ارزیابی زمان در مدیریت پروژه
www.postarticle.ir
برای تحلیل وبررسی وهمچنین تخمین زمان مورد نیاز برای اینکه یک محصول
قابل تحویل تولید شود روشهای گوناگونی وجوددارد.یکی از این روشها این است
که فعالیتهای مورد نیاز برای تولید یک محصول قابل تحویل راشناسائی کرده و
جدول ساختار شکست (WBS) را تنظیم نمائید.
در ابتدا می بایست برای هر کدام از فعالیتها زمان موردنیاز راتخمین زده
ودر نهایت زمان کل را به دست آورید.فعالیتها می بایست اولویت بندی شده
ووابستگی های بین آنها مشخص شود واین اطلاعات در جدول زمان بندی پروژه
ثبت گردد.وابستگی های بین فعالیتها میتواند تأثیر به سزائی در طول مدت
پروژه داشته باشد.همچنانکه دسترسی به منابع (محدودیت منابع)نیز تأثیر به
سزائی در طول مدت پروژه خواهند داشت. مدیران پروژه در فاز اجرائی غالبا
دوحد نهائی برای جلوگیری از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر میگیرند.زمان
محدودیتی است که نه به عنوان هزینه منظور میشود ونه به عنوان منابع
بنابراین مدیر پروژه نمیتواند تغییرات آن را کنترل کند.این خصوصیت زمان
آن را از سایر منابع وهمچنین قسمتهای هزینهای متمایز می سازد.باید
متذکر شد که صرف هیچ تلاشی مهمتر از تلاش برای کاهش هزینهها نیست.
مقدمه:
زمان برای هیچكس صبر نمیكند! به خصوص برای مدیر پروژهای كه باید
ساختهاش را در زمان معینی تحویل دهد. برنامه پروژه به دلیل مشخص كردن
زمانی برای تحویل كار، به معنای ترسیم یك قید برای پروژه، همواره یك
محدودیت است. به خصوص در پروژههای به همپیوسته كه خروجیهای یكی به
عنوان ابزار یا بخشی از محصول نهایی پروژه دیگر است، فشار بر مدیران برای
تحویل به موقع بیشتر است. در چنین مواقعی برنامه پروژه و منابع موردنیاز
بر مبنای زمان از پیش تعیینشده، تعیینمیشوند ؛در صنعت اینگونه برنامه
ریزی راpull system planning گویند.
کنترل پروژه:
فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل
اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در حین اجرای
پروژه، که از ابزار و تکنیکهای خاص خود در انجام این مهم کمک
میگیرد. در واقع کنترل اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده
برای پروژه است، بهطوری که هنگام خروج از برنامه، بتوان با
تشخیص علل و طرح اقتصادیترین فعالیتها، پروژه را به نزدیکترین
حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. کنترل پروژه در
این راه از سه عامل زیر بهره میگیرد:
الف- تعیین وضعیت واقعی پروژ ه
ب - مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
ج - در نظر گرفتن اقدام اصلاحی.
یادآوری: منظور از عامل هزینه، هزینهای است که صرف تهیه منابع
(نیروی انسانی، تجهیزات، مواد اولیه و مصالح) میشود.
مدیریت پروژه
مدیریت پروژه :
مدیریت پروژه بهکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در
اداره جریان اجرای فعالیتها، بهمنظور رفع نیازها و انتظارات
متولیان از اجرای پروژه است.
مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامهریزی و
کنترل، بهره میگیرد.
مدیر پروژه شخص پاسخگو برای دستیابی به اهداف پروژه می باشد.
فرآیند مدیریت پروژه
شامل:
1 - چگونگی تبادل اطلاعات، جمعآوری و استفاده از بازخورها
2 - مشخصات برنامهها و فرآیندهای گردش اطلاعات
3 - چگونگی برنامهریزی و شخصی که آنرا بهعهده دارد
4 - مشخصات سیستم اطلاعاتی وضعیت پروژه، برنامهها و کنترل بر
پیشرفت پروژه.
مدیریت پروژه
محدودیت زمان، در بازار رقابتی امروز به حدی است كه مدیریت موثر زمان،
بهعنوان ابزاری برای نجات سازمانها مطرح است. تفاوت بین پیشرو بودن و
تقلیدكردن تنها در زمان اولین تحویل به بازاراست.
مهمترین عوامل و دلایل محدودیت زمانی
الف – شرايط اقتصادي، سياسي و اجتماعي :
شرايط اقتصادي، سياسي و اجتماعي يا تغيير آنها ممکن است در ايجاد
حالت محدوديت زماني مؤثر باشد.
