Gestor de Archivos (Documentos digitalizados)

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Guillermo Gimenez

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Oct 11, 2011, 11:08:51 AM10/11/11
to VFP
Buenos dias amigos!, creo que el asunto del hilo lo dice todo.
Nos solicitaron el desarrollo de una aplicacion que gestione los documento de una clinica que no tiene software (hasta dentro de muy poco), pero quieren digitalizar (escanear) todos los documentos (ficha medica de los pacientes) que esta ocupando mucho espacio y es una tortura buscarlos cuando son necesarios.
La consultas consultas puntuales son:
                            - Alguien tiene experiencia en este tipo de aplicaciones? Cuales son los requisitos primordiales?
                            - Cual es el mejor formato para guardar los archivos? jpg, png, pdf, otro?
                            - Que es mejor? guardar los archivos en carpeta del S.O.? o dentro de la Base de Datos? Que BD recomiendan?
                            - Se recomienda registro de auditoria? Quien escaneo? quien reviso? quien modifico? etc
 
Con estos datos iniciales creo que puedo empezar a divertirme... no es la gran cosa... pero siempre es mejor tener la experiencia de grandes como ustedes para hacer un buen trabajo,desde ya muchas gracias. un Saludo desde Luque ' Py!
 
Guille

Walter R. Ojeda Valiente

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Oct 11, 2011, 2:14:56 PM10/11/11
to publice...@googlegroups.com
Hola Guillermo

Si los documentos ocuparán más de una página entonces lo aconsejable es que los conviertas al formato .PDF

Muchos escáneres tienen la opción de grabar los documentos digitalizados como .JPG o .PDF (y algunos otros formatos). Si las fichas médicas ocupan o pueden ocupar varias páginas (que sería lo normal en este caso) entonces deberías usar .PDF para facilitar la tarea de ir recorriéndolos o consultándolos.

Para darles nombre, la mejor alternativa suele ser: código del paciente + fecha + hora. Te quedaría algo como:

00157-2011-10-02-17-30

00157 = código del paciente
2011 = año
10 = mes
02 = día
17 = hora
30 = minutos

Si tus tablas son .DBF entonces lo mejor es que los documentos se guarden AFUERA de las tablas. Si son SQL (al menos en el caso particular de Firebird), lo mejor es que los grabes DENTRO de las tablas (ya que no hay diferencia de velocidad, en las gigantescas bases de datos que maneja Firebird no harían la diferencia y cuando haces el backup lo haces siempre con los documentos incluidos).

Por supuesto, ya sabes que el motor de Bases de Datos que yo recomiendo es Firebird. ¿Por qué? porque es muy poderoso, muy veloz, muy completo, muy fácil de aprender a usar y ... totalmente gratis.

Auditoría de las historias clínicas no sería necesario ya que complicaría el trabajo y no tendría una utilidad tangible. Si se desea ver si la historia clínica corresponde al paciente es muy fácil, se mira arriba de ella (donde están escritos los nombres y apellidos) y ya está.

Saludos.

Walter.




Date: Tue, 11 Oct 2011 08:08:51 -0700
From: guille...@yahoo.com.ar
Subject: [vfp] Gestor de Archivos (Documentos digitalizados)
To: publice...@googlegroups.com

Guillermo Gimenez

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Oct 11, 2011, 2:27:07 PM10/11/11
to publice...@googlegroups.com
Gracias Walter por tu pronta respuesta. Me ayuda mucho los comentarios y consejos.
Solo una consulta, en Firebird se guardan los archivos .pdf en un campo de tipo TEXT (memo o blob de otras DB)? o tiene algun datatype PDF o algo asi?..
Si es en datatype TEXT, hay que hacer las conversiones a UTF o ANSI o lo que sea? en ese caso no sería un poco lento el traslado de datos mas la conversion?...
Otra vez, gracias y seguimos en contacto...
 
Guille
De: Walter R. Ojeda Valiente <wr...@hotmail.com>
Para: publice...@googlegroups.com
Enviado: martes, 11 de octubre de 2011 15:14
Asunto: RE: [vfp] Gestor de Archivos (Documentos digitalizados)

Hola Guillermo

Si los documentos ocuparán más de una página entonces lo aconsejable es que los conviertas al formato .PDF

Muchos escáneres tienen la opción de grabar los documentos digitalizados como .JPG o .PDF (y algunos otros formatos). Si las fichas médicas ocupan o pueden ocupar varias páginas (que sería lo normal en este caso) entonces deberías usar .PDF para facilitar la tarea de ir recorriéndolos o consultándolos.

