طريقة ارشفة طالب في نظام نور
Elis Riebow
من خلال اعتماد حلولنا الرقمية المتقدمة ستستفيد منشآت التعليم العالي من أتمتة سير العمل بشكل كامل وتنهي جميع الإجراءات الورقية بكل سهولة.
يمكنك الآن تسجيل بيانات الطلاب عبر المسح الضوئي للمستندات وأرشفتها ومن ثم تصنيفها لتحليلها والتعامل معها في المهام اليومية للموظفين بالإضافة إلى ذلك يمكن لمنشآت التعليم العالي مراقبة جميع الإجراءات اليومية واستخراج التقارير اللازمة وتوجيه المستندات بسلاسة بين الموظفين للمراجعة واتخاذ الموافقات الضرورية.
يعد DocSuite الحل المثالي لتحقيق التحول الرقمي في مؤسسات التعليم الجامعي حيث يجمع بين السهولة والأمان ويوفر التكاليف ويمكن استخدامه في جميع أقسام مؤسسة التعليم العالي سواء الإدارية أو الأكاديمية أو المالية كذلك يمكن أتمتة جميع العمليات داخل مؤسسة التعليم العالي باستخدام نظام سير العمل الآلي الذكي المتوفر في DocSuite.
فبفضل DocSuite يمكن إنشاء نماذج تسجيل الطلاب بسهولة واستخراج الشهادات الجامعية ومعالجة الفواتير والتعامل مع الملايين من المستندات والوثائق الجامعية الأخرى لم يعد الوصول السريع والمعالجة الفعالة والمشاركة المرنة للمستندات تحديًا بالإضافة إلى ذلك يوفر DocSuite أيضًا صلاحيات الوصول المحكمة لضمان الأمان وحماية المعلومات.
يُطور برنامج DocSuite تجربة التعليم الجامعي من خلال تحسين الخدمات المالية في المؤسسات التعليمة والجامعية بفضل حلول الأتمتة الذكية المبتكرة يمكن للمؤسسات الجامعية والمعاهد والكليات تسهيل العديد من العمليات المالية المهمة.يتيح DocSuite التعامل بسهولة مع الرسوم الدراسية وإدارة المنح الجامعية وتنظيم المساعدات المالية للطلاب يمكن لمؤسسات التعليم الجامعي الاعتماد على هذا البرنامج لإدارة الحسابات الدائنة والمدينة والتعامل مع العمليات المالية الأخرى بكفاءة ودقة.
ومن خلال حلول الأتمتة يوفر DocSuite أيضًا أفضل الخدمات للطلاب يبدأ الأمر بتسجيل الطلاب ويتضمن إدارة النصوص واستكمال جميع الإجراءات المتعلقة بالتخرج.
1. تعزيز التعاون والإنتاجية: تتطلب الانتاجية المزيد من التعاون والتفاهم بين فريق العمل وهذا ما يوفره نظام دوك سويت للارشفة الالكترونية والاتصالات الادارية
2. أرشفة البيانات وتصنيفها: يمكن لمنشآت التعليم العالي أرشفة بيانات الطلاب وربط المستندات ذات الصلة بنظام آمن يسهل الوصول إلى المعلومات المهمة وتحليلها بسرعة.
3. إنشاء نماذج مخصصة: تتمكن مؤسسات التعليم العالي من إنشاء نماذج بيانات تتناسب مع احتياجاتهم بسهولة مثل نماذج تسجيل الطلاب والمساعدات المالية والمنح وجداول الدرجات والمزيد.
تعتبر الحماية والأمان والامتثال أمورًا حاسمة في مجال التعليم العالي ونحن ندرك أهمية حماية البيانات الحساسة والوثائق السرية والملفات الحيوية لمؤسسات التعليم الجامعي لذلك نقدم لك حلولًا متقدمة لإدارة المستندات والتحكم في صلاحية الوصول بطريقة آمنة وموثوقة.
استعد لتجربة نظام سهل الاستخدام يلبي احتياجات مؤسسات التعليم العالي ويوفر تسهيلًا لمهام العمل اليومية المختلفة.
من خلال لوحة التحكم الخاصة ببرنامج "دوك سويت" ستتمكن بكل سهولة من تثبيته وتفعيله لموظفيك لبدء العمل على الفور.
يقدم برنامج "دوك سويت" حماية كاملة لجميع المستندات الخاصة بك حيث يتيح لك حفظ البيانات وأرشفتها بأمان لحمايتها من السرقة والتلف مع القدرة على الوصول إليها بسهولة في أي وقت.
