Hola,
Yo tengo mi propio sistema de gestión documental, te aclaro algunas
cuestiones que para casi todos serán evidentes pero en su día a mí me
resultaron muy imporantes, entre otras cosas porque supusieron algunos
hitos que yo no conocía.
Lo primero que te indico es que yo tengo 2 formularios, uno para
guardar y mover los documentos y otro para buscar los documentos que
ya están en la gestión documental.
El formulario para guardar documentos, los obtiene de: un escáner (pdf
o jpg), de una imagen, un email, etc. cualquier documento es
susceptible de ser guardado en la base documental.
El documento se asigna, en mi caso, a un cliente y/o a un expediente.
También podría ser tu caso: un paciente y/o un historial.
Otros campos son el nombre del documento, la ruta dónde se guarda, la
fecha, el creador, etc. Para mí no tiene demasiada importancia esto,
con el tiempo he ido descubriendo qué campos eran importantes y cuáles
no tenían sentido y he ido eliminando.
Como el escáner que yo tengo está instalado en red y deposita en cada
usuario el documento con un nombre no entendible, he previsto la
opción de ver el documento antes de guardarlo en el lugar oportuno y
de crear el apunto en la BD. Durante este proceso, se asigna el
documento,se cambia de nombre por otro más inteligible y se mueve
finalmente de la carpeta en la que está depositado a la carpeta de
archivo final, que es la "ruta" que te indicaba. Todos los documentos
los veo a través de un control explorer, da igual el tipo que sean.
Bien, una vez vas creando tu base de datos, tienes en una tabla, o lo
que sea, con una serie de registros y en una ruta deteminada en la que
se localizan los ficheros, Te recomiendo que crees rutas por años,
A2011, y si el número es muy alto incluso por meses, es sólo a nivel
de buscarlos luego siguiendo ciertos criterios y también porque el W$
da problemas al explorar una carpeta con muchos ficheros. También te
facilitará las copias de seguridad ya que vencido un año no tendrás
que hacer copias en cada ocasión de esa carpeta.
Por su parte el formulario de búsqueda te crea un grid con los
documentos del cliente, o del expediente, ordenados en mi caso por
fecha en orden inverso (o sea los últimos los primeros), como quiera
que por el nombre con el que se han guardado ya tienes una idea de
cuál buscas, sólo tienes que clickear botón derecho y te mostrará el
documento, igual que en el formulario anterior en un control explorer.
Este formulario tiene otras opciones: búsqueda exahustiva, modificar
el archivo, cambiar su nombre o ubicación, imprimirlo, enviarlo por
email, etc.
En su día me supuso una serie de conocimientos que tuve que mejorar,
pero funciona fenomenal. Nosotros generamos unos 40.000 documentos
anuales, de unos 15.000 clientes y/o de 70.000 expedientes. La
consulta y búsqueda es tal que cuando hablas con un cliente, en unos
10 segundos tienes en tu pantalla el documento al que hace referencia,
o sea no estás perdido en ningún momento.
No sé muy bien cómo puedo ayudarte porque yo soy un programador a la
antigua usanza, no suele utilizar clases ni esas historias,
directamente creo el formulario y a funcionar, pero si necesitas algo
más no dudes en cometarlo, espero poder echarte una mano. (Bueno,
después del 12 porque me voy unos días de vacaciones!!!!!!).
Saludos,
Miguel
PD: Actualmente manejamos unos 100.000 documentos, somos unos 20
usuarios, en su mayoría abogados (o sea, "lelos2 a nivel informático y/
o de usuario informático) y una de las bases de nuestro negocio por la
agilidad y manejabilidad que supone nuestro sistema de gestión
documental.