OOT: Term Of Reference....Bahan bacaan menjelang tidur buat Irhaman dkk. :D

[Okta Setiawan]

Salam

Untuk Rekan-Rekan PELITA.

Mungkin sudah sering kita mendengar istilah ini, T.O.R singkatan dari Term Of Reference. Dalam bahasa Indonesia saya lebih suka mengartikannya sebagai Kerangka Acuan Kegiatan (K.A.K) walaupun secara harfiah kepanjangan dari T.O.R itu sendiri adalah Petunjuk Jangka/Ketentuan, lebih membingungkan ya? Mengapa saya menggunakan istilah K.A.K? ini dikarenakan bahwa isi T.O.R itu sendiri ternyata adalah batasan-batasan atau ruang lingkup dari sebuah kegiatan. Lalu pertanyaannya batasan-batasan atau ruang lingkup seperti apa yang terdapat dalam T.O.R atau K.A.K? Baiklah, saya akan mencoba membagi pemahaman saya mengenai T.O.R atau K.A.K (untuk selanjutnya saya gunakan istilah K.A.K) ini kepada rekan-rekan PELITA semuanya.

Dalam prakteknya, K.A.K dibuat agar kita lebih mudah dalam memetakan sebuah kegiatan dengan batasan-batasan dan ruang lingkup yang tertentu. K.A.K juga lazim digunakan sebagai dasar sebuah proposal kegiatan. Lalu apa saja isi dari K.A.K? Mari kita bahas satu-persatu.

1. Latar Belakang

Dalam melakukan sebuah kegiatan, tentunya kita mempunyai background atau latar belakang yang menjadi dasar mengapa kita perlu melakukan kegiatan tersebut. Nah, pada bagian inilah kita menuliskan hal-hal apa saja yang menjadi latar belakang kegiatan kita. Sebuah latar belakang dapat berisikan pertama cerita mengenai kondisi yang terjadi masa lalu dan atau saat ini, kedua permasalahan yang di hadapi, serta ketiga yaitu apa yang harus kita lakukan dengan kondisi tersebut atau apa yang harus kita lakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut.

Berapa banyak kita harus menulis latar belakang? Tidak harus banyak, karena K.A.K ini sifatnya adalah ringkasan, yang terpenting latar belakang kita sudah mencantumkan ketiga hal tersebut di atas secara singkat. Untuk penjabaran dari latar belakang kita bisa menulisnya dalam Latar Belakang proposal. Oleh karena itulah mengapa saya menganggap K.A.K kerangka dasar pembuatan proposal.

2. Tujuan dan Sasaran/Target Kegiatan

Pada bagian ini, fokus kita adalah menuliskan apa yang hendak kita capai dengan adanya kegiatan yang sedang kita rencanakan ini. "Hal-hal apa yang hendak kita capai" tersebut kita jabarkan menjadi lebih detail lagi.

Contoh:

Apabila dalam Latar Belakang kita menilai bahwa perlu dilakukan kegiatan untuk meningkatkan kapasitas SDM di bidang keorganisasian, maka  pada bagian Tujuan ini, kita harus menjabarkan harapan tadi menjadi hal yang lebih detail lagi misalkan:

• memberikan pemahaman kepada peserta mengenai fungsi dan kedudukan AD/ART dalam organisasi
• memberikan pemahaman kepada peserta mengenai fungsi-fungsi dalam struktur organisasi
• memberikan pemahaman kepada peserta mengenai pengelolaan kegiatan yang baik dan benar...dst.

Lalu apa bedanya Tujuan dan Sasaran/Target? Sasaran adalah hasil yang kita canangkan untuk dicapai melalui kegiatan yang kita rencanakan, yang mengacu kepada tujuan yang telah kita tetapkan, jadi sifatnya lebih riil dan terukur.

Contoh:
Tujuan===>memberikan pemahaman kepada peserta mengenai fungsi dan kedudukan AD/ART dalam organisasi.
Sasaran==>peserta memahami Visi dan Misi organisasi sebagai landasan arah dan gerak organisasi, memahami aturan-aturan tata kelola organisasi berdasarkan AD/ART.
Tujuan===>memberikan pemahaman kepada peserta mengenai fungsi-fungsi dalam struktur organisasi
Sasaran==>peserta memahami hak, kewajiban dan kewenangan dari masing-masing jabatan dalam struktur organisasi sesuai dengan fungsinya (fungsi perencanaan, pelaksanaan serta fungsi pengawasan).

