Fwd: SOP Penerimaan & Penyimpanan Barang KACS-AS

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Fadli,

Berdasarkan meeting purchasing minggu lalu, berikut SOP
1. PENYIMPANAN BARANG (INBOUND)
2. PERENCANAAN DAN PENYIAPAN PENGELUARAN BARANG (OUTBOUND)
3. PROSES MUAT ATAU LOADING BARANG

4. PERENCANAAN DAN PENERIMAAN BARANG (INBOUND)

Apabila ada yang kurang bisa menghubungi saya kembali ya Pak untuk dimintakan kembali ke tim Kiatnya

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

---------- Forwarded message ---------
From: Devi Lionora <devi.l...@kiatananda.com>
Date: Tue, Nov 11, 2025 at 4:56 PM
Subject: SOP Penerimaan & Penyimpanan Barang KACS-AS
To: Nabilah Nurfazrina <nabil....@gmail.com>

Dear Bu Nabilah 

Berikut saya lampirkan SOP untuk penerimaan dan penyimpanan barang di Kiat Ananda.

Thank you and best regards,

Devi Lionora

International Sales Manager

Mobile: +62 811 1991 9909

E-mail: devi.l...@kiatananda.com

www.kiatananda.com

[Fadli Syamsi]

Thanks @nabil....@gmail.com,

On the Loop pak @Putra Secbowl @Nuradhaini Secbowl 

please add this file to become a part of our Traceability SOP including Halal Documentation.

Fyi Bu @Bernadia Dyah P 

Regards,

FS

[Putra Secbowl]

Dear Pak Fadli,

Baik akan disimpan dalam document Halal Secbowl.

@Nuradhaini Secbowl please masukan ya ke SOP HALAL kita.

Terima Kasih

[Fadli Syamsi]

Dear @Nabilah Nurfazrina ,

Setelah melakukan pemeriksaan kami masih kekurangan 1 SOP yaitu SOP Proses Muat atau Loading barang Frozen dengan Ruang lingkup SOP prosedur pelaksanaan proses muat barang di Lokasi Customer KIAT. Mohon diinformasikan kembali ke KIAT untuk dapat dikirimkan SOP nya.

Loop bu @Bernadia Dyah P @lukas. secbowl @Putra Secbowl ,

Regards,

FS

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Fadli,

SOP-nya kemarin sudah saya mintakan, namun PIC-nya sedang cuti sehingga slow respon. Akan saya follow up kembali di hari Senin ya Pak

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Fadli Syamsi]

Thanks Nabilah,

Mohon dibantu di tanyakan kembali perihal SOP Inbound/Loading Out frozen product dari Customer Warehouse ke Truk KIAT, pada saat Audit QC kami menemukan Truk Kiat dimatikan pada saat Loading Outbound di CK ke Truk Kiat suhu truck Kiat masih di 15'C artinya tidak tercapai rentang aman standar suhu beku minimal di  -18'C., karena kami akan menggunakan SOP tersebut untuk standar Outbound dari CK ke Truk Frozen Kiat.

Regards,

FS

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Fadli,

Berikut konfirmasi dari tim Kiat Ananda.
Tidak ada SOP khusus terkait kapan waktu mobil menurunkan suhunya, namun driver wajib melakukan pre-cooling sebelum barang akan dimuat oleh Customer.
Maka apabila terjadi kembali (suhu mobil tidak sesuai dengan yang dibutuhkan Sec Bowl) bisa tolong di foto dan dikirimkan ke saya buktinya agar bisa di forward ke tim Kiat dan agar driver tersebut bisa ditegur.
Lalu berikut saya lampirkan SOP SERAH TERIMA BARANG/PRODUK DARI GUDANG KE OUTLET.

