SAK 2023/75 - Styresaker i Google Groups

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Morten har forslag om å ta i bruk Google Groups til å behandle sakslister, styresaker og referater. Forslaget kan ikke vedtas av håndballstyret selv, dette må vi ha hovedstyrets godkjenning til. Men vi kan teste det ut en periode, høste erfaringer, og vise det frem for hovedstyret hvis vi selv ønsker å ta det i bruk på permanent basis. I mellomtiden må referat føres på "gamlemåten" i tillegg. Dette kan Morten og Maria avtale seg imellom hvordan best skal løses.

Inngress:

Styret bruker i dag ganske mye "arbeidstid" på å produsere saksinnlegg, føre sakslister og referater, samt oppfølging av saker i ettertid. Styret har flere systemer i bruk til dette. Office365, Arrangementer, Meldinger og Innlegg i Spond. Etter innføringen av spond har vi fått en enklere jobb, men spond er ikke ment som et saksbehandlingsverktøy. Google Groups derimot, kan fint benyttes til med litt tilpasning og opplæring. Jeg er overbevist om at vi vil kunne få en dramatisk reduksjon i arbeidsmengde, samt vesentlig bedre oversikt over "åpne" saker, dersom vi tar Groups i bruk.

Forslag til saker:

Pr i dag må forslag enten sendes styrets medlemmer pr epost, via melding eller legges inn i et Spond Arrangement som vedlegg eller kommentar. Denne måten å gjøre ting på tar av og til lang tid. Kan man legge det inn som en kommentar går det raskt, har man behov for vedlegg går det tregere. 

I google groups kan man i stedet opprette en ny "samtale." Tagge den med etikett "forslag," skrive en ingress (beskrivelse av problemstilling), og legge ut saken i listen. Umiddelbart vil andre styremedlemmer kunne skrive inn egne kommentarer og tilføyelser, eller forklare hva som er gjort i sakens anledning. (Dette gjør det veldig veldig lett å følge opp en sak i ettertid.)

Styrebehandling av saker:

I dag må man opprette en saksliste basert på innkomne forslag. Denne sendes til hovedstyret en uke før møtet. Dette blir et problem når majoriteten av sakene ikke er klare før dagen før møtet, eller i mange tilfeller samme dag. 

Styret snakker så om saken og avtaler hva som skal gjøres og hvem som skal utføre. På styremøter bruker man mye tid på å snakke om hva som er gjort i tidligere saker. 

Med google groups kan man fortløpende skrive inn det man har snakket om, man kan oppdatere sakene i perioden mellom møtene, man er ikke avhengig av å møtes fysisk for å få snakket om hva som skjer. Alt kan foregå i google groups og folk kan lese innlegg når de selv har tid, de slipper å bli "dynget ned" av telefonvarsler fra forskjellige apper.

Referatføring:

I dag skriver man et referat etter at møtet er ferdig. Referatet kan komme dager og uker etter at selve møtet er avholdt. Det er avhengig av at referenten har tid til skrive. Referatet sendes ulike parter og man har hatt forskjellige systemer for å arkivere disse opp igjennom tidene. En sak som "lever" lengre enn ett møte kan fort gå i glemmeboken på denne måten, og etter noen måneder er det svært vanskelig å finne igjen hvilke saker man har snakket om på hvilket møte.

Med google groups har man en kontinuerlig levende saksliste og referatliste. Det er svært lett å holde oversikt. Man tagger saker med "åpen" eller "lukket" for å holde styr på hvilke saker man er ferdige med og ikke.

I tillegg kan man legge inn epost adresser som skal abonnere på endringer, for eksempel kontrollutvalget eller hovedstyret. Dette må i dag gjøres manuellt.

Ulemper:

Alle deltakere må ha en google-konto.

Må "må" vedlikeholde en liste med saksnummer ved siden av.

Ingen måte å ekportere innholdet på. Skal man bort fra løsningen etterpå må man enten forlate innholdet eller forkaste det.

Krever litt opplæring for å ta systemet i bruk.

Krever vedtak fra hovedstyret for å bruke løsningen "offisiellt"

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Merknad etter møtet 4.oktober 2023:

Saken ble ikke diskutert på møtet. (Red.Anm: Morten kommer til å bruke systemet litt for sin egen del for å beholde oversikt over hvilke saker vi har “levende.” Kall det gjerne et saksbehandlingssystem. Ikke sikkert det vil fungere etter hensikten, men Morten ønsker mer erfaring før vi gjør noe videre med saken. Til oppfølging på et senere møte.)