استخدم الأجهزة المحمولة والشخصية لتنفيذ المهام الخاصة بك بكل يسر وبفضل قدرة الوصول من أي جهاز يمكنك العمل وإنجاز المهام من أي مكان سواء كنت في المنزل أو خارج المؤسسة.
يمكنك من خلال دوك سويت تسجيل جميع بيانات الموظفين بمؤسسات التعليم العالي بشكل آمن في مكانًا واحدًا حيث يمكنك تتبع الوصول إلى هذه البيانات ومراجعتها وضمان سلامتها.
يوفر البرنامج الوصول السريع إلى جميع بيانات المعاملات الخاصة بالعملاء مما يسهل عملية خدمة العملاء ويحقق النجاح. ستتمكن من الوصول إلى البيانات وإنهاءها ومن ثم تحديث البيانات بسهولة تامة.
من خلال إدارة مستنداتك بشكل إلكتروني يمكنك تسجيل جميع فواتير منشآت التعليم العالي وحفظها بأمان وبسهولة وتوجيهها للحصول على الموافقات المطلوبة وهذا يعني أنك ستتخلص من الأعباء الورقية وتحسين كفاءة عملك.
من خلال حفظ البيانات وفقًا لمعايير ومقاييس HIPAA وGDPR وNCAR المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ودار المحفوظات العمومية المصرية يمكنك ضمان حماية البيانات الخاصة بالمؤسسة والعملاء.
في صفحة محتوى المقرر الدراسي افتح القائمة الموجودة على الجانب الأيسر أعلى قائمة المحتوى. حدد تصدير حزمة المقرر الدراسي.
يسأل النظام ما إذا كنت تريد تضمين بيانات نشاط الطالب في عملية التصدير أم لا وهي عملية الأرشفة. وتتضمن بيانات نشاط الطالب عمليات تقديم الواجب والتقديرات وبيانات الحضور ومشاركات المناقشات. حدد نعم إذا كنت تريد تضمين عملية تسجيل الطالب وبيانات الطالب. حدد لا إذا كنت تريد فقط نسخ المحتوى بدون عملية تسجيل الطالب وبياناته.
حتى إذا اخترت تضمين تسجيل الطالب وبياناته فلا تتم إضافة تلك المعلومات إلى مقرر Ultra دراسي آخر إذا اخترت استيراد المحتوى. ويمكن للمسؤولين استعادة حزمة أرشيف وسوف تكون جميع تسجيلات الطلاب وبياناتهم سليمة.
يتم تنزيل حزم التصدير والأرشفة كملفات ZIP مضغوطة ويتم استيرادها أو استعادتها بنفس التنسيق. لذا لا تقم بفك ضغط حزمة أو حذف ملفات من الحزمة وإلا لن يتم استيراد المحتويات بشكل صحيح.
إذا أردت مشاركة محتوى مقررك الدراسي مع مدرسين آخرين يمكنك إرسال ملف ZIP إليهم. يمكن للمدرسين استيراد ملف ZIP إلى أحد المقررات الدراسية أو يمكن للمسؤول استعادة إحدى حزم الأرشيف. ويتم إخفاء جميع المحتويات عن الطلاب حتى تتمكن أنت أو مدرس آخر من تعيين الرؤية.
تقديم الدعم الفني لجميع جهات الجامعة في كل مايتعلّق بالنظام الأكاديمي والبوابة الأكاديمية والتواصل مع إدارة المشروع لحل أي إشكالات تحتاج تدخل من قبلهم.
تعديل وتحديث صلاحيات مستخدمي النظام الأكاديمي وضبط تواريخ تكاليف المناصب الأكاديمية والإدارية على النظام الأكاديمي
تنفيذ خطوات نسخ وتجهيز الجدول الدراسي وتهيئة المواد الدراسية على البوابة الأكاديمية للتسجيل في الفصل الجديد.
تنفيذ التسجيل التجريبي بافتراض النجاح وهو يهدف إلى ضبط عمليات إعداد الجدول الدراسي والتأكد من كفاية شعب الجدول الدراسي لحاجة الطلاب أثناء التسجيل.
متابعة سير الخدمات الجديدة المقدمة على النظام الأكاديمي أو البوابة التعليمية ومتابعة جودة تقديمها بالطريقة التي تحقق وظيفتها.
03c5feb9e7