¿Cómo manejar tu correo electrónico en tu proyecto?

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Diego Fernando Arteaga Rebolledo

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Apr 27, 2011, 3:18:33 PM4/27/11
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Muchos directores de proyecto, como así también la mayoría de los profesionales hoy en día, se ven inundados por cientos de mensajes electrónicos por día.

El email pasó a ser parte de nuestra vida profesional, y si no tomamos medidas fuertes para controlarlo, éste nos controlará a nosotros.

Acá van algunos consejos para que no te veas asfixiado con la cantidad de emails que recibís por día:

1. Usá el filtro: la mayoría de los clientes de email hoy en día, como así también aquellos basados 100% en la wb, tienen un sistema de filtros o reglas para clasificar mensajes.  Si recibís un mensaje no deseado ,tomate tu tiempo para declararlo como spam o para ubicarlo automáticamente en una carpeta especial por medio de una nueva regla.

2. En lo posible, tratá de no mezclar mails personales con mails del trabajo.  Los mails personales son inoportunos en tu trabajo, los mails del trabajo son inoportunos en tu vida personal.  Separá los dos grupos.

3. Durante el día de trabajo leé mails en intervalos fijos, no todo el tiempo.  Definí “puntos de lectura de mails” de acuerdo a tus costumbres (poir ejemplo 9:00, 12:00, 15:00 y 18:00) y respetalos. Si lees mails todos el tiempo eso te desconcentra y te hace perder la planificación del día.

4. Separá las listas de mensajes de temas que te interesan con reglas y carpetas especiales.  No los mezcles con los mails del día a día.
 
 
 
 
 
 
Tomado de Mejores Proyectos:

Carlos Humberto Gomez Marino

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Sep 14, 2011, 3:10:21 PM9/14/11
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Excelente artículo, aplicado a las soluciones diarias en toma de decisiones, espero les sea realmente útil para los que pertenecemos a la lista de distribución.


 

 


 



 

Problema 01. 
      
     
Cuando la NASA comenzó con el lanzamiento de astronautas al espacio, descubrieron que los bolígrafos no funcionarían sin gravedad (o con gravedad cero), pues la tinta no bajaría hasta la superficie en que se deseara escribir.    

 
Solución A) Resolver este problema, les llevó 6 años y 12 millones de dólares. Desarrollaron un bolígrafo que funcionaba: bajo gravedad cero, al revés, debajo del agua, prácticamente en cualquier superficie incluyendo cristal y en un rango de temperaturas que iban desde abajo del punto de congelación hasta superar los 300 grados centígrados.     Solución B) ¿Y qué hicieron los rusos? ¡Los rusos utilizaron un lápiz!      




  
Problema 02.     
Uno de los más memorables casos de estudio de la gestión japonesa fue el caso de la caja de jabón vacía, que ocurrió en una de las más grandes empresas de cosmética de Japón. La compañía recibió la queja de un consumidor que compró una caja de jabón y estaba vacía. Inmediatamente las autoridades aislaron el problema a la cadena de montaje, que transportaba todas las cajas empaquetadas de jabón al departamento de reparto. Por alguna razón, una caja de jabón pasó vacía por la cadena de montaje. Los altos cargos pidieron a sus ingenieros que encontraran una buena y rápida solución del problema.



Solución A) De inmediato, los ingenieros se lanzaron a su labor para idear una máquina de rayos X con monitores de alta resolución manejados por dos personas y así vigilar todas las cajas de jabón que pasaran por la línea para asegurarse de que no fueran vacías. Sin duda, trabajaron duro y rápido.    



 
Solución B) Cuando a un empleado común en una empresa pequeña se le planteó el mismo problema, no entró en complicaciones de rayos X, robots, equipos informáticos o complicados; en lugar de eso planteó otra solución: Compró un potente ventilador industrial y lo apuntó hacia la cadena de montaje.  Encendió el ventilador, y mientras cada caja pasaba por el ventilador, las que estaban vacías simplemente salían volando de la línea de producción.    

 
Problema 03.           

Un magnate hotelero viajo a una ciudad Hindú por segunda vez a un año de distancia de su primer viaje, al llegar al mostrador de un hotel inferior en estrellas a los de su cadena, el empleado le sonríe y lo saluda diciéndole: Bienvenido nuevamente señor, que bueno verlo de vuelta en nuestro hotel; sorprendido en gran manera ya que a pesar de ser una persona tan importante, le gusta el anonimato y difícilmente el empleado tendría tan buena memoria para saber que estuvo allí un año antes, quiso imponer el mismo sistema en su cadena de hoteles ya que ese simple gesto lo hizo sentir muy bien. A su regreso inmediatamente puso a trabajar en este asunto a sus empleados para encontrar una solución a su petición.           

Solución A) La solución fue buscar el mejor software con reconocimiento de rostros, base de datos, cámaras especiales, tiempo de respuesta en micro segundos, capacitación a empleados, etc. Etc. Con un costo aproximado de 2.5 millones de dólares.       


 
Solución B) El magnate prefirió viajar nuevamente y sobornar al empleado de aquel hotel para que revelara la tecnología que aplican. El empleado no acepto soborno alguno, sino que humildemente comento al magnate como lo hacían, el dijo:     "Mire señor, tenemos un arreglo con los taxistas que lo trajeron hasta acá, ellos le preguntan si ya se ha hospedado en el hotel al cual lo está trayendo, y si es afirmativo, entonces cuando el deja su equipaje aquí en el mostrador, nos hace una señal, y así se gana un dólar".        


  Moraleja:     ¡No compliques tu trabajo!  Concibe la solución más simple al PROBLEMA.     Aprende a centrarte en las SOLUCIONES     Y no, en los PROBLEMAS.

 

 

Siempre positivo!, Nunca negativo !

 

Las ruedas de la vida


 



El hijo que muchas veces no limpia su cuarto y
se la pasa viendo televisión, significa que...
Está en casa!


El
desorden que tengo que limpiar después de una fiesta,
Significa que...

Estuvimos rodeados de familiares o amigos!


Las ropas que están apretadas,
Significa que...

Tengo más que suficiente para comer!


El trabajo que tengo en limpiar la casa,
Significa que...

Tengo una casa!


Las quejas que escucho acerca del gobierno,
Significa que...

Tengo libertad de expresión!


No encuentro estacionamiento,
Significa que...

Tengo coche!


Los ruidos de la ciudad,
Significa que...

Puedo oír!


El cansancio al final del día,
Significa que...

Puedo trabajar!


El despertador que me despierta todas las mañanas,
Significa que...

Estoy vivo!


Finalmente por los mensajes que recibo,
Significa que...

Tengo amigos pensando en mí!

 

 

Carlos Humberto Gomez.http://gfx1.hotmail.com/mail/w3/pr01/emoticons/smile_wink.gif
 http://cahugomez.comunidadcoomeva.com/

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