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Henrik, Magnus, Linda og Morten har tilgang til systemet. Vi kan bruke dette som saksbehandlingssystem, på frivillig basis fremover. Mest for å bevare intern oversikt over hvilke saker vi jobber med. Vi må fortsette å skrive referater fra møtene på gamlemåten inntil videre.

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Referat fra styremøte 3.april 2024:

(Red.Anm.: Saken ble i møtet diskutert som “sak nr 1 / 24” men siden diskusjonen ble litt større enn opprinnelig tenkt har jeg flyttet referatet inn i sak nr 75/23 som fortsatt ligger åpen. Dette har ingen praktisk betydning, kun endring av saksnummeret)

Møtets store snakkis! Hvorfor er det fullstendig kaos i nummerering av sakene? Morten har tatt diktaturets fordeler til seg og går for fullstendig revolusjon i måten man styrebehandler saker på. Kort fortalt: Google Groups er (som forsøksordning) tatt i bruk som saksbehandlingsverktøy. Dette gir uovertruffen oversikt over hvilke saker som til enhver tid er oppe til diskusjon / behandling i foreningen, men gir også noen ulemper. Man må ha en google konto for å lese / redigere sakene, og denne måten å styrebehandle saker på er ukjent for de fleste.

I stedet for å føre referat pr møte, fører man referat pr sak.

Den mest umiddelbare effekten av dette er at saksnummer følger saken fra den blir “åpnet” til den blir “lukket.” For eksempel sak 85/23 (Slottsfjellcup 2024). Den ble først diskutert (åpnet) på styremøte i oktober 2023. Deretter bevares saksnummeret helt til styret anser seg ferdig med saken. Da blir den “lukket.” En sak som bare blir diskutert på ett møte blir “åpnet” og “lukket” på samme møte. Slike saker er kanskje mer hensiktsmessig å legge inn under en av de faste sakene i styret, drift, sportslig e.l. 

Det blir luftet bekymring for at man kan få mange saker å forholde seg til. Det ble også luftet bekymring for hvordan kommende styrer skal forholde seg noe som er ukjent for praktisk talt alle som kommer inn i styret for første gang. I tillegg må referater vanligvis sendes til eksterne parter, dette er vrient å få til hvis man ikke har et dedikert “møtereferat” slik man er vant med fra tidligere. Det er et uttrykt ønske fra styret og også leder av  hovedstyret at vi har behov for «vanlige» referater som skal oversendes Kontrollkomiteen og som skal være «lettleste» for medlemmer som ønsker å lese dette.

Morten har forståelse for at det kan være vanskelig å se noen gevinst i å gå inn i noe som er så radikalt annerledes enn alt man har vært vant med fra tidligere. Det må nok litt opplæring til. I tillegg må veien bli litt til som man går og man må finne løsninger på de utfordringer som oppstår underveis.

Det ble en god del diskusjon rundt saken, og vi landet ikke på noe vedtak i saken. Målet (og Mortens erfaring fra tidligere) er at ny metode skal føre til en vesentlig reduksjon i arbeid med å lage sakslister og referater, men veien dit er foreløpig litt utydelig. Morten må jobbe mer med saken før det blir noe aksept for å bytte metode for referatføring. Inntil videre fortsetter Morten å føre referater på både gammel og “ny” metode, samt sørger for opplæring av ny sekretær i en eller begge metoder.

GAMLE SAKER FORESLÅTT LUKKET:

04 / 24 - Årsmøtet 2024

61 / 23 - Valgkomiteen

73 / 23 - Nissehåndball 2023

Morten følger opp.

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Vi gjør et ordentlig forsøk med referater i google groups.

Morten tar kontakt med kontrollutvalget og hovedstyret og drøfter aktuelle problemstillinger med dem.

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Hva sier NIF om protokoller? Utdrag:

Protokoll:
Det skal føres protokoll fra styremøtene. Disse skal være tilgjengelig for medlemmene, med mindre styret bestemmer noe annet i den enkelte sak. Dersom de publiseres på nett er det viktig å huske på personvern.

Innhold:
En protokoll skal inneholde forslag til vedtak, hvem som hadde ordet i den aktuelle saken, antall stemmer for og imot forslaget og ev. justering av et forslag. 

