sosomadi
unread,Jun 4, 2012, 6:43:15 PM6/4/12Sign in to reply to author
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to pdi-reglamento
De momento aquí pongo un adelanto de lo que llevo redactado hasta el
momentoooooo uuuuuaaaaaaaaaaaaa. Me voy a dormir zzzzzzzzzzzzzzzzzz.
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
DEL ÁREA FINANCIERA
INTRODUCCIÓN
El presente reglamento del área financiera del Partido de Internet
pretende crear un sistema esquemático y detallado para la realización
de las diferentes tareas necesarias para dar contenido al área,
controlar que dichas tareas se llevan a cabo de manera adecuada y que
los resultados sean adecuados para contribuir a conseguir los
objetivos generales previstos por el partido.
Este reglamento debe permitir que cualquier persona con los
conocimientos administrativos y contables adecuados pueda hacerse
cargo de dichas tareas, revisar y comprender perfectamente el trabajo
realizado, y reportar los resultados obtenidos a cualquier área del
partido que los requiera. Así mismo, los recursos y soportes
utilizados deben permitir la necesaria transportabilidad del trabajo
realizado y de los documentos emitidos y recibidos por el área, así
como posibilidad del propio envio y recepción por vías estandarizadas
que permitan al resto de áreas compartir dicha información y
utilizarla a su vez en sus propias tareas.
Los procedimientos descritos en el presente reglamento deben cumplir
además los criterios de claridad, concisión y exactitud, necesarios
para la facil comprensión de los mismos, sin perderse en explicaciones
retóricas ni argumentos subjetivos.
Es un documento abierto, que será revisado y actualizado cuando las
circunstancias aconsejen la introducción, eliminación, o mejora de
algún procedimiento. Tambien se deberá actualizar cuando se detecten
errores repetidos en el desarrollo de alguno de los procedimientos
descritos, o los resultados no se ajusten a su finalidad, y que en la
investigación de los mismos se llegue a la conclusión de la falta de
idoneidad del procedimiento descrito. Todas las revisiones que se
realicen deben ser autorizadas y firmadas por el órgano competente,
tener consignada la fecha de realización y su entrada en vigor, y un
número de orden de dicha revisión.
Los procedimientos descritos deben tener siempre base legal, y
criterios técnicos adecuados a la tarea a realizar, deben poder ser
auditados tanto interna como externamente siempre que sea necesario,
por el personal designado por los mandos internos del partido, o por
las autoridades externas que lo soliciten.
ORGANIGRAMA
COORDINACION
|
|
TESORERIA CONTABILIDAD
DOCUMENTACION
FECHA CREACION:
FECHA REVISION:
NÚMERO REVISION:
PROCEDIMIENTOS
F-1 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE INGRESOS.
PROPÓSITO:
Obtener los ingresos procedentes donantes y otras operaciones propias
del partido, proporcionar la información pertinente al departamento
contable y su correcta contabilización y archivo.
ALCANCE:
Desde el momento del ingreso de fondos de un donante, u operaciones de
merchandising hasta que los apuntes correspondientes han sido
realizados y enviada la información pertinente a contabilidad y
documentación.
RESPONSABLES:
De la generación de los ingresos necesarios para el buen desarrollo de
las actividades del partido, todos los afiliados.
De la gesstión de la recaudación e información de donaciones y otros
ingresos, el responsable de tesorería.
Del resto del proceso, el responsable de contabilidad.
DETALLE:
El conjunto de los afiliados al partido deberán, en la medida de sus
posibilidades, apoyar y colaborar activamente en todas las acciones
que se lleven a cabo por los responsables financieros, y muy
especialmente las que se aprueben expresamente por el Consejo de
Gobierno o la Asamblea General, encaminadas a la consecución de fondos
para el buen desarrollo de las actividades programadas. En especial,
deberán colaborar activamente en las tareas de recaudación de
donaciones y venta de material de merchandising, cuando sean
requeridos para ello por medio de los cauces habituales de
comunicación del partido.
Todos los ingresos que se reciban en el partido, ya sean procedentes
de donaciones directas o por venta de merchandising tendrán la
consideración de donaciones, y serán depositados en las cuentas
abiertas al efecto, que solo podrán recibir fondos de estas
características por imperativo legal.
Cualquier cantidad que se done al partido, sea cual sea el origen de
la misma, engrosará las cuentas de donaciones generales del partido,
no pudiéndose destinar a una finalidad concreta. Será el órgano
responsable del partido el que dictamine el destino de dichos fondos,
atendiendo a los criterios marcados por el Consejo de Gobierno o la
asamblea general.
En caso de recibir fondos procedentes de una donación, el responsable
de tesorería comprobará que constará al menos el nombre y nif del
donante, la cantidad donada y la fecha de donación, enviándose dicha
información al departamento contable. A este efecto se habilita el
documento DF1, que será utilizado por los afiliados y/o el responsable
de tesorería, para la recaudación y posterior ingreso de las
donaciones que se consigan por este método.
