Como Hacer Etiquetas En Microsoft Office Word 2007
Stina Eastlund
Para realizar su trabajo, los usuarios de su organizacin colaboran con otros usuarios dentro y fuera de la organizacin. Esto significa que el contenido ya no permanece detrs de un firewall, sino que se puede recorrer por todas partes, entre dispositivos, aplicaciones y servicios. Y cuando se desplaza, quiere que lo haga de forma segura y protegida que cumpla las directivas de cumplimiento y negocios de su organizacin.
Las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview Information Protection le permiten clasificar y proteger los datos de su organizacin, a la vez que se asegura de que la productividad de los usuarios y su capacidad de colaboracin no se vean obstaculizadas.
En el ejemplo siguiente de Excel se muestra cmo los usuarios pueden ver una etiqueta de confidencialidad aplicada desde la barra de ventanas y cmo pueden cambiarla fcilmente mediante la barra de confidencialidad que est disponible con las versiones ms recientes de Office. Las etiquetas tambin estn disponibles en el botn Confidencialidad de la pestaa Inicio de la cinta de opciones.
Proporcionar opciones de configuracin de proteccin que incluyan el cifrado y las marcas de contenido. Por ejemplo, aplique una etiqueta "Confidencial" a un documento o correo electrnico y esa etiqueta cifrar el contenido y aplicar una marca de agua "Confidencial". Entre las marcas de contenido se incluyen encabezados, pies de pgina y marcas de agua, y el cifrado tambin puede restringir las acciones que pueden realizar los usuarios autorizados en el contenido.
Proteger el contenido de las aplicaciones de Office en distintos dispositivos y plataformas. Compatible con Word, Excel, PowerPoint y Outlook en las aplicaciones de escritorio de Office y Office para la Web. Compatible con Windows, Mac OS, iOS y Android.
Proteger el contenido de aplicaciones y servicios de terceros con Microsoft Defender for Cloud Apps. Con Defender for Cloud Apps, puede detectar, clasificar, etiquetar y proteger contenido en aplicaciones y servicios de terceros, como SalesForce, Box o DropBox, incluso si la aplicacin o el servicio de terceros no lee ni admite etiquetas de confidencialidad.
Proteger contenedores que incluyan Teams, Grupos de Microsoft 365 y sitios de SharePoint. Por ejemplo, establezca la configuracin de privacidad, el acceso de usuarios externos y el uso compartido externo, el acceso desde dispositivos no administrados y controle cmo se pueden compartir los canales con otros equipos.
Proteja las reuniones y el chat etiquetando (y, opcionalmente, cifrando) las invitaciones a reuniones y las respuestas, y aplique las opciones especficas de Teams para la reunin y el chat.
Extender las etiquetas de confidencialidad a los recursos en la asignacin de datos de Microsoft Purview: cuando se activa esta capacidad, actualmente en versin preliminar, se pueden aplicar las etiquetas de confidencialidad a los archivos y activos de datos esquematizados en la asignacin de datos de Microsoft Purview. Los recursos de datos esquematizados incluyen SQL, Azure SQL, Azure Synapse, Azure Cosmos DB y AWS RDS.
Extender las etiquetas de confidencialidad a los servicios y aplicaciones de terceros. Con el SDK de la proteccin de la informacin de Microsoft, las aplicaciones de terceros pueden leer etiquetas de confidencialidad y aplicar configuraciones de proteccin.
Etiquetar contenido sin usar ninguna configuracin de proteccin. Tambin puede aplicar simplemente una etiqueta como resultado de identificar la confidencialidad de los datos. Esta accin proporciona a los usuarios una asignacin visual de la confidencialidad de los datos de la organizacin, y las etiquetas pueden generar informes de uso y datos de actividad para los datos que tienen distintos niveles de confidencialidad. Tambin puede usar esta informacin para aplicar la configuracin de proteccin ms adelante.
Proteja los datos cuando se asignen Microsoft Copilot para Microsoft 365 a los usuarios. Copilot reconoce e integra etiquetas de confidencialidad en las interacciones del usuario para ayudar a mantener protegidos los datos etiquetados. Para obtener ms informacin, consulte la siguiente seccin Etiquetas de confidencialidad y Microsoft Copilot para Microsoft 365.
En todos estos casos, las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview pueden ayudarle a realizar las acciones correctas en el contenido adecuado. Con las etiquetas de confidencialidad, puede identificar la confidencialidad de los datos en toda la organizacin y la etiqueta puede aplicar la configuracin de proteccin adecuada para la confidencialidad de esos datos. Despus, esa proteccin permanece con el contenido.