Para darles nombre, la mejor alternativa suele ser: código del paciente + fecha + hora. Te quedaría algo como:

00157-2011-10-02-17-30

00157 = código del paciente
2011 = año
10 = mes
02 = día
17 = hora
30 = minutos

Si tus tablas son .DBF entonces lo mejor es que los documentos se guarden AFUERA de las tablas. Si son SQL (al menos en el caso particular de Firebird), lo mejor es que los grabes DENTRO de las tablas (ya que no hay diferencia de velocidad, en las gigantescas bases de datos que maneja Firebird no harían la diferencia y cuando haces el backup lo haces siempre con los documentos incluidos).

Por supuesto, ya sabes que el motor de Bases de Datos que yo recomiendo es Firebird. ¿Por qué? porque es muy poderoso, muy veloz, muy completo, muy fácil de aprender a usar y ... totalmente gratis.

Auditoría de las historias clínicas no sería necesario ya que complicaría el trabajo y no tendría una utilidad tangible. Si se desea ver si la historia clínica corresponde al paciente es muy fácil, se mira arriba de ella (donde están escritos los nombres y apellidos) y ya está.

Saludos.

Walter.



Walter R. Ojeda Valiente

unread,
Oct 11, 2011, 2:52:46 PM10/11/11
to publice...@googlegroups.com
Hola Guillermo

En Firebird puedes tener varios tipos de columnas BLOB (Binary Large Objects).

Cada tipo tiene un número que lo identifica. Los números 0 y positivos son los predeterminados por el Firebird, los números negativos son para que cada usuario los use como él lo desee.

Para guardar archivos .PDF deberías usar un BLOB de tipo Binary.

El equivalente a los campos memo del VFP son los BLOB de tipo Text.

Saludos.

Walter.




Date: Tue, 11 Oct 2011 11:27:07 -0700
From: guille...@yahoo.com.ar
Subject: Re: [vfp] Gestor de Archivos (Documentos digitalizados)

Miguel

unread,
Oct 11, 2011, 2:57:34 PM10/11/11
to Comunidad de Visual Foxpro en Español
Hola,

Yo tengo mi propio sistema de gestión documental, te aclaro algunas
cuestiones que para casi todos serán evidentes pero en su día a mí me
resultaron muy imporantes, entre otras cosas porque supusieron algunos
hitos que yo no conocía.

Lo primero que te indico es que yo tengo 2 formularios, uno para
guardar y mover los documentos y otro para buscar los documentos que
ya están en la gestión documental.

El formulario para guardar documentos, los obtiene de: un escáner (pdf
o jpg), de una imagen, un email, etc. cualquier documento es
susceptible de ser guardado en la base documental.
El documento se asigna, en mi caso, a un cliente y/o a un expediente.
También podría ser tu caso: un paciente y/o un historial.
Otros campos son el nombre del documento, la ruta dónde se guarda, la
fecha, el creador, etc. Para mí no tiene demasiada importancia esto,
con el tiempo he ido descubriendo qué campos eran importantes y cuáles
no tenían sentido y he ido eliminando.
Como el escáner que yo tengo está instalado en red y deposita en cada
usuario el documento con un nombre no entendible, he previsto la
opción de ver el documento antes de guardarlo en el lugar oportuno y
de crear el apunto en la BD. Durante este proceso, se asigna el
documento,se cambia de nombre por otro más inteligible y se mueve
finalmente de la carpeta en la que está depositado a la carpeta de
archivo final, que es la "ruta" que te indicaba. Todos los documentos
los veo a través de un control explorer, da igual el tipo que sean.

Bien, una vez vas creando tu base de datos, tienes en una tabla, o lo
que sea, con una serie de registros y en una ruta deteminada en la que
se localizan los ficheros, Te recomiendo que crees rutas por años,
A2011, y si el número es muy alto incluso por meses, es sólo a nivel
de buscarlos luego siguiendo ciertos criterios y también porque el W$
da problemas al explorar una carpeta con muchos ficheros. También te
facilitará las copias de seguridad ya que vencido un año no tendrás
que hacer copias en cada ocasión de esa carpeta.