Apabila ada yang masih perlu dikonfirmasi kembali dapat membalas email ini kembali ya Pak

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Fadli Syamsi]

Dear @Nabilah Nurfazrina ,

Thank you for the updated, untuk selanjutkan sesuai dengan SOP terlampir kita akan perketat regulasi yang kita miliki sesuai dengan kebijakan standar mutu yang kita miliki agar align juga dengan SOP Kiat Serah terima Barang/Produk Dari Gudang ke Outlet Hal 2, No 4.2.1 Memastikan kendaraan yang akan melakukan proses di gudang sudah sesuai dengan syarat yang diminta oleh customer, mobil dalam keadaan bersih dan suhu mobil tercapai sesuai persyaratan pembawa produk. (min -10'C)

Source:

Dear pak @Putra Secbowl @Aland Siedharta @hen...@gmail.com @staffg...@gmail.com ,

Fyi thank you,

Regards,

FS

[Bernadia Dyah Pusparini]

Dear @Aland Siedharta @Fadli Syamsi 

Pastikan kita dokumentasikan utk suhu mobil KIAT setiap kedatangan. 

Thank you

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Fadli,

Berdasarkan hasil meeting offline dengan tim Kiat Ananda kemarin di Office Sec Bowl Kemang, bahwa pihak Sec Bowl memerlukan SOP Picking Kiat Ananda.
Setelah saya follow up, nfo dari tim Kiat terkait Proses Picking sudah ada di file DOP-KAG-OPS-03 Rev.05 PERENCANAAN DAN PENYIAPAN PENGELUARAN BARANG (OUTBOUND) pada page ke-3


Mohon di cek kembali, apakah ada yang masih perlu di konfirmasi ke tim Kiat Pak?

Lalu dari Sec Bowl juga akan memberikan file spesifikasi sauce supaya Tim Kiat lebih memahami tekstur dan proses handlingnya, untuk file tersebut boleh dikirimkan ke email ini ya Pak supaya bisa saya forward ke tim Kiat

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Bernadia Dyah Pusparini]

Dear Nabil, 

Jadi sebenernya kalau dari tim KIAT tdak ada perubahan proses utk pickingnya ya? 

Karena  kalau dari meeting kemaren, yang kita tanyakan ke mereka, apakah penyebab banyaknya product damage di bulan kemarin. 

Tapi mereka mengakui juga bahwa mereka memang banyak orang baru ya? 

 

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Bu Bernadia,

Betul Bu, tidak ada perubahan SOP picking hanya ada perubahan Tim saja.

Sebetulnya di Desember kemarin inbound sauce Tebu Frozen dan General Tso Sauce ada yang masih belum beku sempurna (Tim Kiat sudah di info juga di grup). Inbound dalam keadaan belum beku sempurna ini terpaksa dikarenakan stock Sauce di Kiat sudah hampir habis dan outlet sedang promo.
Jika inbound sauce belum beku sempurna memang bisa menyebabkan temuan damagenya meningkat. Namun hal ini tidak saya up langsung di meeting kemarin karena memang ini kendala internal dari Sec Bowl.

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Bernadia Dyah Pusparini]

ok noted

Jadi mostly juga karena kendala internal kalau begitu ya. 

@Fadli Syamsi let's fix this internally 

Thank you

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Bu Bernadia,

Betul Bu, internal dari Sec Bowl saja

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Fadli Syamsi]

Dear Nabilah,,

boleh dibantu Pemeriksaan agreement apakah kita harus kirim dalam keadaan beku atau tidak, kesepakatan parameternya seperti apa? karena hampir semua produk kita memang tidak bisa beku Sempurna seperti Kungpao Sc dan Blackpepper Sc dst yang disebabkan oleh Content Produknya: 

1. Sauce Kungpao Mengandung Kandungan Gula yang Tinggi (Gula adalah zat terlarut yang sangat efektif dalam menurunkan titik beku air (freezing point depression) , Kadar Garam (Sodium) tinggi ( garam dalam saus mencegah molekul air berikatan membentuk kristal es pada suhu freezer  (sekitar -18°C).dsb.
2. Sauce Blackpapper, Sama seperti saus Kung Pao, saus Blackpepper (Lada Hitam) juga punya sifat "anti-beku",  Bahan utama saus lada hitam biasanya adalah saus tiram (oyster sauce) dan kecap manis/asin. Keduanya memiliki kandungan natrium (garam) dan gula yang sangat pekat. Kombinasi ini menurunkan titik beku air secara drastis.  Lada hitam mengandung senyawa piperin dan minyak esensial,  saus lada hitam adalah larutan yang sangat hipertonik

