Fwd: Request Audit preparation support for Admin/HR and Logistics arrangement

[Programme Coordinator]

---------- Forwarded message ----------
From: Programme Coordinator <yey...@pgkmyanmar.org>
Date: 2013/6/20
Subject: Request Audit preparation support for Admin/HR and Logistics arrangement
To: Admin PKG Myanmar <ad...@pgkmyanmar.org>
Cc: PGK Programme <prog...@pgkmyanmar.org>

Dear Ma Ei Ei Paing,

I would  like to send you the brief notes to support preparation arrangements for the upcoming audit team related to Admin/ HR and Logistics.

Please kindly consider not only for the head office because it is  the organizational assessment. Thus, Please also think about the Admin/HR and Logistics activities in field sites.


Below mention points are just some points that I remember from my past experiences with the audit questions; there may be more requests coming and added ;

I would like to request your kind supports and great attentions and I hope to get the satisfactory results for this year.

Wishing you all the best and much appreciated for your active participation and productive supports in advance;

လူ႕စြမ္းအား အရင္းအျမစ္ စီမံခန္႕ခြဲမႈ

၁) ၂၀၁၂ အတြင္း ၀န္ထမ္း အေရအတြက္ (လက္ရွိ + ႏုတ္ထြက္)

    * တာ၀န္ထမ္းေဆာင္သည့္ ရာထူးႏွင့္ ကာလအလိုက္ စာရင္း ျပဳရန္

၂) အထက္ပါ၀န္ထမ္းမ်ား၏ ခန္႕အပ္ထားမႈဆိုင္ရာ စာရြက္စာတမ္းမ်ား အစီအစဥ္ခ်ရန္

    Selection + Contract  + Resign Documents

၃) ခန္႕ထား ရာထူး၊ လစာ ႏွင့္ ကာလ အတြက္ သက္ဆိုင္ရာမွ ထုတ္ေပးသည့္ အမိန္႕စာ ရွိ မရွိ စစ္ရန္

၄) ရံုးတက္ဆင္း မွတ္တမ္း ႏွင့္ ခြင့္မွတ္တမ္း တိုက္ဆိုင္စစ္ေဆးရန္

၅) အမွတ္ (၃) ၿပီးပါက Time Sheet ႏွင့္ ထပ္မံ တိုက္စစ္ရန္

၆) လစဥ္ လစာစာရင္းႏွင့္ ရံုးတက္/ဆင္းမွတ္တမ္း ကိုက္ညီမႈရွိမရွိ တိုက္ဆိုင္ စစ္ေဆးရန္
၇) တစ္ဦးခ်င္းစီအလိုက္ ခရီးသြားမွတ္တမ္းႏွင့္ လိုအပ္သည့္ အစီရင္ခံစာ ဖိုင္ ျပဳစုရန္

၈) လစာ အျခား စီမံခ်က္မ်ားႏွင့္ အခ်ိဳးက် ခြဲေ၀ေပးမႈရွိ မရွိ စစ္ေဆးရန္ ႏွင့္ ရွိပါက အမိန္႕စာ ႏွင့္ လိုအပ္သည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား အစီအစဥ္ တက် ရွိမရွိ စစ္ရန္

၉) ခြင့္ ယူပါက ၄င္းကာလအတြက္ တာ၀န္လႊဲအပ္မႈ အေထာက္အထားႏွင့္ သက္ဆိုင္ရာရက္မ်ား အတြက္ တာ၀န္ခံလက္မွတ္မ်ား မွန္ကန္မႈရွိ/မရွိ စစ္ေဆးရန္

၁၀) ပူးတြဲတာ၀န္ထမ္းေဆာင္ရန္ ညႊန္ၾကားလႊာရွိပါက သက္ေရာက္ေန႕စြဲႏွင့္ ေဆာင္ရြက္မႈ မ်ားအား လိုက္ေလ်ာညီေထြမႈရွိမရွိ တိုက္ဆိုင္ စစ္ေဆးရန္

၁၁) ၀န္ထမ္း စြမ္းေဆာင္ရည္ သံုးသပ္ခ်က္ ပံုမွန္ ျပဳလုပ္ မႈ ႏွင့္ မွတ္တမ္းမ်ား စိစစ္ရန္

စီမံ ေရးရာ စီမံမႈ

၁) စာ၀င္စာထြက္ မွတ္တမ္းမ်ား ၾကည့္ရန္ အထူးသျဖင့္ ရံုးမိန္႕မ်ား စံုလင္မႈရွိမရွိ စစ္ရန္