Por su parte el formulario de búsqueda te crea un grid con los
documentos del cliente, o del expediente, ordenados en mi caso por
fecha en orden inverso (o sea los últimos los primeros), como quiera
que por el nombre con el que se han guardado ya tienes una idea de
cuál buscas, sólo tienes que clickear botón derecho y te mostrará el
documento, igual que en el formulario anterior en un control explorer.

Este formulario tiene otras opciones: búsqueda exahustiva, modificar
el archivo, cambiar su nombre o ubicación, imprimirlo, enviarlo por
email, etc.

En su día me supuso una serie de conocimientos que tuve que mejorar,
pero funciona fenomenal. Nosotros generamos unos 40.000 documentos
anuales, de unos 15.000 clientes y/o de 70.000 expedientes. La
consulta y búsqueda es tal que cuando hablas con un cliente, en unos
10 segundos tienes en tu pantalla el documento al que hace referencia,
o sea no estás perdido en ningún momento.

No sé muy bien cómo puedo ayudarte porque yo soy un programador a la
antigua usanza, no suele utilizar clases ni esas historias,
directamente creo el formulario y a funcionar, pero si necesitas algo
más no dudes en cometarlo, espero poder echarte una mano. (Bueno,
después del 12 porque me voy unos días de vacaciones!!!!!!).

Saludos,
Miguel

PD: Actualmente manejamos unos 100.000 documentos, somos unos 20
usuarios, en su mayoría abogados (o sea, "lelos2 a nivel informático y/
o de usuario informático) y una de las bases de nuestro negocio por la
agilidad y manejabilidad que supone nuestro sistema de gestión
documental.

extremo

unread,
Oct 11, 2011, 3:36:04 PM10/11/11
to Comunidad de Visual Foxpro en Español
Hola miguel

Bueno yo tengo algo parecido a lo tuyo, pero veo que tu lo tienes mas
ordenado, mi consulta es si haz logrado controlar las versiones de las
modificaciones de los documentos ejemplo, un archivo autocad donde
varios arquitectos toman el mismo plano y van modificandolo, yo aun no
he logrado dar con una buena solucion (almenos yo no estoy conforme
con mi trabajo), si te ha tocado un caso similar, como lo haz
resuelto?

Bendiciones
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J. Enrique Ramos Menchaca

unread,
Oct 11, 2011, 7:41:21 PM10/11/11
to Comunidad de Visual Foxpro en Español
Aqui va mi experiencia al respecto:
1) Si vas a realizar modificaciones o busquedas en el documento, es
bueno tenerlo dentro de la base de datos, desventajas que esto te las
incrementa exponencialmente. Si no lo requieres, guardalos por fuera,
puede ser en el servidor sin que los usuarios tengan acceso a la
misma.

2) Para imanegenes te recomiendo tiff o pdf, si son documentos como
cartas, etc... Que el escaneo no exceda de 200 a 300 dpi, para no
tener documentos tan pesados.

3) No se de que país eres, pero en México existe una norma oficial
mexicana, que establece estandares a el resguardo de ese tipo de
información, inclusive acaba de promulgarse y publicarse una Ley para
la Protección de Datos Personales, la cual debe ser analizada para el
resguardo de información de personas en bases de datos.

4) Existe un software de gestion documental que es gratuito, podrias
darle un vistazo para tomar ideas al respecto llamado Alfresco, pero
no nada mas es para escaneos sino para diversos tipos de documentos.

5) Yo utilizo un Activex llamado Image Image Viewer CP Pro SDK ActiveX
9.3 de viscomsoft, que sale en 110 dlls que me ha funcionado a las mil
maravillas, tiene ejemplos en VFP y soporta multiples estandares de
imagenes como son JPG, TIff, PDF y otros mas.

