[Ex - book change] report cuộc họp 6/6/2012

[Sinh Nguyễn Thị]

Dear cả team,

Rất xin lỗi mọi người vì mình ôn thi nên bận quá, chưa gửi report ngay và luôn cho cả nhà sau hôm họp được, đến hôm nay mới gửi, hic hic. Mình xin tổng kết lại một số nội dung chính của buổi họp TNV hôm 6/6 như sau. Những bạn nào không đi họp, mình cũng rất hi vọng sẽ nắm được những việc cần làm và các bạn cũng xác định được mình sẽ phù hợp với tổ nào trong chương trình.

REPORT _ EX BOOK CHANGE
-----------------------------------------------------------------------
Thời gian:     20h ngày 6/6/2012

Thành phần:  BoM 6 + hơn 20 bạn TNV

Những nội dung chính:

1. Phổ biến những thông tin cơ bản và mục đích chính của chương trình ex book change

• Ex - book change sẽ được tổ chức vào 1/7/2012, địa điểm tổ nội dung (ND) đang chốt, nhưng phần nhiều sẽ ở CV Thống Nhất/ Nhà thiếu nhi

• Ex - book change nhằm vào 3 mục đích chính:
  

           + kêu gọi nguồn sách cho chương trình lớn hơn là ngày hội đọc sách (NHĐS);

           + quảng bá, PR cho chương trình NHĐS

           + và tạo ra ngày hội đổi sách cho những bạn yêu thích sách, muốn đổi sách cũ và giao lưu kết bạn

Dựa trên mục đích đó, buổi họp đã chia số TNV làm 2 tổ chính: Nội Dung và Truyền Thông, các thông tin của phần 2, 3 bên dưới cũng sẽ được report dựa trên 2 tổ đó để mọi người tiện theo dõi, cụ thể như sau:

2. Họp riêng các tổ và phân công nhiệm vụ cụ thể

2.1. Tổ Nội Dung: Phụ trách Chung hiện tại là Sinh (097 3398 369)

Nhiệm vụ chính của tổ ND bao gồm:

=> Lên kế hoạch và xây dựng toàn bộ nội dung trước, trong và sau chương trình ex book change diễn ra

=> Tìm địa điểm và chốt địa điểm tổ chức chương trình: bạn Nhàn (097 2403 955) đang lo vụ này

=> Lên kế hoạch và điều phối những nhóm nhỏ hơn, gồm: Nhóm quên góp sách - Nhóm đổi sách - Nhóm giá trị gia tăng

Nhóm quyên góp sách: xác định tiêu chí chọn sách, phân loại sách; lên list những quyền lợi cho người đến quyên góp sách, lên danh sách địa điểm nhận sách, thiết kế phần giấy chứng nhận/ giấy biên nhận cho những người đến quyên góp sách; lên list những nhà sách giảm giá, or có tiềm năng để đưa hồ sơ tài trợ => kêu gọi nhiều hơn nguồn sách cho chương trình; có bàn giới thiệu về NHĐS và form đăng kí cho TNV muốn tham gia chương trình.
Phụ trách: Sinh, Hương, Linh (ĐHNN). Tuy nhiên mình muốn bạn nào nhận lead mục này giúp mình, mình chỉ support thôi.

Nhóm đổi sách: xác định tiêu chí phân loại sách => đánh giá giá trị cuốn sách, thuận tiện hơn cho hoạt động trao đổi sách sau này công bằng và minh bạch, lên list quyền lợi của người tham gia đổi sách, tham khảo và chủ động liên lạc với những người chuyên môn về sách để có được những lời khuyên, hướng dẫn cụ thể hơn
Phụ trách: Hiệp, Thương và các bạn khác
@ 2 nhóm trên cũng cần thiết kế mẫu stick - note để mọi người ghi lại những lời chúc của họ đến những đối tượng được tặng sách ^^
@ Nhóm quyên góp sách sẽ hoạt động liên tục từ bi giờ, kể cả sau chương trình ex book change, nhóm này vẫn hoạt động
    Nhóm đổi sách chỉ hoạt động trong event ex book change thôi. hihi

