Enterprise resource planning software - Planejamento de recursos empresariais

[Publicitária Michele Botan]

Enterprise resource planning software - Planejamento de recursos
empresariais

Para começarmos a entender o ERP, é importante sabermos que ele não
possui nenhuma ligação direta com a sua sigla. Esqueça a palavra
planejamento, ele não faz isso, e esqueça a palavra recurso, um termo
descartável. Mas lembre-se da parte empresarial. Ele serve para
integrar todos os departamentos e funções de uma companhia em um
simples sistema de computador que pode servir a todas necessidades
particulares de cada uma das diferentes seções.

É um grande desafio construir um único programa de software que supra
as necessidades do departamento financeiro, assim como dos
trabalhadores de recursos humanos e também do depósito e é isso que o
ERP faz. Cada um desses departamentos, tipicamente, possuem seu
próprio sistema de computador, cada um aperfeiçoado para cada
necessidade, para a forma de trabalho de cada departamento. O ERP
combina todos eles juntos em um só programa de software integrado que
trabalha com um banco de dados comum. Dessa forma, os vários
departamentos podem mais facilmente dividir informações e se comunicar
entre si.

Essa abordagem integradora pode dar um grande retorno financeiro se as
companhias instalarem o software adequadamente. Pegue o pedido de um
cliente como exemplo: tipicamente, quando um cliente faz um pedido,
aquele pedido começa uma jornada em papel, de um lugar para outro na
empresa, sendo digitado e redigitado em vários computadores ao longo
do caminho. Toda essa jornada causa atrasos e perdas de pedidos, e
cada digitação, em um diferente sistema, é convidativo a erros. Ao
mesmo tempo, nenhuma companhia sabe realmente em que estágio um pedido
se encontra em um determinado momento porque não há como o
departamento financeiro, por exemplo, entrar no computador do depósito
para ver se o item foi embarcado. "Você terá que ligar para o
depósito", é a resposta familiar dada aos frustrados consumidores.

Como o ERP pode melhorar a performance de uma empresa?

ERP automatiza as tarefas envolvendo a performance de um processo, tal
qual a finalização de um pedido, o qual envolve pegar o pedido de um
cliente, enviá-lo e cobrá-lo. Com o ERP, quando um representante
recebe o pedido de um cliente, ele ou ela, tem todas as informações
necessárias para completá-lo. Todas as pessoas na empresa vêm o mesmo
visor e têm acesso a um único banco de dados que guarda o novo pedido
do cliente. Quando um departamento termina a sua parte em um pedido,
este é enviado automaticamente para o próximo departamento via ERP.
Para saber em que ponto está um pedido, em um determinado momento, é
só checar no ERP. Com sorte, o processo se move como um raio dentro da
organização, e os clientes recebem seus pedidos mais rapidamente que
antes. O ERP consegue aplicar essa mesma mágica à maioria dos
processos empresariais, tal qual manter os funcionários informados
sobre seus benefícios ou sobre decisões financeiras em geral.

Esse, pelo menos, é o sonho do ERP. A realidade é bem mais dura.

Vamos retornar aos pontos tratados anteriormente. Aquele processo
talvez não tenha sido eficiente, mas ele foi simples. O departamento
financeiro fez o seu trabalho, o depósito fez o seu trabalho e se algo
deu errado fora das paredes do departamento, esse problema é sempre de
outra pessoa. Com o ERP essa história muda sensivelmente: os
representante que recebem os pedido dos clientes, não são mais mero
digitadores colocando o nome de alguém em um computador e batendo na
tecla retornar. O monitor do ERP faz deles pessoas de negócio. Ele vai
desde o crédito do cliente, passa pelo departamento financeiro e vai
até o fluxo de trabalho do depósito.

O cliente pagará em dia? Nós seremos capazes de embarcar o produto em
tempo? Essas são perguntas que os representantes de vendas nunca
tiveram que fazer antes e que afeta o cliente e todos os outros
departamentos da empresa. Mas não são apenas os representantes que
terão que acordar. As pessoas no depósito, que estavam acostumadas a
manter as datas na cabeça ou em pedaços de papel, precisam colocar
toda informação on-line agora. Se eles não fizerem isso, os
representantes de venda verão baixos níveis de produtos no monitor e
falarão aos clientes que seus pedidos não estão disponíveis no
estoque. Comprometimento, responsabilidade e comunicação nunca foram
tão testados antes.

Quanto tempo leva um projeto de ERP?

Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o
fizeram. Não se engane quando vendedores de ERP dizem que o tempo de
implantação, em média, é de três ou seis meses. As implementações que
foram feitas em um curto tempo (porque seis meses é um curto tempo),
todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a
pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do
programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de contabilidade).
Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar,
bem como a forma como as pessoas trabalham. E esse tipo de mudança não
acontece sem dor. A não ser que a maneira como você negocia esteja
indo extremamente bem, pedidos são embarcados no período certo, a sua
produtividade é maior do que a dos seus concorrentes, seus clientes
estão completamente satisfeitos, sendo que, nesses casos, não há
nenhuma razão para pensar em instalar o ERP.

O importante é não focar-se no tempo que levará a sua implantação, já
que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três
anos em média, mas sim entender porque você precisa dele e como você
pode utilizá-lo para aumentar seus negócios.

Como o ERP melhorará os meus negócios?

Há três razões principais pelas quais firmas adotam o ERP:

- Para integrar dados financeiros: Como o CEO tenta entender a
performance geral da companhia, ele ou ela podem encontrar diferentes
versões da verdade. O financeiro tem os seus números, vendas tem outra
versão, e as diferentes unidades podem, cada uma, ter a sua própria
versão do quanto eles podem contribuir para a receita. O ERP cria uma
única versão da verdade que não pode ser questionada porque todos
estão usando o mesmo sistema.

- Para uniformizar o processo de manufatura: Empresas de
manufatura, especialmente aquelas com um grande apetite por fusões e
aquisições, geralmente descobrem que diferentes unidades da empresa
usam diferentes métodos e sistemas de computador. Uniformizar esses
processos, usando um único e integrado sistema de computador, pode
economizar tempo, aumentar a produtividade e reduzir gastos.

- Para uniformizar as informações de RH: Principalmente em firmas
com múltiplas unidades de negócio, o departamento de Recursos Humanos
talvez não tenha um único e simples método para acompanhar o tempo dos
empregados e comunicá-los sobre seus benefícios e serviços. O ERP pode
fazer isso.

O ERP irá se adequar ao meu jeito de negociar?

É difícil para as empresas entenderem se a forma delas negociarem se
adapta ao padrão ERP antes de todos os cheques de pagamento terem sido
assinados e a implementação ter começado. A razão mais comum pela qual
as empresas fogem dos projetos multimilionários do ERP é porque elas
descobrem que o software não suporta algum dos importantes processos
dos seus negócios. Nesse momento, só há duas coisas a serem feitas:
mudar o processo para se adaptar ao software, o qual significará
mudanças profundas nas formas de se fazer negócio, o que apesar de ser
positivo para a produtividade da empresa, mexe em papéis de pessoas
importantes e com responsabilidades e que apenas poucas empresas têm
coragem para fazer. Ou, mudar o software para que este se adapte ao
processo, o que diminuirá a velocidade do projeto e provavelmente
deturpará o sistema.

Não é necessário dizer que a mudança para o ERP é um projeto que
necessita fôlego. Além de orçar pelo custo do software, executivos
financeiros devem planejar o preço da consultoria, as adaptações,
testes de integração e uma longa lista de outros gastos antes que os
benefícios do ERP comecem aparecer.

Quando receberei o retorno do ERP - e de quanto será este retorno?

Não espere revolucionar seus negócios com o ERP. A implantação dele
requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais
internamente na sua empresa do que externamente com clientes,
fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um
projeto com retorno garantido. Um estudo feito em 63 empresas que
adotaram o sistema descobriu que os benefícios costumam aparecer em
média oito meses depois da instalação do novo sistema, ou seja, em 31
meses. Após esse período, a média de economia anual com o sistema ERP
é em torno de U$1.6 milhões.

O custo escondido do ERP

Embora diferentes empresas encontrem diferentes problemas durante o
orçamento, aqueles que implantaram o ERP concordam que certos custos
são normalmente maiores que outros. A partir das experiências
estudadas, pode-se dizer que os gastos mais significativos ocorrem nas
áreas: de treinamento, integração e teste; de conversão e análise de
dados; consultorias, na substituição de pessoal - com a constante
implementação; e, também, com a depressão "pós-ERP".

De qualquer forma, os benefícios que podem ser obtidos se a empresa
tiver maturidade para aceitar as mudanças e se adequar a elas, são bem
maiores que as desvantagens. O ERP é um avanço que com certeza agrega
valor a uma empresa.

Fonte: http://www.cbsconsulting.com.br/