Fwd: [IMPx2/URGx2] RA Optimization process

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Omar Tenorio

unread,

Nov 14, 2013, 10:11:30 AM11/14/13

to ogx-corner-2013

Chicos lean este mail también.

Este es el docs donde los interesados llenan los datos para agendar entrevistas https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/ccc?key=0AoweA0dciBhfdGtPbi1YUDdBbUlYQ0NjczJETmFqbkE&usp=drive_web#gid=0

Nuestro horario de entrevistas es de lunes a sábado de 11am a 1pm, porque en el docs del horario que habíamos llenado antes a esas horas siempre hay apuntado alguien. Hoy a las 12pm habrá una entrevista como podrán ver en el docs.

Si tienen dudas al respecto me avisan.

Slds,

---------- Forwarded message ----------
From: Franco Pérez - AIESEC Perú <franco...@aiesec.net>
Date: 2013/11/14
Subject: [IMPx2/URGx2] RA Optimization process
To: "ogcdp2013.pe" <ogcdp2...@aiesec.net>
Cc: "aiesecperulcps2013-2.pe" <aiesecperul...@aiesec.net>, "aiesecperulcp2014.pe" <aiesecperu...@aiesec.net>

VPs!! :D

Acá les explico el RA Optimization process para mejorar nuestros resultados de manera abismal! :) Aplicando esto (que ya lo tienen, solo es cuestión de aclararlo...) llegaremos a nuestras metas bastante tranquilos! :) Por favor, leer cuidadosamente y ejecutar ASAP.

1. Aproach

1.1 Mail automático de inscritos para agendar entrevistas!

A todos los inscritos por PODIO se les está enviando el mail nacional, en menos de 24 horas de haber llenado el link. He creado mails especiales para todos los LCs sin excepción, y este lo pueden ver acá:

Ejemplo de CLU

: AQUÍ (A todos les envíe los mails correspondientes a sus LCs)

Este mail, como verán está enfocado a que todos los inscritos puedan agendar automaticamente sus entrevistas en los horarios que ustedes me han dado, y de esta manera alimentamos a full los meetings. Entonces no habrían más casos de personas que se hayan inscrito y no sepan cuales son los siguientes pasos, sino ellos mismos agenden sus entrevistas :D (How cool is it? :D), para esto necesito que tengan estos siguientes puntos claros:

-Ustedes ya no trabajen contacto por mailing con los interesados. Enfoquen a sus recursos humanos en el punto 1.2
-Ustedes me dieron los horarios fijos para entrevistas, asegúrense de que siempre hayan personas en esos horarios, así no haya nada agendado, ya que nosotros estamos alimentando ese flujo directamente. Esto es bastante importante

Ej. Pacífico envío un horario establecido de Lunes a Viernes de 2:30pm a 4:30pm, lo cual significa que en todo momento tienen que haber personas capacitadas para entrevistar en esos horarios en la oficina de AIESEC Pacífico, y así vaya alguien sin avisar, pueda pasar su proceso de selección. Esto es muy importante, ya que de nada servirá que nosotros alimentemos los meetings y no tengan el talento para poder ejecutarlos, o vaya gente y no encuentre quien lo pueda entrevistar....

-Les compartí los drive con el formulario para agendar la entrevista y los resultados de esta. Se la compartí tanto a ustedes como a sus LCPs.
-Tengan a un encargado que revise a los que agenden entrevistas y pueda hacer el seguimiento para que sí o sí asistan. ESTO ES MUY IMPORTANTE, ya que si nadie lo revisa, sería nuevamente en vano.

Resultados de haber implementado esto en menos de 12 horas:

31 entrevistas agendadas a nivel nacional:

Tacna: 0
Trujillo: 2
CLUS: 4
CLUP: 7
CLUL: 3
CLUDEP: 0
CLUC: 5
CLPA: 8
CLAQ: 2
(No lo sabían? revisen el drive! :D, algunos tienen entrevistas hoy Jueves :D )

-Con esto las charlas informativas no son un requisito o filtro, sino son eliminadas o usadas solo para las personas que quieran refuerzo, ya que de igual forma, estamos usando el meeting como cierre de venta.

1.2 Approach por calling

Según data que hemos manejado con mailchimp en la campaña de descuentos, tenemos lo siguiente:

Sólo entre el 5 y 10% de personas abre el correo, y esto aumenta a un 60-70% si es que se refuerza el mensaje con una llamada por teléfono. Esto pasó en la semana de descuentos ya que yo estaba trackeando fuerte el porcentaje de vistas y clicks por correo y teniendo en cuenta los momentos en los que los LCs venían a la oficina a hacer calling. Los que no hicieron calling se quedaron en un 5-10%.

Si ya agendamos 31 entrevistas en sólo 12 horas, sin hacer calling... imaginen todo lo que podríamos lograr si reforzamos!, Entonces necesito que el follow up a las cuentas de parte de ustedes... ya que se olvidarán de enviar mails, sea a FULL por llamadas telefónicas a celular. Necesitamos tener los siguientes puntos claros:

- Ustedes deberían de llamar todos los días a las personas que se inscribieron el día anterior. Es decir, si estamos Miércoles, deberíamos de llamar a todas las personas que se inscribieron el Martes.

- Tener encargados diarios que ejecuten esto, no solo dejarlo a las personas que se asignen por PODIO, ya que no se tiene tanto control, un responsable final del calling por día o semana.