Nhóm giá trị gia tăng: Nhóm này góp phần làm cho chương trình phong phú hơn, có thể kèm các hoạt động gây quỹ cho chương trình khác như: làm thiệp yêu thương, bán nước, dịch vụ chụp ảnh ấn tượng cùng chương trình, lo custom service trong event như: phần check in của người tham gia: đóng dầu vào tay họ, lúc họ check out: cho họ kí vào một phong to, có thể là hình cuốn sách khổng lồ để ghi nhận sự tham gia của họ vào sự kiện ý nghĩa này, cũng là để truyền thông chú ý hơn vào mình.
Phụ trách: Hiền (90) và các thành viên khác

2.2. Tổ Truyền Thông: Phụ trách Chung là Hương (016 9990 476)

=> Lên kế hoạch truyền thông cụ thể cho trước, trong và sau chương trình

=> Chủ động tìm kiếm và liên hệ với các phương tiện truyền thông, báo, đài, forum, website, vv.... để truyền bá rộng rãi thông tin về chương trình, đồng thời cập nhật liên tục để tiếp lửa cho chương trình.

=> Lưu lại dữ liệu cho chương trình, bao gồm: ảnh, clip. video. vv... để làm materials giới thiệu cho NHĐS và quảng bá về sau

=> Thiết kế các loại poster, banner, và các chương trình PR bên lề các của chương trình để làm sao càng nhiều người biết đến chương trình càng tốt

Hơn nữa, khi truyền thông có mạnh thì việc đi xin tài trợ sẽ ok hơn nhiều, do đó, tổ truyền thông và nội dung luôn luôn phải song hành và bổ trợ cho nhau.

3. Nhưng việc cần làm ngay và deadline

- Các bạn TNV liên hệ ngay với các bạn phụ trách các tổ, nhóm để tham gia vào => các tổ, nhóm trưởng báo cáo lại quân số với Mình bằng cách REPLY MAIL NÀY và chịu trách nhiệm lead nhóm của mình luôn

- 8/6: Các tổ và nhóm gửi những kế hoạch sơ bộ định làm => nhóm quyên góp sách và đổi sách cũng gửi ngay những kế hoạch các bạn định làm nhé, chậm nhất là hết 24h ngày mai (9/6/ 2012)

- 10/6: Các tổ, nhóm gửi kế hoạch chi tiết

- Sau ngày 10/6: Sinh hoàn thành việc sửa hồ sơ tài trợ NHĐS và gửi BoM check lần cuối

Cập nhật tính đến 16h ngày 8/6:

- Tổ truyền thông: Bạn Hương đã gửi poster của ex book change

- Tổ Nội Dung: Em Nhàn đã viết mail kêu gọi sự trợ giúp về địa điểm

Tạm thời, mình cập nhật tình hình như vậy, một lần nữa cảm ơn mọi người đã nhiệt tình tham gia họp buổi họp ngày 6/6/2012 và hoạt động rất tích cực trong 2 ngày qua
Một chàng pháo tay cho cả team chúng mình và tiếp tục cố gắng nhé!!!!!!!!!!!!

Mọi ý tưởng và sáng kiến cho chương trình, mọi người vui lòng chia sẻ với bạn phụ trách nhóm của mình => bạn nhóm trưởng, tổ trưởng sẽ report lại cho cả team cùng rõ nhé. Nếu bạn nào có bạn hay người thân muốn tham gia chương trình thì hoàn toàn welcome nhé, hihi

Thân gửi,

Back up leader
Sinh Nguyen
p/s: Đức ơi, mình ko rõ là mailgroup đã add tất cả các bạn TNV cho chương trình chưa, nên mình cứ gửi luôn đến mail từng bạn và gửi cả vào groups.


        
--
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Nguyễn Thị Sinh
Youth volunteer organization - Circle of Friends
Cell: 0973 398 369
Email: sinh....@vongtaybeban.info
Gmail: sinhng...@gmail.com
Yahoo: colenchiaki_90
Skype: colenchiaki_90
Web  : www.vongtaybeban.info
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~