၂) စီမံခ်က္ အစီရင္ခံစာမိတၱဴမ်ား စံုလင္မႈ ရွိမရွိ ေပးပို႕ရက္စြဲစစ္ရန္ ႏွင့္ မွတ္တမ္းတင္ရန္ (မြန္းမံ အစီရင္ခံစာမ်ား အပါအ၀င္)

၃) Inventory အစီအရင္ခံစာမ်ား သတ္မွတ္ရက္အတြင္း ေပးပို႕ထားမႈရွိမရွိ စစ္ရန္

၄) အေရးႀကီး အစည္းအေ၀းမွတ္တမ္းမ်ား စံုလင္မႈရွိမရွိ စစ္ေဆးရန္၊ ဥပမာ SMT Meeting

၅) သင္တန္း တက္ေရာက္မႈ ဆိုင္ရာ ဖိတ္ၾကားလႊာ ၊ အစည္းအေ၀း ဖိတ္ၾကားလႊာႏွင့္ တက္ေရာက္မႈ အ ေထာက္အထားမ်ား (အထူးသျဖင့္ HR မွ ေတြ႕ရွိခ်က္ႏွင့္) တိုက္ဆိုင္ စစ္ေဆးရန္

၆) လစဥ္ စီမံ ဌာနအသံုးစရိတ္ ဆိုင္ရာ ေငြေတာင္းခံလႊာ၊ ခြင့္ျပဳခ်က္ ႏွင့္ အသံုးစရိတ္မ်ား အံ၀င္မႈရွိ မရွိ စိစစ္ရန္၊ (ခြင့္ျပဳခ်က္ထက္ပိုမိုသံုးစြဲခဲ့ျခင္း / ခြင့္ျပဳခ်က္ မရွိဘဲ သံုးစြဲခဲ့ျခင္း ရွိမရွိ ႏွင့္ အေၾကာင္းျပခ်က္ လံုေလာက္မႈ႔ရွိမရွိ )

၇) ဖုန္းမွတ္တမ္း၊ ဖုန္း ေဘလ္ ကိုက္ညီမႈ ရွိမရွိ

၈) မီတာေဘလ္၊ အင္တာနက္ေဘလ္၊ သန႕္ရွင္းေရး ၀န္ေဆာင္မႈ ဆိုင္ရာ မွတ္တမ္း

၀ယ္ယူ/ ထိန္းသိမ္း/ ပို႕ေဆာင္ေရးဆိုင္ရာ စီမံမႈ

၁) Condoms၊ ဆန္၊ အ၀င္/ အထြက္ စာရင္း မွတ္တမ္းကိုက္ညီမႈ ရွိ မရွိ စစ္ေဆးရန္

၂) ေဆး၀ါး အ၀င္/ အထြက္ စာရင္း မွတ္တမ္းကိုက္ညီမႈ ရွိ မရွိ စစ္ေဆးရန္

၃) အျခား ၀ယ္ယူ ျဖည့္တင္းမႈ ကိစၥ လုပ္ေဆာင္မႈ အဆင့္ဆင့္ စိစစ္ရန္ ( ဥပမာ - စာေရး ကရိယာ၊ Refreshments ၊အိုင္တီ အသံုး၊ ကိုယ္တိုင္၀ယ္၊ ပီအာမွ တဆင့္၀ယ္ အစရွိသျဖင့္)

၄) Physical Stock Count လုပ္ရန္လိုအပ္သည္မ်ား ပံုမွန္ ေဆာင္ရြက္မႈ ရွိမရွိ ႏွင့္ မွတ္တမ္းမ်ား စိစစ္ရန္
၅) ကြန္ပ်ဴတာ၊ ပရင္တာ၊ ပရိေဘာဂ ပစၥည္း၊ အစရွိသည္မ်ား ခြဲေ၀ေပးထားမႈ မွတ္တမ္း ႏွင့္ ဆိုင္ရာမွ လက္ခံ ရရွိမႈ အေထာက္အထားမ်ား စိစစ္ရန္၊
၆) ပ်က္စီးေၾကာင္းအစီရင္ခံစာႏွင့္ ျပဳျပင္မႈ မွတ္တမ္းမ်ား ႏွင့္ ျပဳျပင္ရန္ တင္ျပလႊာ၊ ခြင့္ျပဳခ်က္ မ်ား ရွိ မရွိ စိစစ္၇န္