ب- امکانات و منابع:
ميزان امکانات و منابع در اختيار براي اجراي پروژه يا ايجاد تغيير
در آنها ممکن است در مدت زمان اجراي پروژه موثر باشد. هر قدر محدوديت ياد
شده شديدتر باشد، مدت زمان تکميل پروژه نيز طولانيتر خواهد بود. چنانچه
در حين اجراي پروژه، امکانات يا منابع افزايش يا کاهش يابند، مدت زمان
پروژه نيز از اين موضوع متاثر خواهد شد.
ج – نظرات و تصميمگیریهای مسئولين پروژه :
نظرات يا تصميمهاي فردي مسئول يا مسئولين پروژه ممکن است نقش
تعيين کنندهاي در مدت زمان انجام پروژه داشته باشد. همچنين تغيير اين
نظرات و تصميمها در حين اجراي پروژه، در مدت زمان انجام بخش باقيماندة
پروژه و در نتيجه مدت کل پروژه تاثير دارد.
د- تاخير :
گاهي اوقات در ابتداي پروژه، محدوديتي در مدت زمان اجراي آن وجود
ندارد؛ اما در اثر تاخير به وجود آمده در اجراي بخشي از پروژه، براي
انجام باقيماندة آن محدوديت زماني پديد ميآيد.
شايان ذکر است که معمولاً در قراردادهاي اجرايي، تاخير در ختم
پروژه داراي جريمه است و تعجيل در آن مشمول پاداش ميشود. بنابراين گاهي
اوقات تاکيد بر اتمام پروژه تا موعد مقرر، به منظور جلوگيري از پرداخت
جريمه است (مخصوصاً اگر جريمة سنگيني پيشبيني شده باشد).
مدیریت پروژه
نکاتي درباره برآورد زمان :
برآورد زمان يکي از کارهاي مهمي است که در مرحله طرح و برنامهريزي
انجام ميگيرد.
- داشتن تسلط و آگاهي در زمينه تخمين زمان فعاليتها، رابطه مستقيمي با
آگاهي از روشهاي کنترل و مديريت پروه نداشته و منحصراً مبتني بر ميزان
تجربه و تسلط شخص تخمين زننده در عمليات اجرايي ميباشد.
- هنگامي برآورد زمان صورت ميگيرد که حداقل طرح اوليه منطق اجراي شبکه
معين شده باشد و مرز بين فعاليتها شناخته شده باشد. به عبارت ديگر تعريف
مستقلي براي هر فعاليت ارائه شده باشد و فعاليتها اشتراک زماني
(overlap) نداشته باشند. ممکن است در اين مرحله تجديد نظر در تعريف بعضي
فعاليتها ضروري باشد و منجر به شبکه جديد گردد.
- انتخاب واحد برآورد زمان انجام فعاليت، به اندازه و حجم پروژه و
فعاليتهاي تشکيل دهنده آن بستگي دارد. مثلاً واحد زمان در پروژه ممکن
است ماه، هفته، روز، ساعت يا حتي گاهي اوقات ساعت باشد. اين واحد براي
کليه فعاليتها بايد يکسان باشد. بنابراين نميتوان از واحدهاي متفاوتي
براي تخمين مدت زمان انجام فعاليتهاي گوناگون يک پروژه استفاده کرد.
- مدت زمان انجام هر فعاليت، به روش اجراي آن بستگي دارد. براي نمونه،
عمليات حفاري حجم معيني از زمين به صروت دستي (با کارگر و با تجهيزاتي
همچون بيل و کلنگ) با حفاري همان حجم از زمين مورد نظر با استفاده از
دستگاه حفاري اتوماتيک، داراي مدت زمان يکساني نخواهد بود. از اين رو پيش
از برآورد مدت زمان انجام هر فعاليت بايد روش اجراي آن تعيين شود.
- محل جغرافيايي اجراي پروژه، فصل (شرايط آب و هوا)، راندمان کارگران
محلي و راندمان تجهيزات به کار گرفته شده، همگي در تعيين مدت زمان اجرا،
تاثيرگذار ميباشند.
- استفاده از استانداردهاي تهيه شده براي اجراي عناصر تشکيل دهنده
فعاليتها نيز در مواردي ميتواند مفيد باشد. اين استانداردها، معمولاً
حجم نيروي انساني يا تجهيزات لازم براي اجراي يک واحد از عناصر تشکيل
دهنده فعاليتها را ارائه نموده و شخص تخمين زننده با جمع اين زمانها
مدت زمان لازم براي اجراي فعاليت مربوطه را تخمين ميزند.
