Đặt mã hàng hóa như thế nào?
lehongduc
QTBH không hạn chế số lượng ký tự của mã hàng hóa; tuy nhiên, để bảo
đảm hiệu quả của bộ mã hàng hóa, theo kinh nghiệm thực tế chúng ta cần
chú ý đến các vấn đề sau:
1. Việc đặt mã hàng hóa cần bảo đảm đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Ngắn gọn: kinh nghiệm cho thấy mã hàng hóa không nên vượt quá 15 ký
tự, tối ưu là từ 8-10 ký tự;
- Gợi nhớ: mã hàng cần phải gợi nhớ đến các đặc trưng phân biệt của
hàng hóa; tùy theo nhu cầu quản lý và đặc điểm của hàng hóa, mã hàng
cần phản ảnh được các đặc điểm phân biệt như: nhãn hiệu, kích cỡ, màu
sắc, trọng lượng...
Đặc điểm này sẽ đem đến tính dễ nhớ cho mã hàng hóa. Điều đó giúp ích
cho việc thao tác nhập dữ liệu của mọi người trong đơn vị khi sử dụng
chương trình;
- Không sử dụng các ký tự có dấu chữ Việt, điều này giúp cho việc nhập
và trình bày dữ liệu được thuận tiện.
2. Muốn đạt được các yêu cầu trên, trước khi lập danh mục hàng hóa
chúng ta cần khảo sát lại toàn bộ các mặt hàng đang kinh doanh, rút ra
được những yêu cầu cụ thể về quản lý danh mục hàng hóa.
Từ đó định ra quy ước thống nhất cho việc đặt mã hàng hóa.
Sau đây là 1 ví dụ gợi ý: với cửa hàng kinh doanh hàng điện tử gia
dụng, sau khi khảo sát toàn bộ các mặt hàng kinh doanh, chủ doanh
nghiệp đề ra quy ước đặt mã như sau:
- Mã hàng có cấu trúc gồm 8 ký tự:
+ 2 ký tự đầu chỉ loại hàng: “TV” chỉ ti vi, “TL” chỉ tủ lạnh, “DD”
chỉ đầu đọc đĩa, ...
+ 2 ký tự kế tiếp chỉ kích cỡ: “21” chỉ 21 inch, “05” chỉ 5 lít; với
đầu đọc đĩa: nếu là đầu đọc VCD 2 ký tự này là “VC”, là DVD là “DV”
+ 2 ký tự kế tiếp chỉ màu sắc: “TB” chỉ màu trắng bạc; “XL” chỉ màu
xanh lơ
+ 2 ký tự kế tiếp chỉ nhãn hiệu: “PA” chỉ Panasonic, “SO” chỉ Sony,
- Trên cơ sở đó, đặt mã hàng hóa như sau:
+ TV21TBPA: Ti vi 21 inch màu trắng bạc nhãn hiệu Panasonic;
+ TV21TBSO: Ti vi 21 inch màu trắng bạc nhãn hiệu Panasonic;
+ TL05XLPA: Tủ lạnh 5 lít màu xanh lơ nhãn hiệu Panasonic;
...
3. Với cách đặt mã như trên, khi chọn nhập dữ liệu trong các ô mã hàng
hóa (luôn có dạng thức là 1 ô có danh sách chuẩn vị sẵn để chúng ta
chọn):
Khi cần nhập mã hàng là TV 21 inch, ta chỉ cần gõ 4 ký tự đầu là
“TV21” lập tức chương trình sẽ cuộn danh sách đến đầu nhóm hàng (đã
được sắp xếp theo thứ tự) các loại ti vi 21 inch. Do vậy giúp người sử
dụng vừa dễ nhớ, vừa thao tác nhanh chóng.
4. Hiệu quả của cách đặt mã hàng hóa như trên là: bất kỳ ai trong
doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng mặt
hàng.
lehongduc
5. Trong thực tế, cũng có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng
ngay bộ mã hàng hóa của Nhà cung cấp, nhằm mục đích tiện định danh và
theo dõi đối chiếu với Nhà cung cấp. Nhất là những doanh nghiệp kinh
doanh Vật liệu xây dựng.