Contoh Table :

Jenis Saus	Kemampuan Membeku	Tekstur di Freezer (-18°C)	Karakteristik Utama
Air Murni	100%	Es batu padat	Tanpa zat pelarut.
Mongolian Sauce	25-30%	Gel lengket & pekat	Mirip General Tso; sangat tinggi gula dan brown sugar.
Salted Egg Sauce (Original)	40-50%	Seperti mentega beku	Tinggi lemak (mentega/susu) dan kuning telur.
Salted Egg Sauce (Polos)	45-55%	Padat tapi bisa dipotong	Lebih stabil karena minim bumbu tambahan/gula.
Salted Egg Sauce (Spicy)	40-45%	Pasta berminyak	Minyak cabai menurunkan titik beku lebih lanjut.
Salted Egg Chips Sauce	15-20%	Pasta lembek/berminyak	Paling sulit beku. Sangat tinggi minyak dan penyedap agar menempel di keripik.
Saus Blackpepper	30-35%	Pasta pekat	Garam (saus tiram) dan lada hitam.
Saus General Tso	20-30%	Sangat lengket/gel	Dominasi gula dan cuka.
Saus Kung Pao	35-40%	Pasta kaku	Keseimbangan minyak, gula, dan kecap.

Anyway thanks for the Updated & awesome works, lets Discuss more.

Apakah kita perlu mengirimkan produk spesifikasi yang lebih details kepada KIAT agar tidak ada missed understanding

Looping @Dian Syukron Syah @Putra Secbowl untuk Updated Product Spesifikasi.

Dear Bu @Bernadia Dyah P ,

will investigate internally, 

Regards,

Fadli Syamsi

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Fadli,

Pada lampiran offering letter tertulis suhu simpan yang dibutuhkan Sec Bowl adalah Frozen sehingga barang yang inbound pun harus dalam suhu frozen juga.
Note: saat visit langsung ke Warehouse Kiat suhu chamber penyimpanan barang Sec Bowl mencapai -18 s.d -22°C.

Lalu terkait Blackpepper Sauce dan Kungpao Sauce sejak awal perjanjian kontrak memang sudah diinformasikan ke Kiat bahwa komposisi sausnya tidak memungkinkan untuk beku.
Oleh karena itu sampai sekarang pihak Kiat Ananda tidak pernah menginformasikan atas Blackpepper Sauce dan Kungpao Sauce yang datang dalam kondisi tidak beku.

Berikut terlampir foto dan video kondisi Blackpepper dan Kungpao sauce di Warehouse Kiat Ananda.
Kungpao tidak beku sama sekali sementara Blackpepper sedikit mengeras tapi tidak beku sempurna.

Sehingga yang digarisbawahi adalah setidaknya kondisi barang saat inbound suhunya harus mencapai suhu simpan yang diminta.



Sehingga apabila sauce lain datang dalam keadaan yang tidak sesuai, maka tim Kiat akan menginformasikan sesuai dengan agreement berikut.
Contohnya seperti case Tebu Frozen dan General Tso yang ketika inbound suhunya tidak sesuai di tanggal 12 Desember 2025.




Apabila ada yang perlu dikonfirmasi kembali ke Tim Kiat Ananda silahkan diinformasikan kembali ke saya ya Pak

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Fadli Syamsi]

Dear Nabilah,

Thank you for your fast reply, duly noted for the information, Since product specifications are determined by us, we must immediately update the product specifications so it will help the KIAT team to be able handle it properly without causing damage. 

@Putra Secbowl @Dian Syukron Syah Please kindly help to update our product specification that needs to be sent to KIAT. We need details such as What is the frozen condition of each product, what is the temperature of the product when it leaves our Cold room and what is the temperature range tolerance limit that we have been created so quality of the product is determined by the specifications that we have made, not by KIAT. for your reference please check on my previous email.

Regards,

FS

[Dian Syukron Syah]

Dear Pak Fadli

Berikut ini saya lampirkan Standar Produk Central Kitchen to KIAT. 

Terimakasih 

--

Warmest Regards,

Dian Syukron Syah

QAQC Supervisor

[Putra Secbowl]

Dear Pak Dian,

Mohon di revisi lagi ya, sesuai feedback yang saya berikan sebelum dikirim ke Kiat.

