IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
juan sanchez
ACCIONES CRÍTICAS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Por: Salvador Rodríguez González
No planificar, significa per se, planificar el fracaso
Esto es válido para cualquier actividad o proyecto que se quiera implementar. Si su institución desea lograr una certificación bajo norma ISO o cualquier otra norma, lo primero que debe hacer el Líder del proyecto, junto a su equipo, es preparar un Plan que incluya todas las actividades criticas del proyecto. Hacer el Plan junto al equipo, además de elevar el compromiso en cada miembro, los integra como equipo y facilita su conocimiento integral sobre el proyecto; esto reduce tiempos en capacitación.
Otro aspecto importante para mejorar su plan, es investigar lo que está ocurriendo en su sector; aunque el Sistema de Calidad de cada entidad es y debe ser único, algunas instituciones desarrollan formas de aplicación de la norma según sus propias condiciones y de acuerdo a sus éxitos y fracasos vividos, durante la implantación de los sistemas, pueden ofrecerle consejos útiles. Las gremiales empresariales, asociaciones de consultores, contactos directos con otras empresas, son algunas formas de investigar lo que ocurre en su área. Valide todo consejo o experiencia que le cuenten, contra su propia realidad; lo que pudo o no funcionar en otra institución, no significa que igual ocurrirá en la suya.
"Cuando el niño sale feo, la partera es la culpable" dice un adagio popular. Recuerde: la evaluación final de un SGC, se hace contra la norma y solo contra la norma.
Investigue herramientas tecnológicas disponibles en el mercado, que le sirvan de guía en la implantación; existen en el mercado variedad de herramientas y software especializados, para la implantación y administración de sistemas de calidad, que facilitan crear cultura de calidad y a la vez, mantener actualizado el sistema; si considera necesario el apoyo de un asesor, investigue no solo sus conocimientos y costo, sino también sus valores como persona. Estas decisiones serán clave, cuando le toque a establecer necesidades de recursos para el presupuesto.
Defina su hoja de ruta o el itinerario desde el inicio, hasta el final; con seguridad tendrá que modificarlo en el camino, pero debe establecer actividades y fechas claras o corre el riesgo de nunca terminar su proyecto. Hacer esta tarea en equipo es clave, pues cada miembro conoce sus compromisos del día a día y sabrá calcular con precisión las fechas de inicio y finalización de cada actividad; adquiriendo a la vez, un compromiso de cumplimiento mayor, que si le son asignados por otras personas.
Finalmente, la determinación de necesidades de recursos es clave, para garantizar la disponibilidad de estos cuando se necesiten y plasmarlos en un presupuesto, que aprobado por la Alta Dirección, oficializa su contenido; muchos directivos se entusiasman con la idea de una certificación y no cuantifican la inversión, antes de tomar la decisión de embarcarse en el proyecto; otros no incluyen en el presupuesto, algunos elementos como: tiempo del personal y directivos; horas extras; inversiones en software y hardware; retrasos en procesos; costos reales de consultores y auditores externos; materiales de capacitación; nuevo personal y actividades adicionales que surgen durante la implantación.
Es importante relacionar el itinerario y el presupuesto, para elaborar el Flujo de Efectivo Proyectado, a efectos de disponer de los fondos en el momento que se necesiten; muchas veces la disponibilidad oportuna, es tan importante, como la cantidad de fondos comprometida.
Adaptado por: Ing. Juan Sánchez
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Nosotros continuamos firmes en nuestro afán de seguir aportando lo mejor de nosotros a nuestra sociedad, siempre apegado a valores a los que no renunciaremos nunca.
Abrazos.
Juan Sánchez