Guillermo Gimenez

unread,
Oct 11, 2011, 11:12:48 PM10/11/11
to publice...@googlegroups.com
Estimado Miguel, super agradecido por tu respuesta y las recomendaciones. La verdad que estas dando mucha a luz a la oscuridad confusa que estoy teniendo respecto a este tema.
Con respecto a la pantalla de busqueda, decidimos meter un control TreeView para la busqueda de archivos, aunque el grid da la posibilidad de ordenar por cualquiera de los campos involucrados, seguro incluiremos las dos opciones. Interesante la posibilidad de enviar el documento por email, no hemos pensado en eso aun, gracias por ese tips.
Vamos a tener en cuenta tus consejos, para el proyecto. Un abrazo
 
Guille

Miguel

unread,
Oct 12, 2011, 2:12:34 AM10/12/11
to Comunidad de Visual Foxpro en Español
Hola Extremo,

En mi caso los documentos raramente se modifican, por lo que no
existen versiones de un mismo documento.
Se me ocurre que, para controlar la versión puedes teminar el nombre
del documento con la fecha o fecha y hora, lo que te daría una versión
distinta del mismo y además una referencia en el propio título de
cuando fue modificado por última vez.

Saludos,
Miguel
> > - Mostrar texto de la cita -- Ocultar texto de la cita -

extremo

unread,
Oct 12, 2011, 8:29:22 AM10/12/11
to Comunidad de Visual Foxpro en Español
Hola Miguel,

Algo asi tengo pero el problema es que estos documentos (autocad)
tienen demasiados cambios, y el riesgo esta en tomar versiones
antiguas y pisar la nueva, bueno ese es uno de los motivos por el cual
no me gusto la solución que di al problema de las versiones. Bueno
pero como no me pagaron lo que yo cobraba esa parte de las versiones
quedo asi, no quise darle muchas vueltas porque el precio no lo
ameritaba y hasta el memento no han tenido problemas ya que saben que
no pueden tomar versiones mas antiguas pra modifiarlas, el programa no
controla eso pero lo saben por procedimiento.

Bendiciones

Guillermo Gimenez

unread,
Oct 12, 2011, 8:49:38 AM10/12/11
to publice...@googlegroups.com
Buen dia Extremo... se me ocurre asi muy rapida y vagamente (porque no conozco tu aplicacion), guardar todas las versiones los "dibujos" de autocad, y en tu tabla donde guardas el nombre y direccion de lo archivos, con un campo (logico o lo que sea) le marcas a la version "OFICIAL" (la que se debe revisar o modificar), y las demas versiones te queda como un historial (del progreso del proyecto, etc.)
Otra vez,  "toco de oido en esta orquesta", asi que, si se fue muuuuy lejos del tarro... te pido me disculpes, un abrazo desde Py.
Guille

De: extremo <protech...@gmail.com>
Para: Comunidad de Visual Foxpro en Español <publice...@googlegroups.com>
Enviado: miércoles, 12 de octubre de 2011 9:29
Asunto: [vfp] Re: Gestor de Archivos (Documentos digitalizados)

extremo

unread,
Oct 12, 2011, 9:13:25 AM10/12/11
to Comunidad de Visual Foxpro en Español
Hola Guillermo

Es buena la idea, ademas se me ocurrio añadirle un bit para que los
demas usuarios sepan que ese documento esta en estado modificando ,
por lo tanto nadie mas puede abrirlo para modificarlo, solo podrian
abrirlo en modo lectura (haber si logro controlar eso ya que al
abrirlo el autocad es el que queda con el control total del
documento.) Pero eso una buena idea, creo que retomare este programita
para hacerle un upgrade.

Bendiciones


On 12 oct, 09:49, Guillermo Gimenez <guille_cy...@yahoo.com.ar> wrote:
> Buen dia Extremo... se me ocurre asi muy rapida y vagamente (porque no conozco tu aplicacion), guardar todas las versiones los "dibujos" de autocad, y en tu tabla donde guardas el nombre y direccion de lo archivos, con un campo (logico o lo que sea) le marcas a la version "OFICIAL" (la que se debe revisar o modificar), y las demas versiones te queda como un historial (del progreso del proyecto, etc.)
> Otra vez,  "toco de oido en esta orquesta", asi que, si se fue muuuuy lejos del tarro... te pido me disculpes, un abrazo desde Py.
> Guille
>
> ________________________________
> De: extremo <protech.ven...@gmail.com>
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