[Remind] Professional email - Cách viết email

[Nguyen Thi Thanh Huong]

[Vui lòng bỏ qua nếu email này làm phiền thầy cô]

Dear students,

Dưới đây là phần nhắc lại cho các bạn cách viết email một cách chuyên nghiệp.

Subject: Tiêu đề mail. Việc gửi mail mà không có tiêu đề là điều tối kỵ trong công việc. Vì 1 ngày người ta nhận rất nhiều email, nếu email của bạn không có tiêu đề thì họ sẽ cho là không quan trọng, và có thể, họ sẽ bỏ qua hoặc đánh spam. Hãy tưởng tượng, đó là email rất quan trọng của bạn thì thế nào?

Attach file: Khi bạn đính kèm file thì trong nội dung mail, nhớ nhắc người nhận rằng bạn có đính kèm file trong mail. chú ý: khi attach file, một số cty không nhận những mail quá nặng, nên bạn tránh attach quá nhiều files, nó có thể bị trả về và người nhận không nhận được. Với các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu để tránh trục trặc khi người nhận mở file.
.
Nội dung mail: đây là mục đích chính của bạn khi viết mail. Không bao giờ được gửi một email mà không có nội dung! Nội dung mail có 3 phần:

1. Phần 1: lời chào. ví dụ: Dear ABC.., (tên người nhận)
2. Phần 2: Introduce yourself and the aim of email. Giới thiệu mình và mục đích viết email.
3. Phần 3. kết thúc, nêu rõ hành động mà bạn muốn nhận lại từ người nhận. ví dụ: I am looking forward to hear from you soon. or Please advise.

Signature: Ở các cty, bao giờ cũng cần có chữ ký dưới email. Chữ ký này gồm có tên, chức vụ, cty, địa chỉ, số đthoại và thông tin liên lạc của bạn, để khi có chuyện cần gấp, mọi người có thể liên lạc với bạn ngay. Không sử dụng những

Send: Nên đọc kỹ email trả lời ít nhất một lần trước khi click “Gửi đi”.

Có ba thói quen khiến người nhận email rất bực mình, đó là viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi. Nếu bạn viết hoa toàn câu thì một số đối tác nước ngoài sẽ hiểu rằng bạn đang la hét họ. Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho hình thức bức thư lịch sự.


Chúc các bạn vượt qua những ngày tháng thử việc đầu tiên thành công!

Thân,
C. Hương

--

Thanh Huong. Nguyen Thi (Ms)

Passerelles numériques Vietnam

External Relations Manager - Vietnam

Mobile: +84 (0) 982 081 185

www.passerellesnumeriques.org

Through education, Passerelles numériques enables the most underprivileged young people to access employment in the promising sector of high tech and break with their families the circle of poverty.