3. Metode/Cara

Bagian ini berisi mengenai dengan cara atau metode bagaimana kita mewujudkan kegiatan kita, apakah dengan cara kuliah umum, penelitian, seminar, workshop, ataukah pelatihan/training. Masing-masing kegiatan mempunyai bentuk pelaksanaan yang berbeda-beda.

4. Jangka Waktu, Susunan Acara, serta Lokasi Kegiatan

Pada poin ini kita diharuskan untuk mencantumkan dengan jelas mengenai kapan mulai dan kapan berakhirnya kegiatan kita, bagaimana susunan acara dari awal sampai akhir kegiatan kita, serta dimana lokasi dari kegiatan kita.

5. Peserta Kegiatan

Ini sudah jelas bukan? yaitu siapa yang menjadi target peserta dari kegiatan yang akan kita lakukan.

6. Pelaksana Kegiatan

Pada bagian Pelaksana Kegiatan, dicantumkan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan yang akan dilakukan, apa fungsi dan kedudukannya dalam kegiatan ini. Pihak-pihak yang terlibat, yang bisa berbentuk organisasi ataupun perorangan. Struktur Kepanitiaan (apabila ada) juga dicantumkan pada bagian ini.

7. Anggaran Dana dan Sumber Pendanaan

Anggaran Dana, biasanya dalam K.A.K tidak tertulis secara rinci, hanya merupakan total dari anggaran yang dibutuhkan. Namun rincian anggaran harus tetap dibuat dalam proposal, atau disertakan sebagai lampiran dalam K.A.K.

Sumber Pendanaan adalah dari mana asal dana yang kita gunakan dalam anggaran yang telah kita buat, siapa yang menanggung dana tersebut. Dalam prakteknya, anggaran kegiatan sering kali ditanggung bersama oleh beberapa pihak. Apabila demikian, maka harus disebutkan dan dirinci dengan jelas pembagian beban pendanaan oleh pihak-pihak tersebut.

Selesai! :D
Demikian sekelumit tulisan saya mengenai K.A.K atau yang dalam bahasa NGO sering disebut dengan T.O.R. Yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua K.A.K harus dibuat seperti yang telah saya tulis, dalam beberapa kasus kegiatan bahkan ada yang lebih detail lagi karena menyangkut hal-hal yang sangat teknis, ada juga yang lebih sederhana, sangat bergantung dengan bentuk kegiatan yang akan kita lakukan.

Lalu bagaimana dengan S.O.P (Standart Operacional Procedure)? Apakah yang dimaksud dengan S.O.P? Bagaimana membuat S.O.P?

Wah....ini kita to be continued kan di tulisan yang lain ya? hehehe...siapa tau ada yang berminat menulis soal S.O.P ini.

Salam
Okta Setiawan

[yunir irhaman]

Sebenarnya (saya dan teman - teman) pemahaman tentang T.O.R sangat dangkal.
bahkan ketika dihadapkan dengan beberapa ketentuan  - ketentuan yang ada didalamnya.
hingga sekarang kita masih menganggap T.O.R tersebut adalah sebuah undang - undang kecil,
dimana didalamnya terdapat banyak kesepakatan yang harus di indahkan oleh masing - masing pihak.

Oo.... ternya T.O.R /K.A.K itu seperti diatas ...

Matur Suon mas...... perbendaharaan ilmu saya semakin bertambah ni.
Tapi sebenarnya mas, saya juga ada tugas yang isinya sama persis seperti yang mas tuliskan diatas.
insya allah selain bahan bacaan sebelum tidur mungkin saya akan selalu ingat mas, karena untuk tugas kuliah saya.

hehehehehe
ora opo2 to .........

 

--
arsip milis : http://groups.google.com/group/pelitaugp
website pelita : http://pelitaugp.wordpress.com

--
        Terimakasih
a.n. FOSS-ID Takengon



           Irhaman

[mahame...@gmail.com]

Heheheh..berarti ndak percuma saya menulis. Selamat berlatih membuat T.O.R.

Salam

Sent from my BlackBerry® smartphone from Sinyal Bagus XL, Nyambung Teruuusss...!

---

From: yunir irhaman <yunir....@gmail.com>

Sender: peli...@googlegroups.com

Date: Tue, 8 Mar 2011 10:55:19 +0700

To: <peli...@googlegroups.com>

ReplyTo: peli...@googlegroups.com

Subject: Re: [pelitaugp] OOT: Term Of Reference....Bahan bacaan menjelang tidur buat Irhaman dkk. :D