Prepararsi ad un audit: considerazioni

[Manlio Della Ciana]

Capita, uscendo da un audit, di avere la sensazione ( e talvolta la certezza) di non essersela giocata fino in fondo e la sgradevole sensazione che qualcosa non ha funzionato. questo mi accade sia quando sono nella posizione di auditor che di auditato, perchè in questo nostro mestiere talvolta sediamo da una parte o dall'altra del tavolo, a seconda delle circostanze. L'altro giorno un collega, vedendomi deluso ed amareggiato perchè le cose non erano andate per il loro verso ha provato a consolarmi dicendo che a tutti capita, prima o poi, di trovarsi nella spiacevole situazione, ... ma adesso mi ci trovavo io (!!!!). "Mal comune mezzo gaudio?" - NO! - "Mal de todos, mal de tontos", dicono in Spagna, ed io mi sono sentito un "tonto"! Allora eccomi qui a provare a stendere un piccolo decalogo su come affrontare gli audit per farsi meno male possibile:

1) avere chiaro l'oggetto dell' audit! non si può affrontare un audit su tutto, ma avere evidenti gli obiettivi e chiaramente: perseguire una procedura una inefficace è stupido come non osservare una procedura efficace!

2) affrontare l'audit senza pregiudizi: se qualcuno ti propone una soluzione migliore bisogna essere disponibili ad accettarla, ovvere esercitare l'onestà intellettuale.

3 pianificare il più possibile l'audit raccogliendo le evidenze che suffraghino eventuali affermazioni, senza dare l'idea di voler perdere tempo o rimandare:preparare l'elnco delle possibili domande: l'auditor e l'auditato hanno poco tempo per capire "come è fatto" e "come funziona": l'auditato deve guardare ai problemi come se fosse lui stesso l'auditor e precedere quest'ultimo. Credo che non vi sia peggior parte che quella di essere"smascherati" se si cerca di nascondere un problema!

4) non rappresentare la realtà per quella che non è! E' chiaro che l'azienda si presenterà "tirata a lucido" durante l'audit, ma questo non significa di dover rasentare il ridicolo, ad esempio, adottando misure non sostenibili o esagerate rispetto ad un contesto. L'adozione di mascherine naso-bocca in ambienti di lavoro che non richiedono  (o consentono) elevati livelli di igiene stridono assai agli occhi dell'auditor come dei protagonisti stessi della "sacra rappresentazione"!

5) adottare un linguaggio  (non verbale/verbale) non contraddittorio nè essere troppo accondiscendenti o aggressivi: il rischio è che il confronto trascenda sul piano personale, con buona pace del punto 2.

6) sia l'auditor che l'auditato non possono essere autoreferenziali e quindi è necessario che entrambi siano disponibili alla ricerca delle evidenze e tra le evidenze sono preferibili quelle oggettive a quelle soggettive, legate ad esempio all'interpretazione da parte di soggetti (interne/esterni all'organizzazione).

7) analizzare i processi distinguendo tra questi ed i sistemi di controllo e verifica, ricordandosi che l'obiettivo è comunque e sempre quello di valutare la capacità di una organizzazione di tenere sotto controllo un processo e che questo vale anche per l'auditor! Se infatti il processo è l'effettuazione dell'audit chi lo conduce dovrà porsi il problema se è riuscito ad implementarlo o se gli è fuggito di mano.

8) prendersi il tempo per documentare il controllo e mai contestare a posteriori difformità (non conformità?) sulla base delle evidenze raccolte, ma portarle appena possibile sul tavolo del confronto.

9) rendere il verbale preliminare di audit (se non possibile il definitivo, contestualmente alla visita) annotando anche eventuali contestazioni di merito.

10) preparare l'audit con tutta l'equipe, assicurandosi che ognuno faccia la propria parte ed assicurando l'assolvimento almeno dei c.d. fondamentali, rispetto all'oggetto dell'audit stesso: ricordarsi che se qualcosa potrà andare storto sicuramente ci andrà, per cui io raccomando sempre alle ditte di far precedere il "giro" ufficiale con una verifica interna, se si nota qualcosa che non va, provare a risolverla dando evidenza che lo si sta facendo (L'auditor deve capire che i problemi quando ci sono vengono affrontati e non nascosti dalla controparte). Non usare linguaggi ipotetici in risposta a domande...meglio ammettere di non aver fatto o non sapere una cosa che dare l'impressione di arrampicarsi sugli specchi. e soprattutto se vi sono delle non conformità in atto comunicarle

Poi non è che il senso di frustrazione scompare se le cose non si infilano bene....

Chissà se qualcuno può darmi dei buoni consigli.....

MDC