Catatan 7 September

[edi purnawan]

Selamat Pagi.

Berikut saya sampaikan beberapa 'catatan kecil' acara 7 Sept lalu.

1. Organisasi ini masih baru, sehingga antar anggota belum begitu

mengenal dalam. Ini akan berimbas kepada efisiensi komunikasi.

2. Persiapan yang terlalu pendek, dari 12 Mei ke 7 Sept, dipotong

liburan panjang. Dari awal saya sudah agak ragu, namun kerena

kesepakatan, the show must go on, akhirnya kita jalankan.

Akibatnya adalah, undangan VVIP yang kita kita sebar tidak efektif,

persiapan yang serba mendadak.

3. Communication Failure saat hari H.

Peralatan canggih, HT, BB, internet tidak bisa mendukung.

Sementara emergency meeting juga tidak ada, sehingga lepas kendali.

Ditambah jobdesc panitia yang kurang jelas.

Saat VVIP datang, malah banyak yang foto2 .. saya kira ini kurang etis.

Namun memang peran panitia seperti apa belum pernah ada briefing yg memadahi.

(Briefing kilat mungkin sudah, namun belum memadahi)

4. Data Processing yang lemah.

Seharusnya, saat hari H, masing2 panitia memiliki setidaknya 3 data :

- Round down acara

- List Tamu / Lay out

- Flow information (No 2 telp yg harus dihub)

Ini sama sekali tidak ada. Sesama panitia saja tidak tahu, habis ini ngapain,

acara ini sampai kapan, siapa ada dimana ? kalau tidak sesuai lapor kemana ?

5. EO yang lemah.

EO ini tidak melakukan supervisi yang memadahi ke vendornya.
Baik itu catering (snack terlambat), stage designer, Audio Video, maupun ushernya.

Beberapa juga karena faktor panitia IABIE, karena sampai dengan H-2 masih

belum bisa menfixkan hal2 yang seharusnya bisa dibereskan jauh lebih awal.

EO jgamasih kurang pengalaman dalam menyeleksi vendor.

Misal, kameraman itu amatir sekali, gambarnya goyang kanan kiri zoom,

setara anak saya mengambil video.

Ini sebagai gambaran skill staff lain, seperti stage designer, switcher dan usher nya juga.

Sekian 5 catatan/masukan dari saya.

Mungkin ada rekan2 yang punya padangan lain silahkan disampaikan.

Wassalam.

Edi P