21طريقة ناجحة للقضاء على التسويف

[Mazen E. Bizreh, PMP]

 

 

 

اسم الكتاب / ابدأ بالأهم ولو كان صعبا

موضوع الكتاب / يحوي الكتاب 21 طريقة ناجحة للقضاء على التسويف وإنجاز الأعمال في أقصر وقت

مؤلف الكتاب / برايان تريسي . وهو خبير أعمال لم يكمل مرحلته الثانوية ، و عمل في أعمال شاقة عديدة ، كغسيل الصحون و تكويم جذوع الأشجار و حفر الجدران وتحزيم أكوام الحشيش في الحقول ، و عمل كذلك في المصانع .

استطاع وهو في الخامسة و العشرين من عمره أن يصبح نائبا لرئيس في شركة ، على جماعة من البائعين يتراوحون من 59 شخصا في ستة بلدان ، بعد أن كان مديرا للمبيعات .
في الثلاثينات من عمره نال درجة البكالوريوس في التجارة من جامعة البرتا ، ثم نال درجة رئيسة في الإدارة الحكومية و إدارة الأعمال من جامعة كولومبيا باسفيك .


نظرية الكتاب / تقوم نظرية الكتاب على أن الشخص العادي ( أو الأكثر حتى من عادي ) لديه كما هائلا من الطاقات التي لم تستغل بعد ، و أنه في الإمكان استغلال هذه الطاقات في المضي قدما لو تعلمنا وتدربنا على المفاتيح و الطرق و الاستراتيجيات التي يستخدمها الناجحون المتقدمون .


و تقوم كذلك على أن الواجب هو البدء بالأهم دائما ، يقول : " إذا كان عليك أكل ضفدعتين فابدأ بالأبشع "

ويقول : " وهناك قول آخر بأنه إذا كان لديك واجبان مهمان ، فابدأ بالأكبر و الأصعب و الأهم أولا . واضبط نفسك بأن تبدأ مباشرة وتتابع المهمة إلى أن تنهيها قبل أن تبدأ بالأخرى . "

ملخص رؤوس وتفصيل عناصر الكتاب :


1 ـ هيئ الطاولة .

فلابد أولا أن تكون مقررا ماذا تريد أن تكون ، و تكون في ذلك على قدر من الصراحة و الوضوح ، فاكتب هذه الأهداف على الورق قبل أن تبدأ .

2 ـ خطط لكل يوم مسبقا .

فلابد لك من التفكير على الورق ، ولابد لك من تجهيز برنامج كل يوم منذ ليلة اليوم السابق .
واحفظ هذه القاعدة : " كل دقيقة تمضيها في التخطيط يمكن أن توفر من 5 إلى 10 دقائق عند التنفيذ " .

3 ـ طبق قاعدة 20% ـ 80% في كل شيء .

و تنص هذه القاعدة على أن 80% من إنجازاتك و ثمار عملك هي ناتجة عن 20% فقط من أنواع نشاطاتك .
فركز على هذه الـ 20% من النشاطات .

4 ـ ضع بعين الاعتبار نتائج الأمور .

فأهم مهامك و أولاها هي التي لها نتائج حقيقية جدية . فركز عليها قبل كل شيء

5 ـ مارس طريقة ( أ ـ ب ـ جـ ـ د )

وذلك حينما تقوم بوضع الجدول اليومي في الليلة السابقة ، فعليك بترتيب أولويات مواد هذا الجدول حسب الأهمية تنازليا ، فبدأ جدولك بالأهم فالمهم .

6 ـ ركز على المواقع ذات النتائج الأساسية .

فتعرف و حدد النتائج التي تنجز فيها عمليك على أكمل وجه ، ثم قم بالعمل على ما يوصل إليها طوال النهار .

7 ـ اتبع قانون الكفاية المفروضة .

والذي ينص على أنه لا يوجد أبدا الوقت الكافي لفعل كل شيء . لكن هناك دائما وقت كافي لفعل الشيء المهم .
فأنت واجبك أن تتعرف على هذه الأعمال المهمة بالنسبة لك و تنطلق فيها دون توقف .

8 ـ استعد تماما قبل البدء .

هيئ مكتبك . اجعل مراجعك وكذلك حاسبك الشخصي قريبا منك . نظف المكتب . قم بكل ما يعد تهييئا قبل البدء في العمل اليومي .

9 ـ أدّ واجباتك المنزلية

قرر أن تكون الأفضل في كل ما تفعله ، دائما لبّ ما هو أكثر مما هو متوقع منك .

