

Attraverso questi accorgimenti è possibile leggere effettivamente quello che ci interessa.

Vediamole nel dettaglio una per una:

 

Mail Tag

Un mail tag è semplicemente un tag da indicare tra parentesi quadre [ ] inserito nell'oggetto che permette di categorizzare 

le mail. Avete mai notato ad esempio che le mail del google group arrivano con il tag [SAFM2012]?

Bene ora fate una prova: cercate in gmail [SAFM2012] e vedrete che escono praticamente solo i messaggi arrivati dal gruppo

senza raccogliere tutto quello che nella vostra posta contiene SAFM e 2012.

Ad esempio ponete di voler scivere un messaggio che riguarda l'organizzazione di un incontro ceo. Nell'oggetto della mail 

non scriverete solo

    "proposta incontro gipo farassino per il 31 febbraio"   (che per inciso non esiste)

ma scriverete

   "[CEO] proposta incontro gipo farassino per il 31 febbraio"

Avete appena utilizzato un tag! 

Nella fattispecie, discutendo con Micol, ci sembra utile utilizzare i seguenti TAG:

[TRASFERTE] - Tutto cio' che riguarda la gestione trasferte (alloggi compresi)

[OT] - Off Topic: Cazzate di ogni genere, ogni mail priva di contenuto fondamentale e vitale per la safm

[PARTY] - Molto vicino ad OT, specifico per l'organizzazione eventi festaioli

[QST] - QUESTION: domande, problemi da porre ad AB o SP (indovina chi?) di interesse comune

[APCI] - mail riferite a comunicazioni con gruppi APCI (esempio organizzazione weekend di monaco, eventi di interesse di tutti i gruppi)

[CEO] - mail riferite a organizzazione - proposte incontri CEO

[ESAMI] - mail riferite nello specifico a esami (date,domande, materiale interessante)

[CORSI] - svolgimento lezioni e materiale didattica

[ALUMNI] - Tutto cio' che riguarda gli alumni

[ML] - tutto quello che riguarda la mailing list, in termini di regolamentazione ecc. ecc, eventuali nuovi TAG

[DOODLE] - Mail che contiene un doodle dall'inizio

In particolare è fondamentale utilizzare [OT]!!! se ad esempio avete abbandonato la festa per una tedesca che ve l'ha sventolata sotto il naso

(anche se tirava delle puzze incredibili) ed alla fine questa vi vomita sotto cassa prima effettivamente di farvi ritirare il premio, lasciandovi in mezzo

ad una zona malfamata di Barletta...e volete comunque vantarvi in ML della prestazione...beh non potete che usare [OT]...in questo modo

chi non desidera leggere cazzate si fa un bel filtro (leggi in seguito) e non si deve sorbire tutte le telenovele messicane del master 2012.

(personalmente leggo tutto...sono comunque meglio di quelle con Lino Banfi).

I tag possono essere combinati! Tipo 

[PARTY][APCI]: organizzazione festa con tipi dell'apci...o altro di simile, ci siamo capiti!

E' obbligatorio inserire almeno un tag nell'oggetto della mail! Tutto è riconducibile ad almeno uno dei tag di sopra

Asterischi subito prima del tag:

Servono ad indicare una mail urgente...che tutti devono leggere per esserne a conoscenza!

Se finalmente la tedesca di prima ve l'ha data...ed è urgente che il gruppo lo sappia...non perdete tempo è mettete 3 (dico 3) asterischi

nell'oggetto.

Ci sono 3 livelli di urgenza:

* 1 asterisco - email urgente, che richiedere reazione/risposta entro 5 giorni

** 2 asterischi - email urgente, che richiedere reazione/risposta entro 1 o 2 giorni

*** 3 asterischi - email urgentissima che richiede reazione/risposta non appena la si legge.

Ad esempio:

      ***[PARTY] [DOODLE] Doodle per festa da compilare entro stasera 

 

SHORT MESSAGE:

Sono messaggi molto corti, tipo sms della sola lunghezza dell'oggetto (senza corpo della mail): oltre al normale tag si inserisce alla fine [EOM]

"end of message". Chi la riceve sa che non è necessario leggere il contenuto (è vuoto). 

Ad esempio:

       [OT] Finalmente la tedesca me l'ha data [EOM]

A questi tre tool si aggiungono alcune regole base da considerare nell'utilizzo della ML:

- Usare sempre i Tag...non mandete mai una mail senza un tag

- La ML non è una chat, una discussione è possibile farla in ML, ma non se si riduce ad una chat 

  con una singola persona (usate il buon senso per autoregolarvi)

- Vietati i Flame (non sono mai successi), evitate di "litigare" in ML

- Mai spezzare un thread (discussione) cambiando o toccando l'oggetto della mail: in questo date vita ad una nuova discussione

  (già successo)

- Differenziate tra rispondi e rispondi a tutti: spesso la vostra risposta interessa solo una persona

L'utilizzo di queste regole (sono collaudate, non me le sono inventate) permettono a tutti di fruire della ML come meglio crede sulla base

delle persone esigenze. Gmail e molte altre possiedono filtri sulla posta in uscita, è possibile ad esempio impostare filtri che 

archiviano tutte le mail [OT] senza metterle in posta in arrivo, potrete recuperarle quando volete leggere due cavolate.

Allo stesso tempo queste regole semplificano la ricerca di una mail di 4 mesi fa, basta inserire in ricerca il giusto tag.

Capisco che possa sembrare complicato ma sono veramente 11 tag e qualche regola...che diventeranno automatici in breve tempo!

Se poi una persona sbaglia un tag o se lo inventa...pazienza, l'importante è utilizzare un tag, anche inventato ma di buon senso.

(In questo caso mi propongo di fare un po' da moderatore, se l'argomento è importante spezzo il thread e lo metto con il giusto tag)

Esprimete i vostri pareri in merito a quanto scritto...ed in bocca al  lupo con la/il vostra/o tedesca/o: se gli scrivete una mail con il TAG 

vi ringrazierà!

 (ogni riferimento a fatti o persone reali è puramente casuale...è tutto frutto di fantasia!)

P.S. Se avete suggerimenti specifici scrivetemi in privato, li raccolgo nei prossimi giorni e facciamo un condensato di idee.

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Gabriele Pece

 

Mobile:   +39 392 98 99 828

Mail: gabrie...@gmail.com
Skype: gabriele.pece

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