Godkjenning:
Det praktiseres flere måter å godkjenne protokollen. Styret må sikre at de jobber på en måte som gjør at de vet hvilken versjon av protokollen som er den endelige.

Protokolltilførsel:
Dersom man er grunnleggende uenig i noe som er vedtatt, eller med måten man har gått frem på i en sak, kan man kreve protokolltilførsel.I så tilfelle må kravet fremmes i samme møte. 
Det er den som fremmer kravet om protokolltilførsel som bestemmer hva som skal stå. Styret kan dog begrense dersom det er irrelevant, støtende osv.

Dersom et medlem i ettertid har merknader til det protokollerte, uten at vedkommende har fremmet krav om protokolltilførsel, kan det fremmes på styrets førstkommende møte. Styret må da diskutere om protokollen er i overensstemmelse med det som faktisk fant sted på styremøtet, evt. beslutte at saken skal behandles på nytt.

https://www.idrettsforbundet.no/klubbguiden/drifte-et-idrettslag/organisering/styrets-ansvar/

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Morten var i møte med kontrollutvalget 29/10 og orienterte om saken. KU er i utgangspunktet positiv til Google Groups, men ønsker at alle gruppene i RIF fører protokoller på samme måte. Dette er ikke løst i dag heller, selv om de vanlige referatene likner mer på hverandre enn Groups. Her har RIF en utfordring som må løses uansett system som benyttes.

KU er innforstått med at håndballgruppa tester Google Groups frem til neste årsmøte. Ingrid er lagt til i gruppa og får e-post sammendrag av aktivitet. Det er viktig at KU danner seg egne erfaringer med systemet, så har vi et godt erfaringsgrunnlag frem mot endelig avgjørelse en gang i 2025.

[magnusostlie]

vedtak

Tas til orienntering

[magnusostlie]

Kontroll Utvalget (KU) har tatt muntlig kontakt med leder og gitt uttrykk for at de ikke er spesielt positive til Google Groups. Det er spesielt dette referatet de føler mangler, samt at de mener det blir ekstra jobb for leder/sekretær med dette systemet. Og det er bare håndballen i Ramnes som bruker det.

Leder kan være enig i at det oppleves som litt mer jobb å følge opp, på en måte, samtidig så er det VELDIG lett å finne ut hva man MÅ følge opp. Trenger ikke å sjekke referater fra langt tilbake for å finne svar på enkelte temaer. Jobben med å lage ett sammendrag som kan bli ett "referat" er heler ikke alll verden og kan gjøres av alle. Spesielt når Google groups sender ut slike oppsummeringer etter dager med mye aktivitet.

Leder ser, og har alltid sett, behovet fro at vi klarer å produsere ett "referat" etter hvert måte. Det holder her at vi får frem hva vi bel enige om på møtet, type vedtak. Samt å henvise til google groups for mer detaljer i forarbeidet til hver enkelt sak.

Forslag til vedtak:

Ramnes håndball opprettholer bruken av google groups som vårt saksarkiv og referat system, og fortsetter å produsere forenklede referater påbakrunn av oppsettet i Google Groups

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Daglig Leder har vært i kontakt med Morten angående publisering av referater på foreningens nettsider. I tillegg skal referater publiseres i Samarbeidsforumet for intern bruk. Det går med mye tid til å produsere og distribuere referater på denne måten. Google Groups helautomatiserer mye av jobben med referatene (og publisering på nettsidene) hvis man kan klare seg uten den PDFen i ettertid. Hvis man ikke bruker Groups til dette har vi ingen enkel løsning på det med publisering på nettsidene heller. Det er ikke meningen at bare håndballgruppa skal bruke systemet, det var tenkt at alle kan gjøre det (med opplæring selvfølgelig).

Morten mener det må en litt bredere diskusjon til, der vi får oversikt over de faktiske gevinstene ved å bruke groups, samt de faktiske utfordringene med å ikke ha PDF referater tilgjengelig før vi kan ta en avgjørelse. Til videre diskusjon.

[Arkiv Ramnes Idrettsforening]

Kort diskusjon.

Det ble vedtatt at Ramnes håndball opprettholer bruken av google groups som vårt saksarkiv og referat system, og fortsetter å produsere forenklede referater påbakrunn av oppsettet i Google Groups

Oliver og Morten ser på hvordan man kan løse det praktiske rundt PDFifisering og publisering på nettsider.