- بعضي از فعاليتها با آنکه براي انجام نيازمند زمان هستند؛ از آن رو
که انجام آنها به حضور نيروي انساني احتياج ندارد، ممکن است در ايام غير
کاري (زمانهايي که در تقويم کار پروژه تعطيل هستند) نيز انجام شوند.
براي نمونه، اگر پر کردن يک مخزن بزرگ آب، 5 شبانهروز به طول بينجامد،
لزومي ندارد که فقط در ساعات کاري روز انجام شود، بلکه در ساعات تعطيل شب
نيز انجام شدني است. اگر در برنامه زمانبندي پروژه، زمانبندي اين
فعاليت به نحوي قرار گيرد که يک روز تعطيل از جمله جمعه و ... بين زمان
شروع و پايان فعاليت قرار گيرد، در اين صورت، پر کردن مخزن در روز تعطيل
نيز ادامه مييابد و از اين رو، مدت زمان آن، 4 روز در نظر گرفته ميشود
تا به علاوه يک روز تعطيل به 5 تبديل شود.
- دقت برآورد با توجه به ماهيت فعاليتها و هدف پروژه صورت ميگيرد. به
عنوان مثال اگر هدف طراحي اهرمي براي خلبان است تا به موقع عکسالعمل
لازم را انجام دهد. مسلم است که هم فعاليتها و هم منطق اجراي آنها بايد
با جزئيات بيشتري تعريف گردد و زمانهاي پيشبيني شده از دقت بالايي
برخوردار باشند، اما در برآورد مدت زمان انجام فعاليتهاي يک طرح عمراني
مثل ساختن يک بزرگراه، ديگر برآوردهايي به دقت فوق لازم نيست و حتي ممکن
است زمان فعاليتها از واحد روز ريزتر نشوند.
- در شرايطي که براي يک پروژه بيش از يک شبکه بصورت سلسله مراتبي (WBS)
تهيه ميگردد، براي فعاليتهاي شبکه اصلي يا مادر لازم نيست زماني تخصيص
داده شود.
به عبارت ديگر برآورد زمان فقط بايد براي فعاليتهاي زير شبکه صورت
گيرد زيرا هر فعاليت از شبکه مادر در سطح زيرين خود شامل يک زير شبکه است
که زمان اتمام آن زير شبکه در حقيقت نشان دهنده زمان فعاليت مادر است.
- اتفاقات غير قابل پيشبيني نظير پديدههاي طبيعي از آتش سوزي،
سيل، زلزله و ...) و نيز وقايع خاص در صورتيکه غير قابل پيشبيني باشند
مثل برق گرفتگي، اعتصابات و ... در نظر گرفته نميشوند.
اما بديهي است که اتفاقاتي نظير بارندگيهاي فصلي، لازم است مد نظر
باشند؛ براي داشتن تخمينهاي داراي دقت کافي بايد زمان هر يک از
فعاليتها را به طور مجزا تخمين زده و تاثير عوامل جوي را با توجه به
طبيعت و روش اجراي هر فعاليت به صورت درصدي بابت تاثيرات جوي به آن اضافه
کنيد و بر آن بيفزاييد.
- هنگام برآورد زمان يک فعاليت، ميزان منابع را هميشه يک مقدار معقول و
معمول در نظر ميگيريم و فرض بر اين است که اين تعداد از هر منبع مستقل
از نياز ساير فعاليتها به آن منبع است، مثلاً اگر زمان فعاليتي با تعداد
5 کارگر 3 روز پيشبيني شده است، ديگر به نياز احتمالي ساير فعاليتها به
اين 5 کارگر توجه نميکنيم.
البته جاي نگراني نيست چون اينگونه حالات در برنامهريزي تخصيص
منابع به تفصيل بررسي خواهد شد.
- برآورد مدت زمان انجام يک فعاليت در يک طرح بايد مستقل از مدت زمان
ساير فعاليتهاي آن طرح صورت گيرد. به عبارت ديگر برآورد نبايد به حالت
شرطي انجام شود.
مثلاً نگوئيم "مدت زمان فعاليت B بستگي به A دارد، بطوريکه اگر A
دو روز طول بکشد، B سه روزه به اتمام خواهد رسيد و اگر A چهار روز به طول
بينجامد، B 5 روزه به اتمام خواهد رسيد." اگر چنين حالات شرطي اجتناب
ناپذير بود، به دو روش زير ميتوان عمل کرد:
الف) ميتوان در تعريف فعاليتها تجديد نظر کرد بطوريکه چند فعاليت را
ادغام يا به تعداد بيشتري تجزيه نمود تا حالات شرطي برطرف گردد.