10 ـ ابحث عن قدراتك الخاصة و نمها .

فحدد جيدا الأشياء التي تؤديها بشكل جيد ، أو من الممكن أن تكون فيها جيدا جدا ، وأد هذه الأشياء من كل قلبك .

11 ـ حدد مواطن اختناقك و خفف منها .

عليك أن تحدد أعناق الزجاجات لديك ، و التي تحد من سرعتك في تنجيز أهدافك و تمثل عائقا أمامك ، و من ثمّ قم بالتخفيف منها .

12 ـ اقطع برميلا واحدا في كل مرة .

فيمكنك أن تنجز أكبر و أصعب الأعمال ، إذا أنهيت خطوة واحدة في كل مرة .
إن هذه النظرية قريبة من نظرية الإدارة بالأهداف و التي تحوي نظرية تقسيم الأهداف الكبير إلى أهداف صغيرة فأصغر ، و التفرد بكل هدف وإنجازه حتى تتجمع الأهداف المحققة مكونة الهدف الأكبر .

13 ـ اضغط على نفسك .

فاجعل يومك مشحونا بصورة كبيرة ، كأن أعمالك محدودة بوقت معين ضيق جدا لا يمكن أن تنجزه فيها لو مشيت حسب تمهلك الطبيعي ، فلا تستحضر انفتاح الوقت أمامك . تخيل أنك ستغادر المدينة بعد شهر و اعمل وكأنك يجب عليك أن تنهي كل مهامك الرئيسية قبل أن تغادر .

14 ـ نم قدراتك بنوع من الراحة .

خذ قسطا وافرا من الراحة بحيث تستطيع أن تنجز أعمالك بكل ما أوتيت من جهد ، ومن ثمّ تعرف على الأوقات التي تكون فيها طاقتك العقلية و الجسدية في أوجها من كل يوم و استعد لهذه الأوقات .

15 ـ حفز نفسك للعمل

ضع لنفسك شعارات تتخيلها و تسير عليها .
انظر للجيد و لما أنجزته من كل موقف .
ركز على الحل و لا تركز على المشكلة .
كن دائما متفائلا .

16 ـ ماطل دائما .

استخدم المماطلة التي يحذر منها هذا الكتاب ، و لكن في المهام قليلة الفائدة ، فكلما رأيت من نفسك ميلا لعمل لا يعد من أعمالك الرئيسة أو المهمة أو التي تبغي ثمرتها ، فماطل فيه قدر المستطاع ، بحيث يكون لديك وقت كاف لأداء الأشياء القليلة التي لها شأن حقيقي لك .

17 ـ أد المهمة الأكثر صعوبة أولا .

فابدأ كل يوم بأصعب مهامك ، بالمهمة التي تخلق أعظم إسهام لك و لعملك ، و قرر أن تستمر على أدائها و لا تفكر في غيرها حتى تنهيها بنسبة110% .

18 ـ قطع و جزئ المهمة .

مبدأ الإدارة بالأهداف

19 ـ كيف مهامك على الفترات الطويلة .

نظّم ايامك من خلال كميات كبيرة من الوقت بحيث تستطيع التركيز على أهم مهامك من خلال فترات طويلة . كأن تجعل مكالمتين هاتفيتين كل يوم للحصول على عملاء جدد ، قطعا على المدى الطويل ستجني ثمرة ذلك . وكأن تججعل لنفسك نصف ساعو فقط يومية قبل النوم لقراءة الكتب ، لو التزمت ذلك ، ستجد نفسك علىالمدى البعيد قرأت كمّا هائلا جدا من الكتب . هذه هي نظرية تكون الجبل من حصوات تجمع الواحدة تلو الأخرى .

20 ـ طور إحساسك بالطوارئ .

فكن دائما سريعا في عملك تخشى أن يتفلت منك ، و عود نفسك على ذلك ، و كن شخصا معروفا بأداء الأشياء بسرعة و إتقان .

21 ـ استفرد بأداء كل مهمة على حدة .

إن هذا المبدأ يشبه المبدأ رقم 18 و الذي يشبه مفهوم الإدارة بالأهداف . إلا أن الاستفراد هنا يكون بالمهمة بأكملها لا بتجزيئها ، فكما أنك تقسم المهمة الواحدة إلى أجزاء تعتبر كل جزء منها مهمة منفردة ، فكذلك لا تخلط المهام بعضها البعض ، بل ركز على كل مهمة بانفراد قدر المستطاع ، و عش جوها و بيئتها حتى تنهيها كاملة بنسبة 100% دون الالتفات الذهني لمهمة أخرى .