Para obtener ms informacin sobre estos y otros escenarios que son compatibles con las etiquetas de confidencialidad, vea Escenarios comunes para las etiquetas de confidencialidad. Seguimos desarrollando nuevas funciones compatibles con las etiquetas de confidencialidad, por lo que tambin le puede resultar til consultar el Plan de desarrollo de Microsoft 365.
Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 das de soluciones de Microsoft Purview para explorar cmo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organizacin a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Obtenga ms informacin sobre trminos de suscripcin y prueba.
Personalizables. Segn su organizacin y necesidades empresariales, puede crear categoras para diferentes niveles de contenido confidencial en su organizacin. Por ejemplo, Personal, Pblico, General, Confidencial y Altamente confidencial.
Texto no cifrado. Como la etiqueta se almacena en texto no cifrado en los metadatos de archivos y correos, las aplicaciones y servicios de terceros pueden leerla y luego aplicar sus propias acciones de proteccin, si es necesario.
Persistente. Al estar almacenada en los metadatos de los archivos y mensajes de correo electrnico, la etiqueta permanece con el contenido, independientemente de dnde se guarde o almacene. La identificacin de etiquetas nica para su organizacin se convierte en la base para aplicar y aplicar las directivas que configure.
Para los usuarios de su organizacin, una etiqueta de confidencialidad se muestra como una etiqueta en las aplicaciones que usan y se pueden integrar fcilmente en sus flujos de trabajo existentes. Las etiquetas de confidencialidad no son visibles en las aplicaciones para los usuarios de otras organizaciones ni para los invitados.
Cada elemento que admita etiquetas de confidencialidad puede tener una sola etiqueta de confidencialidad aplicada desde su organizacin. Los documentos y mensajes de correo electrnico pueden tener aplicadas tanto una etiqueta de confidencialidad como una etiqueta de retencin.
Despus de aplicar una etiqueta de confidencialidad a un correo electrnico, una invitacin a la reunin o un documento, cualquier configuracin de proteccin configurada para esa etiqueta se aplica en el contenido. Puede configurar una etiqueta de confidencialidad para:
Controle el acceso al contenido mediante el cifrado de correos electrnicos, invitaciones a reuniones y documentos para evitar que personas no autorizadas accedan a estos datos. Puede elegir qu usuarios o grupos tienen permisos para realizar las acciones y durante cunto tiempo. Por ejemplo, puede elegir permitir que todos los usuarios de la organizacin puedan modificar un documento mientras que un grupo especfico de otra organizacin solo pueda verlo. Como alternativa, en lugar de permisos definidos por el administrador, puede permitir a los usuarios asignar permisos al contenido al aplicar la etiqueta.
Para obtener ms informacin sobre la configuracin de control de acceso basada en cifrado al crear o editar una etiqueta de confidencialidad, consulte Restriccin del acceso al contenido mediante el cifrado en etiquetas de confidencialidad.
Marque el contenido cuando use aplicaciones de Office, agregando marcas de agua, encabezados o pies de pgina al correo electrnico, invitaciones a reuniones o documentos que tengan aplicada la etiqueta. Las marcas de agua se pueden aplicar a documentos, pero no a invitaciones a reuniones o correos electrnicos. Encabezado y marca de agua de ejemplo:
Las marcas dinmicas tambin se admiten mediante variables. Por ejemplo, inserte el nombre de la etiqueta o el nombre del documento en el encabezado, pie de pgina o marca de agua. Para obtener ms informacin, vea Marcadores dinmicos con variables.
Si tiene plantillas o flujos de trabajo basados en documentos especficos, pruebe esos documentos con las marcas de contenido elegidas antes de que la etiqueta est disponible para los usuarios. Algunas restricciones de longitud de cadena que deben tenerse en cuenta:
Las marcas de agua estn limitadas a 255 caracteres. Los encabezados y pies de pgina tienen un lmite de 1024 caracteres, excepto en Excel. Excel tiene un lmite total de 255 caracteres para encabezados y pies de pgina, pero este lmite incluye caracteres que no son visibles, como cdigos de formato. Si se alcanza ese lmite, la cadena que escriba no se mostrar en Excel.
Proteja el contenido de los contenedores como sitios y grupos cuando habilita la capacidad de Usar etiquetas de confidencialidad para proteger el contenido en Microsoft Teams, los grupos de Microsoft 365 y los sitios de SharePoint.
No puede configurar las opciones de proteccin para grupos y sitios hasta que habilite esta capacidad. Esta configuracin de etiqueta no da como resultado que los documentos o mensajes de correo electrnico sean etiquetados automticamente, pero, en cambio, la configuracin de la etiqueta protege el contenido, al controlar el acceso al contenedor donde puede almacenarse el contenido. Esta configuracin incluye la configuracin de privacidad, el acceso de usuarios externos y el uso compartido externo, el acceso desde dispositivos no administrados, la deteccin de equipos privados y los controles de uso compartido de canales.