Terimakasih 

Regards,

Muhammad Putra Aryanditama,

QAQC Manager, Secbowl

[Dian Syukron Syah]

Dear Pak Putra dan Pak Fadli

Berikut ini saya lampirkan Standar Produk Central Kitchen to KIAT yang sudah direvisi dan sudah ditandatangani. 

Terimakasih 

--

Warmest Regards,

Dian Syukron Syah

QAQC Supervisor

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Fadli dan QC Team,

Berikut feedback dari tim Kiat ya Pak. Jika suhu barang saat inbound tidak sesuai standar, barang akan tetap diterima oleh Kiat namun segala kerusakan atau penurunan kualitas barang bukan menjadi tanggung jawab Kiat.

Lalu pada agreement tidak direvisi karena memang suhu tersebut merupakan standar ISO-nya Kiat, sehingga file Standar Produk CK yang sudah dibuat oleh tim QC dijadikan lampiran agreementnya saja yang mana sudah di sign juga oleh Pak Rius (mengetahui Bu Bernadia).

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

 

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

---------- Forwarded message ---------
From: Natanael Hasudungan <natanael....@kiatananda.com>
Date: Thu, Feb 19, 2026 at 10:26 AM
Subject: RE: SOP Penerimaan & Penyimpanan Barang KACS-AS
To: Nabilah Nurfazrina <nabil....@gmail.com>, Devi Lionora <devi.l...@kiatananda.com>
Cc: Lukas Yunius <lukas....@gmail.com>

Dear Bu Nabila

 

Terima Kasih untuk informasi yang diberikan , Sesuai dengan agreement yang saya sampaikan sebelumnya terkait standard penerimaan di warehouse kami adalah -10’C , maka jika ada yang memang di bawah -10’C kami akan tetap terima (Dengan Kategori Under Quality)  Jadi segala kerusakan dan Penyusutan berat serta penurunan kualitas produk tidak menjadi tanggung jawab kami.

 

Best Regards

Natanael.H

 

From: Nabilah Nurfazrina <nabil....@gmail.com>
Sent: Friday, 13 February 2026 13:56
To: Devi Lionora <devi.l...@kiatananda.com>; Natanael Hasudungan <natanael....@kiatananda.com>
Cc: Lukas Yunius <lukas....@gmail.com>
Subject: Re: SOP Penerimaan & Penyimpanan Barang KACS-AS

 

Dear Bu Devi dan Pak Nathan,

Berikut terlampir standar produk Sec Bowl yang disimpan di Warehouse Kiat

Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

 

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150

[Dian Syukron Syah]

Dear Bu Nabila,

Dikarenakan ada peningkatan jumlah produksi Sauce dan Tebu Frozen di CK yang berakibat masa simpan sauce dan tebu di cold room CK menjadi lebih singkat (sebelumnya 3 hari, saat ini menjadi 2 hari). Oleh karena itu, berikut ini kami lampirkan file Standar Produk to KIAT yang sudah direvisi.

Revisi Standar Produk to KIAT ini lebih berfokus kepada standar suhu produk yang sedikit lebih tinggi dibadingkan sebelumnya karena masa simpan produk di cold room CK yang menjadi lebih singkat.

Terimakasih 

--

Warmest Regards,

Dian Syukron Syah

QAQC Supervisor

[Nabilah Nurfazrina]

Dear Pak Dian,

Informasinya sudah saya sampaikan ke pihak Kiat ya Pak.
Sekedar mengingatkan bahwa standarisasi tersebut hanya akan jadi lampiran di kontrak Kiat, karena standar penerimaan di warehouse Kiat adalah -10’C (sesuai ISO-nya Kiat).
Jika ada barang yang di bawah -10’C akan tetap terima (Dengan Kategori Under Quality). Jadi segala kerusakan dan penyusutan berat serta penurunan kualitas produk tidak menjadi tanggung jawab Kiat.

 
Terima kasih

Warmest Regards,

Nabilah Nurfazrina

SPV Purchasing

Jl. Dharmawangsa X, No. 1, RT. 10/ RW. 1, South Jakarta, 12150