ب) ميتوان يکي از حالات برآورد را قرار داد. اگر در حين اجراي پروژه
(بعد از برنامهريزي تغييري در يکي از برآوردها پيش آمده به راحتي
ميتوان زمان واقعي آن فعاليت را به نرم افزار مربوطه داده و محاسبات
شبکه را بهنگام نمود.)
مدیریت پروژه
روشهاي کاهش مدت زمان اجراي پروژه:
چنانچه هيچ محدوديت زماني براي اجراي پروژه وجود نداشته باشد،
فعاليتها و در نتيجه پروژه در مدت زمان عادي يا معمولي خود انجام خواهند
شد؛ اما اگر محدوديت زماني وجود داشته باشد، برنامة زمانبندي اوليه که
متضمن اجراي پروژه در مدت زمان عادي است، قابل قبول نيست. براي اينکه
برنامة گفته شده به يک برنامة زمانبندي قابل قبول تبديل گردد، بايد به
نحوي تغيير يابد تا مدت زمان اجراي پروژه کاهش پيدا کند و به ميزان قابل
قبول برسد. به روشهاي گوناگوني ميتوان اين کاهش زمان را انجام داد. بعضي
از اين روشها عبارتند از :
الف – افزايش منابع:
اغلب با افزايش تعداد يا مقدار منابع براي اجراي هر فعاليت
ميتوان سرعت انجام فعاليت را اضافه کرد و در نتيجه مدت زمان آن را کاهش
داد. از آن رو که مدت زمان اجراي پروژه، تابعي از مدت اجراي فعاليتها
است، با کاهش مدت زمان فعاليتها، با استفاده از دو اکيپ بنايي، سريعتر از
حالتي انجام ميشود که فقط يک اکيپ بنايي در آن کار کند.
شايان ذکر است که بعضي از فعاليتها داراي ويژگيها و خصوصياتي
هستند که با افزايش منابع نميتوان مدت زمان اجراي آنها را کاهش داد.
ب- افزايش ساعات کار:
در اين روش، تعداد ساعات کار روزانه افزايش مييابد (به صورت
اضافهکاري) و در نتيجه ميزان کار انجام شده در هر روز اضافه ميشود و
نهايتاً مدت زمان اجراي فعاليت کاهش مييابد. در اين روش ميتوان روزهاي
تعطيل را نيز به روز کاري تبديل کرد. اين روش به نوعي افزايش منابع نيز
محسوب ميشود.
مدیریت پروژه
ج- تغيير روش اجرا:
مدت زمان اجراي هر فعاليت به روش اجراي آن بستگي دارد. بنابراين،
با تغيير روش اجراي فعاليت ميتوان مدت زمان آن را نيز تغيير داد. افزايش
اتوماسيون در انجام يک فعاليت، يکي از راهکارهاي مهم براي کاهش مدت زمان
آن است.
د- افزايش بهرهوري:
نظر به اينکه بهره وري، ميزان بهرهگيري از منابع است، با افزايش
بهرهوري در اجراي فعاليتها ميتوان مدت زمان اجراي آنها را کاهش داد.
انتخاب نيروي انساني مجرب و ماهر و همچنين آموزشهاي مورد نياز، از جمله
تمهيداتي است که براي افزايش بهرهوري ميتوان صورت داد.
نتیجه:
فرآیند کنترل زمانبندی(SCHEDULE CONTROL) به عوامل زیادی
بستگیداشته که میزان تاثیر علل و عوامل تغییر زمانبندی در اتمام
پروژه و تعیین دقیق تغییرات و اعمال مدیریت کارآمد و موثر بر آنها،
از جمله این عوامل بهشمار میآیند.
کنترل زمان
زمانبندی پروژه، مبنای مناسب و کارآمدی برای اندازهگیری،
ارزیابی و تهیه گزارشهای عملکرد است.
پدیدآورندگان:
استاد: دکتر علیرضا شهرکی، دانشگاه آزاد زاهدان
دانشجو: عباس بزی ، دانشجوی کارشناسی ارشد مهندسی صنایع – مدیریت سیستم
وبهره وری،دانشگاه آزاد زاهدان
منابع و مآخذ :
1- کنتـرل پـروژه (به روش گـام به گـام ) ، مهنـدس مجيـد سبـزهپـرور،
انتشارات خانيران، چاپ اول (1381).
2- هادی شیرویه زاد ، مقدمه ای برمدیریت پروژه،
3- مهران محجوب و بهراد معینزاده، سیستم مدیریت پروژه، نشریه
صنایع
-4 بـرنامـهريـزي و کنتـرل پـروژه، محمـود نادري پور، سازمان مديريت
و برنامهريزي کشور، چاپ دوم (1370)