Si el ingreso de fondos proviene de una operación de merchandising, el
responsable de tesorería generará una nota de ingresos, especificando
las operaciones origen del ingreso, la cantidad total conseguida y la
fecha de la operación, enviándose al departamento contable. A este
efecto se habilita el documento DF2, que será utilizado por los
afiliados y/o el responsable de tesorería, para la recaudación y
posterior ingreso de las donaciones que se consigan por este método.
El responsable de contabilidad, una vez recibido cualquiera de los
documentos referidos en los 2 puntos anteriores, procederá a su
anotación en el diario y archivo de la documentación recibida con su
número de orden correspondiente.
En caso de recibir fondos no identificados, el responsable de
tesorería procurará por los medios a su alcance, requerimientos o
indagación exaustiva del origen de dichos fondos, para informar
debidamente al departamento contable, antes de enviar los documentos
de ingreso. Si a pesar de ello no fuere posible dicha identificación,
se hará constar tal circunstancia en el apartado de observaciones del
documento que se envíe a contabilidad.
Si en este último caso se trata de una cantidad no relevante
(pequeñas donaciones, o pequeñas ventas de merchandising, ej. de 0,01
a 100 euros) la que no se encuentre identificada, el responsable de
contabilidad realizará el asiento en una cuenta específica del
balance, para estas eventualidades, Si la cantidad es relevante el
responsable de tesorería informará previamente al Consejo de Gobierno
sobre dicho ingreso, para que expresamente y por escrito autorice su
aceptación o exprese su rechazo, en cuyo caso se devolverá el importe
por el mismo medio y a la misma cuenta origen del ingreso.
F-2 Compras y gastos.
PROPÓSITO:
Dotar a las distintas áreas, de la maquinaria, materiales y elementos
necesarios para el buen desarrollo de las tareas asignadas.
ALCANCE:
Desde que se recibe la solicitud de compra o aprovisionamiento, hasta
que se hace entrega del material, fondos para su adquisición, o se
deniega el mismo proponiendo una alternativa.
RESPONSABLES:
De la aprobación o denegación, el consejo de gobierno.
De la solicitud, el responsable de la tarea.
De la tramitación, el encargado de tesorería.
DETALLE:
El responsable de la tarea elabora la solicitud de aprovisionamiento y
la envía al responsable financiero. A este efecto se habilita el
documento DF3, que será utilizado por el mismo, para elaborar dicha
solicitud de fondos.
El responsable financiero revisa la solicitud y emite un informe para
el Consejo de Gobierno, indicando una posible alternativa, en caso de
informe negativo, fundamentada según los objetivos y políticas y
presupuestos del partido.
Una vez efectuado el gasto, el tesorero se encargará de realizar el
pago correspondiente enviando los documentos y el justificante de
pago, y constatando el modo de dicho pago, al responsable de
contabilidad que efectuará los asientos correspondientes en el diario
y archivando el documento en un soporte digital estandar.
Si la solicitud es rechazada, el encargado de la tarea revisará los
motivos y, en su caso, realizará una nueva petición adaptada a nuevos
requerimientos del Consejo. Si no es posible efectuar una petición
alternativa, el responsable de la tarea optará por seguir elaborando
la misma con los medios disponibles, o desistir de la misma,
informando al Consejo de dicha incidencia.
F-3 INFORMES ECONÓMICOS AL CONSEJO DE GOBIERNO
PROPÓSITO:
Informar a la dirección del partido sobre las tareas llevadas a cabo
por el área, consecución de los objetivos propuestos, desarrollo de
los que están en proceso, previsión de presupuestos y otra información
pertinente, a juicio del responsable financiero.
ALCANCE:
Desde que se produce la necesidad de informar, o la fecha del informe
(si éste es periódico), hasta que dicho informe es recepcionado por la
dirección del partido.
RESPONSABLES:
De la elaboración del informe, el responsable del área.
De la recepción del informe, la secretaría del Consejo
DETALLE:
El responsable financiero elaborará y remitirá al Consejo de Gobierno,
con carácter mensual, y durante la primera semana del siguiente mes
un informe, detallando las acciones llevadas a cabo durante el periodo
anterior, en su área, ya sea completadas o en curso, indicando el
estado de consecución de cada una y argumentando los facilidades o
dificultades encontradas en su desarrollo.
El responsable financiero elaborará y remitirá al Consejo de Gobierno,
antes de finalizar el tercer trimestre de cada año, un informe,
detallando los objetivos propuestos por el área para el año siguiente,
esbozando una previsión de los recursos necesarios para su
consecución.
El responsable financiero elaborará y remitirá al consejo de
dirección, antes de finalizar el primer trimestre de cada año, un
informe, conteniendo la memoria de la consecución de los objetivos y
tareas propuestos y en curso, durante el año anterior.
Dichos informes se realizarán en un documento de texto estandar,
estructurado libremente por el responsable financiero, sin perjuicio
de contener todos los datos expresados en los puntos anteriores.