- Objetivo del calling: Contactar al interesado, hacerle saber que le hemos enviado un correo y agendar la entrevista en la misma llamada, el speech debería ser algo así:
"Hola, soy ______, representante de AIESEC _____, te llamamos ya que el día de ayer te inscribiste en nuestro programa y te hemos enviado un correo con toda la información del programa Agentes Globales, como también con el siguiente paso que es agendar una entrevista, esta la podrías hacer por el correo que te hemos envíado o ahora mismo, esta no tienen ningún costo y están los siguientes horarios: __________" (obvio que interactuando mejor con el interesado y con un speech más preparado). Como les dije, desde el MC de 13 llamadas respondidas, agendamos 11 entrevistas en el instante.

Entonces en esta instancia, agendamos por teléfono, o incitamos a que lo haga por el mail.

-Las personas que llamen, deberían de tener los horarios de las entrevistas que manejan en sus LCs para poder agendar. La idea es agendar en los horarios que tenemos disponibles! Si no pueden, hacemos excepciones como también sale en el link
-Luego de agendarlas, la persona que llama debería pasarlas al link que se creo, para que quede registro y la persona a cargo de las respuestas de las entrevistas lo pueda tener en cuenta.

Ej. Si soy de AIESEC Lima y al momento de hacer el calling, agendo 3 entrevistas en los horarios que hemos establecido (Lunes a Sábado de 11 a 1pm), al final entro al link para agendar:
https://docs.google.com/forms/d/13gUQ-V6RYhDvD3nErFy_mcM0GSamo8Plpaycw2DTrZU/viewform (ejemplo de lima)
y lleno los datos (nombre y celular lo saco de podio al toque) para que quede registro.

2. Pre-Interview: Confirmar la entrevista

Para esto la persona a cargo de las respuestas de las entrevistas debería de llamar nuevamente un día antes a su entrevista, a todas las personas que agendaron para poder asegurarnos la cita. Esto es bastante importante

Ejemplo: El jueves llamo a todas las personas que agendaron entrevistas para el Viernes y confirmar su asistencia.

3. Interview y post - Interview

Una vez que la persona vaya a la entrevista, tener en cuenta lo siguiente:

-Usar la primera parte del meeting para aclarar todas las dudas y cerrar la venta. Llegarán bastante personas con dudas, eso es fijo. Para esto tener material soporte de los proyectos que ya les he enviado.
-Dar los resultados luego de la entrevista de manera presencial.
-Entregar un file con: Carta membretada para padres, convenio firmado por nosotros e indicaciones de pago y envio de documentos impresos. Esto porque no es necesario esperar a enviarles un mail que probablemente no lo abran, y mejor es que todo lo tengan a la mano. SIn embargo de todas maneras enviar el mail, para poder atacar por ambos lados, tanto físico como virtual.
-Sacar foto del DNI luego del mismo meeting, para solo tener que pedir convenio y voucher, y este proceso no sea tan engorroso para los EPs.
- Poner bien en claro que se tienen 07 días para el envío de documentos y pago, de esta manera mejoraremos nuestros resultados a CP y planificaremos mejor.

4. Raising

Una vez que ustedes tienen los documentos, pueden pasar a subir la forma al sistema. No es necesario tener toda la información completa del EP (skills, CV, u otros), ya que estos los pueden modificar en su primera reunión y así aceleramos el RAising. Esto creo que está bastante claro.

4. Tracking del MC y penalidades

Desde el MC vamos a hacer auditoría diaria con todos los interesados. Estaremos contactándonos con los interesados de hace 2 días (pasando las 24 horas que habíamos quedado en un comienzo), es decir que si es miércoles, estaremos llamando a todos los inscritos del Lunes. Por ahora, será apoyarlos a alimentar sus interviews en caso no lo hayan contactado, pero si es repetitivo, optaremos por darle esos interesados a otro LC que si esté haciendo el calling respectivo o lo manejaremos en el MC, asumimos que no quieren contactar a los interesados.

5. Resumen.

-Neceistamos que hagan calling al día siguiente de las inscripciones para reforzar el agendado de interviews.
-Necesitamos que cumplan con sus horarios de entrevistas
-Necesitamos que hagan seguimiento (calling un día antes) a las personas que agendaron entrevistas (con un responsable final de esta herramienta que ya les compartí, compártanla con los responsables y REVISENLA.)
-Tener los documentos en físico para que puedan ser entregados en la misma entrevista y facilitar la recepción de documentos.
-RAiseen de manera rápida subiendo las formas y luego editándolas.

Paralelo a esto, nosotros tenemos Bases de Datos que serán usadas el día Jueves para alimentar sus Interviews, por lo que necesitamos que todo esto esté claro ASAP con sus áreas ;)

LETs HAVE INTERVIEWS LIKE NEVER BEFORE!

(and after that, a lot of RAs)

En 2 semanas deberíamos de tener todos los RA que debemos! =P, por favor, ACTUEN y ejecuten! es solo llamar y listo! :D, más facil no puede ser! :D

"We don't dream about the change, we make it happen"

Confío en ustedes y lo saben ;). Me confirman lectura.

Abrazos de oso,

Mago

Franco Pérez Suárez

National Committee Vice President
Outgoing Exchange for Global Community Development Programme
AIESEC in Peru

Mobile: +51 959158601

Office: +51 01 6377507

Skype: frncprz